So definieren Sie Ihre DAM-Governance-Struktur

Bei der Einrichtung eines neuen Digital Asset Management (DAM)-Systems steht die Governance normalerweise ganz unten auf der To-Do-Liste und wird in einigen Fällen ganz vergessen. Sie jonglieren bereits mit Systemkonfigurationen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Benutzerberechtigungen, Taxonomie, Metadaten, Schulungen usw. Müssen Sie sich auch sofort um Governance kümmern?

Ja, das tust du. Governance berührt all diese Dinge und mehr. Ohne sie bringt Ihr DAM auf Dauer vielleicht mehr Chaos als Ordnung. Lassen Sie es nicht aus oder schieben Sie es auf die letzte Minute. Eine DAM-Governance-Struktur sollte von Beginn Ihrer DAM-Reise an oberster Stelle stehen.

Was ist DAM-Governance?

Wie Sie bereits wissen – und hoffentlich nicht auf die harte Tour gelernt haben – läuft ein DAM nicht von selbst. Es ist kein Set-it-and-forget-it-System.

Im Kontext eines DAM ist Governance die Praxis, Standards, Richtlinien und Best Practices aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln. Es umfasst die Personen, Prozesse und Technologien, die mit dem Digital Asset Management in Ihrem Unternehmen zu tun haben.

Die Governance-Dokumentation definiert die Informationen, Richtlinien und Richtlinien, die für Stabilität sorgen und Ihr DAM langfristig reibungslos funktionieren lassen. Dieses Framework verhindert, dass Ihr DAM zu einer Müllschublade wird, wenn sich Ihr Unternehmen und das System weiterentwickeln und Stakeholder und Endbenutzer Verpflichtungen ändern und in Ihr Unternehmen ein- und ausgehen.

Dokumentierte Governance-Richtlinien unterstützen das Risikomanagement und gewährleisten eine kontinuierliche Ausrichtung an Ihren allgemeinen Geschäftszielen. Die DAM-Governance umfasst auch die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Stakeholdern, um Ihr System zu verwalten, zu ändern und an die Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen. Es etabliert und pflegt die Kommunikation zwischen allen relevanten Stakeholdern für einen nachhaltigen DAM-Erfolg.

Wo soll ich anfangen?

Viele der Fragen, die Sie sich während der Einrichtung und Einführung Ihres DAM stellen, sind die gleichen Fragen, auf die Sie sich bei der Definition Ihrer Governance-Richtlinien konzentrieren müssen. Multitasking! Sparen Sie sich die spätere erneute Bearbeitung dieser Fragen, indem Sie die Antworten von Anfang an definieren und dokumentieren.

Ihre Governance-Dokumentation wird ein lebendiges Dokument sein, das regelmäßig überprüft und aktualisiert werden muss, wenn sich Ihr Unternehmen und seine Prioritäten weiterentwickeln. Wie das DAM ist es nicht „einstellen und vergessen“. Sie werden sich später selbst danken, wenn Sie sich während Ihrer gesamten DAM-Reise daran erinnern, anstatt zu warten, bis ein Problem auftritt.

Ihr Governance-Plan sollte die folgenden Fragen behandeln:

• Was kommt in den DAM?
• Wer hat Zugriff auf das DAM? Welche Inhaltsbereiche können sie mit diesem Zugriff sehen? Und was dürfen sie mit den Inhalten machen, die sie sehen können?
• Was sind die erforderlichen Namenskonventionen?
• Wer wendet Metadaten an? Welche Standards und Anforderungen müssen sie beachten?
• Wie wird die Versionierung gehandhabt?
• Was sind Ihre Zulassungs- und Regulierungsanforderungen?
• Wie wird mit abgelaufenen Vermögenswerten umgegangen? Was ist der Archivierungsprozess?
• Wer ist für die Bereitstellung von Schulungen verantwortlich?
• Wer ist für die Durchsetzung und Aktualisierung der DAM-Standards und -Anforderungen verantwortlich?
• Wie werden Änderungen und Aktualisierungen Ihren Benutzern mitgeteilt?
• Wie ist der Meldeprozess, wenn etwas schief geht? Wer ist für die Lösung welcher Art von Problemen (technisch, rechtlich, inhaltlich usw.) verantwortlich?

Erscheint Ihnen diese Liste im Moment überwältigend? Beginnen Sie dann mit einer grundlegenden Absichtserklärung und bauen Sie von dort aus weiter. Warum gibt es Ihr DAM? An wen richtet es sich und welche Ziele soll es erreichen?

Tiefer graben: Eine 12-Schritte-Anleitung zur Implementierung eines Digital Asset Management-Systems

Den Frieden wahren: Zusammenarbeit mit DAM-Akteuren

Es ist einfach, Ihre DAM-Richtlinien und Prozessanforderungen auf Papier zu bringen. Die harte Arbeit kommt ins Spiel, um Unterstützung zu generieren und diese Richtlinien und Anforderungen durchzusetzen. Ihre Governance-Dokumentation hat keinen Wert, wenn ihr Inhalt nicht implementiert und durchgesetzt wird.

Ihr DAM ist wahrscheinlich ein System auf Unternehmensebene, das die Anforderungen unterschiedlicher und in einigen Fällen konkurrierender Abteilungen und Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens erfüllen muss. Diese Abteilungen müssen eine Stimme haben, wenn Ihr DAM erfolgreich sein soll.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auch Stakeholder in Geschäftsbereichen haben, die nicht direkt mit den Assets umgehen, die in und aus Ihrem DAM fließen, aber ein begründetes Interesse am Erfolg und der ordnungsgemäßen Verwaltung des Systems haben. Ihre IT- und Rechtsteams brauchen neben Ihren Marketing- und Kreativteams eine Stimme. Die Zustimmung aller Ebenen des Organigramms ist entscheidend für den Erfolg Ihres DAM – von der Führung bis zu den Endbenutzern. Sie müssen die DAM-Benutzererfahrung aus allen Blickwinkeln betrachten, um ein vollständiges Bild zu erhalten und die beste Erfahrung zu bieten. Der Schlüssel zu all dieser Arbeit ist die Kommunikation.

Seien Sie gründlich, wenn Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Ihrer Stakeholder definieren. Machen Sie Ihre Erwartungen an ihr Engagement für den Erfolg des DAM deutlich. Sie wollen aktive und engagierte Stakeholder, und wenn jemand die Erwartungen an seine Rolle nicht erfüllt, sollten Sie sich befähigt fühlen, einen Ersatz zu suchen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihrer Dokumentation auf Rollen und nicht auf bestimmte Personalnamen oder -titel beziehen. Mitarbeiter werden das Unternehmen verlassen oder neue interne Verpflichtungen übernehmen, und Organigramme werden sich ändern. Wenn neue Mitglieder in das DAM-Team aufgenommen werden, erleichtern klar definierte Rollen für sie den Übergang.

Achten Sie auch darauf, immer allen die gleiche Stimme zu geben. Wenn Sie eine Mischung aus starken Persönlichkeiten in Ihrem Team von DAM-Stakeholdern haben, kann es schwierig sein, nicht der lautesten Stimme im Raum nachzugeben oder sich dem Stakeholder zu beugen, der die größte Gruppe von Endbenutzern repräsentiert.

Sie können erwägen, eine Abstimmungsrichtlinie für wichtige Entscheidungen, die das DAM betreffen, als Teil Ihres Governance-Plans einzuführen, um allen die gleiche Chance zu geben, den Weg nach vorne zu bestimmen. Jeder muss sich gehört fühlen, sonst leidet das Engagement.

Wenn Sie sich vom ersten Tag Ihrer DAM-Reise an regelmäßig mit Ihren Stakeholdern austauschen, wird das Projekt auf den richtigen Weg gebracht. Beginnen Sie mit Meetings, bevor Ihr DAM für Endbenutzer geöffnet ist. Überprüfen und bearbeiten Sie regelmäßig Benutzerfeedback, beurteilen Sie, ob Änderungen an Ihren Prozessen und Richtlinien erforderlich sind, und bewerten Sie den potenziellen Bedarf an technischen Upgrades. Governance dazu zu bringen, in einem bereits aktiven System zu bleiben, ist exponentiell schwieriger. Nicht unmöglich, aber herausfordernd.

Wenn Sie damit warten, die Governance mit Ihren Benutzern und Stakeholdern zu besprechen, bis das System gestartet ist, sind die meisten wichtigen Entscheidungen getroffen. Die Einbeziehung aller von Anfang an fördert das Gefühl der Eigenverantwortung für das DAM und ermutigt zu kontinuierlichen Investitionen in seinen Erfolg.

Während sich Ihr DAM durch die Planung und den Start in die Wartung bewegt, wird Ihre Meeting-Kadenz möglicherweise weniger häufig, aber es gibt kein Ende. Meetings sollten fortgesetzt werden, damit Sie Ihre Stakeholder und Ihre Benutzer einbeziehen. Ihr Wert verringert sich nicht, nachdem das DAM eingeführt und die Governance-Dokumentation geschrieben wurde.

Während sich das DAM weiterentwickelt und wächst, müssen immer noch Entscheidungen getroffen werden, und sie sollten immer an diesen Entscheidungen beteiligt bleiben. Während die bestehenden Governance-Richtlinien zukünftige Entscheidungen leiten werden, denken Sie daran, dass es sich um ein lebendiges Dokument handelt. Haben Sie immer klar definierte Kanäle für Stakeholder und Endbenutzer, um Feedback und Vorschläge für Änderungen und Verbesserungen an Arbeitsabläufen und Prozessen zu geben.

Verstecken Sie Ihre Governance-Dokumentation nicht an einem geheimen Ort. Stellen Sie sicher, dass es leicht zugänglich und jederzeit für Benutzer zugänglich ist. Seien Sie immer offen für Fragen und Feedback zur Dokumentation.

Tiefer graben: Hier ist, warum Sie einen DAM-Workflow brauchen – und wie Sie ihn abbilden

Ich brauche keine Governance: Ich habe einen DAM-Manager

Machen Sie nicht den Fehler anzunehmen, dass eine dedizierte DAM-Manager-Rolle Ihre Governance ist. Ja, sie haben wahrscheinlich einen Abschluss in Bibliothekswissenschaften oder DAM-Management und sind mit allen DAM-Best-Practices bestens vertraut. Sie sprechen mit den Nutzern und berücksichtigen ihre Bedürfnisse und Meinungen. Sind sie also nicht letztendlich für alle Entscheidungen verantwortlich? Sie kennen den „richtigen“ Weg, ein DAM zu verwalten – deshalb haben Sie sie eingestellt.

Tut mir leid, aber nein. Es ist nicht ideal, einen einzigen Systemmanager zu haben, der alle Entscheidungen einseitig trifft, ohne dass Governance-Richtlinien ihn leiten. Es ist sicherlich nicht der beste Weg, sich einzukaufen und Ihren Benutzern ein Gefühl der Zugehörigkeit zu dem von ihnen verwendeten System zu vermitteln. Und obwohl der DAM-Manager alle Best Practices kennt, verwendet er das DAM nicht jeden Tag als Endbenutzer aus all den verschiedenen Facetten Ihrer Benutzerbasis.

Ja, Best Practices sind aus gutem Grund Best Practices, aber sie funktionieren nicht immer für jedes Szenario und jede Situation. Sie können eine Best Practice nicht erzwingen, wenn sie nicht die beste Lösung für Ihre speziellen Benutzer und deren Geschäftsanforderungen ist.

Der DAM-Manager wird die Governance-Richtlinien verwenden, um Sie voranzubringen und Standards und Ordnung aufrechtzuerhalten, aber er wird auch erkennen, dass Sie manchmal flexibel sein müssen, wenn es um Best Practices geht. Wenn die Nähe zu Best Practices manchmal das Leben der Endbenutzer erleichtert und kein Risiko oder Unordnung einführt, müssen Sie bereit sein, einen oder zwei Zentimeter nachzugeben.

Zufriedene DAM-Benutzer sind aktive DAM-Benutzer, die sich weiterhin für den langfristigen Erfolg engagieren. Der Erfolg des DAM hängt ebenso stark von der Beteiligung der Interessengruppen und Endnutzer ab wie von der Führung des DAM-Managers.