如何定义 DAM 治理结构

在建立新的数字资产管理 (DAM) 系统时，治理通常排在待办事项清单的最后，在某些情况下，甚至会被完全遗忘。 您已经在处理系统配置、法律合规性、用户许可、分类法、元数据、培训等问题。您是否也需要立即担心治理问题？

是的你是。 治理涉及所有这些事情，甚至更多。 没有它，从长远来看，您的 DAM 带来的混乱可能多于秩序。 不要遗漏它或将其推迟到最后一刻。 从您的 DAM 之旅开始，DAM 治理结构就应该是首要考虑因素。

什么是 DAM 治理？

正如您已经知道的那样——希望您没有通过艰难的方式了解到——DAM 不会自行运行。 它不是一个一劳永逸的系统。

在 DAM 的背景下，治理是维护和发展标准、政策和最佳实践的实践。 它包括贵公司数字资产管理所涉及的人员、流程和技术。

治理文档定义了可提供稳定性并使您的 DAM 长期平稳运行的信息、指南和政策。 随着您的业务和系统的发展，以及利益相关者和最终用户改变承诺并流入和流出您的公司，该框架将防止您的 DAM 变成垃圾抽屉。

记录在案的治理政策支持风险管理，并确保与您的总体业务目标持续保持一致。 DAM 治理还包括与利益相关者持续协作，以管理、更改和调整您的系统以满足组织的需求。 它在所有相关利益相关者之间建立并保持沟通，以确保 DAM 的持续成功。

我从哪说起呢？

您在设置和启动 DAM 期间要解决的许多问题与您在定义治理策略时需要关注的问题相同。 多任务！ 通过从一开始就定义和记录答案，避免以后重新审视这些问题。

您的治理文档将是一份动态文档，需要随着您的业务及其优先事项的发展而定期审查和更新。 与 DAM 一样，它不是“设置后忘记”。 如果您在整个 DAM 旅程中都记得它而不是等到问题出现，您以后就会感谢自己。

您的治理计划应解决以下问题：

• DAM 里有什么？
• 谁有权访问 DAM？ 他们可以通过该访问权限查看哪些内容区域？ 他们可以对看到的内容做什么？
• 需要什么命名约定？
• 谁在应用元数据？ 他们必须遵循什么标准和要求？
• 版本控制将如何处理？
• 您的许可和监管要求是什么？
• 过期资产如何处理？ 归档过程是怎样的？
• 谁负责提供培训？
• 谁负责执行和更新 DAM 标准和要求？
• 如何将更改和更新传达给您的用户？
• 出现问题时的报告流程是什么？ 谁负责解决哪些类型的问题（技术、法律、内容等）。

这个列表现在看起来是不是势不可挡？ 然后从一个基本的目的陈述开始，然后从那里开始构建。 为什么你的 DAM 存在？ 它是为谁服务的，它希望实现什么目标？

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保持和平：与 DAM 利益相关者合作

将您的 DAM 政策和流程要求写在纸上是比较容易的部分。 获得支持并执行这些政策和要求是艰苦的工作。如果其内容没有得到实施和执行，您的治理文档就没有价值。

您的 DAM 可能是一个企业级系统，它必须满足公司内部不同的、在某些情况下相互竞争的部门和部门的需求。 如果您的 DAM 想要成功，这些部门需要有发言权。

不要忘记，您在业务领域也有利益相关者，他们不直接处理流入和流出 DAM 的资产，但对系统的成功和适当管理有既得利益。 您的 IT 和法律团队需要与您的营销和创意团队一起发表意见。 组织结构图各个层面的支持对于您的 DAM 的成功至关重要——从领导层到最终用户。 您必须从各个角度审视 DAM 用户体验，以全面了解并提供最佳体验。 使所有这些工作的关键是沟通。

在定义所有利益相关者的角色和职责时要彻底。 明确表示您对他们对 DAM 成功的承诺的期望。 你需要积极参与的利益相关者，如果有人没有达到他们角色的期望，你应该感到有能力寻找替代者。

请确保您指的是角色，而不是文档中的特定人员姓名或头衔。 人们会离开公司或接受新的内部承诺，组织结构图也会发生变化。 当新成员加入 DAM 团队时，为他们定义明确的角色将简化过渡。

同样，请注意始终给予每个人平等的发言权。 当您的 DAM 利益相关者团队中有强烈的个性时，很难不屈服于房间里最响亮的声音或服从代表最大最终用户群体的利益相关者。

你可以考虑为涉及 DAM 的重大决策制定投票政策，作为你治理计划的一部分，让每个人都有平等的机会来帮助确定前进的道路。 每个人都需要有被倾听的感觉，否则参与度会受到影响。

从 DAM 旅程的第一天开始定期与您的利益相关者接触将使项目顺利进行。 在您的 DAM 向任何最终用户开放之前开始召开会议。 定期审查和处理用户反馈，评估您的流程和政策是否需要更改，并评估技术升级的潜在需求。 让治理坚持在一个已经活跃的系统中变得更加困难。 并非不可能，但具有挑战性。

如果您等到系统启动后才与用户和利益相关者一起解决治理问题，那么大多数重大决策都已经做出。 让每个人从一开始就参与进来，可以培养对 DAM 的主人翁意识，并鼓励持续投资以取得成功。

随着您的 DAM 通过规划和启动进入维护阶段，您的会议节奏可能会变得不那么频繁，但永远不会结束。 会议应该继续进行，这样才能让利益相关者和用户参与进来。 一旦 DAM 推出并编写治理文档，它们的价值就不会降低。

随着 DAM 的发展和壮大，仍然需要做出决策，并且他们应该始终参与这些决策。 虽然现有的治理政策将指导未来的决策，但请记住它是一份动态文件。 始终为利益相关者和最终用户提供明确定义的渠道，以针对工作流和过程的更改和改进提供反馈和建议。

不要将您的治理文档隐藏在秘密位置。 确保它易于访问并可供用户随时查看。 始终对有关文档的问题和反馈持开放态度。

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我不需要治理：我有一个 DAM 管理器

不要错误地认为拥有专门的 DAM 经理角色就是您的治理。 是的，他们可能拥有图书馆学或 DAM 管理学位，并且肯定精通所有 DAM 最佳实践。 他们与用户交谈并考虑他们的需求和意见。 那么他们最终不对所有决定负责吗？ 他们知道管理 DAM 的“正确”方式——这就是您雇用他们的原因。

好吧，对不起，但是没有。 让一个系统管理员单方面做出所有决策而没有指导他们的治理策略并不理想。 这当然不是获得支持并让您的用户对他们正在使用的系统有归属感的最佳方式。 尽管 DAM 经理可能知道所有最佳实践，但他们并不是每天都将 DAM 作为来自用户群所有不同方面的最终用户使用。

是的，最佳实践就是最佳实践是有原因的，但它们并不总是适用于所有场景和情况。 如果最佳实践不是适合您的特定用户及其业务需求的最佳解决方案，您就不能强制采用。

DAM 经理将使用治理策略来指导您前进并维护标准和秩序，但他们也会认识到，有时您需要在最佳实践方面保持灵活性。 如果有时与最佳实践相邻会使最终用户的生活更轻松并且不会带来风险或混乱，那么您必须愿意付出一两英寸。

快乐的 DAM 用户是积极参与 DAM 长期成功的用户。 DAM 的成功既取决于利益相关者和最终用户的参与，也取决于 DAM 经理的领导。

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