Jak skutecznie zarządzać wieloma kampaniami informacyjnymi Bloggera za pomocą Breeze.pm i Slack?

Są dwa rodzaje ludzi – ci, którzy uważają, że proces docierania do blogerów jest trywialny (po prostu wyślij e-maile, prawda!) i ci, którzy wiedzą, że nie.

Obaj mają rację.

Niezależnie od tego, czy chcesz wysłać zaproszenie do postu gościa, czy po prostu przedyskutować jakiś pomysł, jednym z warunków skutecznej kampanii docierania do blogerów jest naturalność w e-mailach.

Naturalność jest łatwa, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do innej osoby o tych samych zainteresowaniach. To coś, co możesz zrobić w środku nocy.

I na tym zwykle kończy się „łatwa” część.

Czemu?

Wysyłanie wiadomości e-mail jest łatwe. Wysyłanie ich dziesiątek lub setek w krótkim czasie i profesjonalne zarządzanie wszystkimi wątkami konwersacji nie jest.

Aby to ułatwić, będziesz potrzebować narzędzi, zestawu reguł i przepływu pracy. I o tym jest ten post.

Wyzwanie

Zastrzeżenie: Stworzenie środowiska, które będzie wspierać proces docierania do blogerów, jest indywidualne i można to zrobić na wiele sposobów. To silnie zależy od specyfiki procesu i osobistych preferencji. Środowisko opisane w tym poście niekoniecznie jest najlepszą opcją, ale jest to rozwiązanie, które działa dla naszego procesu i zespołu.

Zacznijmy od narzędzi.

W tym momencie możesz rozważyć wiele opcji – od prostych arkuszy kalkulacyjnych, aplikacji z listą zadań, różnych narzędzi do zarządzania projektami, po specjalistyczne narzędzia do marketingu treści. Przy tak wielu opcjach wybór nigdy nie jest łatwy.

Dobrym sposobem na rozpoczęcie procesu wyboru narzędzi byłoby wykonanie najpierw badań, sporządzenie krótkiej listy narzędzi, które spełniają Twoje wymagania „na papierze”, i próba faktycznego użycia tych narzędzi w przykładowym projekcie.

Jedno jest pewne – nigdy nie podejmuj ostatecznej decyzji bez faktycznego użycia narzędzia w przykładowym projekcie.

Projekty informacyjne Bloggera, podobnie jak inne typy projektów, mają pewne szczegóły. Oznacza to, że wybrane przez nas narzędzie będzie musiało uwzględniać te konkrety.

Nasze idealne narzędzie musiało spełniać następujące wymagania:

To powinno być proste

Zrezygnowaliśmy z wielu narzędzi, które wypróbowaliśmy tylko dlatego, że miały zbyt wiele opcji. Zbyt wiele opcji wydłuży czas, który musisz spędzić z narzędziem, a na dłuższą metę tego nie chcesz.

Powinien być elastyczny

Nasz proces obejmuje częste aktualizacje specyfikacji kampanii, w oparciu o dane, które otrzymujemy, gdy kampanie są już w toku. W miarę rozwoju projektu często napotykamy nowe możliwości poprzez komunikację z innymi blogerami, do których docieramy. Narzędzie musi obsługiwać przenoszenie/kopiowanie/wklejanie zadań między kampaniami. Tworzenie szablonów dla projektów/kampanii/zadań jest również obowiązkową funkcją. Jednocześnie narzędzie musi pozostać proste. Wiem – oczekiwania są wysokie. Miejmy nadzieję, że nie za wysoko.

Powinno być szybko

Długi czas ładowania za każdym razem, gdy zmieniasz zadania, sprawia, że ​​wszyscy szybko się denerwują.

Powinien obsługiwać dostęp klienta z ograniczonymi uprawnieniami

Dodanie klientów do projektu/kampanii i określenie dokładnie tego, co chcesz, aby widzieli, a co nie, jest obowiązkową funkcją.

Powinno być wizualne

Ponownie, ze względu na złożoność naszych kampanii, potrzebujemy narzędzia, które jest wizualne. Tablice Kanban byłyby idealne.

Powinien mieć funkcję śledzenia czasu

Niektóre nisze są łatwiejsze do uzyskania odpowiedzi od osób, z którymi się kontaktujesz, niż inne. To jest fakt. Jeśli chcesz wiedzieć, jak Twój zespół radzi sobie w różnych okolicznościach i wyciągać wnioski, aby z czasem się doskonalić, konieczne jest śledzenie czasu.

Powinien umożliwiać szybką i intuicyjną komunikację i współpracę z innymi członkami zespołu i klientami

Wzmianki i powiadomienia powinny być częścią narzędzia, a współpraca między członkami zespołu jest prosta i intuicyjna. Powinna też istnieć możliwość ograniczenia, które części komunikacji będą widoczne dla klientów, a jakie powinny pozostać prywatne między członkami zespołu.

Powinien mieć zintegrowany widok kalendarza

Kalendarze sprawiają, że projekty są bardziej przejrzyste i łatwiejsze do skupienia się na tym, co naprawdę ważne. Zarządzanie priorytetami często odgrywa dziś ważną rolę.

Powinien być oparty na chmurze

Po prostu łatwiej jest utrzymywać i uzyskiwać dostęp do danych w chmurze. Nie musisz martwić się o koszty infrastruktury, hostingu, sprzętu i utrzymanie. SaaS to świetna rzecz i polecam używać go, gdy tylko jest to możliwe, ponieważ pomaga nam skupić się na tym, co ważne i niezbędne.

Powinien mieć aplikację mobilną

Dostępność jest ważna. Powiadomienia mobilne są ważne, gdy jesteś poza biurem. A jeśli Twój styl życia wiąże się z podróżami, aplikacja mobilna jest koniecznością.

Powinien mieć dziennik aktywności

Może to brzmieć jak naleganie na szczegóły, ale podczas pracy nad wieloma projektami w zespole, dziennik aktywności znacznie ułatwia śledzenie i wiedza o tym, co się dzieje w danym miejscu.

Już widać, że wybór nie był łatwy. Wypróbowaliśmy dziesiątki narzędzi, w tym Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod i Jira. Znalezienie narzędzia, które spełni wszystkie powyższe wymagania, było wyzwaniem.

Ale nie niemożliwe.

Po tygodniach testowania i oceny mieliśmy zwycięzcę – Breeze.pm za zarządzanie projektem + Slack za komunikację i powiadomienia.

Kluczem jest przepływ pracy

Narzędzia są, cóż, dokładnie tym – po prostu narzędziami. To, jak będą skuteczne, zależy od tego, kto z nich korzysta i jak z nich korzysta.

Teraz, gdy mamy narzędzia, musimy zdefiniować reguły i zaprojektować przepływ pracy.

To, jakie dokładnie będą reguły, zależy w dużej mierze od procesu, którym próbujesz zarządzać.

Co zrobić, gdy pojawi się nowy klient? Co się stanie, jeśli istniejący klient zmieni swoje wymagania lub zaktualizuje swój plan? Kto wprowadza zmiany w specyfikacji projektu? Jakie powiadomienia widzi klient, a jakie tylko zespół projektowy? Jak śledzimy postępy na różnych etapach konkretnego projektu?

Te i wiele innych pytań wymaga odpowiedzi, zanim jeszcze zaczniemy konfigurować przepływ pracy. Ideą dobrze zaprojektowanego przepływu pracy jest jak najbardziej naturalne podążanie za procesem biznesowym. Tak więc pierwszym krokiem w tworzeniu środowiska zarządzania projektami jest szczegółowe poznanie procesu. Ponieważ analiza procesów biznesowych to zupełnie osobny temat, zakładamy, że ta część została omówiona poprawnie.

Kontynuujmy przykładową kampanię docierającą do blogerów. Przepływ pracy może wyglądać tak:

1. Wchodzi nowy klient.
2. Członek naszego zespołu zostaje przypisany do klienta jako kierownik kampanii.
3. Menedżer kampanii dba o:
   1. Konfiguracja projektu w Breeze.pm
   2. Przypisanie wszystkich zadań odpowiednim członkom zespołu
   3. Zaproszenie klienta do projektu w Breeze.pm
   4. Przydzielanie klientowi zadań związanych z klientem
   5. Wysyłanie klientowi wiadomości e-mail z niezbędnymi informacjami o rozpoczęciu kampanii
   6. Śledzenie wykonania wszystkich zadań na co dzień
   7. Komunikowanie wszystkich ważnych wydarzeń w kampanii z klientem
4. W przypadku próśb o wsparcie ze strony klienta może wystąpić jedna z następujących sytuacji:
   1. Menedżer kampanii odpowiada na prośbę o pomoc
   2. W przypadkach, gdy nie jest możliwe natychmiastowe rozpatrzenie zgłoszenia, zgłoszenie jest przekazywane do wsparcia ^drugiego poziomu przez Breeze.pm i tam zostaje rozwiązane

Narzędzia w działaniu – Konfiguracja projektu

Mamy narzędzia i mamy przepływ pracy. Pobawmy się i zobaczmy, jak to wszystko wygląda w akcji.

Pominiemy kroki 1. i 2. z przepływu pracy, ponieważ nie są one związane z tematem, i zaczniemy od konfiguracji projektu.

Aby przyspieszyć pracę i mieć pewność, że każdy projekt jest skonfigurowany optymalnie, w oparciu o doświadczenia z poprzednimi klientami, skorzystamy z szablonów. W ten sposób zapewniamy, że wszystkie nasze projekty są tworzone zgodnie z tym samym formatowaniem i strukturą. Jeśli istnieją pewne szczegóły dotyczące projektu, szablony można dostosować po zastosowaniu w bieżącym projekcie.

W Breeze.pm proces rozpoczyna się od stworzenia projektu.

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, tworzenie projektu jest szybkie. Wystarczy nadać projektowi nazwę, dodać opcjonalny opis, zaprosić członków zespołu i wybrać szablon do stworzenia projektu. Opcje budżetu i grupy są opcjonalne.

Szablony w Breeze.pm to w rzeczywistości zwykłe projekty wstępnie wypełnione listami i symbolami zastępczymi zadań. Przykładowy szablon wygląda tak:

Nie będę tu zagłębiał się w interfejs Breeze.pm (to całkiem proste). Główną część ekranu szablonu/projektu zajmują listy zadań. Każda kolumna (Todo, Doing, Done itp.) reprezentuje listę, a każde pole to zadanie.

Kluczem jest tutaj cykl życia zadania. Każde zadanie rozpoczyna swój cykl życia na liście rzeczy do zrobienia. Gdy zadanie zostanie przydzielone członkowi zespołu, przechodzi z listy Todo na inne listy, zwykle w jednym z następujących kierunków:

• Do zadań wewnętrznych (na przykład zadanie „Konfiguracja kampanii”)
  • Todo -> Robienie (gdy wyznaczona osoba zaczyna nad tym pracować) -> Gotowe
• Do zadań, które muszą być również widoczne dla klienta
  • Todo -> Robienie (gdy wyznaczona osoba zaczyna nad tym pracować) -> Lista postępów w dążeniu do popularyzacji

Tutaj dochodzimy do kolejnej ważnej funkcji – integracji klienta. Breeze.pm pozwala nam dodawać klientów do projektu i określać, do jakich części projektu mają dostęp.

Na powyższym zrzucie szablonu projekt jest zdefiniowany w taki sposób, że 4 ciemnoszare listy są prywatne, a 3 jasnoszare listy są widoczne dla klienta. Dzięki temu kontrola dostępu jest bardzo zgrabna — każde zadanie może rozpocząć się jako prywatne lub udostępnione klientowi i przechodzić przez różne listy w trakcie swojego cyklu życia.

Po utworzeniu projektu z szablonu i dostosowaniu go na podstawie specyfiki konkretnego projektu, wysyłamy do klienta zaproszenie.

Dla każdego klienta możliwe jest dostrojenie konfiguracji uprawnień (jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu). Klient zostanie powiadomiony e-mailem o zaproszeniu i wystarczy, że kliknie w link „Zaakceptuj zaproszenie”.

Tutaj możesz zobaczyć jak wygląda ten sam projekt z konta klienta:

Jak widać, widoczne są tu tylko jasnoszare kolumny. W naszym procesie interfejs klienta zawiera trzy kolumny: zadania i raporty związane z procesem outreach, listę rzeczy do zrobienia, na której przypisujemy zadania klientom (gdy potrzebujemy dodatkowych informacji lub odpowiedzi na jakieś pytanie) oraz kolumnę zawierającą ważne kampanie powiązane dokumenty i notatki.

Zarówno listy, jak i zadania można dostosować, zmieniając ich właściwości.

Na przykład z listami możesz wykonać następujące czynności:

• Spraw, by były ukryte lub widoczne dla klientów.
• Zapobiegaj wyświetlaniu zadań z określonej listy na stronie zadań (przydatne na przykład w przypadku list „Dokumenty i notatki”).
• Zdefiniuj domyślny status nadawany zadaniu, które trafia na tę listę (na przykład status „Gotowe” dla listy zadań, które zostały ukończone)

Zadania mają jeszcze więcej właściwości.

Oto kilka z najbardziej przydatnych:

• ocena
  • Każde zadanie można oznaczyć 4 różnymi statusami: Wykonane, Gotowe, Wstrzymane i Zablokowane. W oparciu o status zadań i filtry, których używasz na liście zadań, możesz na przykład wybrać wyświetlanie na liście zadań dziennych tylko tych zadań, nad którymi można pracować. Ta funkcja jest przydatna, gdy chcesz usunąć szum z listy zadań (na przykład zadania, nad którymi nie można pracować, ponieważ są z jakiegoś powodu zablokowane)
• Kolor
  • Oprócz statusu każde zadanie można również oznaczyć kolorem, co również może zmniejszyć hałas. Większość ludzi jest wizualna, a kolory ułatwiają śledzenie, gdy na ekranie są dziesiątki zadań.
• Pliki
  • Breeze.pm jest zintegrowany ze wszystkimi głównymi usługami udostępniania plików. Cechą, o której chciałbym tutaj wspomnieć, jest to, że możesz uzyskać jeszcze więcej wizualnych zadań, przypisując do nich obraz.

• Opcje przypisania i terminu płatności
  • Przeważnie oczywiste. Każde zadanie można komuś przypisać i można określić termin wykonania.
• Śledzenie czasu
  • Czas można śledzić ręcznie lub za pomocą timera.
• Sekcja komentarzy
  • Każde zadanie ma wątek komentarzy, z którego mogą korzystać wszyscy członkowie zespołu przypisani do projektu, w tym również klient.

Kontrola uprawnień idzie nieco dalej na poziomie zadania. Nawet w przypadku zadań, które są widoczne dla klientów, można kontrolować, jakie komentarze chcesz zachować jako prywatne i widoczne tylko dla wewnętrznych członków zespołu.

W tym momencie mamy już omówione wszystkie podstawy i jesteśmy gotowi, aby przejść dalej.

Kampania w toku

Aby uprościć sprawę, skupmy się na jednym zadaniu i zobaczmy, co się z nim dzieje w miarę postępu kampanii. Jako przykład przyjmiemy zadanie zbudowania silnego (Domain Authority 70+) postu gościnnego dla klienta.

Projekt rozpoczyna się od zadania na liście rzeczy do zrobienia.

Pierwszy krok w cyklu życia zadania jest realizowany, gdy zostanie przydzielony. Gdy menedżer kampanii przypisze zadanie, w prawym dolnym rogu pola zadania pojawi się mała ikona awatara. Możemy również zdefiniować termin, który będzie widoczny w lewej dolnej części pola zadania. Będzie również widoczny na liście zadań cesjonariusza.

Gdy tylko osoba przypisana do zadania zacznie nad nim pracować, wystarczy przeciągnąć i upuścić zadanie na listę Doing. Gwarantuje to, że aktualne informacje o stanie projektu są zawsze dostępne dla innych członków zespołu i kierownika kampanii.

Dopóki zadanie nie zostanie ukończone, będzie miało status „Gotowe” lub prawdopodobnie „Wstrzymane” lub „Zablokowane”. Gdy dojdziemy do punktu, w którym chcemy, aby był widoczny dla klienta, osoba przydzielona do zadania przenosi ją na listę postępów w Outreach.

W międzyczasie zlecający zadanie dba o aktualizowanie opisu zadania wraz ze wszystkimi ważnymi informacjami na jego temat.

I wreszcie, gdy zadanie zostanie zakończone, cesjonariusz oznacza je jako „Gotowe”.

Zadanie oznaczone jako „Gotowe” nadal będzie widoczne w przeglądzie projektu, ale łatwo będzie je odfiltrować z osobistej listy zadań, gdzie zazwyczaj chcemy widzieć tylko te zadania, które wymagają naszej uwagi.

Opisany przeze mnie przepływ pracy to tylko jedna próbka. Podobne przepływy pracy można zdefiniować również dla innych typów procesów.

Integracja ze Slackiem

Jeśli nie używasz Slacka do współpracy ze swoim zespołem, powinieneś. W prostych słowach, Slack to potężna aplikacja komunikatora dla zespołów, skoncentrowana na biznesie.

Breeze.pm domyślnie zapewnia integrację ze Slackiem i działa świetnie.

Dla każdego projektu istnieje możliwość zdefiniowania, jakie typy powiadomień będą przekazywane do Slacka.

Na podstawie osobistych preferencji można dostosować powiadomienia w taki sposób, aby uzyskać optymalną konfigurację.

Krótkie podsumowanie

Opisane powyżej środowisko i konfiguracja to skuteczny sposób na śledzenie projektów, które nie są dobrze zdefiniowane, na przykład projekty związane z zasięgiem blogerów lub marketingiem treści. Łącząc Breeze.pm i Slack stworzyliśmy system, który działa dobrze na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych (zarówno Breeze.pm, jak i Slack mają bardzo funkcjonalne aplikacje mobilne).

Breeze.pm, jako narzędzie do zarządzania projektami, jest wysoce konfigurowalny i obsługuje niektóre zaawansowane funkcje, takie jak śledzenie czasu i nieograniczona liczba kont klientów w swojej podstawowej wersji. Nadaje się do zarządzania wszystkimi rodzajami procesów, które nie wymagają zbyt skomplikowanych narzędzi (np. Jira).

Slack, narzędzie do komunikacji i współpracy zespołowej, jest doskonałym dodatkiem do Breeze.pm. Usuwa funkcję czatu z narzędzia do zarządzania projektami, co w naszym przypadku okazało się świetną rzeczą. Kiedy chcesz porozmawiać z członkiem zespołu, możesz to zrobić naprawdę szybko. Slack jest liderem w tej dziedzinie. Dodaj do tego inteligentne powiadomienia i masz idealną konfigurację.

Zdobyta wiedza

Poprzez proces tworzenia działającego środowiska zarządzania projektami dla blogerów i projektu content marketingowego, wiele się nauczyliśmy.

Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego

Najważniejszą rzeczą w przepływach pracy jest przekazanie reguł przepływu pracy całemu zespołowi. Bez jasnego i dobrze skomunikowanego zestawu zasad narzędzie, bez względu na to, jak wspaniałe jest, niewiele zdziała. Wszyscy członkowie zespołu muszą być świadomi powodów, dla których ważne jest właściwe korzystanie z narzędzia. Dopiero gdy cały zespół z niego korzysta, narzędzie ma swoje przeznaczenie.

Ewolucja, nie rewolucja

Jest wysoce prawdopodobne, że żadne z narzędzi nie będzie idealnie pasować do Twojego dokładnego procesu. Będziesz musiał dostosować narzędzie. Dostosowanie zwykle działa najlepiej, gdy odbywa się w iteracjach. Gdy zauważysz jedną rzecz, którą chcesz poprawić w narzędziu lub w szablonach, zrób to i przetestuj. Jeśli testy wykażą, że jest więcej miejsca na ulepszenia, dostosuj ponownie. Może to być czasochłonny proces, ale warto, ponieważ codziennie będziesz spędzać czas z tym przepływem pracy. Im bardziej dostosujesz narzędzie do swoich konkretnych wymagań, tym lepsze będzie Twoje doświadczenie z narzędziem.

Nie zadowalaj się na dobre

Żądaj najlepszego dopasowania. Kompromisy przy wyborze narzędzia, które wesprze Twoje główne procesy, to zgoda na frustrację w dłuższej perspektywie. Akceptuj kompromisy tylko wtedy, gdy masz absolutną pewność, że nie ma innego sposobu na zrobienie tego w lepszy sposób.

Mniej znaczy więcej

Jeśli nie potrzebujesz skomplikowanego narzędzia, nie idź z nim. Pochłonie Twój czas i ostatecznie prawdopodobnie przestaniesz go używać, ponieważ będzie zbyt dużo pracy z samym narzędziem. Równowaga jest tutaj ważna – narzędzie, które wybierzesz, powinno być wystarczająco potężne, aby wesprzeć Twój proces i wystarczająco proste, aby umożliwić Ci to szybkie i łatwe. Klikanie dziesiątki razy przez interfejs tylko po to, aby zaktualizować pojedyncze słowo w zadaniu, nie jest sposobem na spędzanie czasu.

Wizualizacja jest dobra

Jeśli Twój proces obejmuje zaangażowanie członków zespołu w wiele projektów, rozważ użycie narzędzia wizualnego do pracy. Zwykły tekst po pewnym czasie staje się trudny do odczytania i śledzenia. Ludzie zazwyczaj znacznie lepiej postrzegają dane przedstawione wizualnie. Tablice Kanban są zazwyczaj dobrym rozwiązaniem.

Ostatnie słowa

Nie ma jednego uniwersalnego narzędzia, które byłoby odpowiednie dla wszystkich procesów i projektów, którymi chcesz zarządzać.

Pytanie brzmi, jak znaleźć właściwy.

Zwykle nie jest to proste, ale na szczęście, jeśli dokonasz właściwego wyboru, prawdopodobnie nie będziesz musiał tego robić w najbliższym czasie. Zainwestowanie czasu w odpowiednie przetestowanie narzędzia do zarządzania projektami i współpracy zespołowej może zaoszczędzić wiele bólu głowy w przyszłości.

Moja rada jest taka, nie spiesz się, aby to zrobić. Przeprowadź badania, stwórz listę narzędzi, przetestuj je. A potem przetestuj je więcej.

Narzędzie, z którym zdecydujesz się skorzystać, będzie narzędziem, z którym będziesz spędzać czas każdego dnia.

To wybór, na który warto poświęcić czas.

• Autor
• Najnowsze posty

Senko Duras

Pasjonat marketingu cyfrowego, przedsiębiorczości, rozwoju i podróży, Senko jest również współzałożycielem Diversis Digital i Point Visible. Uwielbia testować nowe pomysły, projekty o niejasnych specyfikacjach i walczyć z presją poprzez wyluzowanie.

Najnowsze wpisy autorstwa Senko Duras (zobacz wszystkie)

• Jak zmienić swoją strategię marketingową podczas pandemii COVID-19 - 27 marca 2020 r.
• Jak skutecznie zarządzać wieloma kampaniami typu Blogger Outreach za pomocą Breeze.pm i Slack - 25 października 2016 r.