Comment gérer efficacement plusieurs campagnes de sensibilisation de blogueurs avec Breeze.pm et Slack

Il existe deux types de personnes – celles qui pensent que le processus de sensibilisation des blogueurs est trivial (il suffit d'envoyer les e-mails, duh !), et celles qui savent que ce n'est pas le cas.

Les deux ont raison.

Que ce soit pour envoyer un message d'invité ou simplement pour discuter d'une idée, l'une des conditions préalables à la réussite d'une campagne de sensibilisation des blogueurs est d'être naturel dans vos e-mails.

Et être naturel est facile si vous envoyez un e-mail à une autre personne ayant les mêmes intérêts. C'est quelque chose que vous pourriez faire au milieu de la nuit.

Et c'est aussi là que se termine généralement la partie "facile".

Pourquoi?

L'envoi d'un e-mail est simple. L'envoi de dizaines ou de centaines d'entre eux en peu de temps et la gestion professionnelle de tous les fils de conversation ne l'est pas.

Pour faciliter les choses, vous aurez besoin d'outils, d'un ensemble de règles et d'un workflow. Et c'est de cela qu'il s'agit dans ce post.

Le défi

Avis de non-responsabilité : la mise en place d'un environnement qui soutiendra un processus de sensibilisation des blogueurs est individuelle et peut être effectuée de plusieurs manières. Cela dépend fortement des spécificités du processus et des préférences personnelles. L'environnement décrit dans cet article n'est pas nécessairement la meilleure option, mais c'est une solution qui fonctionne pour notre processus et notre équipe.

Commençons par les outils.

À ce stade, vous pouvez envisager de nombreuses options - des simples feuilles de calcul, des applications de liste de tâches, divers outils de gestion de projet aux outils spécialisés pour le marketing de contenu. Avec autant d'options, la sélection n'est jamais facile.

Une bonne façon de démarrer le processus de sélection des outils serait de faire d'abord la recherche, de dresser une liste restreinte d'outils qui répondent à vos exigences « sur papier » et d'essayer d'utiliser réellement les outils sélectionnés sur un exemple de projet.

Une chose est sûre : ne prenez jamais la décision finale sans réellement essayer d'utiliser l'outil sur un exemple de projet.

Les projets de sensibilisation de Blogger, probablement comme tout autre type de projet, ont des spécificités. Cela signifie que l'outil que nous choisirons devra répondre à ces spécificités.

Notre outil idéal devait répondre aux exigences suivantes :

ça doit être simple

Nous avons abandonné de nombreux outils que nous avons essayés simplement parce qu'ils avaient trop d'options. Trop d'options augmenteront le temps que vous aurez à passer avec l'outil, et vous ne le souhaitez pas à long terme.

il doit être souple

Notre processus comprend des mises à jour fréquentes des spécifications des campagnes, en fonction des informations que nous obtenons lorsque les campagnes sont déjà en cours. Au fur et à mesure que le projet avance, nous rencontrons souvent de nouvelles opportunités grâce à la communication avec d'autres blogueurs que nous contactons. L'outil doit prendre en charge les tâches de déplacement/copie/collage entre les campagnes. La création de modèles pour les projets/campagnes/tâches est également une fonctionnalité obligatoire. En même temps, l'outil doit rester simple. Je sais – les attentes sont élevées. Espérons que ce ne soit pas trop haut.

ça devrait être rapide

Un temps de chargement long à chaque fois que vous changez de tâche rend quelqu'un nerveux rapidement.

Il devrait prendre en charge l'accès client avec des autorisations restreintes

Ajouter des clients à un projet/une campagne et spécifier exactement ce que vous voulez qu'ils voient, et ce qui ne l'est pas, est une fonctionnalité obligatoire.

ça doit être visuel

Encore une fois, en raison de la complexité de nos campagnes, nous avons besoin d'un outil visuel. Les tableaux Kanban seraient parfaits.

Il devrait avoir une fonction de suivi du temps

Certains créneaux sont plus faciles à obtenir une réponse des personnes que vous contactez que d'autres. C'est un fait. Si vous souhaitez connaître les performances de votre équipe dans différentes circonstances et tirer des conclusions afin de vous améliorer avec le temps, le suivi du temps est nécessaire.

Il doit permettre une communication et une collaboration rapides et intuitives avec les autres membres de l'équipe et les clients

Les mentions et notifications doivent faire partie de l'outil, et la collaboration entre les membres de l'équipe doit être simple et intuitive. En outre, il devrait être possible de restreindre les parties de la communication qui seront visibles pour les clients et celles qui devraient rester privées entre les membres de l'équipe.

Il devrait avoir une vue calendrier intégrée

Les calendriers rendent les projets plus clairs et plus faciles à se concentrer sur ce qui est vraiment important. La gestion des priorités joue souvent un rôle important aujourd'hui.

Il devrait être basé sur le cloud

Il est tout simplement plus facile de maintenir et d'accéder aux données dans un cloud. Vous n'avez pas à vous soucier des coûts d'infrastructure, d'hébergement ou de matériel et de la maintenance. Le SaaS est une excellente chose et je recommande de l'utiliser autant que possible, car il nous aide à nous concentrer sur ce qui est important et essentiel.

Il devrait avoir une application mobile

L'accessibilité est importante. Les notifications mobiles sont importantes lorsque vous n'êtes pas au bureau. Et si votre style de vie implique de voyager, une application mobile est indispensable.

Il devrait avoir un journal d'activité

Cela peut sembler insister sur les détails, mais lorsque vous travaillez sur plusieurs projets en équipe, le journal d'activité facilite le suivi et la connaissance de ce qui se passe.

Vous pouvez déjà voir que la sélection n'a pas été facile. Nous avons essayé des dizaines d'outils, dont Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod et Jira. Trouver un outil qui répond à toutes les exigences ci-dessus était un défi.

Mais pas impossible.

Après des semaines de tests et d'évaluations, nous avons eu un gagnant - Breeze.pm pour la gestion de projet + Slack pour la communication et les notifications.

La clé est dans le flux de travail

Les outils sont, eh bien, exactement cela – juste des outils. Leur efficacité dépendra de ceux qui les utilisent et de la manière dont ils les utilisent.

Maintenant, lorsque nous avons les outils, nous devons définir des règles et concevoir un workflow.

Quelles seront exactement les règles dépend fortement du processus que vous essayez de gérer.

Que faire lorsqu'un nouveau client arrive ? Que se passe-t-il si un client existant modifie ses exigences ou met à niveau son plan ? Qui fait les changements dans les spécifications du projet ? Quelles notifications sont vues par le client, et lesquelles uniquement par l'équipe de projet ? Comment suivre l'avancement des différentes phases d'un projet spécifique ?

Ces questions et bien d'autres nécessitent des réponses avant même de commencer à configurer le flux de travail. L'idée d'un workflow bien conçu est de suivre votre processus métier le plus naturellement possible. Ainsi, la toute première étape de la mise en place d'un environnement de gestion de projet consiste à connaître votre processus en détail. Comme l'analyse des processus métier est un sujet complètement séparé, nous supposerons que cette partie a été correctement couverte.

Continuons avec un exemple de campagne de sensibilisation des blogueurs. Le flux de travail pourrait ressembler à ceci :

1. Un nouveau client arrive.
2. Un membre de notre équipe est affecté au client en tant que gestionnaire de campagne.
3. Le gestionnaire de campagne s'occupe des éléments suivants :
   1. Mettre en place un projet dans Breeze.pm
   2. Attribuer toutes les tâches aux bons membres de l'équipe
   3. Inviter le client au projet dans Breeze.pm
   4. Attribuer les tâches liées au client au client
   5. Envoyer un e-mail au client avec les informations essentielles sur le début de la campagne
   6. Suivi de l'exécution de toutes les tâches au quotidien
   7. Communiquer tous les événements importants de la campagne avec le client
4. En cas de demande d'assistance par le client, l'un des événements suivants peut se produire :
   1. Le gestionnaire de campagne répond à la demande d'assistance
   2. Dans les cas où il n'est pas possible de résoudre la demande d'assistance immédiatement, la demande est transmise au support de 2 ^e niveau via Breeze.pm et elle y est résolue.

Outils en action – Configuration du projet

Nous avons les outils et nous avons le flux de travail. Amusons-nous et voyons à quoi tout cela ressemble en action.

Nous sauterons les étapes 1 et 2 du flux de travail, car elles ne sont pas pertinentes pour le sujet, et commencerons par la configuration du projet.

Pour accélérer les choses et être sûr que chaque projet est mis en place de manière optimale, en fonction de l'expérience avec les clients précédents, nous utiliserons des modèles. De cette façon, nous nous assurons que tous nos projets sont mis en place selon le même format et la même structure. S'il y a des spécificités sur le projet, les modèles peuvent être ajustés une fois appliqués au projet en cours.

Dans Breeze.pm, le processus commence par la création du projet.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, la création du projet est rapide. Tout ce que vous avez à faire est de nommer le projet, d'ajouter une description facultative, d'inviter des membres de l'équipe et de choisir le modèle de création de projet. Les options budget et groupe sont toutes deux facultatives.

Les modèles dans Breeze.pm ne sont en fait que des projets réguliers pré-remplis avec des listes et des espaces réservés pour les tâches. Un exemple de modèle ressemble à ceci :

Je n'entrerai pas trop dans l'interface Breeze.pm ici (c'est assez simple). La partie principale de l'écran modèle/projet est couverte par des listes de tâches. Chaque colonne (Todo, Doing, Done, etc.) représente une liste, et chaque case est une tâche.

La clé ici est un cycle de vie des tâches. Chaque tâche commence son cycle de vie dans une liste de tâches. Au fur et à mesure que la tâche est attribuée à un membre de l'équipe, elle passe de Todo à d'autres listes, généralement dans l'une des directions suivantes :

• Pour les tâches internes (par exemple, tâche « Configuration de la campagne »)
  • Todo -> Doing (quand une personne assignée commence à travailler dessus) -> Done
• Pour les tâches qui doivent également être visibles pour le client
  • À faire -> À faire (quand une personne affectée commence à y travailler) -> Liste de progression de la sensibilisation

Nous arrivons ici à une autre caractéristique importante - l'intégration du client. Breeze.pm nous permet d'ajouter des clients au projet et de définir à quelles parties du projet ils peuvent accéder.

Sur la capture d'écran du modèle ci-dessus, le projet est défini de manière à ce que 4 listes gris foncé soient privées et 3 listes gris clair soient visibles par le client. Cela rend le contrôle d'accès très soigné - n'importe quelle tâche peut commencer comme privée ou partagée avec un client et parcourir les différentes listes au cours de son cycle de vie.

Une fois le projet créé à partir du modèle et personnalisé en fonction des spécificités du projet spécifique, nous envoyons une invitation au client.

Pour chaque client, il est possible d'affiner la configuration des autorisations (comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus). Le client sera informé par e-mail de l'invitation et il lui suffit de cliquer sur le lien « Accepter l'invitation ».

Ici, vous pouvez voir à quoi ressemble le même projet depuis le compte du client :

Comme vous pouvez le voir, seules les colonnes gris clair sont visibles ici. Dans notre processus, l'interface du client contient trois colonnes : les tâches et les rapports liés au processus de sensibilisation, la liste de tâches où nous attribuons des tâches aux clients (lorsque nous avons besoin d'informations supplémentaires ou d'une réponse à une question) et la colonne qui contient une campagne importante -documents et notes connexes.

Les listes et les tâches peuvent être personnalisées en modifiant leurs propriétés.

Par exemple, avec les listes, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Rendez-les masqués ou visibles pour les clients.
• Empêcher les tâches d'une liste spécifique d'être visibles sur la page des tâches (utile pour les listes « Docs & Notes » par exemple).
• Définissez un statut par défaut attribué à la tâche qui figure sur cette liste (par exemple, le statut « Terminé » pour la liste des tâches terminées)

Les tâches ont encore plus de propriétés.

Voici quelques-uns des plus utiles :

• marque
  • Chaque tâche peut être marquée avec 4 statuts différents : Terminé, Prêt, En attente et Bloqué. En fonction du statut des tâches et des filtres que vous utilisez sur la liste des tâches, vous pouvez, par exemple, choisir de n'afficher dans votre liste de tâches quotidiennes que les tâches prêtes à être traitées. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous souhaitez supprimer le bruit de votre liste de tâches (par exemple, les tâches sur lesquelles vous ne pouvez pas travailler car elles sont bloquées pour une raison quelconque)
• Couleur
  • En plus du statut, chaque tâche peut également être marquée par une couleur, ce qui peut également réduire le bruit. La plupart des gens sont visuels et les couleurs facilitent le suivi lorsqu'il y a des dizaines de tâches à l'écran.
• Des dossiers
  • Breeze.pm est intégré à tous les principaux services de partage de fichiers. La caractéristique que je voudrais mentionner ici est que vous pouvez obtenir encore plus de visuel avec les tâches en lui attribuant une image.

• Options d'attribution et de date d'échéance
  • La plupart du temps explicite. Chaque tâche peut être assignée à quelqu'un et une date d'échéance peut être définie.
• Suivi du temps
  • Le temps peut être suivi manuellement ou à l'aide de la minuterie.
• Section commentaires
  • Chaque tâche a un fil de commentaires qui peut être utilisé par tous les membres de l'équipe affectés au projet, y compris le client.

Le contrôle des autorisations va un peu plus loin au niveau des tâches. Même pour les tâches visibles par les clients, il est possible de contrôler les commentaires que vous souhaitez garder privés et visibles uniquement par les membres de l'équipe interne.

À ce stade, nous avons toutes les bases couvertes et nous sommes prêts à passer à autre chose.

Campagne en cours

Pour simplifier les choses, concentrons-nous sur une seule tâche et voyons ce qui se passe avec elle au fur et à mesure que la campagne progresse. À titre d'exemple, nous prendrons la tâche de créer une publication d'invité forte (Autorité de domaine 70+) pour un client.

Le projet commence par la tâche dans la liste Todo.

La première étape du cycle de vie de la tâche est accomplie lorsqu'elle est affectée. Lorsque le gestionnaire de campagne attribue la tâche, une petite icône d'avatar sera visible en bas à droite de la zone de tâche. Nous pouvons également définir la date d'échéance, qui deviendra visible en bas à gauche de la boîte des tâches. Il sera également visible sur la liste des tâches des personnes affectées.

Dès que la personne affectée à la tâche commence à y travailler, il lui suffit de la faire glisser et de la déposer dans la liste Doing. Cela garantit que des informations à jour sur l'état du projet sont toujours disponibles pour les autres membres de l'équipe et le directeur de campagne.

Tant que la tâche n'est pas terminée, elle sera soit en statut « Prêt », soit éventuellement en « En attente » ou « Bloqué ». Une fois que nous arrivons au point où nous voulons le rendre visible pour le client, le responsable de la tâche le déplace vers la liste de progression de la sensibilisation.

En attendant, le responsable de la tâche s'occupe de tenir à jour la description de la tâche avec toutes les informations importantes la concernant.

Et, enfin, lorsque la tâche est terminée, le cessionnaire la marque comme « Terminé ».

La tâche marquée comme « Terminé » sera toujours visible dans la vue d'ensemble du projet, mais il sera facile de la filtrer de la liste des tâches personnelles, où nous voulons généralement voir uniquement les tâches qui nécessitent notre attention.

Le flux de travail que je viens de décrire n'est qu'un exemple. Des workflows similaires peuvent également être définis pour d'autres types de processus.

Intégration avec Slack

Si vous n'utilisez pas Slack pour collaborer avec votre équipe, vous devriez le faire. En termes simples, Slack est une puissante application de messagerie pour les équipes, axée sur les affaires.

Breeze.pm fournit une intégration avec Slack par défaut et cela fonctionne très bien.

Pour chaque projet, il est possible de définir quels types de notification seront transmis à Slack.

En fonction des préférences personnelles, il est possible d'affiner les notifications de manière à obtenir la configuration optimale.

Court résumé

L'environnement et la configuration expliqués ci-dessus sont un moyen efficace de suivre les projets qui ne sont pas nécessairement bien définis, comme par exemple les projets de sensibilisation des blogueurs ou de marketing de contenu. En combinant Breeze.pm et Slack, nous avons établi un système qui fonctionne bien sur les ordinateurs de bureau et sur les mobiles (Breeze.pm et Slack ont ​​tous deux des applications mobiles très fonctionnelles).

Breeze.pm, en tant qu'outil de gestion de projet, est hautement personnalisable et prend en charge certaines fonctionnalités avancées telles que le suivi du temps et des comptes clients illimités dans sa version de base. Il convient à la gestion de tous types de processus ne nécessitant pas d'outils trop complexes (comme Jira par exemple).

Slack, un outil de communication et de collaboration en équipe, est un excellent ajout à Breeze.pm. Il supprime la fonctionnalité de chat de l'outil de gestion de projet, ce qui s'est avéré être une bonne chose dans notre cas. Lorsque vous souhaitez discuter avec un membre de l'équipe, vous pouvez le faire très rapidement. Slack est un leader dans ce domaine. Ajoutez des notifications intelligentes à cela et vous avez une configuration parfaite.

Leçons apprises

Grâce au processus de mise en place d'un environnement de gestion de projet de travail pour la sensibilisation des blogueurs et le projet de marketing de contenu, nous avons beaucoup appris.

Un pour tous et tous pour un

Le plus important avec les workflows est de communiquer les règles du workflow à toute l'équipe. Sans un ensemble de règles claires et bien communiquées, l'outil, aussi génial soit-il, ne fera pas grand-chose. Tous les membres de l'équipe doivent être conscients des raisons pour lesquelles il est important d'utiliser l'outil de manière appropriée. Ce n'est que lorsque toute l'équipe l'utilise que l'outil a sa raison d'être.

Évolution, pas révolution

Il est fort probable qu'aucun des outils ne correspondra parfaitement à votre processus exact. Vous devrez personnaliser l'outil. La personnalisation fonctionne généralement mieux lorsqu'elle est effectuée par itérations. Lorsque vous remarquez une chose que vous souhaitez améliorer dans l'outil ou dans vos modèles, faites-la et testez-la. Si les tests montrent qu'il y a plus de place pour des améliorations, personnalisez à nouveau. Cela peut prendre beaucoup de temps, mais cela en vaut la peine car vous passerez du temps avec ce flux de travail quotidiennement. Plus vous personnalisez l'outil en fonction de vos besoins spécifiques, meilleure sera votre expérience avec l'outil.

Ne vous contentez pas de bien

Exigez le meilleur match. Faire des compromis lors du choix de l'outil qui soutiendra vos principaux processus, c'est accepter la frustration à long terme. N'acceptez les compromis que si vous êtes absolument sûr qu'il n'y a pas d'autre moyen de faire les choses mieux.

Moins est plus

Si vous n'avez pas besoin d'un outil complexe, ne l'utilisez pas. Cela vous prendra votre temps et vous finirez probablement par arrêter de l'utiliser car il y aura trop de travail avec l'outil lui-même. L'équilibre est important ici - l'outil que vous choisissez doit être suffisamment puissant pour prendre en charge votre processus et suffisamment simple pour vous permettre de le faire rapidement et facilement. Cliquer des dizaines de fois dans l'interface juste pour mettre à jour un seul mot dans une tâche n'est pas la façon dont vous voulez passer votre temps.

Le visuel est bon

Si votre processus inclut l'implication des membres de l'équipe sur plusieurs projets, envisagez d'utiliser un outil visuel pour le travail. Le texte brut devient difficile à lire et à suivre après un certain temps. Les gens perçoivent généralement beaucoup mieux les données lorsqu'elles sont représentées visuellement. Les tableaux Kanban sont généralement une bonne solution.

Derniers mots

Il n'existe pas d'outil unique qui conviendrait à tous les processus et projets que vous souhaitez gérer.

La question est de savoir comment trouver le bon.

Habituellement, ce n'est pas simple, mais heureusement, si vous faites la sélection correctement, vous n'aurez probablement pas à le refaire de sitôt. Investir du temps dans le bon test d'un outil de gestion de projet et de collaboration d'équipe peut vous éviter bien des maux de tête à l'avenir.

Mon conseil est de prendre tout le temps dont vous avez besoin pour le faire. Faites la recherche, présélectionnez les outils, testez-les. Et puis, testez-les davantage.

L'outil que vous déciderez d'utiliser sera l'outil avec lequel vous passerez du temps chaque jour.

C'est une sélection sur laquelle il vaut la peine de s'attarder.

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Senko Duras

Passionné par le marketing digital, l'entrepreneuriat, la croissance et les voyages, Senko est également co-fondateur de Diversis Digital et Point Visible. Aime tester de nouvelles idées, des projets avec des spécifications peu claires et lutter contre la pression avec une attitude décontractée.

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