5 pytań, które należy zadać przed zatrudnieniem zewnętrznego księgowego

Usługi księgowe są koniecznością dla wielu firm. Jednak zatrudnianie księgowego jako pracownika firmy może nie być rozsądne lub efektywne dla wielu właścicieli małych firm. Z tego powodu wielu właścicieli małych firm korzysta z zewnętrznych usług finansowych. Mogą zajmować się wszystkim, od księgowości po dyrektora finansowego w niepełnym wymiarze godzin (Chief Financial Officer). Zewnętrzne firmy księgowe są często najlepszą opcją do prostowania ksiąg firmowych przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów ogólnych.

Najlepsi właściciele małych firm mają na uwadze konkretne cele lub zadania dla swojej firmy. Większość z tych celów ma jakąś formę kosztów pieniężnych. Niezależnie od tego, czy chodzi o chęć zatrudnienia większej liczby osób, czy rozszerzenie marki biznesowej. Zlecony księgowy może udzielić pomocy w realizacji tych celów. Uzyskują również jasny obraz aktualnej kondycji finansowej firmy. Nie wspominając o kosztach ryzyka, które właściciele firm mogą podjąć.

Zanim zatrudnisz zewnętrznego księgowego, możesz zadać sobie kilka pytań. Przede wszystkim o ich marce i potrzebach Twojej firmy. Dostępnych jest wiele zewnętrznych firm księgowych. Opcja najniższego kosztu najprawdopodobniej nie jest najlepsza. Oto kilka rzeczy, które powinieneś rozważyć przed zatrudnieniem zewnętrznego księgowego dla Twojej firmy.

Ile czasu lub pieniędzy zajmuje obecnie zarządzanie finansami firmy?

Zanim zatrudnisz zewnętrznego księgowego, musisz przeanalizować aktualną sytuację finansową swojej firmy. Dla wielu właścicieli firm zebranie jasnego obrazu finansów firmy jest trudne. Wymaga to znacznej ilości czasu z dala od ich zwykłego przepływu pracy. Musisz zmierzyć ryzyko swojej bieżącej działalności. Następnie zidentyfikuj wszystkie aktywa i bieżące koszty zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy. Ten proces służy firmie jako kontrola. To jest coś, co już powinieneś robić konsekwentnie.

Jeśli trudno jest zmierzyć wartość i koszt aktywów firmy, analiza finansowa i usługi zlecone na zewnątrz są najprawdopodobniej koniecznością dla Twojej firmy. Nawet jeśli to tylko przygotowanie do nadchodzącego sezonu podatkowego. Jeśli trudno jest zbudować na czas, aby zarządzać finansami firmy i analizować je, nadszedł czas, aby przyjrzeć się możliwościom outsourcingu. Zatrudnienie zewnętrznego księgowego lub księgowego oznacza, że ​​zawsze będziesz mieć jasne zrozumienie swojej aktualnej sytuacji finansowej. Jeśli wystąpią jakiekolwiek rozbieżności w saldach kont lub przepływach pieniężnych, będziesz wiedział, jak tylko to się stanie.

Jakie są wymagania finansowe dotyczące moich następnych celów biznesowych?

Każdy właściciel firmy powinien przynajmniej mieć pojęcie o tym, gdzie chce, aby jego firma była w następnym miesiącu, roku lub pięciu latach. Cele te kształtują Twoją działalność biznesową i określają, w jaki sposób firma podejmuje kroki w kierunku wzrostu lub rozwoju marki. Zewnętrzny księgowy może pomóc w urzeczywistnieniu tych celów poprzez sprawozdawczość finansową, wyznaczanie celów krótkoterminowych i analizę ryzyka.

Wsparcie zewnętrznych usług finansowych może mieć bardziej natychmiastowy wpływ niż zatrudnianie wewnętrzne — zewnętrzny księgowy ma natychmiastową wiedzę specjalistyczną i powinien już mieć doświadczenie w pracy z innymi małymi firmami. Czas szkolenia będzie minimalny lub znikomy, a aby zacząć, potrzebne jest niewiele więcej niż wprowadzenie do Twojej marki. Błyskawiczna wiedza zewnętrznego księgowego często ułatwia osiąganie krótkoterminowych celów biznesowych.

Czy outsourcingowy księgowy jest CPA?

CPA lub Certified Public Accountant wskazuje, że księgowy, którego będziesz zatrudniać, ma duże doświadczenie i zmysł biznesowy. Osiągnięcie statusu CPA wymaga co najmniej dwóch lat doświadczenia i kilku dodatkowych semestrów zajęć uniwersyteckich lub certyfikacyjnych. Uzyskanie tytułu CPA wymaga również pozytywnego zaliczenia wszystkich sekcji Uniform Certified Public Accountant Examination.

Zatrudnienie CPA za pośrednictwem zewnętrznej firmy świadczącej usługi finansowe to pewny sposób na zagwarantowanie, że Twoimi księgami zajmuje się doświadczony i wysokiej jakości księgowy. Zapytaj firmę outsourcingową o zasady i ceny wynajmu CPA – usługi biegłego rewidenta są zawsze poszukiwane.

Jak firma outsourcingowa radzi sobie z raportowaniem?

Częścią pracy zewnętrznego księgowego podczas pracy z Twoją firmą będzie raportowanie o kondycji finansowej Twojej firmy co miesiąc lub co tydzień. Dobrze opracowany raport finansowy może zapewnić właścicielom firm wiele informacji na temat wyników i operacji firmy. Upewnij się, że firma księgowa, którą chcesz zatrudnić, ma bezpośrednią odpowiedź na to pytanie i priorytetowo traktuje regularne raportowanie.

Sprawozdawczość finansowa jest podstawą prognozowania i prognozowania rynku i może dać dobre wyobrażenie o tym, jak Twoja firma pasuje do szerszego obrazu branży. Raporty księgowe mogą również pokazywać, w jaki sposób Twoja firma osiągnęła lub nie osiągnęła miesięcznych lub kwartalnych KPI (kluczowych wskaźników wydajności). Ustawianie i aktualizowanie konkretnych i mierzalnych wskaźników KPI to ważny proces zarządzania — kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat najlepszych praktyk dotyczących wskaźników KPI.

Jak często odnawiają się umowy?

Wiele firm outsourcingowych będzie starało się związać właścicieli firm z umowami kwartalnymi lub rocznymi. Często nie pozwalając właścicielom firm najpierw zobaczyć wpływu ich usług. Umowy miesięczne są często najlepszym rozwiązaniem dla właścicieli firm, aby upewnić się, że usługi zlecane na zewnątrz działają dobrze. Zmniejsza również presję ciągłego zatrudniania. W miarę rozwoju Twojej firmy, możesz również chcieć zwiększyć poziom zleconych usług wsparcia finansowego. Kontrakty miesięczne, a nie kwartalne lub roczne, z pewnością sprawią, że proces zwiększania skali będzie mniej kłopotliwy.

Podsumowanie – 5 pytań, które należy zadać przed zatrudnieniem zewnętrznego księgowego

Dla wielu właścicieli małych firm księgowość zlecona na zewnątrz jest niezbędna do mierzenia zysków finansowych i przygotowania firmy do sezonu podatkowego każdego roku. Zewnętrzny CPA może uporządkować finanse firmy i uporządkować księgi, zapewniając jednocześnie pomoc w ustalaniu celów. Zlecone na zewnątrz usługi finansowe są również znacznie tańszą opcją w porównaniu z zatrudnianiem wewnętrznym i mogą ostatecznie zapewnić małym firmom nowe drogi do sukcesu.