Come gestire in modo efficace più campagne di sensibilizzazione di Blogger con Breeze.pm e Slack

Ci sono due tipi di persone: quelli che pensano che il processo di sensibilizzazione dei blogger sia banale (basta inviare le e-mail, duh!) e quelli che sanno che non lo è.

Hanno ragione entrambi.

Sia che ti contatti per inviare un post per gli ospiti o semplicemente per discutere qualche idea, uno dei prerequisiti per una campagna di sensibilizzazione dei blogger di successo è essere naturali nelle tue e-mail.

Ed essere naturali è facile se invii un'email a un'altra persona con gli stessi interessi. È qualcosa che potresti fare nel cuore della notte.

Ed è anche qui che di solito finisce la parte "facile".

Come mai?

Inviare un'e-mail è facile. Inviarne dozzine o centinaia in un breve periodo di tempo e gestire tutti i thread di conversazione in modo professionale non lo è.

Per semplificare le cose, avrai bisogno di strumenti, un insieme di regole e un flusso di lavoro. Ed è di questo che tratta questo post.

La sfida

Dichiarazione di non responsabilità: la creazione di un ambiente che supporti un processo di sensibilizzazione dei blogger è individuale e può essere eseguita in numerosi modi. Dipende fortemente dalle specificità del processo e dalle preferenze personali. L'ambiente descritto in questo post non è necessariamente l'opzione migliore, ma è una soluzione che funziona per il nostro processo e il nostro team.

Cominciamo con gli strumenti.

A questo punto, ci sono numerose opzioni che puoi prendere in considerazione: da semplici fogli di calcolo, app per elenchi di cose da fare, vari strumenti di gestione dei progetti, a strumenti specializzati per il marketing dei contenuti. Con così tante opzioni, la selezione non è mai facile.

Un buon modo per iniziare il processo di selezione degli strumenti sarebbe quello di fare prima la ricerca, creare un elenco ristretto di strumenti che soddisfino le tue esigenze "su carta" e provare a utilizzare effettivamente gli strumenti selezionati su un progetto di esempio.

Una cosa è certa: non prendere mai la decisione finale senza provare a utilizzare lo strumento su un progetto di esempio.

I progetti di sensibilizzazione di Blogger, probabilmente come qualsiasi altro tipo di progetto, hanno alcune specifiche. Ciò significa che lo strumento che scegliamo dovrà affrontare queste specifiche.

Il nostro strumento ideale doveva soddisfare i seguenti requisiti:

Dovrebbe essere semplice

Abbiamo rinunciato a numerosi strumenti che abbiamo provato solo perché avevano troppe opzioni. Troppe opzioni aumenteranno il tempo che devi dedicare allo strumento e non lo desideri a lungo termine.

Dovrebbe essere flessibile

Il nostro processo include aggiornamenti frequenti delle specifiche della campagna, in base agli input che riceviamo quando le campagne sono già in corso. Mentre il progetto sta andando avanti, spesso ci imbattiamo in nuove opportunità attraverso la comunicazione con altri blogger a cui ci rivolgiamo. Lo strumento deve supportare le attività di spostamento/copia/incolla tra le campagne. Anche la creazione di modelli per progetti/campagne/attività è una funzionalità obbligatoria. Allo stesso tempo, lo strumento deve rimanere semplice. Lo so: le aspettative sono alte. Si spera, non troppo alto.

Dovrebbe essere veloce

Il lungo tempo di caricamento ogni volta che si cambia attività rende nervoso chiunque.

Dovrebbe supportare l'accesso client con autorizzazioni limitate

Aggiungere clienti a un progetto/campagna e specificare esattamente cosa vuoi che vedano e cosa no, è una funzionalità obbligatoria.

Dovrebbe essere visivo

Ancora una volta, a causa della complessità delle nostre campagne, abbiamo bisogno di uno strumento visivo. Le schede Kanban sarebbero perfette.

Dovrebbe avere la funzione di monitoraggio del tempo

Alcune nicchie sono più facili da ottenere una risposta dalle persone che contatti rispetto alle altre. È un fatto. Se vuoi sapere come si sta comportando il tuo team in circostanze diverse e trarre conclusioni per migliorare te stesso con il tempo, è necessario il monitoraggio del tempo.

Dovrebbe consentire una comunicazione e una collaborazione veloci e intuitive con altri membri del team e clienti

Menzioni e notifiche dovrebbero far parte dello strumento e la collaborazione tra i membri del team è semplice e intuitiva. Inoltre, dovrebbe esserci la possibilità di limitare quali parti della comunicazione saranno visibili ai clienti e cosa dovrebbe rimanere privato tra i membri del team.

Dovrebbe avere la vista del calendario integrata

I calendari rendono i progetti più chiari e più facili da concentrare su ciò che è veramente importante. La gestione delle priorità gioca spesso un ruolo importante oggi.

Dovrebbe essere basato su cloud

È semplicemente più facile mantenere e accedere ai dati in un cloud. Non devi preoccuparti dell'infrastruttura, dell'hosting o dei costi hardware e della manutenzione. SaaS è un'ottima cosa e consiglio di utilizzarlo quando possibile, in quanto ci aiuta a concentrarci su ciò che è importante ed essenziale.

Dovrebbe avere un'app mobile

L'accessibilità è importante. Le notifiche sui dispositivi mobili sono importanti quando non sei in ufficio. E se il tuo stile di vita prevede i viaggi, un'app mobile è un must.

Dovrebbe avere il registro delle attività

Potrebbe sembrare insistere sui dettagli, ma quando si lavora su più progetti in un team, il registro delle attività rende molto più semplice il monitoraggio e la conoscenza di cosa sta succedendo.

Puoi già vedere che la selezione non è stata facile. Abbiamo provato dozzine di strumenti, tra cui Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod e Jira. Trovare uno strumento che soddisfi ogni singolo requisito di cui sopra è stato impegnativo.

Ma non impossibile.

Dopo settimane di test e valutazioni, abbiamo avuto un vincitore: Breeze.pm per la gestione del progetto + Slack per la comunicazione e le notifiche.

La chiave è nel flusso di lavoro

Gli strumenti sono, beh, esattamente questo: solo strumenti. Quanto saranno efficienti dipende da chi li usa e da come li usa.

Ora, quando abbiamo gli strumenti, dobbiamo definire le regole e progettare un flusso di lavoro.

Quali saranno esattamente le regole dipende fortemente dal processo che stai cercando di gestire.

Cosa fare quando arriva un nuovo cliente? Cosa succede se un cliente esistente cambia i suoi requisiti o aggiorna il suo piano? Chi apporta le modifiche alle specifiche del progetto? Quali notifiche vengono visualizzate dal cliente e cosa solo dal team di progetto? Come teniamo traccia dei progressi nelle diverse fasi di un progetto specifico?

Queste e molte altre sono le domande che necessitano di risposte prima ancora di iniziare a impostare il flusso di lavoro. L'idea di un flusso di lavoro ben progettato è seguire il processo aziendale nel modo più naturale possibile. Quindi, il primo passo nella creazione di un ambiente di gestione dei progetti è conoscere il tuo processo nei dettagli. Poiché l'analisi dei processi aziendali è un argomento completamente separato, supporremo che questa parte sia stata trattata correttamente.

Continuiamo con un esempio di campagna di sensibilizzazione sui blogger. Il flusso di lavoro potrebbe essere simile a questo:

1. Entra un nuovo cliente.
2. Un membro del nostro team viene assegnato al cliente come responsabile della campagna.
3. Il gestore della campagna si occupa di quanto segue:
   1. Impostare un progetto in Breeze.pm
   2. Assegnare tutti i compiti ai giusti membri del team
   3. Invitare il cliente al progetto in Breeze.pm
   4. Assegnazione delle attività relative al cliente al cliente
   5. Invio di un'e-mail al cliente con le informazioni essenziali sull'inizio della campagna
   6. Tracciamento dell'esecuzione di tutte le attività su base giornaliera
   7. Comunicare al cliente tutti gli eventi importanti della campagna
4. In caso di richieste di supporto da parte del cliente, può verificarsi una delle seguenti situazioni:
   1. Il manager della campagna risponde alla richiesta di supporto
   2. Nei casi in cui non è possibile risolvere immediatamente la richiesta di supporto, la richiesta viene inoltrata al supporto di 2 ^° livello tramite Breeze.pm e viene risolta lì

Strumenti in azione – Configurazione del progetto

Abbiamo gli strumenti e abbiamo il flusso di lavoro. Divertiamoci un po' e vediamo come appare tutto questo in azione.

Salteremo i passaggi 1. e 2. del flusso di lavoro, poiché non sono rilevanti per l'argomento, e inizieremo con l'impostazione del progetto.

Per rendere le cose più veloci e per essere sicuri che ogni progetto sia impostato in modo ottimale, in base all'esperienza con i clienti precedenti, utilizzeremo i modelli. In questo modo ci assicuriamo che tutti i nostri progetti siano impostati seguendo la stessa formattazione e struttura. Se ci sono alcune specifiche sul progetto, i modelli possono essere modificati una volta applicati al progetto corrente.

In Breeze.pm, il processo inizia con la creazione del progetto.

Come puoi vedere dallo screenshot qui sopra, la creazione del progetto è veloce. Tutto quello che devi fare è dare un nome al progetto, aggiungere una descrizione facoltativa, invitare i membri del team e scegliere il modello per la creazione del progetto. Le opzioni budget e gruppo sono entrambe facoltative.

I modelli in Breeze.pm sono in realtà solo normali progetti precompilati con elenchi e segnaposto di attività. Un modello di esempio assomiglia a questo:

Non andrò troppo in profondità nell'interfaccia di Breeze.pm qui (è piuttosto semplice). La parte principale della schermata modello/progetto è coperta da elenchi di attività. Ogni colonna (Todo, Doing, Done, ecc.) rappresenta un elenco e ogni casella è un'attività.

La chiave qui è un ciclo di vita dell'attività. Ogni attività inizia il suo ciclo di vita in un elenco di cose da fare. Quando l'attività viene assegnata a un membro del team, si sposta da Todo ad altri elenchi, di solito in una delle seguenti direzioni:

• Per attività interne (ad esempio, attività 'Impostazione campagna')
  • Da fare -> Da fare (quando una persona assegnata inizia a lavorarci) -> Fatto
• Per le attività che devono essere visibili anche al cliente
  • Da fare -> Da fare (quando una persona assegnata inizia a lavorarci sopra) -> Elenco dei progressi di sensibilizzazione

Qui arriviamo a un'altra caratteristica importante: l'integrazione del client. Breeze.pm ci permette di aggiungere clienti al progetto e definire a quali parti del progetto possono accedere.

Nella schermata del modello sopra, il progetto è definito in modo tale che 4 elenchi in grigio scuro siano privati ​​e 3 elenchi in grigio chiaro siano visibili al cliente. Ciò rende il controllo degli accessi molto accurato: qualsiasi attività può iniziare come privata o condivisa con un client e spostarsi tra i vari elenchi durante il suo ciclo di vita.

Una volta creato il progetto dal modello e personalizzato in base alle specifiche del progetto specifico, inviamo un invito al cliente.

Per ogni client, è possibile eseguire una messa a punto della configurazione dei permessi (come mostrato nella schermata sopra). Il cliente verrà avvisato tramite e-mail dell'invito e tutto ciò che deve fare è fare clic sul collegamento "Accetta l'invito".

Qui puoi vedere come appare lo stesso progetto dall'account del cliente:

Come puoi vedere, qui sono visibili solo le colonne grigio chiaro. Nel nostro processo, l'interfaccia del cliente contiene tre colonne: attività e report relativi al processo di sensibilizzazione, l'elenco delle attività in cui assegniamo attività ai clienti (quando abbiamo bisogno di informazioni aggiuntive o una risposta a qualche domanda) e la colonna che contiene campagne importanti -documenti e note relativi.

Entrambi, elenchi e attività, possono essere personalizzati modificando le loro proprietà.

Ad esempio, con le liste puoi fare quanto segue:

• Rendili nascosti o visibili ai clienti.
• Impedisci che le attività in un elenco specifico siano visibili nella pagina delle attività (utile per gli elenchi "Documenti e note", ad esempio).
• Definire uno stato predefinito assegnato all'attività che viene inserita nell'elenco (ad esempio lo stato "Fatto" per l'elenco delle attività completate)

Le attività hanno ancora più proprietà.

Ecco alcuni dei più utili:

• segnare
  • Ogni attività può essere contrassegnata con 4 diversi stati: Fatto, Pronto, In attesa e Bloccato. In base allo stato delle attività e ai filtri che utilizzi nell'elenco delle attività, puoi, ad esempio, scegliere di mostrare nell'elenco delle attività quotidiane solo le attività su cui è possibile lavorare. Questa funzione è utile quando si desidera rimuovere il rumore dall'elenco delle attività (ad esempio, attività su cui non è possibile lavorare perché sono bloccate per qualche motivo)
• Colore
  • Oltre allo stato, ogni attività può essere contrassegnata anche da un colore, che può anche ridurre il rumore. La maggior parte delle persone è visiva e i colori rendono le cose più facili da monitorare quando ci sono dozzine di attività sullo schermo.
• File
  • Breeze.pm è integrato con tutti i principali servizi di file sharing. La caratteristica che vorrei menzionare qui è che puoi diventare ancora più visivo con le attività assegnandogli un'immagine.

• Opzioni di assegnazione e data di scadenza
  • Per lo più autoesplicativo. Ogni attività può essere assegnata a qualcuno e può essere definita una data di scadenza.
• Monitoraggio del tempo
  • Il tempo può essere monitorato manualmente o utilizzando il timer.
• Sezione commenti
  • Ogni attività ha un thread di commenti che può essere utilizzato da tutti i membri del team assegnati al progetto, incluso il cliente.

Il controllo dei permessi va un po' oltre a livello di attività. Anche per le attività visibili ai clienti, è possibile controllare quali commenti si desidera mantenere privati ​​e visibili solo ai membri del team interno.

A questo punto, abbiamo tutte le basi coperte e siamo pronti per andare avanti.

Campagna in corso

Per semplificare le cose, concentriamoci su una singola attività e vediamo cosa succede con l'avanzare della campagna. Come esempio, prenderemo il compito di creare un guest post forte (Domain Authority 70+) per un cliente.

Il progetto inizia con l'attività nell'elenco delle cose da fare.

Il primo passaggio del ciclo di vita dell'attività viene completato quando viene assegnato. Quando il gestore della campagna assegna l'attività, verrà visualizzata una piccola icona avatar in basso a destra nella casella dell'attività. Possiamo anche definire la data di scadenza, che sarà visibile nella parte in basso a sinistra della casella delle attività. Sarà anche visibile nell'elenco delle attività dell'assegnatario.

Non appena la persona assegnata all'attività inizia a lavorarci, deve semplicemente trascinarla e rilasciarla nell'elenco delle attività. Ciò garantisce che le informazioni aggiornate sullo stato del progetto siano sempre disponibili per gli altri membri del team e per il responsabile della campagna.

Finché l'attività non viene completata, sarà nello stato "Pronto" o eventualmente "In attesa" o "Bloccato". Una volta arrivati ​​al punto in cui vogliamo renderlo visibile al cliente, l'assegnatario dell'attività lo sposta nell'elenco dei progressi di Outreach.

Nel frattempo, l'assegnatario dell'attività si occupa di mantenere aggiornata la descrizione dell'attività con tutte le informazioni importanti a riguardo.

E, infine, quando l'attività è completata, l'assegnatario la contrassegna come "Fatto".

L'attività contrassegnata come "Fatto" sarà ancora visibile nella panoramica del progetto, ma sarà facile filtrarla dall'elenco delle attività personali, dove di solito vogliamo vedere solo le attività che richiedono la nostra attenzione.

Il flusso di lavoro che ho appena descritto è solo un esempio. Flussi di lavoro simili possono essere definiti anche per altri tipi di processo.

Integrazione con Slack

Se non stai usando Slack per collaborare con il tuo team, dovresti farlo. In parole semplici, Slack è una potente app di messaggistica per i team, focalizzata sul business.

Breeze.pm fornisce l'integrazione con Slack per impostazione predefinita e funziona alla grande.

Per ogni progetto è possibile definire quali tipi di notifica verranno passati a Slack.

In base alle preferenze personali, è possibile mettere a punto le notifiche in modo da ottenere la configurazione ottimale.

Breve riassunto

L'ambiente e la configurazione spiegati sopra sono un modo efficace per tenere traccia di progetti che non sono necessariamente ben definiti, come ad esempio i progetti di sensibilizzazione dei blogger o di content marketing. Combinando Breeze.pm e Slack abbiamo creato un sistema che funziona bene su desktop e su dispositivi mobili (entrambi, Breeze.pm e Slack hanno app mobili molto funzionali).

Breeze.pm, come strumento di gestione dei progetti, è altamente personalizzabile e supporta alcune funzionalità avanzate come il monitoraggio del tempo e account cliente illimitati nella sua versione base. È adatto per gestire tutti i tipi di processi che non richiedono strumenti troppo complessi (come ad esempio Jira).

Slack, uno strumento di comunicazione e collaborazione in team, è un'ottima aggiunta a Breeze.pm. Rimuove la funzione di chat dallo strumento di gestione del progetto che si è rivelata una cosa grandiosa nel nostro caso. Quando vuoi fare una chat con un membro del team, puoi farlo molto velocemente. Slack è un leader in quel campo. Aggiungi notifiche intelligenti a questo e hai una configurazione perfetta.

Lezioni imparate

Attraverso il processo di creazione di un ambiente di gestione del progetto funzionante per la sensibilizzazione dei blogger e il progetto di content marketing, abbiamo imparato molto.

Tutti per uno uno per tutti

La cosa più importante con i flussi di lavoro è comunicare le regole del flusso di lavoro con l'intero team. Senza un insieme di regole chiare e ben comunicate, lo strumento, per quanto grande sia, non farà molto. Tutti i membri del team devono essere consapevoli dei motivi per cui è importante utilizzare lo strumento in modo corretto. Solo quando l'intero team lo utilizza, lo strumento ha il suo scopo.

Evoluzione, non rivoluzione

È altamente probabile che nessuno degli strumenti sarà perfetto per il tuo processo esatto. Dovrai personalizzare lo strumento. La personalizzazione di solito funziona al meglio quando viene eseguita in iterazioni. Quando noti qualcosa che vuoi migliorare nello strumento o nei tuoi modelli, fallo e provalo. Se i test mostrano che c'è più spazio per miglioramenti, personalizza di nuovo. Questo può essere un processo che richiede tempo, ma ne vale la pena poiché trascorrerai del tempo con questo flusso di lavoro su base giornaliera. Più personalizzi lo strumento in base alle tue esigenze specifiche, migliore sarà la tua esperienza con lo strumento.

Non accontentarti del bene

Richiedi la migliore corrispondenza. Fare compromessi quando si sceglie lo strumento che supporterà i processi principali significa accettare la frustrazione a lungo termine. Accetta compromessi solo se sei assolutamente sicuro che non ci sia altro modo per fare le cose in modo migliore.

Meno è di più

Se non hai bisogno di uno strumento complesso, non seguirlo. Mangerà il tuo tempo e alla fine probabilmente smetterai di usarlo perché ci sarà troppo lavoro con lo strumento stesso. L'equilibrio è importante qui: lo strumento che scegli dovrebbe essere abbastanza potente da supportare il tuo processo e abbastanza semplice da darti la possibilità di farlo in modo rapido e semplice. Fare clic decine di volte attraverso l'interfaccia solo per aggiornare una singola parola in un'attività non è come vuoi trascorrere il tuo tempo.

La visuale è buona

Se il tuo processo include il coinvolgimento dei membri del team su più progetti, considera l'utilizzo di uno strumento visivo per il lavoro. Il testo normale diventa difficile da leggere e seguire dopo un po' di tempo. Le persone di solito percepiscono i dati molto meglio se rappresentati visivamente. Le schede Kanban sono di solito un buon modo per andare.

Parole finali

Non esiste uno strumento unico adatto a tutti i processi e progetti che si desidera gestire.

La domanda è come trovare quello giusto.

Di solito, questo non è semplice, ma fortunatamente, se fai la selezione giusta, probabilmente non dovrai farlo di nuovo presto. Investire tempo nella corretta verifica di uno strumento di gestione dei progetti e collaborazione in team può farti risparmiare molti grattacapi in futuro.

Il mio consiglio è di prenderti tutto il tempo che ti serve per farlo. Fai la ricerca, seleziona gli strumenti, testali. E poi, provali di più.

Lo strumento con cui deciderai di andare sarà lo strumento con cui trascorrerai del tempo ogni singolo giorno.

È una selezione su cui vale la pena dedicare del tempo.

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Senko Duras

Appassionato di marketing digitale, imprenditorialità, crescita e viaggi, Senko è anche co-fondatore di Diversis Digital e Point Visible. Ama testare nuove idee, progetti con specifiche poco chiare e combattere la pressione con un atteggiamento chill out.

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