วิธีจัดการแคมเปญ Blogger Outreach หลายรายการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Breeze.pm และ Slack

มีคนสองประเภท – คนที่คิดว่ากระบวนการของ Blogger นั้นไม่สำคัญ (เพียงแค่ส่งอีเมลเท่านั้น!) และผู้ที่รู้ว่าไม่ใช่

ทั้งสองถูกต้อง

ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อเพื่อส่งการเสนอขายโพสต์ของแขกหรือเพียงเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิดบางอย่าง ข้อกำหนดเบื้องต้นประการหนึ่งของแคมเปญการเข้าถึงบล็อกเกอร์ที่ประสบความสำเร็จคือการทำให้อีเมลของคุณเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ

และการทำตัวเป็นธรรมชาติเป็นเรื่องง่ายหากคุณส่งอีเมลถึงบุคคลอื่นที่มีความสนใจเหมือนกัน เป็นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในตอนกลางคืน

และนั่นคือจุดที่ 'ง่าย' มักจะจบลงด้วย

ทำไม?

การส่งอีเมลเป็นเรื่องง่าย การส่งหลายสิบหรือหลายร้อยรายการในช่วงเวลาสั้นๆ และการจัดการชุดข้อความการสนทนาทั้งหมดอย่างมืออาชีพนั้นไม่ใช่

เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณจะต้องใช้เครื่องมือ ชุดกฎ และเวิร์กโฟลว์ และนี่คือสิ่งที่โพสต์นี้เกี่ยวกับ

ความท้าทาย

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: การตั้งค่าสภาพแวดล้อมที่จะสนับสนุนกระบวนการเผยแพร่ของบล็อกเกอร์เป็นรายบุคคลและสามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของกระบวนการและความชอบส่วนบุคคลเป็นอย่างมาก สภาพแวดล้อมที่อธิบายไว้ในโพสต์นี้ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่เป็นโซลูชันที่เหมาะกับกระบวนการและทีมงานของเรา

เริ่มจากเครื่องมือกันก่อน

ณ จุดนี้ มีตัวเลือกมากมายให้คุณพิจารณา ตั้งแต่สเปรดชีตธรรมดา แอปรายการสิ่งที่ต้องทำ เครื่องมือการจัดการโครงการต่างๆ ไปจนถึงเครื่องมือเฉพาะสำหรับการตลาดเนื้อหา ด้วยตัวเลือกมากมาย การเลือกจึงไม่ใช่เรื่องง่าย

วิธีที่ดีในการเริ่มต้นกระบวนการเลือกเครื่องมือคือการทำวิจัยก่อน สร้างรายการเครื่องมือที่ตรงตามความต้องการของคุณ 'บนกระดาษ' และพยายามใช้เครื่องมือที่เข้ารอบในโครงการตัวอย่าง

สิ่งหนึ่งที่แน่นอน – อย่าทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายโดยไม่ได้พยายามใช้เครื่องมือนี้กับโปรเจ็กต์ตัวอย่าง

โครงการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของ Blogger อาจเหมือนกับโครงการประเภทอื่น ๆ ที่มีความเฉพาะเจาะจงบางอย่าง ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือที่เราเลือกจะต้องจัดการกับข้อมูลเฉพาะเหล่านี้

เครื่องมือในอุดมคติของเราต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

มันควรจะง่าย

เราเลิกใช้เครื่องมือมากมายที่เราลองใช้เพียงเพราะมีตัวเลือกมากเกินไป ตัวเลือกที่มากเกินไปจะทำให้คุณใช้เวลากับเครื่องมือมากขึ้น และคุณไม่ต้องการให้เป็นแบบนี้ในระยะยาว

ควรมีความยืดหยุ่น

กระบวนการของเราประกอบด้วยการอัปเดตข้อกำหนดของแคมเปญบ่อยครั้ง โดยพิจารณาจากข้อมูลที่เราได้รับเมื่อแคมเปญอยู่ในระหว่างดำเนินการ ในขณะที่โครงการกำลังดำเนินไป เรามักจะพบโอกาสใหม่ๆ ผ่านการสื่อสารกับบล็อกเกอร์คนอื่นๆ ที่เราติดต่อไป เครื่องมือต้องสนับสนุนการย้าย/คัดลอก/วางงานระหว่างแคมเปญ การสร้างเทมเพลตสำหรับโปรเจ็กต์/แคมเปญ/งานเป็นคุณสมบัติที่จำเป็นเช่นกัน ในขณะเดียวกัน เครื่องมือต้องเรียบง่าย ฉันรู้ – ความคาดหวังสูง หวังว่าจะไม่สูงเกินไป

มันควรจะเร็ว

เวลาโหลดนานทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนงานทำให้ทุกคนประหม่าเร็ว

ควรสนับสนุนการเข้าถึงไคลเอ็นต์ด้วยสิทธิ์ที่จำกัด

การเพิ่มลูกค้าไปยังโครงการ/แคมเปญและการระบุสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาเห็นอย่างชัดเจน และสิ่งที่คุณไม่ต้องการเป็นคุณลักษณะบังคับ

มันควรจะเป็นภาพ

อีกครั้ง เนื่องจากความซับซ้อนของแคมเปญของเรา เราจึงต้องการเครื่องมือที่มองเห็นได้ บอร์ด Kanban จะสมบูรณ์แบบ

ควรมีคุณสมบัติการติดตามเวลา

ช่องทางเฉพาะบางอย่างสามารถรับคำตอบจากคนที่คุณติดต่อได้ง่ายกว่าคนอื่น มันคือความจริง. หากคุณต้องการทราบว่าทีมของคุณมีผลงานเป็นอย่างไรในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน และผลักดันให้มีการสรุปผลเพื่อที่จะพัฒนาตัวเองด้วยเวลา การติดตามเวลาเป็นสิ่งที่จำเป็น

ควรเปิดใช้งานการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่รวดเร็วและใช้งานง่ายกับสมาชิกในทีมและลูกค้าอื่นๆ

การกล่าวถึงและการแจ้งเตือนควรเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือ และการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมที่เรียบง่ายและเข้าใจง่าย นอกจากนี้ ควรมีความเป็นไปได้ที่จะจำกัดส่วนใดของการสื่อสารที่ลูกค้าจะมองเห็นได้ และสิ่งที่ควรเก็บไว้เป็นส่วนตัวระหว่างสมาชิกในทีม

ควรมีมุมมองปฏิทินแบบบูรณาการ

ปฏิทินทำให้โปรเจ็กต์ชัดเจนขึ้นและโฟกัสไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้ง่ายขึ้น การจัดการลำดับความสำคัญมักมีบทบาทสำคัญในปัจจุบัน

ควรเป็นแบบคลาวด์

การรักษาและเข้าถึงข้อมูลในระบบคลาวด์ทำได้ง่ายกว่า คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐาน ค่าใช้จ่ายของโฮสต์หรือฮาร์ดแวร์ และเกี่ยวกับการบำรุงรักษา SaaS เป็นสิ่งที่ดี และฉันขอแนะนำให้ใช้ทุกครั้งที่ทำได้ เนื่องจากจะช่วยให้เราจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญและจำเป็น

น่าจะมีแอพมือถือ

การเข้าถึงเป็นสิ่งสำคัญ การแจ้งเตือนทางมือถือมีความสำคัญเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน และหากไลฟ์สไตล์ของคุณเกี่ยวข้องกับการเดินทาง แอปมือถือก็เป็นสิ่งจำเป็น

ควรมีบันทึกกิจกรรม

นี้อาจดูเหมือนการยืนยันรายละเอียด แต่เมื่อทำงานกับหลายโครงการในทีม บันทึกกิจกรรมทำให้การติดตามและรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นได้ง่ายขึ้นมาก

คุณจะเห็นแล้วว่าการเลือกนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เราได้ลองใช้เครื่องมือต่างๆ มากมาย เช่น Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod และ Jira การค้นหาเครื่องมือที่ตอบสนองทุกความต้องการข้างต้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย

แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้

หลังจากสัปดาห์ของการทดสอบและประเมินผล เรามีผู้ชนะ – Breeze.pm สำหรับการจัดการโครงการ + Slack สำหรับการสื่อสารและการแจ้งเตือน

กุญแจสำคัญอยู่ในเวิร์กโฟลว์

เครื่องมือก็คือเครื่องมือนั่นเอง จะมีประสิทธิภาพเพียงใด ขึ้นอยู่กับผู้ที่ใช้ และวิธีการใช้

ตอนนี้ เมื่อเรามีเครื่องมือแล้ว เราต้องกำหนดกฎเกณฑ์และออกแบบเวิร์กโฟลว์

กฎเกณฑ์จะขึ้นอยู่กับกระบวนการที่คุณพยายามจัดการอย่างยิ่ง

จะทำอย่างไรเมื่อมีลูกค้าใหม่เข้ามา? จะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าปัจจุบันเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดหรืออัปเกรดแผนของเขา ใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของโครงการ ลูกค้าเห็นการแจ้งเตือนใดบ้าง และมีเพียงทีมโครงการเท่านั้นที่มองเห็น เราจะติดตามความคืบหน้าในขั้นตอนต่างๆ ของโครงการเฉพาะได้อย่างไร

คำถามเหล่านี้และอื่น ๆ อีกมากมายเป็นคำถามที่ต้องการคำตอบก่อนที่เราจะเริ่มต้นตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ แนวคิดของเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาอย่างดีคือการปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างเป็นธรรมชาติที่สุด ดังนั้น ขั้นตอนแรกในการตั้งค่าสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการคือการทราบรายละเอียดกระบวนการของคุณ เนื่องจากการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเป็นหัวข้อที่แยกจากกันโดยสิ้นเชิง เราจะถือว่าส่วนนี้ครอบคลุมอย่างถูกต้อง

มาต่อกันที่ตัวอย่างแคมเปญ Blogger Outreach เวิร์กโฟลว์อาจมีลักษณะดังนี้:

1. ลูกค้าใหม่เข้ามา
2. สมาชิกในทีมของเราได้รับมอบหมายให้เป็นลูกค้าในฐานะผู้จัดการแคมเปญ
3. ตัวจัดการแคมเปญดูแลสิ่งต่อไปนี้:
   1. ตั้งโครงการใน Breeze.pm
   2. มอบหมายงานทั้งหมดให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม
   3. เชิญลูกค้าเข้าร่วมโครงการใน Breeze.pm
   4. มอบหมายงานที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าให้กับลูกค้า
   5. ส่งอีเมลถึงลูกค้าพร้อมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเริ่มต้นแคมเปญ
   6. ติดตามการดำเนินงานของงานทั้งหมดในแต่ละวัน
   7. การสื่อสารเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดในแคมเปญกับลูกค้า
4. ในกรณีที่ลูกค้าร้องขอการสนับสนุน สิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้สามารถเกิดขึ้นได้:
   1. ตัวจัดการแคมเปญตอบสนองต่อคำขอการสนับสนุน
   2. ในกรณีเมื่อมันเป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ปัญหาการร้องขอการสนับสนุนทันทีคำขอจะเพิ่มการสนับสนุนระดับ 2 ^{ครั้งที่ผ่าน} Breeze.pm และจะได้รับการแก้ไขมี

เครื่องมือในการดำเนินการ – การตั้งค่าโปรเจ็กต์

เรามีเครื่องมือและขั้นตอนการทำงาน มาสนุกกันและดูว่าทั้งหมดนี้มีลักษณะอย่างไร

เราจะข้ามขั้นตอนที่ 1 และ 2 จากเวิร์กโฟลว์ เนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ และเริ่มด้วยการตั้งค่าโครงการ

เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ เร็วขึ้นและเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละโครงการได้รับการตั้งค่าอย่างเหมาะสม โดยอิงจากประสบการณ์กับลูกค้ารายก่อน เราจะใช้เทมเพลต วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการทั้งหมดของเราได้รับการตั้งค่าตามรูปแบบและโครงสร้างเดียวกัน หากมีความเฉพาะเจาะจงในโครงการ เทมเพลตสามารถปรับเปลี่ยนได้เมื่อนำไปใช้กับโปรเจ็กต์ปัจจุบัน

ใน Breeze.pm กระบวนการเริ่มต้นด้วยการสร้างโครงการ

ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านบน การสร้างโครงการนั้นรวดเร็ว สิ่งที่คุณต้องทำคือตั้งชื่อโปรเจ็กต์ เพิ่มคำอธิบายเพิ่มเติม เชิญสมาชิกในทีม และเลือกเทมเพลตสำหรับการสร้างโปรเจ็กต์ ตัวเลือกงบประมาณและกลุ่มเป็นทางเลือก

แม่แบบใน Breeze.pm เป็นเพียงโครงการปกติที่เติมรายการและตัวยึดตำแหน่งงานไว้ล่วงหน้า เทมเพลตตัวอย่างมีลักษณะดังนี้:

ฉันจะไม่ลงลึกในอินเทอร์เฟซ Breeze.pm ที่นี่ (ค่อนข้างง่าย) ส่วนหลักของหน้าจอเทมเพลต/โครงการครอบคลุมโดยรายการงาน แต่ละคอลัมน์ (สิ่งที่ต้องทำ การทำ เสร็จสิ้น ฯลฯ) แสดงถึงรายการ และแต่ละกล่องคืองาน

กุญแจสำคัญในที่นี้คือวงจรชีวิตของงาน งานแต่ละงานเริ่มต้นวงจรชีวิตในรายการสิ่งที่ต้องทำ เมื่อมีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม งานนั้นจะย้ายจาก Todo ไปยังรายการอื่น ๆ โดยปกติในทิศทางใดทิศทางหนึ่งต่อไปนี้:

• สำหรับงานภายใน (เช่น งาน 'การตั้งค่าการตั้งแคมป์')
  • สิ่งที่ต้องทำ -> การทำ (เมื่อผู้ที่ได้รับมอบหมายเริ่มทำงาน) -> เสร็จสิ้น
• สำหรับงานที่ลูกค้าต้องมองเห็นด้วย
  • สิ่งที่ต้องทำ -> การทำ (เมื่อผู้ที่ได้รับมอบหมายเริ่มทำงาน) -> รายการความคืบหน้าของ Outreach

มาถึงคุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่ง – การรวมไคลเอ็นต์ Breeze.pm ช่วยให้เราสามารถเพิ่มลูกค้าในโครงการและกำหนดส่วนใดของโครงการที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้

ในภาพหน้าจอของเทมเพลตด้านบน โปรเจ็กต์ถูกกำหนดในลักษณะที่รายการสีเทาเข้ม 4 รายการเป็นแบบส่วนตัวและรายการสีเทาอ่อน 3 รายการจะแสดงต่อไคลเอ็นต์ สิ่งนี้ทำให้การควบคุมการเข้าใช้งานเป็นไปอย่างเรียบร้อย – งานใดๆ สามารถเริ่มต้นเป็นแบบส่วนตัวหรือแชร์กับไคลเอนต์ และย้ายผ่านรายการต่างๆ ตลอดวงจรชีวิต

เมื่อโครงการถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตและปรับแต่งตามข้อมูลเฉพาะของโครงการ เราจะส่งคำเชิญไปยังลูกค้า

สำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณสามารถปรับแต่งการกำหนดค่าการอนุญาตอย่างละเอียดได้ (ดังแสดงในภาพหน้าจอด้านบน) ลูกค้าจะได้รับแจ้งทางอีเมลเกี่ยวกับคำเชิญ และทั้งหมดที่เขาต้องทำคือคลิกลิงก์ "ยอมรับคำเชิญ"

คุณสามารถดูลักษณะของโครงการเดียวกันได้จากบัญชีของลูกค้าได้ที่นี่:

อย่างที่คุณเห็น มีเพียงคอลัมน์สีเทาอ่อนเท่านั้นที่มองเห็นได้ที่นี่ ในกระบวนการของเรา อินเทอร์เฟซของลูกค้าประกอบด้วยสามคอลัมน์: งานและรายงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขยายงาน รายการสิ่งที่ต้องทำที่เรามอบหมายงานให้กับลูกค้า (เมื่อเราต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือคำตอบสำหรับคำถามบางข้อ) และคอลัมน์ที่มีแคมเปญที่สำคัญ - เอกสารและหมายเหตุที่เกี่ยวข้อง

ทั้งรายการและงานสามารถกำหนดเองได้โดยการเปลี่ยนคุณสมบัติ

ตัวอย่างเช่น ด้วยรายการ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:

• ทำให้ลูกค้าซ่อนหรือมองเห็นได้
• ป้องกันไม่ให้งานบางรายการปรากฏในหน้างาน (เช่น มีประโยชน์สำหรับรายการ "เอกสารและหมายเหตุ")
• กำหนดสถานะเริ่มต้นที่กำหนดให้กับงานที่ได้รับในรายการนั้น (เช่น สถานะ “เสร็จสิ้น” สำหรับรายการงานที่เสร็จสมบูรณ์)

งานมีคุณสมบัติมากยิ่งขึ้น

ต่อไปนี้คือบางส่วนที่มีประโยชน์ที่สุด:

• เครื่องหมาย
  • แต่ละงานสามารถทำเครื่องหมายด้วยสถานะที่แตกต่างกัน 4 สถานะ: เสร็จสิ้น พร้อมแล้ว ถูกพักไว้ และถูกบล็อก ขึ้นอยู่กับสถานะงานและตัวกรองที่คุณใช้ในรายการงาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกให้แสดงเฉพาะงานที่พร้อมจะทำงานในรายการงานประจำวันของคุณเท่านั้น คุณลักษณะนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการลบเสียงรบกวนออกจากรายการงานของคุณ (เช่น งานที่ไม่สามารถทำงานได้เนื่องจากถูกบล็อกด้วยเหตุผลบางประการ)
• สี
  • นอกจากสถานะแล้ว งานแต่ละงานยังสามารถทำเครื่องหมายด้วยสีได้อีกด้วย ซึ่งสามารถลดเสียงรบกวนได้ คนส่วนใหญ่มองเห็นได้และสีช่วยให้ติดตามสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้นเมื่อมีงานมากมายบนหน้าจอ
• ไฟล์
  • Breeze.pm ถูกรวมเข้ากับบริการแชร์ไฟล์ที่สำคัญทั้งหมด คุณลักษณะที่ฉันอยากจะพูดถึงในที่นี้คือ คุณสามารถมองเห็นงานได้มากขึ้นด้วยการกำหนดรูปภาพให้กับมัน

• กำหนดและตัวเลือกวันครบกำหนด
  • ส่วนใหญ่อธิบายตนเอง แต่ละงานสามารถมอบหมายให้กับบุคคลอื่นและสามารถกำหนดวันครบกำหนดได้
• การติดตามเวลา
  • สามารถติดตามเวลาได้ด้วยตนเองหรือใช้ตัวจับเวลา
• ส่วนความคิดเห็น
  • แต่ละงานมีเธรดความคิดเห็นที่สมาชิกในทีมทุกคนมอบหมายให้กับโครงการสามารถใช้ได้ รวมถึงลูกค้าด้วย

การควบคุมการอนุญาตไปไกลกว่านี้เล็กน้อยในระดับงาน แม้แต่สำหรับงานที่ลูกค้ามองเห็น ก็ยังสามารถควบคุมความคิดเห็นที่คุณต้องการให้เป็นส่วนตัวและมองเห็นได้เฉพาะสมาชิกในทีมภายในเท่านั้น

ณ จุดนี้ เรามีข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดที่ครอบคลุมและเราพร้อมที่จะดำเนินการต่อไป

กำลังดำเนินการรณรงค์

เพื่อให้ง่ายขึ้น เรามาโฟกัสที่งานเดียวและดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับงานนั้นในขณะที่แคมเปญดำเนินไป เป็นตัวอย่าง เราจะดำเนินการสร้างโพสต์ผู้เยี่ยมชมที่แข็งแกร่ง (Domain Authority 70+) สำหรับลูกค้า

โครงการเริ่มต้นด้วยงานในรายการสิ่งที่ต้องทำ

ขั้นตอนแรกในวงจรชีวิตของงานจะสำเร็จเมื่อได้รับมอบหมาย เมื่อตัวจัดการแคมเปญมอบหมายงาน ไอคอนอวาตาร์ขนาดเล็กจะปรากฏที่ด้านล่างขวาของกล่องงาน นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดวันครบกำหนด ซึ่งจะปรากฏที่ด้านล่างซ้ายของกล่องงาน นอกจากนี้ยังจะมองเห็นได้ในรายการงานของผู้รับโอน

ทันทีที่ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานเริ่มทำงาน เขา/เธอเพียงแค่ลากและวางลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสถานะโครงการจะพร้อมใช้งานสำหรับสมาชิกในทีมและผู้จัดการแคมเปญคนอื่นๆ เสมอ

ตราบใดที่งานยังไม่เสร็จสิ้น งานนั้นจะอยู่ในสถานะ 'พร้อม' หรืออาจอยู่ใน 'ถูกระงับ' หรือ 'ถูกบล็อก' เมื่อเราไปถึงจุดที่เราต้องการให้ลูกค้ามองเห็นได้ ผู้รับมอบหมายงานจะย้ายไปยังรายการความคืบหน้าของ Outreach

ในระหว่างนี้ ผู้รับมอบหมายงานจะดูแลให้คำอธิบายของงานเป็นปัจจุบันด้วยข้อมูลสำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับงานนั้น

และสุดท้าย เมื่องานเสร็จสิ้น ผู้รับมอบหมายจะทำเครื่องหมายว่า 'เสร็จสิ้น'

งานที่ทำเครื่องหมายว่า 'เสร็จสิ้น' จะยังมองเห็นได้ในภาพรวมของโครงการ แต่จะง่ายต่อการกรองออกจากรายการงานส่วนบุคคล ซึ่งโดยปกติเราต้องการดูเฉพาะงานที่ต้องให้ความสนใจเท่านั้น

เวิร์กโฟลว์ที่ฉันเพิ่งอธิบายเป็นเพียงตัวอย่างเดียว สามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่คล้ายกันสำหรับกระบวนการประเภทอื่นได้เช่นกัน

บูรณาการกับ Slack

หากคุณไม่ได้ใช้ Slack เพื่อทำงานร่วมกับทีมของคุณ คุณก็ควรทำ พูดง่ายๆ ก็คือ Slack เป็นแอพ Messenger ที่ทรงพลังสำหรับทีมที่เน้นไปที่ธุรกิจ

Breeze.pm ให้การผสานรวมกับ Slack โดยค่าเริ่มต้นและใช้งานได้ดี

สำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ คุณสามารถกำหนดประเภทการแจ้งเตือนที่จะส่งไปยัง Slack

ขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคล คุณสามารถปรับแต่งการแจ้งเตือนในแบบที่คุณได้รับการตั้งค่าที่เหมาะสมที่สุด

สรุปสั้น ๆ

สภาพแวดล้อมและการตั้งค่าที่อธิบายข้างต้นเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามโครงการที่ไม่จำเป็นต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น โครงการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของบล็อกเกอร์หรือโครงการการตลาดเนื้อหา ด้วยการรวม Breeze.pm และ Slack เราได้สร้างระบบที่ทำงานได้ดีบนเดสก์ท็อปและบนมือถือ (ทั้ง Breeze.pm และ Slack มีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ใช้งานได้ดีมาก)

Breeze.pm เป็นเครื่องมือจัดการโครงการ สามารถปรับแต่งได้สูงและรองรับคุณสมบัติขั้นสูงบางอย่าง เช่น การติดตามเวลาและบัญชีลูกค้าไม่จำกัดในเวอร์ชันพื้นฐาน เหมาะสำหรับการจัดการกระบวนการทุกประเภทที่ไม่ต้องใช้เครื่องมือที่ซับซ้อนเกินไป (เช่น จิรา เป็นต้น)

Slack เครื่องมือสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Breeze.pm มันลบคุณสมบัติการแชทออกจากเครื่องมือการจัดการโครงการซึ่งแสดงให้เห็นว่าเป็นสิ่งที่ดีในกรณีของเรา เมื่อคุณต้องการแชทกับสมาชิกในทีม คุณสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว Slack เป็นผู้นำในด้านนั้น เพิ่มการแจ้งเตือนอัจฉริยะเพื่อสิ่งนี้ และคุณมีการตั้งค่าที่สมบูรณ์แบบ

บทเรียนที่ได้รับ

ผ่านกระบวนการสร้างสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการที่ใช้งานได้สำหรับโครงการเผยแพร่บล็อกเกอร์และการตลาดเนื้อหา เราได้เรียนรู้มากมาย

ทั้งหมดสำหรับหนึ่งและหนึ่งสำหรับทั้งหมด

สิ่งที่สำคัญที่สุดในเวิร์กโฟลว์คือการสื่อสารกฎของเวิร์กโฟลว์กับทั้งทีม หากไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนและสื่อสารกันดี เครื่องมือจะดีแค่ไหนก็ช่วยอะไรไม่ได้มาก สมาชิกในทีมทุกคนต้องทราบถึงเหตุผลว่าทำไมการใช้เครื่องมืออย่างถูกวิธีจึงเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อทั้งทีมใช้งานเครื่องมือนี้จะมีจุดประสงค์เท่านั้น

วิวัฒนาการไม่ใช่การปฏิวัติ

มีความเป็นไปได้สูงที่ไม่มีเครื่องมือใดที่จะเหมาะกับกระบวนการของคุณอย่างแท้จริง คุณจะต้องปรับแต่งเครื่องมือ การปรับแต่งมักจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทำแบบวนซ้ำ เมื่อคุณสังเกตเห็นสิ่งหนึ่งที่คุณต้องการปรับปรุงในเครื่องมือหรือในแม่แบบของคุณ ให้ทำและทดสอบ หากการทดสอบแสดงว่ามีพื้นที่สำหรับการปรับปรุงมากขึ้น ให้ปรับแต่งอีกครั้ง ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลานาน แต่ก็คุ้มค่าเพราะคุณจะต้องใช้เวลากับเวิร์กโฟลว์นี้เป็นประจำทุกวัน ยิ่งคุณปรับแต่งเครื่องมือให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณมากเท่าไหร่ ประสบการณ์ของคุณกับเครื่องมือก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

อย่าชำระให้ดี

เรียกร้องการจับคู่ที่ดีที่สุด การประนีประนอมเมื่อเลือกเครื่องมือที่จะสนับสนุนกระบวนการหลักของคุณคือการยอมรับความยุ่งยากในระยะยาว ยอมรับการประนีประนอมก็ต่อเมื่อคุณแน่ใจอย่างยิ่งว่าไม่มีทางอื่นในการทำสิ่งนั้นในทางที่ดีขึ้น

น้อยแต่มาก

ถ้าคุณไม่ต้องการเครื่องมือที่ซับซ้อน ก็อย่าไปกับมัน มันจะกินเวลาของคุณ และในที่สุด คุณอาจจะหยุดใช้มันเพราะตัวเครื่องมือเองจะทำงานมากเกินไป ยอดคงเหลือเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ เครื่องมือที่คุณเลือกควรมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะสนับสนุนกระบวนการของคุณ และง่ายพอที่จะทำให้คุณสามารถทำสิ่งนั้นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย การคลิกหลายสิบครั้งผ่านอินเทอร์เฟซเพียงเพื่ออัปเดตคำเดียวในงานไม่ใช่วิธีที่คุณต้องการใช้เวลา

ทัศนวิสัยดี

หากกระบวนการของคุณมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมในหลายโครงการ ให้พิจารณาใช้เครื่องมือที่มองเห็นได้สำหรับงาน ข้อความธรรมดาจะยากต่อการอ่านและติดตามหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ผู้คนมักจะรับรู้ข้อมูลได้ดีขึ้นมากเมื่อแสดงด้วยสายตา กระดาน Kanban มักจะเป็นวิธีที่ดี

คำพูดสุดท้าย

ไม่มีเครื่องมือใดที่เหมาะกับทุกกระบวนการและโครงการทั้งหมดที่คุณต้องการจัดการ

คำถามคือจะหาได้อย่างไร

โดยปกติ สิ่งนี้ไม่ง่าย แต่โชคดี ถ้าคุณเลือกถูกต้อง คุณจะไม่ต้องทำในเร็วๆ นี้อีก การลงทุนเวลาในการทดสอบที่เหมาะสมของเครื่องมือการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันเป็นทีมสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวมากในอนาคต

คำแนะนำของฉันคือ ใช้เวลาทั้งหมดที่คุณต้องทำอย่างนั้น ทำวิจัย เครื่องมือตัวเลือก ทดสอบพวกเขา แล้วทดสอบเพิ่มเติม

เครื่องมือที่คุณตัดสินใจจะใช้จะเป็นเครื่องมือที่คุณจะใช้เวลาทุกวัน

เป็นการเลือกที่คุ้มค่าที่จะใช้เวลากับมัน

• ผู้เขียน
• โพสต์ล่าสุด

เซนโก ดูราส

ด้วยความหลงใหลในการตลาดดิจิทัล การเป็นผู้ประกอบการ การเติบโต และการเดินทาง Senko ยังเป็นผู้ร่วมก่อตั้ง Diversis Digital และ Point Visible ชอบทดสอบแนวคิดใหม่ โปรเจ็กต์ที่มีข้อกำหนดไม่ชัดเจน และต่อสู้กับแรงกดดันด้วยทัศนคติที่สบายๆ

กระทู้ล่าสุดโดย Senko Duras (ดูทั้งหมด)

• วิธีเปลี่ยนกลยุทธ์การตลาดของคุณในช่วงการระบาดของ COVID-19 - 27 มีนาคม 2020
• วิธีจัดการแคมเปญ Blogger Outreach หลายรายการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Breeze.pm และ Slack - 25 ตุลาคม 2016