Breeze.pm 및 Slack으로 여러 블로거 아웃리치 캠페인을 효과적으로 관리하는 방법

두 가지 유형의 사람들이 있습니다. 블로거 아웃리치 과정이 사소하다고 생각하는 사람들(그냥 이메일을 보내세요, 응!)과 그렇지 않다는 것을 아는 사람들.

둘 다 맞습니다.

게스트 포스트 피치를 보내기 위해 연락을 취하든 단지 아이디어를 논의하기 위해 연락을 취하든 성공적인 블로거 아웃리치 캠페인의 전제 조건 중 하나는 이메일을 자연스럽게 작성하는 것입니다.

그리고 같은 관심사를 가진 다른 사람에게 이메일을 보내는 경우 자연스러워지기 쉽습니다. 한밤중에 할 수 있는 일입니다.

그리고 그것은 또한 '쉬운' 부분이 일반적으로 끝나는 곳이기도 합니다.

왜요?

이메일을 보내는 것은 쉽습니다. 짧은 시간에 수십, 수백 개를 보내고 모든 대화 스레드를 전문적으로 관리하는 것은 아닙니다.

일을 더 쉽게 하려면 도구, 일련의 규칙 및 워크플로가 필요합니다. 그리고 이것이 이 포스트의 내용입니다.

도전

면책 조항: 블로거 아웃리치 프로세스를 지원할 환경을 설정하는 것은 개별적이며 다양한 방법으로 수행할 수 있습니다. 이는 프로세스의 세부 사항과 개인의 선호도에 따라 크게 달라집니다. 이 게시물에 설명된 환경은 필수 최상의 옵션은 아니지만 우리 프로세스와 팀에 적합한 솔루션입니다.

도구부터 시작하겠습니다.

이 시점에서 간단한 스프레드시트, 할 일 목록 앱, 다양한 프로젝트 관리 도구에서 콘텐츠 마케팅을 위한 전문 도구에 이르기까지 다양한 옵션을 고려할 수 있습니다. 옵션이 너무 많아서 선택이 결코 쉽지 않습니다.

도구 선택 프로세스를 시작하는 좋은 방법은 먼저 조사를 수행하고 '서류상' 요구 사항을 충족하는 도구의 후보 목록을 만들고 샘플 프로젝트에서 후보 목록에 있는 도구를 실제로 사용해 보는 것입니다.

한 가지 확실한 것은 샘플 프로젝트에서 실제로 도구를 사용하지 않고 최종 결정을 내리지 않는다는 것입니다.

다른 프로젝트 유형과 마찬가지로 Blogger 홍보 프로젝트에도 몇 가지 세부 사항이 있습니다. 이것은 우리가 선택한 도구가 이러한 세부 사항을 해결해야 함을 의미합니다.

이상적인 도구는 다음 요구 사항을 충족해야 했습니다.

그것은 간단해야합니다

우리는 옵션이 너무 많다는 이유로 시도한 수많은 도구를 포기했습니다. 옵션이 너무 많으면 도구에 소비해야 하는 시간이 늘어나고 장기적으로 이를 원하지 않을 것입니다.

유연해야 한다

우리의 프로세스에는 캠페인이 이미 진행 중일 때 얻은 정보를 기반으로 캠페인 사양을 자주 업데이트하는 작업이 포함됩니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 우리는 종종 연락하는 다른 블로거들과의 커뮤니케이션을 통해 새로운 기회를 만납니다. 도구는 캠페인 간 이동/복사/붙여넣기 작업을 지원해야 합니다. 프로젝트/캠페인/작업에 대한 템플릿을 만드는 것도 필수 기능입니다. 동시에 도구는 단순해야 합니다. 알고 있습니다. 기대치가 높습니다. 너무 높지 않기를 바랍니다.

빨라야 한다

작업을 전환할 때마다 긴 로딩 시간은 누구나 빠르게 긴장하게 만듭니다.

제한된 권한으로 클라이언트 액세스를 지원해야 합니다.

프로젝트/캠페인에 고객을 추가하고 고객에게 보고 싶은 것과 표시하지 않는 것을 정확히 지정하는 것은 필수 기능입니다.

시각적이어야 한다.

다시 말하지만 캠페인이 복잡하기 때문에 시각적인 도구가 필요합니다. 칸반 보드는 완벽할 것입니다.

시간 추적 기능이 있어야 합니다.

어떤 틈새 시장은 다른 틈새 시장보다 연락하는 사람들로부터 답장을 받기 더 쉽습니다. 이것은 사실이다. 팀이 다양한 상황에서 어떻게 수행되고 있는지 알고 시간이 지남에 따라 자신을 개선하기 위해 결론을 도출하려면 시간 추적이 필요합니다.

다른 팀원 및 고객과 빠르고 직관적인 커뮤니케이션 및 협업이 가능해야 합니다.

멘션과 알림은 도구의 일부여야 하며 팀 구성원 간의 협업은 간단하고 직관적이어야 합니다. 또한 클라이언트가 볼 수 있는 커뮤니케이션 부분과 팀 구성원 간에 비공개로 유지되어야 하는 부분을 제한할 수 있는 가능성이 있어야 합니다.

캘린더 보기가 통합되어 있어야 합니다.

캘린더를 사용하면 프로젝트를 보다 명확하고 쉽게 중요한 사항에 집중할 수 있습니다. 우선 순위 관리는 오늘날 종종 중요한 역할을 합니다.

클라우드 기반이어야 합니다.

클라우드에서 데이터를 유지 관리하고 액세스하는 것이 더 쉽습니다. 인프라, 호스팅 또는 하드웨어 비용 및 유지 관리에 대해 걱정할 필요가 없습니다. SaaS는 훌륭하고 중요하고 필수적인 것에 집중하는 데 도움이 되므로 가능하면 항상 사용하는 것이 좋습니다.

모바일 앱이 있어야 합니다.

접근성이 중요합니다. 모바일 알림은 부재중일 때 중요합니다. 그리고 당신의 라이프 스타일이 여행과 관련되어 있다면 모바일 앱은 필수입니다.

활동 로그가 있어야 합니다.

이것은 세부 사항을 주장하는 것처럼 들릴 수 있지만 팀에서 여러 프로젝트를 수행할 때 활동 로그를 사용하면 추적하고 진행 상황을 훨씬 쉽게 알 수 있습니다.

선택이 쉽지 않았음을 이미 알 수 있습니다. Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod 및 Jira를 비롯한 수십 가지 도구를 사용해 보았습니다. 위의 모든 단일 요구 사항을 충족하는 도구를 찾는 것은 어려운 일이었습니다.

그러나 불가능하지는 않습니다.

몇 주간의 테스트 및 평가 끝에 프로젝트 관리를 위한 Breeze.pm + 커뮤니케이션 및 알림을 위한 Slack이 우승했습니다.

핵심은 워크플로에 있습니다

도구는 정확히 말하자면 도구일 뿐입니다. 얼마나 효율적인지는 사용하는 사람과 사용 방법에 따라 다릅니다.

이제 도구가 있으면 규칙을 정의하고 워크플로를 설계해야 합니다.

규칙이 정확히 무엇인지는 관리하려는 프로세스에 따라 크게 달라집니다.

새로운 고객이 들어오면 어떻게 해야 하나요? 기존 고객이 요구 사항을 변경하거나 계획을 업그레이드하면 어떻게 됩니까? 누가 프로젝트 사양을 변경합니까? 클라이언트가 볼 수 있는 알림은 무엇이며 프로젝트 팀만 볼 수 있는 알림은 무엇입니까? 특정 프로젝트의 여러 단계에서 진행 상황을 어떻게 추적합니까?

워크플로 설정을 시작하기 전에 답변이 필요한 질문은 다음과 같습니다. 잘 설계된 워크플로의 아이디어는 비즈니스 프로세스를 최대한 자연스럽게 따르는 것입니다. 따라서 프로젝트 관리 환경을 설정하는 첫 번째 단계는 프로세스를 자세히 아는 것입니다. 비즈니스 프로세스 분석은 완전히 별개의 주제이므로 이 부분이 올바르게 다루어졌다고 가정하겠습니다.

샘플 블로거 홍보 캠페인을 계속해 보겠습니다. 워크플로는 다음과 같습니다.

1. 새로운 클라이언트가 들어옵니다.
2. 우리 팀의 구성원은 캠페인 관리자로 클라이언트에 할당됩니다.
3. 캠페인 관리자는 다음을 처리합니다.
   1. Breeze.pm에서 프로젝트 설정
   2. 모든 작업을 올바른 팀 구성원에게 할당
   3. Breeze.pm의 프로젝트에 클라이언트 초대
   4. 클라이언트에 클라이언트 관련 작업 할당
   5. 캠페인 시작에 대한 필수 정보를 고객에게 이메일로 보내기
   6. 매일 모든 작업의 ​​실행 추적
   7. 캠페인의 모든 중요한 이벤트를 클라이언트와 통신
4. 클라이언트의 지원 요청의 경우 다음 중 하나가 발생할 수 있습니다.
   1. 캠페인 관리자가 지원 요청에 응답합니다.
   2. 즉시 지원 요청을 해결하는 것은 불가능의 경우, 요청이 Breeze.pm를 통해 2 ^차 수준의 지원 에스컬레이션하고 거기 해결 된 것

실행 도구 – 프로젝트 설정

우리에게는 도구가 있고 워크플로가 있습니다. 이 모든 것이 실제로 어떻게 보이는지 봅시다.

워크플로에서 1. 및 2. 단계는 주제와 관련이 없으므로 건너뛰고 프로젝트 설정부터 시작하겠습니다.

작업을 더 빠르게 하고 각 프로젝트가 이전 클라이언트의 경험을 기반으로 최적의 방식으로 설정되도록 하기 위해 템플릿을 사용합니다. 이렇게 하면 모든 프로젝트가 동일한 형식과 구조를 따르도록 설정됩니다. 프로젝트에 특정 사항이 있는 경우 현재 프로젝트에 적용된 템플릿을 조정할 수 있습니다.

Breeze.pm에서 프로세스는 프로젝트 생성으로 시작됩니다.

위의 스크린샷에서 볼 수 있듯이 프로젝트 생성이 빠릅니다. 프로젝트 이름을 지정하고 설명을 추가하고 팀 구성원을 초대하고 프로젝트 생성을 위한 템플릿을 선택하기만 하면 됩니다. 예산 및 그룹 옵션은 모두 선택 사항입니다.

Breeze.pm의 템플릿은 실제로 목록과 작업 자리 표시자로 미리 채워진 일반 프로젝트입니다. 샘플 템플릿은 다음과 같습니다.

여기에서 Breeze.pm 인터페이스에 대해 너무 깊이 설명하지 않겠습니다(매우 간단합니다). 템플릿/프로젝트 화면의 주요 부분은 작업 목록으로 덮여 있습니다. 각 열(Todo, Doing, Done 등)은 목록을 나타내며 각 상자는 작업입니다.

여기서 핵심은 작업 수명 주기입니다. 각 작업은 할 일 목록에서 수명 주기를 시작합니다. 작업이 팀 구성원에게 할당되면 일반적으로 다음 방향 중 하나로 Todo에서 다른 목록으로 이동합니다.

• 내부 작업의 경우(예: '캠핑 설정' 작업)
  • Todo -> Doing (할당된 사람이 작업을 시작할 때) -> 완료
• 클라이언트에게도 보여야 하는 작업의 경우
  • Todo -> Doing(할당된 사람이 작업을 시작할 때) -> Outreach 진행 목록

여기에서 또 다른 중요한 기능인 클라이언트 통합에 대해 설명합니다. Breeze.pm을 사용하면 프로젝트에 클라이언트를 추가하고 클라이언트가 액세스할 수 있는 프로젝트 부분을 정의할 수 있습니다.

위의 템플릿 스크린샷에서 프로젝트는 4개의 어두운 회색 목록이 비공개이고 3개의 밝은 회색 목록이 클라이언트에 표시되는 방식으로 정의됩니다. 따라서 액세스 제어가 매우 깔끔해집니다. 모든 작업은 비공개로 시작하거나 클라이언트와 공유할 수 있으며 수명 주기 동안 다양한 목록을 통해 이동할 수 있습니다.

템플릿에서 프로젝트를 만들고 특정 프로젝트의 세부 사항에 따라 사용자 지정하면 클라이언트에게 초대장을 보냅니다.

각 클라이언트에 대해 권한 구성을 미세 조정할 수 있습니다(위의 스크린샷 참조). 클라이언트는 초대에 대해 이메일을 통해 알림을 받게 되며 "초대 수락" 링크를 클릭하기만 하면 됩니다.

여기에서 클라이언트 계정에서 동일한 프로젝트가 어떻게 보이는지 확인할 수 있습니다.

보시다시피 여기에서는 밝은 회색 열만 볼 수 있습니다. 우리 프로세스에서 클라이언트의 인터페이스에는 세 개의 열이 있습니다. 지원 프로세스와 관련된 작업 및 보고서, 클라이언트에게 작업을 할당하는 할 일 목록(추가 정보 또는 일부 질문에 대한 답변이 필요할 때) 및 중요한 캠페인이 포함된 열 - 관련 문서 및 메모.

목록과 작업 모두 속성을 변경하여 사용자 지정할 수 있습니다.

예를 들어 목록을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 클라이언트가 숨기거나 볼 수 있도록 합니다.
• 특정 목록의 작업이 작업 페이지에 표시되지 않도록 합니다(예: "문서 및 메모" 목록에 유용).
• 해당 목록에 있는 작업에 부여되는 기본 상태를 정의합니다(예: 완료된 작업 목록의 경우 "완료" 상태).

작업에는 더 많은 속성이 있습니다.

다음은 가장 유용한 몇 가지입니다.

• 표시
  • 각 작업은 완료, 준비, 보류 및 차단의 4가지 상태로 표시할 수 있습니다. 예를 들어 작업 목록에서 사용하는 작업 상태 및 필터에 따라 작업할 준비가 된 작업만 일일 작업 목록에 표시하도록 선택할 수 있습니다. 이 기능은 작업 목록에서 노이즈를 제거하려는 경우에 유용합니다(예: 어떤 이유로 차단되어 작업할 수 없는 작업).
• 색상
  • 상태 외에도 각 작업을 색상으로 표시할 수 있으므로 노이즈를 줄일 수도 있습니다. 대부분의 사람들은 시각적이며 화면에 수십 가지 작업이 있을 때 색상을 사용하여 더 쉽게 추적할 수 있습니다.
• 파일
  • Breeze.pm은 모든 주요 파일 공유 서비스와 통합됩니다. 여기서 언급하고 싶은 기능은 작업에 이미지를 할당하여 작업을 보다 시각적으로 볼 수 있다는 것입니다.

• 할당 및 기한 옵션
  • 대부분 자명합니다. 각 작업은 누군가에게 할당될 수 있으며 기한을 정의할 수 있습니다.
• 시간 추적
  • 시간은 수동으로 또는 타이머를 사용하여 추적할 수 있습니다.
• 댓글 섹션
  • 각 작업에는 클라이언트를 포함하여 프로젝트에 할당된 모든 팀 구성원이 사용할 수 있는 주석 스레드가 있습니다.

권한 제어는 작업 수준에서 조금 더 나아갑니다. 클라이언트에게 표시되는 작업의 경우에도 비공개로 유지하고 내부 팀원에게만 표시되는 댓글을 제어할 수 있습니다.

이 시점에서 우리는 모든 기본 사항을 다루었고 계속 진행할 준비가 되었습니다.

진행 중인 캠페인

일을 간단하게 하기 위해 단일 작업에 집중하고 캠페인이 진행됨에 따라 작업에서 어떤 일이 발생하는지 살펴보겠습니다. 샘플로 클라이언트를 위한 강력한(Domain Authority 70+) 게스트 게시물을 작성하는 작업을 수행합니다.

프로젝트는 Todo 목록의 작업으로 시작됩니다.

작업 수명 주기의 첫 번째 단계는 할당될 때 완료됩니다. 캠페인 관리자가 작업을 할당하면 작업 상자 오른쪽 하단에 작은 아바타 아이콘이 표시됩니다. 작업 상자의 왼쪽 하단에 표시되는 기한을 정의할 수도 있습니다. 담당자 작업 목록에도 표시됩니다.

작업에 할당된 사람이 작업을 시작하자마자 작업 목록으로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 다른 팀 구성원과 캠페인 관리자가 프로젝트 상태에 대한 최신 정보를 항상 사용할 수 있습니다.

작업이 완료되지 않는 한 '준비' 상태이거나 '대기 중' 또는 '차단됨'일 수 있습니다. 클라이언트가 볼 수 있도록 하려는 시점에 도달하면 작업 담당자가 이를 Outreach 진행 목록으로 이동합니다.

그 동안 작업 담당자는 작업에 대한 모든 중요한 정보로 작업 설명을 최신 상태로 유지합니다.

그리고 마지막으로 작업이 완료되면 담당자가 '완료'로 표시합니다.

'완료'로 표시된 작업은 프로젝트 개요에 계속 표시되지만 일반적으로 주의가 필요한 작업만 보고자 하는 개인 작업 목록에서 쉽게 필터링할 수 있습니다.

방금 설명한 워크플로는 하나의 샘플일 뿐입니다. 다른 프로세스 유형에 대해서도 유사한 워크플로를 정의할 수 있습니다.

슬랙과의 통합

팀과의 공동 작업에 Slack을 사용하지 않는 경우 사용해야 합니다. 간단히 말해서 Slack은 비즈니스에 중점을 둔 팀을 위한 강력한 메신저 앱입니다.

Breeze.pm은 기본적으로 Slack과의 통합을 제공하며 훌륭하게 작동합니다.

각 프로젝트에 대해 Slack에 전달할 알림 유형을 정의할 수 있습니다.

개인 취향에 따라 최적의 설정을 얻을 수 있도록 알림을 미세 조정할 수 있습니다.

짧은 요약

위에서 설명한 환경 및 설정은 블로거 봉사 활동 또는 콘텐츠 마케팅 프로젝트와 같이 잘 정의되지 않은 프로젝트를 추적하는 효과적인 방법입니다. Breeze.pm과 Slack을 결합하여 데스크탑과 모바일에서 잘 작동하는 시스템을 구축했습니다(Breeze.pm과 Slack 모두 매우 기능적인 모바일 앱을 가지고 있습니다).

프로젝트 관리 도구인 Breeze.pm은 사용자 정의가 가능하며 기본 버전에서 시간 추적 및 무제한 고객 계정과 같은 일부 고급 기능을 지원합니다. 너무 복잡한 도구(예: Jira)가 필요하지 않은 모든 유형의 프로세스를 관리하는 데 적합합니다.

팀 커뮤니케이션 및 협업 도구인 Slack은 Breeze.pm에 추가된 훌륭한 기능입니다. 그것은 우리의 경우에 훌륭한 것으로 보여주었던 프로젝트 관리 도구에서 채팅 기능을 제거합니다. 팀원과 채팅을 하고 싶을 때 정말 빠르게 할 수 있습니다. Slack은 그 분야의 리더입니다. 여기에 스마트 알림을 추가하면 완벽한 설정이 됩니다.

교훈

블로거 아웃리치 및 콘텐츠 마케팅 프로젝트를 위한 작업 프로젝트 관리 환경을 구축하는 과정을 통해 우리는 많은 것을 배웠습니다.

모두를 위해, 그리고 모두를 위해

워크플로에서 가장 중요한 것은 워크플로의 규칙을 전체 팀과 소통하는 것입니다. 명확하고 잘 전달된 규칙이 없으면 도구가 아무리 훌륭해도 별 소용이 없습니다. 모든 팀 구성원은 도구를 올바른 방법으로 사용하는 것이 중요한 이유를 알고 있어야 합니다. 팀 전체가 사용할 때만 도구에는 목적이 있습니다.

혁명이 아니라 진화

어떤 도구도 귀하의 정확한 프로세스에 완벽하게 일치하지 않을 가능성이 높습니다. 도구를 사용자 정의해야 합니다. 사용자 정의는 일반적으로 반복 작업을 수행할 때 가장 잘 작동합니다. 도구나 템플릿에서 개선하고 싶은 한 가지를 발견하면 이를 수행하고 테스트하십시오. 테스트 결과 개선의 여지가 더 있는 것으로 나타나면 다시 사용자 정의하십시오. 이는 시간이 많이 소요되는 프로세스일 수 있지만 매일 이 워크플로에 시간을 할애할 가치가 있습니다. 특정 요구 사항에 맞게 도구를 사용자 정의할수록 도구 사용 경험이 향상됩니다.

좋은 것에 안주하지마

최고의 매치를 요구합니다. 주요 프로세스를 지원할 도구를 선택할 때 타협하는 것은 장기적으로 좌절에 동의하는 것입니다. 더 나은 방식으로 작업을 수행하는 다른 방법이 없다고 절대적으로 확신하는 경우에만 타협을 수락하십시오.

적은 것이 더 많다

복잡한 도구가 필요하지 않다면 함께 사용하지 마십시오. 그것은 당신의 시간을 잡아먹을 것이고 결국에는 도구 자체로 너무 많은 작업이 필요할 것이기 때문에 당신은 아마도 그것을 사용하지 않을 것입니다. 여기서 균형이 중요합니다. 선택한 도구는 프로세스를 지원하기에 충분히 강력하고 빠르고 쉽게 수행할 수 있을 만큼 간단해야 합니다. 작업에서 한 단어를 업데이트하기 위해 인터페이스를 통해 수십 번 클릭하는 것은 시간을 보내고 싶은 방식이 아닙니다.

비쥬얼 좋다

프로세스에 여러 프로젝트에 대한 팀 구성원의 참여가 포함되는 경우 작업에 시각적 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 일반 텍스트는 시간이 지나면 읽고 따라가기가 어려워집니다. 사람들은 일반적으로 시각적으로 나타낼 때 데이터를 훨씬 더 잘 인식합니다. Kanban 보드는 일반적으로 좋은 방법입니다.

마지막 단어

관리하려는 모든 프로세스와 프로젝트에 적합한 만능 도구는 없습니다.

문제는 올바른 것을 찾는 방법입니다.

일반적으로 이것은 간단하지 않지만 운 좋게도 선택을 올바르게 한다면 조만간 다시 하지 않아도 될 것입니다. 프로젝트 관리 및 팀 협업 도구의 적절한 테스트에 시간을 투자하면 나중에 골치 아픈 일을 많이 줄일 수 있습니다.

내 조언은 그렇게 하는 데 필요한 모든 시간을 할애하라는 것입니다. 조사를 하고 도구를 선정하고 테스트하십시오. 그런 다음 더 테스트하십시오.

사용하기로 결정한 도구는 매일 사용하는 도구가 될 것입니다.

시간을 할애할 가치가 있는 선택입니다.

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센코 두라스

디지털 마케팅, 기업가 정신, 성장 및 여행에 열정적인 Senko는 Diversis Digital과 Point Visible의 공동 설립자이기도 합니다. 새로운 아이디어를 테스트하고 사양이 불분명한 프로젝트를 좋아하며 침착한 태도로 압력에 맞서 싸우는 것을 좋아합니다.

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