Breeze.pmとSlackを使用して複数のBloggerアウトリーチキャンペーンを効果的に管理する方法

ブロガーへの働きかけのプロセスは簡単だと思う人（メールを送信するだけです！）とそうでないことを知っている人の2種類があります。

どちらも正しいです。

ゲストの投稿ピッチを送信するために手を差し伸べる場合でも、単にアイデアについて話し合う場合でも、ブロガーのアウトリーチキャンペーンを成功させるための前提条件の1つは、メールで自然であることです。

また、同じ興味を持つ別の人にメールを送信する場合は、自然であることは簡単です。 それはあなたが真夜中にできることです。

そして、それはまた、「簡単な」部分が通常終わるところです。

どうして？

メールの送信は簡単です。 短期間で数十または数百を送信し、すべての会話スレッドを専門的に管理することはできません。

物事を簡単にするために、ツール、一連のルール、およびワークフローが必要になります。 そして、これがこの投稿の内容です。

挑戦

免責事項：ブロガーのアウトリーチプロセスをサポートする環境の設定は個別であり、さまざまな方法で行うことができます。 それはプロセスの詳細と個人的な好みに強く依存します。 この投稿で説明されている環境は必ずしも最良のオプションである必要はありませんが、それは私たちのプロセスとチームにとって有効なソリューションです。

ツールから始めましょう。

この時点で、単純なスプレッドシート、やることリストアプリ、さまざまなプロジェクト管理ツールから、コンテンツマーケティング専用のツールまで、検討できるオプションが多数あります。 非常に多くのオプションがあるため、選択は決して簡単ではありません。

ツール選択プロセスを開始する良い方法は、最初に調査を行い、「紙の上で」要件を満たすツールの候補リストを作成し、サンプルプロジェクトで実際に候補リストのツールを使用することです。

1つ確かなことは、サンプルプロジェクトで実際にツールを使用しようとせずに、最終決定を下すことは絶対にしないということです。

Bloggerのアウトリーチプロジェクトには、おそらく他のプロジェクトタイプと同じように、いくつかの詳細があります。 これは、私たちが選択するツールがこれらの詳細に対処する必要があることを意味します。

私たちの理想的なツールは、次の要件を満たす必要がありました。

シンプルなはずです

選択肢が多すぎるという理由だけで、試した多くのツールをあきらめました。 オプションが多すぎると、ツールを使用する時間が長くなり、長期的にはこれを望まないでしょう。

柔軟でなければなりません

私たちのプロセスには、キャンペーンがすでに進行中のときに取得した入力に基づいて、キャンペーン仕様を頻繁に更新することが含まれます。 プロジェクトが進行しているとき、私たちは連絡を取り合う他のブロガーとのコミュニケーションを通じて新しい機会に出くわすことがよくあります。 ツールは、キャンペーン間の移動/コピー/貼り付けタスクをサポートする必要があります。 プロジェクト/キャンペーン/タスクのテンプレートの作成も必須の機能です。 同時に、ツールはシンプルなままでなければなりません。 私は知っています–期待は高いです。 うまくいけば、高すぎないでください。

速いはずです

タスクを切り替えるたびに読み込み時間が長くなると、誰もがすぐに緊張します。

制限された権限でクライアントアクセスをサポートする必要があります

プロジェクト/キャンペーンにクライアントを追加し、クライアントに表示するものと表示しないものを正確に指定することは必須の機能です。

視覚的である必要があります

繰り返しになりますが、キャンペーンは複雑であるため、視覚的なツールが必要です。 かんばんボードは完璧でしょう。

タイムトラッキング機能が必要です

一部のニッチは、他のニッチよりも連絡先の人からの返信を受け取りやすいです。 事実だ。 チームがさまざまな状況でどのように機能しているかを知り、時間とともに自分自身を向上させるために結論を導き出したい場合は、タイムトラッキングが必要です。

他のチームメンバーやクライアントとの迅速で直感的なコミュニケーションとコラボレーションを可能にする必要があります

言及と通知はツールの一部であり、チームメンバー間のコラボレーションはシンプルで直感的である必要があります。 また、コミュニケーションのどの部分がクライアントに表示されるか、そして何がチームメンバー間で非公開にされるかを制限する可能性があるはずです。

カレンダービューが統合されている必要があります

カレンダーを使用すると、プロジェクトがより明確になり、本当に重要なことに集中しやすくなります。 今日、優先管理はしばしば重要な役割を果たします。

クラウドベースである必要があります

クラウド内のデータの保守とアクセスが簡単になります。 インフラストラクチャ、ホスティング、ハードウェアのコストやメンテナンスについて心配する必要はありません。 SaaSは素晴らしいものであり、重要で不可欠なことに集中するのに役立つため、可能な限りSaaSを使用することをお勧めします。

モバイルアプリが必要です

アクセシビリティは重要です。 不在時のモバイル通知は重要です。 そして、あなたのライフスタイルが旅行を伴う場合、モバイルアプリは必需品です。

アクティビティログが必要です

これは詳細を主張するように聞こえるかもしれませんが、チーム内の複数のプロジェクトで作業する場合、アクティビティログを使用すると、どこで何が起こっているのかを追跡して知ることがはるかに簡単になります。

選択が簡単ではなかったことがすでにわかります。 Trello、Asana、ActiveCollab、BrightPod、Jiraなど、数十のツールを試しました。 上記のすべての要件を満たすツールを見つけることは困難でした。

しかし、不可能ではありません。

数週間のテストと評価の結果、プロジェクト管理のためのBreeze.pm +コミュニケーションと通知のためのSlackという勝者が生まれました。

キーはワークフローにあります

ツールは、まあ、まさにそれです–単なるツールです。 それらがどれほど効率的であるかは、それらを使用する人とそれらをどのように使用するかによって異なります。

ツールができたら、ルールを定義してワークフローを設計する必要があります。

ルールが正確にどのようになるかは、管理しようとしているプロセスに大きく依存します。

新しいクライアントが入ってきたらどうしますか？ 既存のクライアントが要件を変更したり、計画をアップグレードしたりした場合はどうなりますか？ プロジェクトの仕様を変更するのは誰ですか？ クライアントにはどのような通知が表示され、プロジェクトチームだけに何が表示されますか？ 特定のプロジェクトのさまざまなフェーズの進捗状況をどのように追跡しますか？

これらや他の多くの質問は、ワークフローの設定を開始する前に回答が必要です。 適切に設計されたワークフローのアイデアは、ビジネスプロセスを可能な限り自然に追跡することです。 したがって、プロジェクト管理環境をセットアップする最初のステップは、プロセスを詳細に知ることです。 ビジネスプロセス分析は完全に別のトピックであるため、この部分は正しくカバーされていると想定します。

サンプルのブロガーアウトリーチキャンペーンを続けましょう。 ワークフローは次のようになります。

1. 新しいクライアントが入ってきます。
2. 私たちのチームのメンバーは、キャンペーンマネージャーとしてクライアントに割り当てられています。
3. キャンペーンマネージャーは次のことを行います。
   1. Breeze.pmでプロジェクトを設定する
   2. すべてのタスクを適切なチームメンバーに割り当てる
   3. Breeze.pmのプロジェクトにクライアントを招待する
   4. クライアント関連のタスクをクライアントに割り当てる
   5. キャンペーン開​​始に関する重要な情報をクライアントにメールで送信する
   6. 毎日のすべてのタスクの実行の追跡
   7. キャンペーンのすべての重要なイベントをクライアントに伝える
4. クライアントからのサポートリクエストの場合、次のいずれかが発生する可能性があります。
   1. キャンペーンマネージャーがサポートリクエストに応答します
   2. それはすぐにサポート要求を解決することはできません場合には、要求がBreeze.pmを通じて第²レベルのサポートにエスカレートされ、それが解決されています

動作中のツール–プロジェクトのセットアップ

ツールとワークフローがあります。 楽しんで、これらすべてが実際にどのように見えるかを見てみましょう。

手順1と2はトピックに関係がないため、ワークフローからスキップし、プロジェクトのセットアップから開始します。

以前のクライアントでの経験に基づいて、物事をより速くし、各プロジェクトが最適な方法でセットアップされていることを確認するために、テンプレートを使用します。 このようにして、すべてのプロジェクトが同じフォーマットと構造に従ってセットアップされていることを確認します。 プロジェクトに詳細がある場合は、現在のプロジェクトに適用したテンプレートを調整できます。

Breeze.pmでは、プロセスはプロジェクトの作成から始まります。

上のスクリーンショットからわかるように、プロジェクトの作成は迅速です。 プロジェクトに名前を付け、オプションの説明を追加し、チームメンバーを招待して、プロジェクト作成用のテンプレートを選択するだけです。 予算とグループのオプションはどちらもオプションです。

Breeze.pmのテンプレートは、実際にはリストとタスクプレースホルダーが事前に入力された通常のプロジェクトです。 サンプルテンプレートは次のようになります。

ここでは、Breeze.pmインターフェイスについて詳しく説明しません（非常に簡単です）。 テンプレート/プロジェクト画面の主要部分は、タスクリストでカバーされています。 各列（Todo、Doing、Doneなど）はリストを表し、各ボックスはタスクです。

ここで重要なのは、タスクのライフサイクルです。 各タスクは、Todoリストでライフサイクルを開始します。 タスクがチームメンバーに割り当てられると、タスクはTodoから他のリストに移動します。通常は次のいずれかの方向に移動します。

• 内部タスクの場合（たとえば、「キャンピングセットアップ」タスク）
  • Todo->実行中（割り当てられた人が作業を開始したとき）->完了
• クライアントにも表示する必要があるタスクの場合
  • Todo->実行中（割り当てられた人が作業を開始したとき）->アウトリーチ進捗リスト

ここで、もう1つの重要な機能であるクライアント統合について説明します。 Breeze.pmを使用すると、クライアントをプロジェクトに追加し、クライアントがプロジェクトのどの部分にアクセスできるかを定義できます。

上記のテンプレートのスクリーンショットでは、プロジェクトは、4つの濃い灰色のリストが非公開で、3つの薄い灰色のリストがクライアントに表示されるように定義されています。 これにより、アクセス制御が非常に適切になります。どのタスクもプライベートとして開始することも、クライアントと共有することもでき、ライフサイクル中にさまざまなリストを移動できます。

プロジェクトがテンプレートから作成され、特定のプロジェクトの詳細に基づいてカスタマイズされると、クライアントに招待状が送信されます。

クライアントごとに、権限構成の微調整を行うことができます（上のスクリーンショットに示されているように）。 クライアントには招待状がメールで通知されます。クライアントは[招待状を受け入れる]リンクをクリックするだけです。

ここでは、クライアントのアカウントから同じプロジェクトがどのように見えるかを確認できます。

ご覧のとおり、ここには薄い灰色の列のみが表示されています。 私たちのプロセスでは、クライアントのインターフェースには3つの列があります。アウトリーチプロセスに関連するタスクとレポート、クライアントにタスクを割り当てるTo Doリスト（追加情報や質問への回答が必要な場合）、重要なキャンペーンを含む列です。関連するドキュメントとメモ。

リストとタスクの両方は、それらのプロパティを変更することでカスタマイズできます。

たとえば、リストを使用すると、次のことができます。

• それらをクライアントに非表示または表示します。
• 特定のリストのタスクがタスクページに表示されないようにします（たとえば、「ドキュメントとメモ」リストに役立ちます）。
• そのリストに載っているタスクに与えられるデフォルトのステータスを定義します（たとえば、完了したタスクのリストのステータス「完了」）

タスクにはさらに多くのプロパティがあります。

最も有用なもののいくつかを次に示します。

• マーク
  • 各タスクには、完了、準備完了、保留中、ブロック済みの4つの異なるステータスを付けることができます。 タスクリストで使用するタスクのステータスとフィルタに基づいて、たとえば、作業の準備ができているタスクのみを毎日のタスクリストに表示するように選択できます。 この機能は、タスクリストからノイズを削除する場合に役立ちます（たとえば、何らかの理由でブロックされているために作業できないタスク）。
• 色
  • ステータスに加えて、各タスクを色でマークすることもできます。これにより、ノイズを減らすこともできます。 ほとんどの人は視覚的であり、画面上に数十のタスクがある場合、色によって物事を追跡しやすくなります。
• ファイル
  • Breeze.pmは、すべての主要なファイル共有サービスと統合されています。 ここで触れておきたいのは、画像を割り当てることで、タスクをさらに視覚的に表現できることです。

• 割り当てと期日のオプション
  • 主に自明です。 各タスクは誰かに割り当てることができ、期日を定義することができます。
• 時間追跡
  • 時間は手動またはタイマーを使用して追跡できます。
• コメントセクション
  • 各タスクには、クライアントを含むプロジェクトに割り当てられたすべてのチームメンバーが使用できるコメントスレッドがあります。

権限制御は、タスクレベルでもう少し進んでいます。 クライアントに表示されるタスクの場合でも、非公開にして内部チームメンバーのみに表示するコメントを制御することができます。

この時点で、すべての基本事項がカバーされ、次に進む準備ができています。

進行中のキャンペーン

簡単にするために、1つのタスクに焦点を当て、キャンペーンが進行するにつれてそのタスクで何が起こるかを見てみましょう。 サンプルとして、クライアント用の強力な（Domain Authority 70+）ゲスト投稿を作成するタスクを実行します。

プロジェクトは、Todoリストのタスクから始まります。

タスクのライフサイクルの最初のステップは、タスクが割り当てられたときに実行されます。 キャンペーンマネージャーがタスクを割り当てると、タスクボックスの右下に小さなアバターアイコンが表示されます。 期日を定義することもできます。これは、タスクボックスの左下に表示されます。 担当者のタスクリストにも表示されます。

タスクに割り当てられた人がタスクの作業を開始するとすぐに、タスクを実行リストにドラッグアンドドロップするだけです。 これにより、プロジェクトのステータスに関する最新情報を他のチームメンバーやキャンペーンマネージャーがいつでも利用できるようになります。

タスクが完了していない限り、タスクは「準備完了」ステータスになるか、「保留中」または「ブロック済み」になる可能性があります。 クライアントに表示したい時点に到達すると、タスクの担当者はそれをアウトリーチの進捗リストに移動します。

その間、タスクの担当者は、タスクの説明を最新の状態に保ち、タスクに関するすべての重要な情報を提供します。

そして最後に、タスクが完了すると、担当者はタスクに「完了」のマークを付けます。

「完了」とマークされたタスクはプロジェクトの概要に引き続き表示されますが、通常は注意が必要なタスクのみを表示するパーソナルタスクリストから簡単に除外できます。

今説明したワークフローはほんの一例です。 同様のワークフローは、他のプロセスタイプにも定義できます。

Slackとの統合

チームとのコラボレーションにSlackを使用していない場合は、使用する必要があります。 簡単に言うと、Slackは、ビジネスに焦点を当てた、チーム向けの強力なメッセンジャーアプリです。

Breeze.pmはデフォルトでSlackとの統合を提供し、うまく機能します。

プロジェクトごとに、Slackに渡される通知の種類を定義できます。

個人的な好みに基づいて、最適な設定が得られるように通知を微調整することができます。

簡単な要約

上で説明した環境と設定は、ブロガーのアウトリーチやコンテンツマーケティングプロジェクトなど、明確に定義する必要のないプロジェクトを追跡するための効果的な方法です。 Breeze.pmとSlackを組み合わせることで、デスクトップとモバイルでうまく機能するシステムを確立しました（Breeze.pmとSlackはどちらも非常に機能的なモバイルアプリを備えています）。

プロジェクト管理ツールとしてのBreeze.pmは高度にカスタマイズ可能であり、基本バージョンではタイムトラッキングや無制限のクライアントアカウントなどのいくつかの高度な機能をサポートしています。 複雑すぎるツール（Jiraなど）を必要としないすべてのタイプのプロセスの管理に適しています。

チームのコミュニケーションおよびコラボレーションツールであるSlackは、Breeze.pmへの優れた追加機能です。 それは、私たちの場合に素晴らしいこととして示されたプロジェクト管理ツールからチャット機能を削除します。 チームメンバーとチャットしたいときは、とても早くできます。 Slackはその分野のリーダーです。 これにスマート通知を追加すると、完璧な設定ができます。

学んだ教訓

ブロガーのアウトリーチとコンテンツマーケティングプロジェクトのための実用的なプロジェクト管理環境を確立するプロセスを通じて、私たちは多くのことを学びました。

全員は一人のために、一人は全員のために

ワークフローで最も重要なことは、ワークフローのルールをチーム全体に伝えることです。 明確で十分に伝達された一連のルールがなければ、ツールは、それがどれほど優れていても、あまり効果がありません。 すべてのチームメンバーは、ツールを適切な方法で使用することが重要である理由を認識している必要があります。 チーム全体がそれを使用する場合にのみ、ツールにはその目的があります。

革命ではなく進化

どのツールも正確なプロセスに完全に一致するものはない可能性が高いです。 ツールをカスタマイズする必要があります。 カスタマイズは通常、反復で行われる場合に最適に機能します。 ツールまたはテンプレートで改善したいことが1つあることに気付いたら、それを実行してテストします。 テストの結果、改善の余地があることがわかった場合は、もう一度カスタマイズしてください。 これは時間のかかるプロセスになる可能性がありますが、このワークフローに毎日時間を費やすことになるので、それだけの価値があります。 特定の要件に合わせてツールをカスタマイズすればするほど、ツールの使用感が向上します。

永遠に解決しないでください

最適な一致を要求します。 メインプロセスをサポートするツールを選択するときに妥協することは、長期的にはフラストレーションに同意することです。 より良い方法で物事を行う他の方法が絶対にないと確信している場合にのみ、妥協を受け入れてください。

少ないほうがいいですね

複雑なツールが必要ない場合は、それを使用しないでください。 それはあなたの時間を浪費し、最終的には、ツール自体での作業が多すぎるため、おそらくそれを使用するのをやめるでしょう。 ここではバランスが重要です。選択するツールは、プロセスをサポートするのに十分強力であり、それをすばやく簡単に実行できるように十分にシンプルである必要があります。 タスク内の1つの単語を更新するためだけに、インターフェイスを介して何十回もクリックすることは、あなたが時間を過ごしたい方法ではありません。

ビジュアルは良いです

プロセスに複数のプロジェクトへのチームメンバーの関与が含まれる場合は、その作業にビジュアルツールを使用することを検討してください。 プレーンテキストは、しばらくすると読みにくくなり、フォローするのが難しくなります。 人々は通常、視覚的に表現するとデータをはるかによく認識します。 かんばんボードは通常、良い方法です。

最後の言葉

管理したいすべてのプロセスとプロジェクトに適した万能のツールはありません。

問題は、正しいものを見つける方法です。

通常、これは簡単なことではありませんが、幸いなことに、正しく選択すれば、すぐにもう一度行う必要はないでしょう。 プロジェクト管理とチームコラボレーションツールの適切なテストに時間を投資することで、将来の頭痛の種を大幅に減らすことができます。

私のアドバイスは、あなたがそれをするのに必要なすべての時間をとることです。 調査、候補リストツールを実行し、それらをテストします。 そして、それらをさらにテストします。

一緒に行くことにしたツールは、毎日一緒に過ごすツールになります。

それは時間を費やす価値のある選択です。

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センコデュラス

Senkoは、デジタルマーケティング、起業家精神、成長、旅行に情熱を注いでおり、DiversisDigitalとPointVisibleの共同創設者でもあります。 新しいアイデアのテスト、仕様が不明確なプロジェクト、落ち着いた態度でのプレッシャーとの戦いが大好きです。

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