Cómo definir su estructura de gobierno DAM

Al configurar un nuevo sistema de gestión de activos digitales (DAM), la gobernanza suele estar al final de la lista de tareas pendientes y, en algunos casos, se olvida por completo. Ya está haciendo malabares con las configuraciones del sistema, el cumplimiento legal, los permisos de usuario, la taxonomía, los metadatos, la capacitación, etc. ¿Debe preocuparse también por la gobernanza de inmediato?

Si tu puedes. La gobernanza toca todas esas cosas y más. Sin ella, su DAM puede generar más caos que orden a largo plazo. No lo dejes fuera ni lo dejes para el último momento. Una estructura de gobierno de DAM debe ser lo más importante desde el comienzo de su viaje DAM.

¿Qué es la gobernanza DAM?

Como ya sabe, y con suerte no lo aprendió de la manera más difícil, un DAM no se ejecuta solo. No es un sistema de configurarlo y olvidarlo.

En el contexto de un DAM, la gobernanza es la práctica de mantener y desarrollar estándares, políticas y mejores prácticas. Abarca a las personas, los procesos y la tecnología involucrados con la gestión de activos digitales en su empresa.

La documentación de gobernanza define la información, las pautas y las políticas que brindan estabilidad y mantienen su DAM funcionando sin problemas a largo plazo. Este marco evitará que su DAM se convierta en un cajón de chatarra a medida que su negocio y el sistema evolucionen, y las partes interesadas y los usuarios finales cambien los compromisos y fluyan dentro y fuera de su empresa.

Las políticas de gobierno documentadas respaldan la gestión de riesgos y garantizan la alineación continua con sus objetivos comerciales generales. El gobierno de DAM también incluye la colaboración continua con las partes interesadas para administrar, cambiar y adaptar su sistema a las necesidades de su organización. Establece y mantiene la comunicación entre todas las partes interesadas relevantes para el éxito sostenido de DAM.

¿Dónde empiezo?

Muchas de las preguntas que aborda durante la configuración y el lanzamiento de su DAM son las mismas preguntas en las que debe concentrarse al definir sus políticas de gobierno. ¡Tarea múltiple! Ahórrese tener que revisar esas preguntas más adelante definiendo y documentando las respuestas desde el principio.

Su documentación de gobernanza será un documento vivo que necesitará revisión y actualización periódicas a medida que evolucionen su negocio y sus prioridades. Al igual que el DAM, no es "configúralo y olvídalo". Se lo agradecerá más tarde si lo recuerda a lo largo de su viaje DAM en lugar de esperar hasta que surja un problema.

Su plan de gobierno debe abordar las siguientes preguntas:

• ¿Qué va en el DAM?
• ¿Quién tiene acceso al DAM? ¿Qué áreas de contenido pueden ver con ese acceso? ¿Y qué se les permite hacer con el contenido que pueden ver?
• ¿Cuáles son las convenciones de nomenclatura requeridas?
• ¿Quién está aplicando los metadatos? ¿Qué normas y requisitos tienen que seguir?
• ¿Cómo se manejará el control de versiones?
• ¿Cuáles son sus requisitos reglamentarios y de licencia?
• ¿Cómo se manejan los activos vencidos? ¿Cuál es el proceso de archivo?
• ¿Quién es el responsable de impartir la formación?
• ¿Quién es responsable de hacer cumplir y actualizar los estándares y requisitos de DAM?
• ¿Cómo se comunicarán los cambios y actualizaciones a sus usuarios?
• ¿Cuál es el proceso de notificación cuando algo sale mal? Quién es responsable de resolver qué tipo de cuestiones (técnicas, legales, de contenido, etc.).

¿Esta lista parece abrumadora en este momento? Luego comience con una declaración de propósito básica y desarrolle a partir de ahí a medida que avanza. ¿Por qué existe tu DAM? ¿Para quién es y qué objetivos se espera que logre?

Profundice: una guía de 12 pasos para implementar un sistema de gestión de activos digitales

Mantener la paz: trabajar con las partes interesadas de DAM

Poner sus políticas DAM y los requisitos del proceso en papel es la parte fácil. Generar aceptación y hacer cumplir esas políticas y requisitos es donde entra el trabajo duro. Su documentación de gobierno no tiene valor si su contenido no se implementa y se hace cumplir.

Es probable que su DAM sea un sistema de nivel empresarial que debe satisfacer las necesidades de divisiones y departamentos variados y, en algunos casos, competitivos dentro de su empresa. Esos departamentos necesitan tener una voz si su DAM tendrá éxito.

No olvide que también tiene partes interesadas en áreas comerciales que no manejan directamente los activos que entran y salen de su DAM, pero que tienen un interés personal en el éxito y la gestión adecuada del sistema. Sus equipos legales y de TI necesitan una voz junto con sus equipos creativos y de marketing. La aceptación de todos los niveles del organigrama es fundamental para el éxito de su DAM, desde el liderazgo hasta los usuarios finales. Debe observar la experiencia del usuario de DAM desde todos los ángulos para obtener una imagen completa y brindar la mejor experiencia. La clave para hacer que todo esto funcione es la comunicación.

Sea minucioso al definir las funciones y responsabilidades de todas las partes interesadas. Deje claras sus expectativas sobre su compromiso con el éxito del DAM. Quiere partes interesadas activas y comprometidas, y si alguien no está a la altura de las expectativas de su función, debe sentirse capacitado para buscar un reemplazo.

Asegúrese de referirse a funciones y no a nombres o títulos específicos del personal en su documentación. La gente dejará la empresa o asumirá nuevos compromisos internos y los organigramas cambiarán. Cuando se incorporan nuevos miembros al equipo DAM, tener roles bien definidos para ellos facilitará la transición.

Asimismo, ser conscientes de dar siempre a todos la misma voz. Cuando tiene una combinación de personalidades fuertes en su equipo de partes interesadas de DAM, puede ser difícil no ceder ante la voz más fuerte en la sala o ceder ante la parte interesada que representa al grupo más grande de usuarios finales.

Puede considerar instituir una política de votación para decisiones importantes que involucren al DAM como parte de su plan de gobierno para brindarles a todos la misma oportunidad de ayudar a determinar el camino a seguir. Todos necesitan sentirse escuchados, o el compromiso se verá afectado.

Involucrarse regularmente con sus partes interesadas desde el primer día de su viaje DAM hará que el proyecto comience con el pie derecho. Comience a celebrar reuniones antes de que su DAM esté abierto a cualquier usuario final. Revise y aborde regularmente los comentarios de los usuarios, evalúe si se necesitan cambios en sus procesos y políticas y evalúe la posible necesidad de actualizaciones técnicas. Lograr que la gobernanza se mantenga en un sistema ya activo es exponencialmente más difícil. No imposible, pero desafiante.

Si espera para abordar la gobernanza con sus usuarios y partes interesadas hasta después de que se haya lanzado el sistema, la mayoría de las decisiones importantes se habrán tomado. Involucrar a todos desde el principio fomenta un sentimiento de propiedad del DAM y fomenta la inversión continua en su éxito.

A medida que su DAM avanza a través de la planificación y se inicia en el mantenimiento, la cadencia de su reunión puede volverse menos frecuente, pero nunca tiene un final. Las reuniones deben continuar para mantener involucrados a sus interesados ​​y usuarios. Su valor no disminuye una vez que se implementa el DAM y se redacta la documentación de gobernanza.

A medida que el DAM evolucione y crezca, aún será necesario tomar decisiones, y siempre deben permanecer involucrados en esas decisiones. Si bien las políticas de gobernanza existentes guiarán las decisiones futuras, recuerde que es un documento vivo. Tenga siempre canales claramente definidos para que las partes interesadas y los usuarios finales ofrezcan comentarios y sugerencias para cambios y mejoras en los flujos de trabajo y procesos.

No esconda su documentación de gobierno en un lugar secreto. Asegúrese de que sea fácilmente accesible y abierto para que los usuarios lo revisen en cualquier momento. Esté siempre abierto a preguntas y comentarios sobre la documentación.

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No necesito gobernanza: tengo un administrador de DAM

No cometa el error de asumir que tener un rol de administrador de DAM dedicado es su gobierno. Sí, es probable que tengan un título en biblioteconomía o gestión de DAM y, sin duda, conocen bien todas las mejores prácticas de DAM. Hablan con los usuarios y consideran sus necesidades y opiniones. Entonces, ¿no son en última instancia responsables de todas las decisiones? Conocen la forma "correcta" de administrar un DAM, por eso los contrató.

Bueno, lo siento, pero no. No es lo ideal tener un solo administrador del sistema que tome unilateralmente todas las decisiones sin políticas de gobierno que las guíen. Ciertamente, no es la mejor manera de obtener aceptación y hacer que los usuarios se sientan dueños del sistema que están usando. Y si bien el administrador de DAM puede conocer todas las mejores prácticas, no usa DAM todos los días como usuario final de todas las diferentes facetas de su base de usuarios.

Sí, las mejores prácticas son las mejores prácticas por una razón, pero no siempre funcionan para todos los escenarios y situaciones. No puede forzar una mejor práctica si no es la mejor solución para sus usuarios particulares y sus necesidades comerciales.

El administrador de DAM utilizará las políticas de gobierno para guiarlo hacia adelante y mantener los estándares y el orden, pero también reconocerá que a veces deberá ser flexible en lo que respecta a las mejores prácticas. Si a veces ser adyacente a las mejores prácticas hace que la vida de los usuarios finales sea más fácil y no introduce riesgo ni desorden, debe estar dispuesto a ceder un centímetro o dos.

Los usuarios felices de DAM son usuarios activos de DAM que siguen comprometidos con su éxito a largo plazo. El éxito del DAM depende tanto de la participación de las partes interesadas y del usuario final como del liderazgo del administrador del DAM.