كيفية تحديد هيكل حوكمة DAM الخاص بك

عند إعداد نظام جديد لإدارة الأصول الرقمية (DAM) ، عادة ما تكون الحوكمة في أسفل قائمة المهام ، وفي بعض الحالات يتم نسيانها تمامًا. أنت تتلاعب بالفعل بتكوينات النظام ، والامتثال القانوني ، وإذن المستخدم ، والتصنيف ، والبيانات الوصفية ، والتدريب ، وما إلى ذلك. هل تحتاج إلى القلق بشأن الحوكمة على الفور أيضًا؟

نعم انت كذلك. تمس الحوكمة كل هذه الأشياء وأكثر. بدونها ، قد يجلب DAM الخاص بك المزيد من الفوضى أكثر من النظام على المدى الطويل. لا تتركه أو تدفعه إلى آخر دقيقة. يجب أن يكون هيكل حوكمة DAM في قمة اهتماماتك منذ بداية رحلة DAM الخاصة بك.

ما هو حكم دام؟

كما تعلمون بالفعل - ونأمل ألا تتعلم بالطريقة الصعبة - فإن السد لا يدير نفسه. إنه ليس نظامًا محددًا وننسى.

في سياق DAM ، فإن الحوكمة هي ممارسة الحفاظ على المعايير والسياسات وأفضل الممارسات وتطويرها. يشمل الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا المشاركة في إدارة الأصول الرقمية في شركتك.

تحدد وثائق الحوكمة المعلومات والإرشادات والسياسات التي توفر الاستقرار وتحافظ على سلاسة تشغيل DAM على المدى الطويل. سيمنع هذا الإطار DAM من التحول إلى درج غير هام مع تطور عملك والنظام ، ويغير أصحاب المصلحة والمستخدمون الالتزامات ويتدفقون داخل وخارج شركتك.

تدعم سياسات الحوكمة الموثقة إدارة المخاطر وتضمن التوافق المستمر مع أهداف عملك العامة. تتضمن حوكمة DAM أيضًا التعاون المستمر مع أصحاب المصلحة لإدارة وتغيير وتكييف نظامك مع احتياجات مؤسستك. يؤسس ويحافظ على التواصل بين جميع أصحاب المصلحة ذوي الصلة لتحقيق النجاح المستمر لسد.

من أين أبدأ؟

العديد من الأسئلة التي تتناولها أثناء إعداد وإطلاق DAM الخاص بك هي نفس الأسئلة التي تحتاج إلى التركيز عليها عند تحديد سياسات الحوكمة الخاصة بك. متعدد المهام! تنقذ نفسك من الاضطرار إلى إعادة النظر في هذه الأسئلة لاحقًا عن طريق تحديد وتوثيق الإجابات من البداية.

ستكون وثائق الحوكمة الخاصة بك وثيقة حية تحتاج إلى مراجعة وتحديث منتظمين مع تطور عملك وأولوياته. مثل DAM ، فهي ليست "ضبطها ونسيانها". ستشكر نفسك لاحقًا إذا تذكرتها طوال رحلة DAM بدلاً من الانتظار حتى تظهر مشكلة.

يجب أن تتناول خطة الحوكمة الأسئلة التالية:

• ما الذي يجري في دام؟
• من لديه حق الوصول إلى دام؟ ما هي مناطق المحتوى التي يمكنهم رؤيتها من خلال هذا الوصول؟ وما الذي يُسمح لهم بفعله بالمحتوى الذي يمكنهم رؤيته؟
• ما هي اصطلاحات التسمية المطلوبة؟
• من يقوم بتطبيق البيانات الوصفية؟ ما هي المعايير والمتطلبات التي يجب عليهم اتباعها؟
• كيف سيتم التعامل مع الإصدارات؟
• ما هي متطلبات الترخيص والمتطلبات التنظيمية الخاصة بك؟
• كيف يتم التعامل مع الأصول منتهية الصلاحية؟ ما هي عملية الأرشفة؟
• من المسؤول عن توفير التدريب؟
• من هو المسؤول عن تطبيق وتحديث معايير ومتطلبات دام؟
• كيف سيتم إبلاغ المستخدمين بالتغييرات والتحديثات؟
• ما هي عملية الإبلاغ عندما يحدث خطأ ما؟ من هو المسؤول عن حل أنواع المشكلات (الفنية والقانونية والمحتوى وما إلى ذلك).

هل هذه القائمة تبدو ساحقة الآن؟ ثم ابدأ ببيان الغرض الأساسي وابني من هناك كما تذهب. لماذا يوجد DAM الخاص بك؟ لمن هي وما الأهداف التي من المتوقع أن تحققها؟

حفر أعمق: دليل من 12 خطوة لتنفيذ نظام إدارة الأصول الرقمية

الحفاظ على السلام: العمل مع أصحاب المصلحة في دام

يعد وضع سياسات DAM ومتطلبات العملية على الورق هو الجزء السهل. إن تحقيق القبول وفرض تلك السياسات والمتطلبات هو المكان الذي يأتي فيه العمل الجاد. لا قيمة لوثائق الحوكمة الخاصة بك إذا لم يتم تنفيذ وفرض محتوياتها.

من المحتمل أن يكون DAM نظامًا على مستوى المؤسسة يجب أن يلبي احتياجات الأقسام والأقسام المختلفة ، وفي بعض الحالات ، المتنافسة داخل شركتك. تحتاج هذه الأقسام إلى أن يكون لها صوت إذا كان DAM الخاص بك سيكون ناجحًا.

لا تنس أن لديك أيضًا أصحاب مصلحة في مجالات العمل لا يتعاملون بشكل مباشر مع الأصول التي تتدفق داخل وخارج DAM ولكن لديهم مصلحة راسخة في النجاح والإدارة السليمة للنظام. تحتاج فرق تكنولوجيا المعلومات والفرق القانونية لديك إلى صوت إلى جانب فرق التسويق والإبداع لديك. يعد الشراء من جميع مستويات المخطط التنظيمي أمرًا بالغ الأهمية لنجاح DAM - من القيادة إلى المستخدمين النهائيين. يجب أن تنظر إلى تجربة مستخدم DAM من جميع الزوايا للحصول على الصورة الكاملة وتقديم أفضل تجربة. مفتاح جعل كل هذا العمل هو التواصل.

كن دقيقًا عند تحديد أدوار ومسؤوليات جميع أصحاب المصلحة. اجعل توقعاتك بشأن التزامهم بنجاح DAM واضحة. أنت تريد أصحاب مصلحة نشطين ومشاركين ، وإذا كان شخص ما لا يرقى إلى مستوى توقعات دوره ، فيجب أن تشعر بالقدرة على البحث عن بديل.

تأكد من أنك تشير إلى الأدوار وليس أسماء أو ألقاب موظفين محددة في وثائقك. سيترك الأشخاص الشركة أو يأخذون على عاتقهم التزامات داخلية جديدة ، وستتغير المخططات التنظيمية. عند انضمام أعضاء جدد إلى فريق DAM ، فإن وجود أدوار محددة جيدًا لهم سيسهل عملية الانتقال.

وبالمثل ، كن على دراية بإعطاء الجميع صوتًا متساويًا. عندما يكون لديك مزيج من الشخصيات القوية في فريقك من أصحاب المصلحة في DAM ، فقد يكون من الصعب عدم الاستسلام لأعلى صوت في الغرفة أو الإذعان لأصحاب المصلحة الذين يمثلون أكبر مجموعة من المستخدمين النهائيين.

قد تفكر في وضع سياسة تصويت للقرارات الرئيسية التي تنطوي على DAM كجزء من خطة الحوكمة الخاصة بك لمنح الجميع فرصة متساوية للمساعدة في تحديد المسار إلى الأمام. يجب أن يشعر الجميع بأنهم مسموعون ، وإلا ستعاني المشاركة.

سيؤدي الانخراط المنتظم مع أصحاب المصلحة من اليوم الأول من رحلة DAM الخاصة بك إلى بدء المشروع في القدم اليمنى. ابدأ في عقد الاجتماعات قبل أن يفتح DAM الخاص بك لأي مستخدم نهائي. قم بمراجعة ومعالجة ملاحظات المستخدم بانتظام ، وتقييم ما إذا كانت هناك حاجة إلى تغييرات في عملياتك وسياساتك وتقييم الحاجة المحتملة للترقيات التقنية. إن الحفاظ على الحوكمة في نظام نشط بالفعل هو أمر أكثر صعوبة. ليس مستحيلاً ، لكنه صعب.

إذا انتظرت معالجة الحوكمة مع المستخدمين والمساهمين لديك حتى بعد بدء تشغيل النظام ، فقد تم اتخاذ معظم القرارات الرئيسية. إن إشراك الجميع منذ البداية يعزز الشعور بالملكية لـ DAM ويشجع الاستثمار المستمر في نجاحه.

بينما ينتقل DAM الخاص بك من خلال التخطيط والبدء في الصيانة ، قد يصبح إيقاع اجتماعك أقل تكرارًا ، ولكن لا توجد نهاية أبدًا. يجب أن تستمر الاجتماعات حتى تحافظ على مشاركة أصحاب المصلحة والمستخدمين. لا تنخفض قيمتها بمجرد طرح DAM وكتابة وثائق الحوكمة.

مع تطور السد وتنموه ، لا يزال يتعين اتخاذ القرارات ، ويجب أن يظلوا دائمًا مشاركين في تلك القرارات. في حين أن سياسات الحوكمة الحالية ستوجه القرارات المستقبلية ، تذكر أنها وثيقة حية. لديك دائمًا قنوات محددة بوضوح لأصحاب المصلحة والمستخدمين النهائيين لتقديم الملاحظات والاقتراحات للتغييرات والتحسينات في سير العمل والعمليات.

لا تخفي وثائق الحوكمة الخاصة بك بعيدًا في مكان سري. تأكد من سهولة الوصول إليه وفتحه للمستخدمين لمراجعته في أي وقت. كن دائمًا منفتحًا على الأسئلة والتعليقات حول الوثائق.

حفر أعمق: إليك سبب حاجتك إلى سير عمل DAM - وكيفية تخطيطه

لست بحاجة إلى الحوكمة: لدي مدير DAM

لا تخطئ في افتراض أن وجود دور مدير DAM مخصص هو حوكمتك. نعم ، من المحتمل أن يكونوا حاصلين على درجة علمية في علوم المكتبات أو إدارة DAM وهم بالتأكيد على دراية جيدة بجميع ممارسات DAM الأفضل. يتحدثون مع المستخدمين ويفكرون في احتياجاتهم وآرائهم. إذن ، أليسوا مسؤولين في النهاية عن جميع القرارات؟ إنهم يعرفون الطريقة "الصحيحة" لإدارة DAM - ولهذا السبب قمت بتعيينهم.

حسنًا ، آسف ، لكن لا. إن وجود مدير نظام واحد من جانب واحد يتخذ جميع القرارات دون وجود سياسات حوكمة ترشدهم ليس بالأمر المثالي. إنها بالتأكيد ليست أفضل طريقة للحصول على الشراء وجعل المستخدمين يشعرون بملكية النظام الذي يستخدمونه. وعلى الرغم من أن مدير DAM قد يعرف أفضل الممارسات ، إلا أنه لا يستخدم DAM كل يوم كمستخدم نهائي من جميع الجوانب المختلفة لقاعدة المستخدمين الخاصة بك.

نعم ، أفضل الممارسات هي أفضل الممارسات لسبب ما ، لكنها لا تعمل دائمًا مع كل سيناريو وموقف. لا يمكنك فرض ممارسة أفضل إذا لم تكن الحل الأفضل لمستخدميك المحددين واحتياجات أعمالهم.

سيستخدم مدير DAM سياسات الحوكمة لإرشادك إلى الأمام والحفاظ على المعايير والنظام ، لكنهم سيدركون أيضًا أنك ستحتاج أحيانًا إلى التحلي بالمرونة عندما يتعلق الأمر بأفضل الممارسات. إذا كانت أفضل الممارسات في بعض الأحيان متجاورة تجعل حياة المستخدمين النهائيين أسهل ولا تسبب خطرًا أو اضطرابًا ، فيجب أن تكون على استعداد لتقديم شبر واحد أو اثنين.

مستخدمو DAM السعداء هم من مستخدمي DAM النشطين الذين يواصلون مشاركتهم في نجاحه على المدى الطويل. يعتمد نجاح DAM على مشاركة المساهمين والمستخدمين بقدر ما يعتمد على قيادة DAM Manager.