Breeze.pm ve Slack ile Birden Çok Blogger Sosyal Yardım Kampanyasını Etkili Bir Şekilde Yönetme

İki tür insan vardır – blogger sosyal yardım sürecinin önemsiz olduğunu düşünenler (sadece e-postaları gönderin, hah!) ve bunun olmadığını bilenler.

İkisi de haklı.

Konuk gönderisi göndermek ya da sadece bir fikri tartışmak için uzanıyor olun, başarılı blogger sosyal yardım kampanyasının ön koşullarından biri e-postalarınızda doğal olmaktır.

Aynı ilgi alanlarına sahip başka bir kişiye e-posta gönderiyorsanız, doğal olmak kolaydır. Gecenin bir yarısı yapabileceğiniz bir şey.

Ve bu aynı zamanda 'kolay' kısmın da genellikle bittiği yerdir.

Niye ya?

E-posta göndermek kolaydır. Kısa sürede onlarca yüzlercesini göndermek, tüm konuşma dizilerini profesyonelce yönetmek değil.

İşleri kolaylaştırmak için araçlara, bir dizi kurala ve bir iş akışına ihtiyacınız olacak. Ve bu yazı bununla ilgili.

Meydan okuma

Feragatname: Bir blogcuya erişim sürecini destekleyecek bir ortam oluşturmak bireyseldir ve çeşitli şekillerde yapılabilir. Büyük ölçüde sürecin özelliklerine ve kişisel tercihlere bağlıdır. Bu gönderide açıklanan ortam en iyi seçenek değildir, ancak sürecimiz ve ekibimiz için çalışan bir çözümdür.

Araçlarla başlayalım.

Bu noktada, basit hesap tablolarından yapılacaklar listesi uygulamalarına, çeşitli proje yönetim araçlarından içerik pazarlaması için özel araçlara kadar göz önünde bulundurabileceğiniz çok sayıda seçenek vardır. Bu kadar çok seçenek varken seçim yapmak hiç kolay değil.

Araç seçim sürecini başlatmanın iyi bir yolu, önce araştırma yapmak, gereksinimlerinizi karşılayan araçların kısa bir listesini 'kağıt üzerinde' yapmak ve kısa listeye alınan araçları örnek bir projede gerçekten kullanmaya çalışmaktır.

Kesin olan bir şey var ki, aracı bir örnek projede kullanmayı denemeden asla nihai kararı vermeyin.

Blogger sosyal yardım projelerinin, muhtemelen diğer proje türleri gibi bazı özellikleri vardır. Bu, seçtiğimiz aracın bu özellikleri ele alması gerektiği anlamına gelir.

İdeal aracımızın aşağıdaki gereksinimleri karşılaması gerekiyordu:

basit olmalı

Sırf çok fazla seçeneğe sahip oldukları için denediğimiz sayısız araçtan vazgeçtik. Çok fazla seçenek, araçla geçireceğiniz süreyi artıracaktır ve bunu uzun vadede istemezsiniz.

Esnek olmalı

Sürecimiz, kampanyalar devam ederken aldığımız girdilere dayalı olarak kampanya spesifikasyonlarının sık güncellemelerini içerir. Proje ilerlerken, ulaştığımız diğer blog yazarlarıyla iletişim kurarak sık sık yeni fırsatlarla karşılaşıyoruz. Araç, kampanyalar arasında taşıma/kopyalama/yapıştırma görevlerini desteklemelidir. Projeler/kampanyalar/görevler için şablonlar oluşturmak da zorunlu bir özelliktir. Aynı zamanda, araç basit kalmalıdır. Biliyorum - beklentiler yüksek. İnşallah çok yüksek değildir.

Hızlı olmalı

Görevleri her değiştirdiğinizde uzun yükleme süresi, herkesi çabucak gerginleştirir.

Kısıtlı izinlerle istemci erişimini desteklemelidir

Bir projeye/kampanyaya müşteri eklemek ve tam olarak neyi görmelerini isteyip neyi görmediklerini belirtmek zorunlu bir özelliktir.

görsel olmalı

Yine kampanyalarımızın karmaşıklığı nedeniyle görsel bir araca ihtiyacımız var. Kanban panoları mükemmel olurdu.

Zaman takip özelliği olmalı

Bazı nişler, iletişim kurduğunuz insanlardan yanıt almak diğerlerinden daha kolaydır. Bu bir gerçek. Ekibinizin farklı koşullar altında nasıl performans gösterdiğini bilmek ve zamanla kendinizi geliştirmek için sonuçlara varmak istiyorsanız, zaman takibi gereklidir.

Diğer ekip üyeleri ve müşterilerle hızlı ve sezgisel iletişim ve işbirliği sağlamalıdır.

Bahsetmeler ve bildirimler aracın bir parçası olmalı ve ekip üyeleri arasındaki işbirliği basit ve sezgisel olmalıdır. Ayrıca, iletişimin hangi bölümlerinin müşterilere görünür olacağını ve ekip üyeleri arasında nelerin gizli kalması gerektiğini kısıtlama olasılığı olmalıdır.

Entegre takvim görünümüne sahip olmalıdır

Takvimler, projeleri daha net ve gerçekten önemli olan şeylere odaklanmayı kolaylaştırır. Öncelik yönetimi günümüzde genellikle önemli bir rol oynamaktadır.

Bulut tabanlı olmalı

Buluttaki verileri korumak ve bunlara erişmek artık daha kolay. Altyapı, barındırma veya donanım maliyetleri ve bakım konusunda endişelenmenize gerek yok. SaaS harika bir şey ve neyin önemli ve gerekli olduğuna odaklanmamıza yardımcı olduğu için mümkün olduğunda kullanmanızı öneririm.

Mobil uygulaması olmalı

Erişilebilirlik önemlidir. Ofis dışında olduğunuzda mobil bildirimler önemlidir. Ve yaşam tarzınız seyahat etmeyi içeriyorsa, bir mobil uygulama olmazsa olmazdır.

Aktivite günlüğü olmalı

Bu, ayrıntılarda ısrar etmek gibi gelebilir, ancak bir ekipte birden fazla proje üzerinde çalışırken, etkinlik günlüğü, nerede neler olup bittiğini takip etmeyi ve bilmeyi çok daha kolay hale getirir.

Seçimin kolay olmadığını zaten görebilirsiniz. Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod ve Jira dahil onlarca araç denedik. Yukarıdaki her bir gereksinimi karşılayan bir araç bulmak zordu.

Ama imkansız değil.

Haftalarca süren test ve değerlendirmeden sonra bir kazananımız oldu – proje yönetimi için Breeze.pm + iletişim ve bildirimler için Slack.

Anahtar İş Akışındadır

Araçlar, tam olarak budur - sadece araçlar. Ne kadar verimli olacakları, onları kullananlara ve nasıl kullandıklarına bağlıdır.

Artık araçlara sahip olduğumuzda, kuralları tanımlamamız ve bir iş akışı tasarlamamız gerekiyor.

Kuralların tam olarak ne olacağı, büyük ölçüde yönetmeye çalıştığınız sürece bağlıdır.

Yeni bir müşteri geldiğinde ne yapmalı? Mevcut bir müşteri gereksinimlerini değiştirirse veya planını yükseltirse ne olur? Proje şartnamelerindeki değişiklikleri kim yapar? Hangi bildirimler müşteri tarafından ve hangileri sadece proje ekibi tarafından görülür? Belirli bir projenin farklı aşamalarındaki ilerlemeyi nasıl takip ederiz?

Bunlar ve diğer pek çok soru, daha iş akışını kurmaya başlamadan önce yanıtlanması gereken sorulardır. İyi tasarlanmış iş akışı fikri, iş sürecinizi olabildiğince doğal bir şekilde takip etmektir. Bu nedenle, bir proje yönetimi ortamı kurmanın ilk adımı, sürecinizi ayrıntılı olarak bilmektir. İş süreci analizi tamamen ayrı bir konu olduğundan, bu bölümün doğru bir şekilde işlendiğini varsayacağız.

Örnek bir blogger sosyal yardım kampanyasıyla devam edelim. İş akışı şöyle görünebilir:

1. Yeni bir müşteri gelir.
2. Ekibimizin bir üyesi müşteriye kampanya yöneticisi olarak atanır.
3. Kampanya yöneticisi aşağıdakilerle ilgilenir:
   1. Breeze.pm'de proje oluşturma
   2. Tüm görevleri doğru ekip üyelerine atamak
   3. Müşteriyi Breeze.pm'deki projeye davet etme
   4. İstemci ile ilgili görevleri istemciye atama
   5. Müşteriye kampanya başlangıcı hakkında gerekli bilgileri e-posta ile gönderme
   6. Günlük olarak tüm görevlerin yürütülmesinin takibi
   7. Kampanyadaki tüm önemli olayları müşteri ile iletişim kurmak
4. Müşteri tarafından destek talebinde bulunulması durumunda aşağıdakilerden biri gerçekleşebilir:
   1. Kampanya yöneticisi destek isteğine yanıt veriyor
   2. Destek talebinin hemen çözümlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda, talep Breeze.pm üzerinden ^2. seviye desteğe iletilir ve orada çözülür.

Eylemdeki Araçlar – Proje Kurulumu

Araçlarımız ve iş akışımız var. Hadi biraz eğlenelim ve tüm bunların nasıl göründüğünü görelim.

Konuyla alakalı olmadıkları için iş akışındaki 1. ve 2. adımları atlayacağız ve proje kurulumuyla başlayacağız.

İşleri daha hızlı hale getirmek ve önceki müşterilerle edindiğimiz deneyimlere dayanarak her projenin en uygun şekilde kurulduğundan emin olmak için şablonlar kullanacağız. Bu şekilde tüm projelerimizin aynı format ve yapıyı takip ederek kurulmasını sağlıyoruz. Projede bazı özellikler varsa, mevcut projeye uygulandıktan sonra şablonlar ayarlanabilir.

Breeze.pm'de süreç proje oluşturma ile başlar.

Yukarıdaki ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, proje oluşturma hızlıdır. Tek yapmanız gereken projeye bir isim vermek, isteğe bağlı bir açıklama eklemek, ekip üyelerini davet etmek ve proje oluşturmak için şablonu seçmek. Bütçe ve grup seçenekleri isteğe bağlıdır.

Breeze.pm'deki şablonlar aslında yalnızca listeler ve görev yer tutucuları ile önceden doldurulmuş normal projelerdir. Örnek bir şablon şöyle görünür:

Burada Breeze.pm arayüzüne çok fazla girmeyeceğim (oldukça basit). Şablon/proje ekranının ana kısmı görev listeleri ile kaplıdır. Her sütun (Yapılacak, Yapılıyor, Bitti vb.) bir listeyi temsil eder ve her kutu bir görevdir.

Buradaki anahtar bir görev yaşam döngüsüdür. Her görev, yaşam döngüsünü bir Yapılacaklar listesinde başlatır. Görev bir ekip üyesine atandığında, genellikle aşağıdaki yönlerden birinde Todo'dan diğer listelere geçer:

• Dahili görevler için (örneğin, 'Kampanya kurulumu' görevi)
  • Yapılacaklar -> Yapılıyor (atanan bir kişi üzerinde çalışmaya başladığında) -> Bitti
• İstemci tarafından da görülmesi gereken görevler için
  • Yapılacaklar -> Yapılıyor (atanan bir kişi üzerinde çalışmaya başladığında) -> Sosyal yardım ilerleme listesi

Burada bir diğer önemli özelliğe geliyoruz – müşteri entegrasyonu. Breeze.pm, projeye müşteriler eklememize ve projenin hangi bölümlerine erişebileceklerini tanımlamamıza olanak tanır.

Yukarıdaki şablon ekran görüntüsünde proje, 4 koyu gri liste özel ve 3 açık gri liste müşteri tarafından görülebilecek şekilde tanımlanmıştır. Bu, erişim kontrolünü çok düzenli hale getirir - herhangi bir görev, özel olarak başlayabilir veya bir müşteriyle paylaşılabilir ve yaşam döngüsü boyunca çeşitli listeler arasında hareket edebilir.

Proje şablondan oluşturulduktan ve belirli projenin özelliklerine göre özelleştirildikten sonra müşteriye bir davet göndeririz.

Her istemci için izin yapılandırmasında ince ayar yapmak mümkündür (yukarıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi). Müşteri, davet hakkında e-posta yoluyla bilgilendirilecek ve tek yapması gereken “Daveti kabul et” bağlantısına tıklamak.

Burada aynı projenin müşterinin hesabından nasıl göründüğünü görebilirsiniz:

Gördüğünüz gibi, burada sadece açık gri sütunlar görülebilir. Sürecimizde, müşterinin arayüzü üç sütun içerir: sosyal yardım süreciyle ilgili görevler ve raporlar, müşterilere görevler atadığımız yapılacaklar listesi (ek bilgiye veya bir sorunun yanıtına ihtiyacımız olduğunda) ve önemli kampanyayı içeren sütun - ilgili belgeler ve notlar.

Hem listeler hem de görevler, özellikleri değiştirilerek özelleştirilebilir.

Örneğin, listelerle şunları yapabilirsiniz:

• Onları gizli veya müşteriler için görünür hale getirin.
• Belirli bir listedeki görevlerin görevler sayfasında görünmesini engelleyin (örneğin, "Belgeler ve Notlar" listeleri için kullanışlıdır).
• Bu listede yer alan göreve verilen varsayılan durumu tanımlayın (örneğin, tamamlanan görevlerin listesi için "Bitti" durumu)

Görevlerin daha da fazla özelliği vardır.

İşte en kullanışlı olanlardan birkaçı:

• işaret
  • Her görev 4 farklı durumla işaretlenebilir: Bitti, Hazır, Beklemede ve Engellendi. Görev listesinde kullandığınız görev durumuna ve filtrelere bağlı olarak, örneğin günlük görevler listenizde yalnızca üzerinde çalışılmaya hazır görevleri göstermeyi seçebilirsiniz. Bu özellik, görevler listenizden gürültüyü kaldırmak istediğinizde kullanışlıdır (örneğin, herhangi bir nedenle engellendiği için üzerinde çalışılamayan görevler)
• Renk
  • Duruma ek olarak, her görev renkle de işaretlenebilir, bu da gürültüyü de azaltabilir. Çoğu insan görseldir ve renkler ekranda düzinelerce görev olduğunda işleri izlemeyi kolaylaştırır.
• Dosyalar
  • Breeze.pm tüm önemli dosya paylaşım servisleriyle entegredir. Burada bahsetmek istediğim özellik, görevlere görsel atayarak daha da görsel hale getirebilmeniz.

• Atama ve Son Tarih seçenekleri
  • Çoğunlukla açıklayıcı. Her görev birine atanabilir ve bir bitiş tarihi tanımlanabilir.
• Zaman Takibi
  • Zaman manuel olarak veya zamanlayıcı kullanılarak izlenebilir.
• Yorum bölümü
  • Her görevin, müşteri de dahil olmak üzere projeye atanan tüm ekip üyeleri tarafından kullanılabilecek bir yorum dizisi vardır.

İzin denetimi, görev düzeyinde biraz daha ileri gider. Müşteriler tarafından görülebilen görevler için bile, hangi yorumları gizli ve yalnızca dahili ekip üyelerine görünür kılmak istediğinizi kontrol etmek mümkündür.

Bu noktada, tüm temel bilgileri ele aldık ve devam etmeye hazırız.

Kampanya Devam Ediyor

İşleri basitleştirmek için, tek bir göreve odaklanalım ve kampanya ilerledikçe onunla ne olduğunu görelim. Örnek olarak, bir müşteri için güçlü bir (Etki Alanı Otoritesi 70+) misafir gönderisi oluşturma görevini alacağız.

Proje, Yapılacaklar listesindeki görevle başlar.

Görevin yaşam döngüsündeki ilk adım, atandığında tamamlanır. Kampanya yöneticisi görevi atadığında, görev kutusunun sağ alt köşesinde küçük bir avatar simgesi görünür. Görev kutusunun sol alt kısmında görünecek olan bitiş tarihini de tanımlayabiliriz. Ayrıca atanan görev listesinde de görünür olacaktır.

Göreve atanan kişi üzerinde çalışmaya başlar başlamaz, onu Yapılıyor listesine sürükleyip bırakması yeterlidir. Bu, proje durumuyla ilgili güncel bilgilerin diğer ekip üyeleri ve kampanya yöneticisi için her zaman mevcut olmasını sağlar.

Görev tamamlanmadığı sürece, ya 'Hazır' durumunda ya da muhtemelen 'Beklemede' veya 'Engellendi' durumunda olacaktır. Bunu müşteriye görünür kılmak istediğimiz noktaya geldiğimizde, göreve atanan kişi bunu Outreach ilerleme listesine taşır.

Bu arada, görevi atanan, görevin açıklamasını, onunla ilgili tüm önemli bilgilerle birlikte güncel tutmaya özen gösterir.

Ve son olarak, görev tamamlandığında atanan bunu 'Bitti' olarak işaretler.

'Bitti' olarak işaretlenen görev, projeye genel bakışta görünmeye devam edecek, ancak genellikle yalnızca dikkat etmemiz gereken görevleri görmek istediğimiz kişisel görev listesinden onu filtrelemek kolay olacaktır.

Az önce tarif ettiğim iş akışı sadece bir örnek. Diğer süreç türleri için de benzer iş akışları tanımlanabilir.

Slack ile Entegrasyon

Ekibinizle işbirliği için Slack kullanmıyorsanız, kullanmalısınız. Basit bir deyişle, Slack, iş odaklı ekipler için güçlü bir mesajlaşma uygulamasıdır.

Breeze.pm varsayılan olarak Slack ile entegrasyon sağlar ve harika çalışır.

Her proje için Slack'e ne tür bildirimlerin iletileceğini tanımlamak mümkündür.

Kişisel tercihlere bağlı olarak, en uygun kurulumu elde edecek şekilde bildirimlerde ince ayar yapmak mümkündür.

Kısa özet

Yukarıda açıklanan ortam ve kurulum, örneğin blogger sosyal yardım veya içerik pazarlama projeleri gibi iyi tanımlanmış gerekli olmayan projeleri takip etmenin etkili bir yoludur. Breeze.pm ve Slack'i birleştirerek masaüstlerinde ve mobil cihazlarda iyi çalışan bir sistem kurduk (hem Breeze.pm hem de Slack çok işlevsel mobil uygulamalara sahiptir).

Bir proje yönetim aracı olarak Breeze.pm, son derece özelleştirilebilir ve temel sürümünde zaman takibi ve sınırsız müşteri hesabı gibi bazı gelişmiş özellikleri destekler. Çok karmaşık araçlar gerektirmeyen her tür süreci yönetmek için uygundur (örneğin Jira gibi).

Bir ekip iletişimi ve işbirliği aracı olan Slack, Breeze.pm'ye harika bir ektir. Bizim durumumuzda harika bir şey olarak gösterilen proje yönetim aracından sohbet özelliğini kaldırır. Bir ekip üyesiyle sohbet etmek istediğinizde, bunu gerçekten hızlı bir şekilde yapabilirsiniz. Slack bu alanda liderdir. Buna akıllı bildirimler ekleyin ve mükemmel bir kurulumunuz var.

Dersler öğrenildi

Blogger sosyal yardım ve içerik pazarlama projesi için çalışan bir proje yönetimi ortamı oluşturma sürecinde çok şey öğrendik.

Hepimiz birimiz ve birimiz hepimiz için

İş akışları ile ilgili en önemli şey iş akışının kurallarını tüm ekibe iletmektir. Açık ve iyi iletilmiş bir kurallar dizisi olmadan, araç ne kadar harika olursa olsun pek bir işe yaramaz. Tüm ekip üyeleri, aracı uygun şekilde kullanmanın neden önemli olduğunun farkında olmalıdır. Sadece tüm ekip onu kullandığında, aracın bir amacı vardır.

Devrim değil evrim

Araçların hiçbirinin tam süreciniz için mükemmel bir eşleşme olmaması çok muhtemeldir. Aracı özelleştirmeniz gerekecek. Özelleştirme, genellikle yinelemeler halinde yapıldığında en iyi sonucu verir. Araçta veya şablonlarınızda geliştirmek istediğiniz bir şey fark ettiğinizde, yapın ve test edin. Testler, iyileştirmeler için daha fazla alan olduğunu gösteriyorsa, yeniden özelleştirin. Bu zaman alıcı bir süreç olabilir, ancak günlük olarak bu iş akışıyla zaman geçireceğiniz için buna değer. Aracı özel gereksinimlerinize göre ne kadar çok özelleştirirseniz, araçla ilgili deneyiminiz o kadar iyi olur.

İyiliğe razı olmayın

En iyi eşleşmeyi talep edin. Ana süreçlerinizi destekleyecek aracı seçerken taviz vermek, uzun vadede hayal kırıklığına uğramayı kabul etmektir. Uzlaşmaları yalnızca, işi daha iyi yapmanın başka bir yolu olmadığından kesinlikle eminseniz kabul edin.

Az ama öz

Karmaşık bir araca ihtiyacınız yoksa, onunla gitmeyin. Zamanınızı tüketecek ve sonunda muhtemelen kullanmayı bırakacaksınız çünkü aracın kendisi ile çok fazla iş olacak. Burada denge önemlidir - seçtiğiniz araç, sürecinizi destekleyecek kadar güçlü ve size bunu hızlı ve kolay bir şekilde yapabilmenizi sağlayacak kadar basit olmalıdır. Bir görevdeki tek bir kelimeyi güncellemek için arayüz üzerinden düzinelerce kez tıklamak, zamanınızı nasıl harcamak istediğiniz değildir.

Görsel iyi

Süreciniz ekip üyelerinin birden fazla projeye katılımını içeriyorsa, iş için görsel bir araç kullanmayı düşünün. Düz metinlerin okunması ve takip edilmesi bir süre sonra zorlaşıyor. İnsanlar genellikle görsel olarak temsil edildiğinde verileri çok daha iyi algılarlar. Kanban panoları genellikle gitmek için iyi bir yoldur.

Son sözler

Yönetmek istediğiniz tüm süreçler ve projeler için uygun olan, herkese uyan tek bir araç yoktur.

Soru, doğru olanı nasıl bulacağınızdır.

Genellikle bu basit değildir, ancak neyse ki seçimi doğru yaparsanız, muhtemelen yakın zamanda tekrar yapmak zorunda kalmayacaksınız. Bir proje yönetimi ve ekip işbirliği aracının uygun şekilde test edilmesine zaman ayırmak, gelecekte size çok fazla baş ağrısından kurtarabilir.

Benim tavsiyem, bunu yapmak için ihtiyacınız olan tüm zamanı ayırın. Araştırma yapın, araçları kısa listeye alın, test edin. Ve sonra, onları daha fazla test edin.

Kullanmaya karar verdiğiniz araç, her gün birlikte vakit geçireceğiniz araç olacaktır.

Zaman ayırmaya değer bir seçim.

• Yazar
• yakın zamanda Gönderilenler

Senko Duras

Dijital pazarlama, girişimcilik, büyüme ve seyahat konularında tutkulu olan Senko, aynı zamanda Diversis Digital ve Point Visible'ın kurucu ortağıdır. Yeni fikirleri, belirsiz özelliklere sahip projeleri denemeyi ve soğukkanlı tavırla baskıyla mücadele etmeyi sever.

Senko Duras'ın son gönderileri (tümünü gör)

• COVID-19 Pandemisi Sırasında Pazarlama Stratejinizi Nasıl Değiştirirsiniz - 27 Mart 2020
• Breeze.pm ve Slack ile Birden Çok Blogger Sosyal Yardım Kampanyasını Etkili Bir Şekilde Yönetme - 25 Ekim 2016