Cómo gestionar de forma eficaz varias campañas de divulgación de Blogger con Breeze.pm y Slack
Publicado: 2016-10-25Hay dos tipos de personas: los que piensan que el proceso de divulgación de los blogueros es trivial (¡simplemente envíe los correos electrónicos, duh!), Y los que saben que no lo es.
Ambos tienen razón.
Ya sea para enviar un mensaje de invitado o simplemente para discutir alguna idea, uno de los requisitos previos para una campaña exitosa de divulgación de blogueros es ser natural en sus correos electrónicos.
Y ser natural es fácil si envía un correo electrónico a otra persona con los mismos intereses. Es algo que podrías hacer en medio de la noche.
Y ahí es también donde suele terminar la parte "fácil".
¿Por qué?
Enviar un correo electrónico es sencillo. Enviar docenas o cientos de ellos en un corto período de tiempo y administrar todos los hilos de conversación de manera profesional, no lo es.
Para facilitar las cosas, necesitará herramientas, un conjunto de reglas y un flujo de trabajo. Y de esto se trata esta publicación.
El reto
Descargo de responsabilidad: La creación de un entorno que respalde el proceso de divulgación de un bloguero es individual y se puede realizar de diversas formas. Depende en gran medida de los detalles del proceso y de las preferencias personales. El entorno descrito en esta publicación no es necesariamente la mejor opción, pero es una solución que funciona para nuestro proceso y equipo.
Empecemos por las herramientas.
En este punto, hay numerosas opciones que puede considerar, desde simples hojas de cálculo, aplicaciones de listas de tareas pendientes, varias herramientas de gestión de proyectos, hasta herramientas especializadas para el marketing de contenidos. Con tantas opciones, la selección nunca es fácil.
Una buena manera de comenzar el proceso de selección de herramientas sería hacer la investigación primero, hacer una lista corta de herramientas que cumplan con sus requisitos "en papel" y tratar de utilizar realmente las herramientas preseleccionadas en un proyecto de muestra.
Una cosa es segura: nunca tome la decisión final sin intentar utilizar la herramienta en un proyecto de muestra.
Los proyectos de extensión de Blogger, probablemente al igual que cualquier otro tipo de proyecto, tienen algunos detalles. Esto significa que la herramienta que elijamos tendrá que abordar estos aspectos específicos.
Nuestra herramienta ideal tenía que cumplir con los siguientes requisitos:
Debe ser simple
Renunciamos a numerosas herramientas que probamos solo porque tenían demasiadas opciones. Demasiadas opciones aumentarán el tiempo que tienes que dedicar a la herramienta y no querrás esto a largo plazo.
Debe ser flexible
Nuestro proceso incluye actualizaciones frecuentes de las especificaciones de la campaña, en función de las aportaciones que recibimos cuando las campañas ya están en curso. A medida que avanza el proyecto, a menudo nos encontramos con nuevas oportunidades a través de la comunicación con otros blogueros con los que contactamos. La herramienta debe admitir tareas de mover / copiar / pegar entre campañas. La creación de plantillas para proyectos / campañas / tareas también es una característica obligatoria. Al mismo tiempo, la herramienta debe ser sencilla. Lo sé, las expectativas son altas. Con suerte, no demasiado alto.
Debe ser rapido
El tiempo de carga prolongado cada vez que cambia de tarea hace que cualquiera se ponga nervioso rápidamente.
Debería admitir el acceso de clientes con permisos restringidos
Agregar clientes a un proyecto / campaña y especificar exactamente qué desea que vean y qué no es una característica obligatoria.
Debe ser visual
Nuevamente, debido a la complejidad de nuestras campañas, necesitamos una herramienta que sea visual. Los tableros Kanban serían perfectos.
Debe tener una función de seguimiento del tiempo.
Algunos nichos son más fáciles de obtener una respuesta de las personas con las que contacta que el otro. Es un hecho. Si desea saber cómo se está desempeñando su equipo en diferentes circunstancias y sacar conclusiones para mejorar con el tiempo, el seguimiento del tiempo es necesario.
Debe permitir una comunicación y colaboración rápidas e intuitivas con otros miembros del equipo y clientes.
Las menciones y notificaciones deben ser parte de la herramienta, y la colaboración entre los miembros del equipo debe ser simple e intuitiva. Además, debería existir la posibilidad de restringir las partes de la comunicación que serán visibles para los clientes y las que deberían permanecer privadas entre los miembros del equipo.
Debería tener la vista de calendario integrada
Los calendarios hacen que los proyectos sean más claros y más fáciles de enfocar en lo que es realmente importante. La gestión de prioridades a menudo juega un papel importante en la actualidad.
Debería estar basado en la nube
Es más fácil mantener y acceder a los datos en una nube. No tiene que preocuparse por los costos de infraestructura, alojamiento o hardware ni por el mantenimiento. SaaS es una gran cosa y recomiendo usarlo siempre que sea posible, ya que nos ayuda a enfocarnos en lo que es importante y esencial.
Debería tener una aplicación móvil
La accesibilidad es importante. Las notificaciones móviles son importantes cuando está fuera de la oficina. Y si su estilo de vida implica viajar, una aplicación móvil es imprescindible.
Debe tener un registro de actividad.
Esto puede sonar como insistir en los detalles, pero cuando se trabaja en varios proyectos en un equipo, el registro de actividad facilita el seguimiento y el conocimiento de lo que está sucediendo.
Ya puedes ver que la selección no fue fácil. Probamos decenas de herramientas, incluidas Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod y Jira. Encontrar una herramienta que satisfaga todos los requisitos anteriores fue un desafío.
Pero no imposible.
Después de semanas de pruebas y evaluaciones, tuvimos un ganador: Breeze.pm para gestión de proyectos + Slack para comunicaciones y notificaciones.
La clave está en el flujo de trabajo
Las herramientas son, bueno, exactamente eso, solo herramientas. Cuán eficientes serán, depende de quienes los utilicen y de cómo los utilicen.
Ahora, cuando tenemos las herramientas, tenemos que definir reglas y diseñar un flujo de trabajo.
Cuáles serán exactamente las reglas depende en gran medida del proceso que está tratando de administrar.
¿Qué hacer cuando llega un nuevo cliente? ¿Qué pasa si un cliente existente cambia sus requisitos o actualiza su plan? ¿Quién realiza los cambios en las especificaciones del proyecto? ¿Qué notificaciones ve el cliente y qué solo el equipo del proyecto? ¿Cómo hacemos un seguimiento del progreso en las diferentes fases de un proyecto específico?
Estas y muchas otras son las preguntas que necesitan respuesta incluso antes de que comencemos a configurar el flujo de trabajo. La idea de un flujo de trabajo bien diseñado es seguir su proceso empresarial de la forma más natural posible. Por lo tanto, el primer paso para configurar un entorno de gestión de proyectos es conocer su proceso en detalle. Como el análisis de procesos de negocio es un tema completamente separado, asumiremos que esta parte se cubrió correctamente.
Continuemos con una muestra de campaña de divulgación de blogueros. El flujo de trabajo podría verse así:
- Llega un nuevo cliente.
- Un miembro de nuestro equipo está asignado al cliente como director de campaña.
- El administrador de campañas se encarga de lo siguiente:
- Configurar un proyecto en Breeze.pm
- Asignar todas las tareas a los miembros del equipo adecuados
- Invitar al cliente al proyecto en Breeze.pm
- Asignar las tareas relacionadas con el cliente al cliente
- Enviar un correo electrónico al cliente con información esencial sobre el inicio de la campaña.
- Seguimiento de la ejecución de todas las tareas a diario
- Comunicar todos los eventos importantes de la campaña con el cliente
- En caso de solicitudes de soporte por parte del cliente, puede ocurrir una de las siguientes situaciones:
- El administrador de campañas responde a la solicitud de asistencia
- En los casos en que no es posible resolver la solicitud de apoyo inmediato, la solicitud se intensificó el apoyo a 2º nivel a través Breeze.pm y que se resuelva allí
Herramientas en acción: configuración del proyecto
Tenemos las herramientas y tenemos el flujo de trabajo. Divirtámonos un poco y veamos cómo se ve todo esto en acción.
Omitiremos los pasos 1. y 2. del flujo de trabajo, ya que no son relevantes para el tema, y comenzaremos con la configuración del proyecto.
Para agilizar las cosas y asegurarnos de que cada proyecto se configura de manera óptima, según la experiencia con clientes anteriores, usaremos plantillas. De esta forma nos aseguramos de que todos nuestros proyectos estén configurados siguiendo el mismo formato y estructura. Si hay algunos detalles en el proyecto, las plantillas se pueden ajustar una vez aplicadas al proyecto actual.
En Breeze.pm, el proceso comienza con la creación del proyecto.
Como puede ver en la captura de pantalla anterior, la creación del proyecto es rápida. Todo lo que tiene que hacer es nombrar el proyecto, agregar una descripción opcional, invitar a los miembros del equipo y elegir la plantilla para la creación del proyecto. Las opciones de presupuesto y grupo son opcionales.
Las plantillas en Breeze.pm son en realidad solo proyectos normales precargados con listas y marcadores de posición de tareas. Una plantilla de muestra tiene este aspecto:
No profundizaré demasiado en la interfaz de Breeze.pm aquí (es bastante simple). La parte principal de la pantalla de la plantilla / proyecto está cubierta por listas de tareas. Cada columna (Todo, Doing, Done, etc.) representa una lista y cada casilla es una tarea.
La clave aquí es el ciclo de vida de una tarea. Cada tarea comienza su ciclo de vida en una lista de Todo. A medida que la tarea se asigna a un miembro del equipo, se mueve de Todo a otras listas, generalmente en una de las siguientes direcciones:
- Para tareas internas (por ejemplo, tarea 'Configuración de campañas')
- Todo -> Hacer (cuando una persona asignada comienza a trabajar en ello) -> Listo
- Para tareas que también deben ser visibles para el cliente
- Todo -> Hacer (cuando una persona asignada comienza a trabajar en ello) -> Lista de progreso de alcance
Aquí llegamos a otra característica importante: la integración del cliente. Breeze.pm nos permite agregar clientes al proyecto y definir a qué partes del proyecto pueden acceder.
En la captura de pantalla de la plantilla anterior, el proyecto está definido de manera que 4 listas de color gris oscuro son privadas y 3 listas de color gris claro son visibles para el cliente. Esto hace que el control de acceso sea muy ordenado: cualquier tarea puede comenzar como privada o compartida con un cliente y moverse por las diversas listas durante su ciclo de vida.
Una vez que el proyecto se crea a partir de la plantilla y se personaliza en función de los detalles del proyecto específico, enviamos una invitación al cliente.
Para cada cliente, es posible realizar un ajuste fino de la configuración de permisos (como se muestra en la captura de pantalla anterior). El cliente será notificado por correo electrónico sobre la invitación y todo lo que necesita hacer es hacer clic en el enlace "Aceptar la invitación".
Aquí puede ver cómo se ve el mismo proyecto desde la cuenta del cliente:
Como puede ver, aquí solo se ven las columnas de color gris claro. En nuestro proceso, la interfaz del cliente contiene tres columnas: tareas e informes relacionados con el proceso de divulgación, la lista de tareas pendientes donde asignamos tareas a los clientes (cuando necesitamos información adicional o una respuesta a alguna pregunta) y la columna que contiene la campaña importante. -Documentos y notas relacionados.
Tanto las listas como las tareas se pueden personalizar cambiando sus propiedades.
Por ejemplo, con listas puede hacer lo siguiente:
- Hágalos ocultos o visibles para los clientes.
- Evite que las tareas de alguna lista específica sean visibles en la página de tareas (útil para las listas de "Documentos y notas", por ejemplo).
- Defina un estado predeterminado que se le da a la tarea que se incluye en esa lista (por ejemplo, el estado "Listo" para la lista de tareas que se completaron)
Las tareas tienen aún más propiedades.
Éstos son algunos de los más útiles:
- Marcos
- Cada tarea se puede marcar con 4 estados diferentes: Terminado, Listo, En espera y Bloqueado. Según el estado de las tareas y los filtros que use en la lista de tareas, puede, por ejemplo, elegir mostrar en su lista de tareas diarias solo aquellas tareas que están listas para trabajar. Esta función es útil cuando desea eliminar el ruido de su lista de tareas (por ejemplo, tareas en las que no se puede trabajar porque están bloqueadas por algún motivo)
- Color
- Además del estado, cada tarea también se puede marcar con un color, lo que también puede reducir el ruido. La mayoría de las personas son visuales y los colores facilitan el seguimiento de las cosas cuando hay docenas de tareas en la pantalla.
- Archivos
- Breeze.pm está integrado con todos los principales servicios de intercambio de archivos. La característica que me gustaría mencionar aquí es que puede obtener aún más visual con las tareas asignándole una imagen.
- Opciones de asignación y fecha de vencimiento
- En su mayoría se explica por sí mismo. Cada tarea se puede asignar a alguien y se puede definir una fecha de vencimiento.
- Seguimiento del tiempo
- El tiempo se puede controlar manualmente o con el temporizador.
- Sección de comentarios
- Cada tarea tiene un hilo de comentarios que pueden utilizar todos los miembros del equipo asignados al proyecto, incluido el cliente también.
El control de permisos va un poco más allá a nivel de tareas. Incluso para las tareas que son visibles para los clientes, es posible controlar qué comentarios desea mantener privados y visibles solo para los miembros internos del equipo.
En este punto, tenemos todos los conceptos básicos cubiertos y estamos listos para seguir adelante.
Campaña en curso
Para simplificar las cosas, centrémonos en una sola tarea y veamos qué sucede con ella a medida que avanza la campaña. Como muestra, tomaremos la tarea de crear una publicación de invitado sólida (Autoridad de dominio 70+) para un cliente.
El proyecto comienza con la tarea en la lista Todo.
El primer paso en el ciclo de vida de la tarea se logra cuando se asigna. Cuando el administrador de la campaña asigne la tarea, aparecerá un pequeño icono de avatar en la parte inferior derecha del cuadro de tareas. También podemos definir la fecha de vencimiento, que se hará visible en la parte inferior izquierda del cuadro de tareas. También estará visible en la lista de tareas del asignado.
Tan pronto como la persona asignada a la tarea comience a trabajar en ella, simplemente debe arrastrarla y soltarla en la lista de tareas. Esto asegura que la información actualizada sobre el estado del proyecto esté siempre disponible para otros miembros del equipo y el gerente de campaña.
Mientras la tarea no se complete, estará en estado 'Listo' o posiblemente en 'En espera' o 'Bloqueado'. Una vez que llegamos al punto en el que queremos que sea visible para el cliente, el asignado de la tarea la mueve a la lista de progreso de Alcance.
Mientras tanto, el asignado de la tarea se encarga de mantener actualizada la descripción de la tarea con toda la información importante al respecto.
Y, finalmente, cuando se completa la tarea, el cesionario la marca como 'Terminada'.
La tarea marcada como 'Terminada' seguirá estando visible en la descripción general del proyecto, pero será fácil filtrarla de la lista de tareas personal, donde normalmente queremos ver solo las tareas que necesitan nuestra atención.
El flujo de trabajo que acabo de describir es solo una muestra. También se pueden definir flujos de trabajo similares para otros tipos de procesos.
Integración con Slack
Si no está utilizando Slack para colaborar con su equipo, debería hacerlo. En palabras simples, Slack es una poderosa aplicación de mensajería para equipos, enfocada en los negocios.
Breeze.pm proporciona integración con Slack de forma predeterminada y funciona muy bien.
Para cada proyecto, es posible definir qué tipos de notificaciones se enviarán a Slack.
Según las preferencias personales, es posible ajustar las notificaciones de manera que obtenga la configuración óptima.
Breve resumen
El entorno y la configuración explicados anteriormente es una forma eficaz de realizar un seguimiento de los proyectos que no están necesariamente bien definidos, como por ejemplo, la divulgación de blogs o los proyectos de marketing de contenido. Al combinar Breeze.pm y Slack, establecimos un sistema que funciona bien en computadoras de escritorio y en dispositivos móviles (tanto Breeze.pm como Slack tienen aplicaciones móviles muy funcionales).
Breeze.pm, como herramienta de gestión de proyectos, es altamente personalizable y admite algunas funciones avanzadas como seguimiento del tiempo y cuentas de cliente ilimitadas en su versión básica. Es adecuado para gestionar todo tipo de procesos que no requieran herramientas demasiado complejas (como Jira por ejemplo).
Slack, una herramienta de colaboración y comunicación en equipo, es una gran adición a Breeze.pm. Elimina la función de chat de la herramienta de gestión de proyectos que se mostró como algo grandioso en nuestro caso. Cuando quiera chatear con un miembro del equipo, puede hacerlo muy rápido. Slack es líder en ese campo. Agregue notificaciones inteligentes a esto y tendrá una configuración perfecta.
Lecciones aprendidas
A través del proceso de establecer un entorno de trabajo de gestión de proyectos para el proyecto de marketing de contenido y alcance de blogueros, aprendimos mucho.
Todos para uno y uno para todos
Lo más importante con los flujos de trabajo es comunicar las reglas del flujo de trabajo con todo el equipo. Sin un conjunto de reglas claras y bien comunicadas, la herramienta, por muy buena que sea, no servirá de mucho. Todos los miembros del equipo deben conocer las razones por las que es importante utilizar la herramienta de manera adecuada. Solo cuando todo el equipo lo usa, la herramienta tiene su propósito.
Evolución, no revolución
Es muy probable que ninguna de las herramientas sea la combinación perfecta para su proceso exacto. Tendrás que personalizar la herramienta. La personalización generalmente funciona mejor cuando se realiza en iteraciones. Cuando notes algo que quieras mejorar en la herramienta o en tus plantillas, hazlo y pruébalo. Si las pruebas muestran que hay más margen de mejora, personalícelo de nuevo. Este puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, pero vale la pena, ya que pasará tiempo con este flujo de trabajo a diario. Cuanto más personalice la herramienta según sus requisitos específicos, mejor será su experiencia con la herramienta.
No te conformes con el bien
Exija la mejor combinación. Hacer concesiones al elegir la herramienta que apoyará sus procesos principales es aceptar la frustración a largo plazo. Acepte compromisos solo si está absolutamente seguro de que no hay otra forma de hacer las cosas de una manera mejor.
Menos es más
Si no necesita una herramienta compleja, no la utilice. Consumirá su tiempo y, eventualmente, probablemente dejará de usarlo porque habrá demasiado trabajo con la herramienta en sí. El equilibrio es importante aquí: la herramienta que elija debe ser lo suficientemente poderosa para respaldar su proceso y lo suficientemente simple como para brindarle la capacidad de hacerlo de manera rápida y fácil. Hacer clic docenas de veces a través de la interfaz solo para actualizar una sola palabra en una tarea no es la forma en que desea gastar su tiempo.
Visual es bueno
Si su proceso incluye la participación de miembros del equipo en varios proyectos, considere usar una herramienta visual para el trabajo. El texto sin formato se vuelve difícil de leer y seguir después de un tiempo. Las personas suelen percibir los datos mucho mejor cuando se representan visualmente. Los tableros Kanban suelen ser una buena opción.
Ultimas palabras
No existe una herramienta única para todos que sea adecuada para todos los procesos y proyectos que desea administrar.
La pregunta es cómo encontrar el adecuado.
Por lo general, esto no es simple, pero afortunadamente, si hace la selección correctamente, probablemente no tendrá que hacerlo pronto nuevamente. Invertir tiempo en las pruebas adecuadas de una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo puede ahorrarle muchos dolores de cabeza en el futuro.
Mi consejo es que se tome todo el tiempo que necesite para hacerlo. Haga la investigación, preseleccione las herramientas, pruébelas. Y luego, pruébelos más.
La herramienta con la que decida utilizar será la herramienta con la que pasará tiempo todos los días.
Es una selección a la que vale la pena dedicar tiempo.
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