Cara menentukan struktur tata kelola DAM Anda

Saat menyiapkan sistem manajemen aset digital (DAM) baru, tata kelola biasanya berada di bagian bawah daftar tugas dan, dalam beberapa kasus, dilupakan sama sekali. Anda sudah menyulap konfigurasi sistem, kepatuhan hukum, izin pengguna, taksonomi, metadata, pelatihan, dll. Apakah Anda juga perlu khawatir tentang tata kelola?

Ya, benar. Tata kelola menyentuh semua hal itu dan banyak lagi. Tanpanya, DAM Anda mungkin membawa lebih banyak kekacauan daripada ketertiban dalam jangka panjang. Jangan tinggalkan atau dorong sampai menit terakhir. Struktur tata kelola DAM harus menjadi perhatian utama sejak awal perjalanan DAM Anda.

Apa itu tata kelola DAM?

Seperti yang sudah Anda ketahui — dan mudah-mudahan tidak belajar dengan cara yang sulit — DAM tidak berjalan sendiri. Ini bukan sistem set-it-and-forget-it.

Dalam konteks DAM, tata kelola adalah praktik mempertahankan dan mengembangkan standar, kebijakan, dan praktik terbaik. Ini mencakup orang, proses, dan teknologi yang terlibat dengan manajemen aset digital di perusahaan Anda.

Dokumentasi tata kelola menentukan informasi, pedoman, dan kebijakan yang memberikan stabilitas dan menjaga agar DAM Anda berjalan lancar untuk jangka panjang. Kerangka kerja ini akan mencegah DAM Anda berubah menjadi laci sampah saat bisnis dan sistem Anda berkembang, dan pemangku kepentingan serta pengguna akhir mengubah komitmen dan mengalir masuk dan keluar dari perusahaan Anda.

Kebijakan tata kelola yang terdokumentasi mendukung manajemen risiko dan memastikan keselarasan berkelanjutan dengan sasaran bisnis Anda secara keseluruhan. Tata kelola DAM juga mencakup kolaborasi berkelanjutan dengan pemangku kepentingan untuk mengelola, mengubah, dan menyesuaikan sistem Anda dengan kebutuhan organisasi Anda. Ini membangun dan memelihara komunikasi antara semua pemangku kepentingan yang relevan untuk keberhasilan DAM yang berkelanjutan.

Di mana saya memulai?

Banyak pertanyaan yang Anda jawab selama penyiapan dan peluncuran DAM Anda adalah pertanyaan yang sama yang perlu Anda fokuskan saat menentukan kebijakan tata kelola Anda. Multi-tugas! Selamatkan diri Anda dari keharusan meninjau kembali pertanyaan-pertanyaan itu nanti dengan mendefinisikan dan mendokumentasikan jawaban dari awal.

Dokumentasi tata kelola Anda akan menjadi dokumen hidup yang perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala seiring berkembangnya bisnis Anda dan prioritasnya. Seperti DAM, ini bukan "setel dan lupakan". Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri nanti jika Anda mengingatnya sepanjang perjalanan DAM Anda daripada menunggu sampai muncul masalah.

Rencana tata kelola Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang terjadi di DAM?
• Siapa yang memiliki akses ke DAM? Area konten mana yang dapat mereka lihat dengan akses tersebut? Dan apa yang boleh mereka lakukan dengan konten yang dapat mereka lihat?
• Apa konvensi penamaan yang diperlukan?
• Siapa yang menerapkan metadata? Standar dan persyaratan apa yang harus mereka ikuti?
• Bagaimana penerapan versi akan ditangani?
• Apa persyaratan lisensi dan peraturan Anda?
• Bagaimana penanganan aset kadaluarsa? Bagaimana proses pengarsipan?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk menegakkan dan memperbarui standar dan persyaratan DAM?
• Bagaimana perubahan dan pembaruan akan dikomunikasikan kepada pengguna Anda?
• Bagaimana proses pelaporan ketika terjadi kesalahan? Siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan jenis masalah yang mana (teknis, hukum, konten, dll.).

Apakah daftar ini tampak luar biasa sekarang? Kemudian mulailah dengan pernyataan tujuan dasar dan bangun dari sana sambil jalan. Mengapa DAM Anda ada? Untuk siapa, dan tujuan apa yang ingin dicapai?

Gali lebih dalam: Panduan 12 langkah untuk menerapkan sistem manajemen aset digital

Menjaga perdamaian: Bekerja sama dengan pemangku kepentingan DAM

Menempatkan kebijakan DAM dan persyaratan proses Anda di atas kertas adalah bagian yang mudah. Menghasilkan dukungan dan menegakkan kebijakan dan persyaratan tersebut adalah tempat kerja keras diperlukan. Dokumentasi tata kelola Anda tidak ada nilainya jika isinya tidak diterapkan dan ditegakkan.

DAM Anda kemungkinan merupakan sistem tingkat perusahaan yang harus memenuhi kebutuhan berbagai divisi dan departemen yang bersaing dalam perusahaan Anda. Departemen tersebut perlu memiliki suara jika DAM Anda akan berhasil.

Jangan lupa bahwa Anda juga memiliki pemangku kepentingan di area bisnis yang tidak secara langsung menangani aset yang mengalir masuk dan keluar dari DAM Anda, tetapi memiliki kepentingan dalam keberhasilan dan pengelolaan sistem yang tepat. Tim TI dan hukum Anda memerlukan suara bersama tim pemasaran dan kreatif Anda. Dukungan dari semua tingkat bagan organisasi sangat penting untuk kesuksesan DAM Anda — mulai dari kepemimpinan hingga pengguna akhir. Anda harus melihat pengalaman pengguna DAM dari semua sudut untuk mendapatkan gambaran lengkap dan memberikan pengalaman terbaik. Kunci untuk membuat semua ini berhasil adalah komunikasi.

Bersikaplah menyeluruh saat menentukan peran dan tanggung jawab semua pemangku kepentingan Anda. Perjelas ekspektasi Anda atas komitmen mereka terhadap keberhasilan DAM. Anda menginginkan pemangku kepentingan yang aktif dan terlibat, dan jika seseorang tidak memenuhi harapan peran mereka, Anda harus merasa berdaya untuk mencari penggantinya.

Pastikan Anda mengacu pada peran dan bukan nama atau jabatan personel tertentu dalam dokumentasi Anda. Orang-orang akan meninggalkan perusahaan atau mengambil komitmen internal baru, dan bagan organisasi akan berubah. Saat anggota baru dimasukkan ke dalam tim DAM, memiliki peran yang terdefinisi dengan baik untuk mereka akan memudahkan transisi.

Demikian juga, berhati-hatilah untuk selalu memberikan suara yang sama kepada setiap orang. Ketika Anda memiliki campuran kepribadian yang kuat di tim pemangku kepentingan DAM Anda, akan sulit untuk tidak menyerah pada suara terkeras di ruangan atau tunduk pada pemangku kepentingan yang mewakili kelompok pengguna akhir terbesar.

Anda dapat mempertimbangkan untuk melembagakan kebijakan pemungutan suara untuk keputusan besar yang melibatkan DAM sebagai bagian dari rencana tata kelola Anda untuk memberikan setiap orang kesempatan yang sama untuk membantu menentukan jalan ke depan. Setiap orang perlu merasa didengarkan, atau keterlibatan akan terganggu.

Terlibat secara teratur dengan pemangku kepentingan Anda sejak hari pertama perjalanan DAM Anda akan membuat proyek berjalan dengan baik. Mulailah mengadakan rapat sebelum DAM Anda terbuka untuk semua pengguna akhir. Tinjau dan tanggapi umpan balik pengguna secara teratur, nilai apakah diperlukan perubahan pada proses dan kebijakan Anda, dan evaluasi kebutuhan potensial untuk peningkatan teknis. Mempertahankan tata kelola dalam sistem yang sudah aktif secara eksponensial lebih sulit. Bukan tidak mungkin, tapi menantang.

Jika Anda menunggu untuk membahas tata kelola dengan pengguna dan pemangku kepentingan hingga setelah sistem diluncurkan, sebagian besar keputusan penting telah dibuat. Melibatkan setiap orang sejak awal menumbuhkan rasa memiliki terhadap DAM dan mendorong investasi berkelanjutan untuk keberhasilannya.

Saat DAM Anda bergerak melalui perencanaan dan peluncuran ke pemeliharaan, irama rapat Anda mungkin menjadi lebih jarang, tetapi tidak pernah ada akhirnya. Rapat harus dilanjutkan sehingga Anda tetap melibatkan pemangku kepentingan dan pengguna Anda. Nilainya tidak berkurang setelah DAM diluncurkan dan dokumentasi tata kelola ditulis.

Saat DAM berkembang dan tumbuh, keputusan masih perlu dibuat, dan mereka harus selalu terlibat dalam keputusan tersebut. Meskipun kebijakan tata kelola yang ada akan memandu keputusan di masa mendatang, ingatlah bahwa ini adalah dokumen yang hidup. Selalu memiliki saluran yang jelas bagi pemangku kepentingan dan pengguna akhir untuk menawarkan umpan balik dan saran untuk perubahan dan peningkatan alur kerja dan proses.

Jangan sembunyikan dokumentasi pemerintahan Anda di lokasi rahasia. Pastikan itu mudah diakses dan terbuka bagi pengguna untuk meninjau kapan saja. Selalu terbuka untuk pertanyaan dan umpan balik tentang dokumentasi.

Gali lebih dalam: Inilah mengapa Anda memerlukan alur kerja DAM — dan cara memetakannya

Saya tidak membutuhkan tata kelola: Saya memiliki manajer DAM

Jangan membuat kesalahan dengan berasumsi bahwa memiliki peran pengelola DAM khusus adalah tata kelola Anda. Ya, mereka mungkin memiliki gelar dalam ilmu perpustakaan atau manajemen DAM dan tentunya berpengalaman dalam semua praktik terbaik DAM. Mereka berbicara dengan pengguna dan mempertimbangkan kebutuhan dan pendapat mereka. Jadi bukankah mereka pada akhirnya bertanggung jawab atas semua keputusan? Mereka mengetahui cara yang “tepat” untuk mengelola DAM — itulah mengapa Anda mempekerjakan mereka.

Yah, maaf, tapi tidak. Memiliki seorang manajer sistem tunggal yang membuat semua keputusan secara sepihak tanpa kebijakan tata kelola yang memandu mereka bukanlah hal yang ideal. Ini tentu saja bukan cara terbaik untuk mendapatkan dukungan dan membuat pengguna Anda merasa memiliki sistem yang mereka gunakan. Dan meskipun pengelola DAM mungkin mengetahui semua praktik terbaik, mereka tidak menggunakan DAM setiap hari sebagai pengguna akhir dari semua aspek yang berbeda dari basis pengguna Anda.

Ya, praktik terbaik adalah praktik terbaik karena suatu alasan, tetapi tidak selalu berhasil untuk setiap skenario dan situasi. Anda tidak dapat memaksakan praktik terbaik jika itu bukan solusi terbaik untuk pengguna khusus Anda dan kebutuhan bisnis mereka.

Manajer DAM akan menggunakan kebijakan tata kelola untuk memandu Anda maju dan mempertahankan standar dan ketertiban, tetapi mereka juga akan menyadari bahwa terkadang Anda harus fleksibel dalam hal praktik terbaik. Jika terkadang menjadi praktik terbaik yang berdekatan membuat hidup pengguna akhir lebih mudah dan tidak menimbulkan risiko atau gangguan, Anda harus bersedia memberikan satu atau dua inci.

Pengguna DAM yang bahagia adalah pengguna DAM aktif yang tetap terlibat dalam kesuksesan jangka panjangnya. Keberhasilan DAM sangat bergantung pada keterlibatan pemangku kepentingan dan pengguna akhir seperti halnya kepemimpinan Pengelola DAM.