Переключить меню

Как определить структуру управления DAM

Опубликовано: 2023-03-24

При настройке новой системы управления цифровыми активами (DAM) управление обычно находится в конце списка дел, а в некоторых случаях вообще забывается. Вы уже манипулируете конфигурациями системы, соответствием законодательству, разрешениями пользователей, таксономией, метаданными, обучением и т. д. Вам нужно сразу же беспокоиться об управлении?

Да, вы делаете. Управление касается всех этих и многих других вещей. Без него ваша РПД может принести больше хаоса, чем порядка в долгосрочной перспективе. Не упускайте его из виду и не откладывайте на последний момент. Структура управления DAM должна быть на первом месте с самого начала вашего пути к DAM.

Что такое управление DAM?

Как вы уже знаете — и, надеюсь, не узнали на собственном горьком опыте — DAM не работает сама по себе. Это не система «установил и забыл».

В контексте DAM управление — это практика поддержания и развития стандартов, политик и лучших практик. Он охватывает людей, процессы и технологии, связанные с управлением цифровыми активами в вашей компании.

Документация по управлению определяет информацию, рекомендации и политики, обеспечивающие стабильность и бесперебойную работу DAM в долгосрочной перспективе. Эта структура предотвратит превращение вашего DAM в ящик для мусора по мере развития вашего бизнеса и системы, а также изменения обязательств заинтересованных сторон и конечных пользователей, а также потоков в вашу компанию и из нее.

Документированные политики управления поддерживают управление рисками и обеспечивают постоянное соответствие общим бизнес-целям. Управление DAM также включает в себя постоянное сотрудничество с заинтересованными сторонами для управления, изменения и адаптации вашей системы к потребностям вашей организации. Он устанавливает и поддерживает связь между всеми соответствующими заинтересованными сторонами для устойчивого успеха DAM.

С чего начать?

Многие из вопросов, которые вы задаете во время настройки и запуска DAM, — это те же вопросы, на которых вам нужно сосредоточиться при определении политик управления. Многозадачность! Избавьте себя от необходимости возвращаться к этим вопросам позже, определив и задокументировав ответы с самого начала.

Ваша управленческая документация будет живым документом, который необходимо регулярно пересматривать и обновлять по мере развития вашего бизнеса и его приоритетов. Как и DAM, это не «установил и забыл». Вы поблагодарите себя позже, если будете помнить об этом на протяжении всего пути DAM, а не ждать, пока не возникнет проблема.

Ваш план управления должен отвечать на следующие вопросы:

  • Что входит в ДАМ?
  • Кто имеет доступ к DAM? Какие области контента они могут видеть с этим доступом? И что им разрешено делать с контентом, который они могут видеть?
  • Каковы требуемые соглашения об именах?
  • Кто применяет метаданные? Каким стандартам и требованиям они должны соответствовать?
  • Как будет осуществляться управление версиями?
  • Каковы ваши лицензионные и нормативные требования?
  • Как обрабатываются просроченные активы? Каков процесс архивирования?
  • Кто отвечает за обеспечение обучения?
  • Кто отвечает за обеспечение соблюдения и обновление стандартов и требований DAM?
  • Как изменения и обновления будут сообщаться вашим пользователям?
  • Каков процесс сообщения, когда что-то идет не так? Кто отвечает за решение каких вопросов (технических, юридических, содержательных и т. д.).

Этот список кажется слишком большим прямо сейчас? Затем начните с формулировки основной цели и развивайте ее по мере продвижения. Почему существует ваша DAM? Для кого она предназначена и каких целей предполагается достичь?

Копаем глубже: 12-шаговое руководство по внедрению системы управления цифровыми активами

Сохраняя мир: работа с заинтересованными сторонами DAM

Изложить свои политики DAM и требования к процессам на бумаге несложно. Создание поддержки и обеспечение соблюдения этих политик и требований — вот где начинается тяжелая работа. Ваша документация по управлению не имеет ценности, если ее содержание не реализуется и не применяется.

Ваша DAM, скорее всего, представляет собой систему корпоративного уровня, которая должна удовлетворять потребности различных, а в некоторых случаях и конкурирующих подразделений и отделов вашей компании. Эти отделы должны иметь право голоса, если ваша DAM будет успешной.

Не забывайте, что у вас также есть заинтересованные стороны в бизнес-сферах, которые напрямую не обрабатывают активы, входящие и исходящие из вашей DAM, но заинтересованы в успехе и надлежащем управлении системой. Вашим командам по ИТ и юридическим вопросам нужен голос вместе с вашими маркетинговыми и творческими командами. Участие всех уровней организационной структуры имеет решающее значение для успеха вашей DAM — от руководства до конечных пользователей. Вы должны смотреть на пользовательский опыт DAM со всех сторон, чтобы получить полную картину и обеспечить наилучшие впечатления. Ключом к тому, чтобы все это работало, является общение.

Будьте внимательны при определении ролей и обязанностей всех заинтересованных сторон. Четко объясните свои ожидания относительно их приверженности успеху DAM. Вам нужны активные и заинтересованные заинтересованные стороны, и если кто-то не соответствует ожиданиям своей роли, вы должны чувствовать себя вправе искать замену.

Убедитесь, что в документации вы имеете в виду роли, а не имена или должности конкретных сотрудников. Люди покинут компанию или возьмут на себя новые внутренние обязательства, и организационные схемы изменятся. Когда новые участники присоединяются к команде DAM, наличие четко определенных ролей для них облегчит переход.

Точно так же старайтесь всегда давать каждому равный голос. Когда в вашей команде заинтересованных сторон DAM есть сочетание сильных личностей, может быть трудно не поддаться самому громкому голосу в комнате или уступить стейкхолдеру, представляющему самую большую группу конечных пользователей.

Вы можете рассмотреть вопрос о введении политики голосования по основным решениям, касающимся DAM, в рамках вашего плана управления, чтобы предоставить всем равные возможности для определения пути вперед. Каждый должен чувствовать себя услышанным, иначе пострадает вовлеченность.

Регулярное взаимодействие с заинтересованными сторонами с первого дня вашего пути к DAM поставит проект в правильное русло. Начните проводить встречи до того, как ваша DAM будет открыта для любых конечных пользователей. Регулярно просматривайте и учитывайте отзывы пользователей, оценивайте необходимость изменений в ваших процессах и политиках и оценивайте потенциальную потребность в технических обновлениях. Привязать управление к уже активной системе экспоненциально сложнее. Не невозможно, но сложно.

Если вы отложите обсуждение вопросов управления с вашими пользователями и заинтересованными сторонами до запуска системы, большинство важных решений уже принято. Вовлечение всех с самого начала способствует ощущению сопричастности к DAM и поощряет постоянные инвестиции в ее успех.

По мере того, как ваш DAM проходит через планирование и запуск в техническое обслуживание, частота ваших совещаний может снижаться, но этому никогда не будет конца. Встречи должны продолжаться, чтобы ваши заинтересованные стороны и ваши пользователи были вовлечены. Их ценность не уменьшается после развертывания DAM и написания документации по управлению.

По мере того, как DAM развивается и растет, решения по-прежнему необходимо принимать, и они всегда должны оставаться вовлеченными в эти решения. Хотя существующие политики управления будут определять будущие решения, помните, что это живой документ. Всегда имейте четко определенные каналы для заинтересованных сторон и конечных пользователей, чтобы предлагать отзывы и предложения по изменениям и улучшениям рабочих процессов и процессов.

Не прячьте документацию по управлению в секретном месте. Убедитесь, что он легко доступен и открыт для просмотра пользователями в любое время. Всегда будьте открыты для вопросов и отзывов о документации.

Копните глубже: вот почему вам нужен рабочий процесс DAM — и как его отобразить

Мне не нужно управление: у меня есть менеджер DAM

Не совершайте ошибку, полагая, что наличие выделенной роли менеджера DAM — это ваше управление. Да, они, вероятно, имеют степень в области библиотечного дела или управления DAM и, безусловно, хорошо разбираются во всех передовых методах DAM. Они разговаривают с пользователями и учитывают их потребности и мнения. Так разве они в конечном счете не несут ответственности за все решения? Они знают «правильный» способ управления DAM — вот почему вы их наняли.

Ну, извините, но нет. Наличие единого системного администратора, который в одностороннем порядке принимает все решения без какой-либо политики управления, не является идеальным решением. Это, безусловно, не лучший способ заручиться поддержкой и дать вашим пользователям чувство причастности к системе, которую они используют. И хотя менеджер DAM может знать все передовые методы, он не использует DAM каждый день в качестве конечного пользователя из всех различных аспектов вашей пользовательской базы.

Да, лучшие практики являются лучшими практиками по определенной причине, но они не всегда работают для каждого сценария и ситуации. Вы не можете навязывать передовую практику, если она не является лучшим решением для ваших конкретных пользователей и их бизнес-потребностей.

Менеджер DAM будет использовать политики управления, чтобы направлять вас вперед и поддерживать стандарты и порядок, но он также признает, что иногда вам нужно быть гибким, когда речь идет о передовых методах. Если иногда соседство с лучшими практиками облегчает жизнь конечных пользователей и не вносит риска или беспорядка, вы должны быть готовы уступить дюйм или два.

Счастливые пользователи DAM — это активные пользователи DAM, которые по-прежнему заинтересованы в ее долгосрочном успехе. Успех DAM зависит как от участия заинтересованных сторон и конечных пользователей, так и от лидерства менеджера DAM.


Получите МарТех! Ежедневно. Бесплатно. В вашем почтовом ящике.

См. условия.



Мнения, выраженные в этой статье, принадлежат приглашенному автору, а не обязательно MarTech. Штатные авторы перечислены здесь.


Похожие истории

    Вебинар: Стратегия контента 360 просмотров, которая вам нужна
    Вот почему вам нужен рабочий процесс DAM — и как его отобразить
    Что такое управление цифровыми активами и как оно может вам помочь?
    20 вопросов, которые нужно задать поставщикам платформ управления цифровыми активами во время демонстрации
    Нужна ли вашей организации платформа управления цифровыми активами?

Новое на МарТех

    Salesforce, партнер Google по местной торговле
    Почему бренды B2B должны сосредоточиться на организации значимого взаимодействия с клиентами
    Последние вакансии в martech
    Данные, которым мы доверяем: как завоевать доверие клиентов с помощью конфиденциальности данных
    ARHT запускает розничную продажу голограмм