Cum să gestionați în mod eficient mai multe campanii de informare Blogger cu Breeze.pm și Slack

Există două tipuri de oameni - cei care consideră că procesul de informare a bloggerilor este banal (trimiteți e-mailurile, duh!) Și cei care știu că nu este.

Amândoi au dreptate.

Indiferent dacă vă contactați pentru a trimite un post de invitat sau doar pentru a discuta despre o idee, una dintre premisele unei campanii de succes pentru blogger este să fiți firesc în e-mailurile dvs.

Și a fi natural este ușor dacă trimiteți un e-mail către o altă persoană cu aceleași interese. Este ceva ce ai putea face în mijlocul nopții.

Și acolo se termină de obicei partea „ușoară”.

De ce?

Trimiterea unui e-mail este ușoară. Trimiterea a zeci sau sute dintre ele într-o perioadă scurtă de timp și gestionarea profesională a tuturor firelor de conversație nu este.

Pentru a face lucrurile mai ușoare, veți avea nevoie de instrumente, un set de reguli și un flux de lucru. Și despre asta este vorba despre această postare.

Provocarea

Declinare de responsabilitate: Configurarea unui mediu care va sprijini un proces de informare a bloggerilor este individuală și se poate face în numeroase moduri. Depinde puternic de specificul procesului și de preferințele personale. Mediul descris în această postare nu este necesară cea mai bună opțiune, dar este o soluție care funcționează pentru procesul și echipa noastră.

Să începem cu instrumente.

În acest moment, există numeroase opțiuni pe care le puteți lua în considerare - de la foi de calcul simple, aplicații pentru lista de sarcini, diverse instrumente de gestionare a proiectelor, până la instrumente specializate pentru marketingul de conținut. Cu atât de multe opțiuni, selecția nu este niciodată ușoară.

O modalitate bună de a începe procesul de selecție a instrumentelor ar fi făcând mai întâi cercetarea, făcând o listă scurtă de instrumente care îndeplinesc cerințele dvs. „pe hârtie” și încercând să utilizați efectiv instrumentele selectate într-un eșantion de proiect.

Un lucru este sigur - nu luați niciodată decizia finală fără a încerca efectiv să utilizați instrumentul pe un eșantion de proiect.

Proiectele de informare Blogger, probabil la fel ca orice alte tipuri de proiecte, au unele detalii. Aceasta înseamnă că instrumentul pe care îl alegem va trebui să abordeze aceste particularități.

Instrumentul nostru ideal trebuia să îndeplinească următoarele cerințe:

Ar trebui să fie simplu

Am renunțat la numeroase instrumente pe care le-am încercat doar pentru că aveau prea multe opțiuni. Prea multe opțiuni vor crește timpul pe care trebuie să-l petreceți cu instrumentul și nu doriți acest lucru pe termen lung.

Ar trebui să fie flexibil

Procesul nostru include actualizări frecvente ale specificațiilor campaniei, pe baza informațiilor pe care le primim atunci când campaniile sunt deja în desfășurare. Pe măsură ce proiectul se desfășoară, întâlnim adesea noi oportunități prin comunicarea cu alți bloggeri la care ajungem. Instrumentul trebuie să accepte mutarea / copierea / lipirea sarcinilor între campanii. Crearea de șabloane pentru proiecte / campanii / sarcini este și o caracteristică obligatorie. În același timp, instrumentul trebuie să rămână simplu. Știu - așteptările sunt mari. Sperăm că nu prea mare.

Ar trebui să fie rapid

Timpul lung de încărcare de fiecare dată când schimbați sarcinile face ca oricine să fie nervos rapid.

Ar trebui să sprijine accesul clientului cu permisiuni restricționate

Adăugarea clienților la un proiect / campanie și specificarea exactă a ceea ce doriți să vadă și ce nu, este o caracteristică obligatorie.

Ar trebui să fie vizual

Din nou, din cauza complexității campaniilor noastre, avem nevoie de un instrument vizual. Plăcile Kanban ar fi perfecte.

Ar trebui să aibă caracteristică de urmărire a timpului

Unele nișe sunt mai ușor de obținut un răspuns de la persoanele pe care le contactați decât altele. Este un fapt. Dacă doriți să aflați performanța echipei dvs. în diferite circumstanțe și să obțineți concluzii pentru a vă îmbunătăți cu timpul, este necesară urmărirea timpului.

Ar trebui să permită comunicarea și colaborarea rapidă și intuitivă cu alți membri ai echipei și clienți

Mențiunile și notificările ar trebui să facă parte din instrument, iar colaborarea dintre membrii echipei este simplă și intuitivă. De asemenea, ar trebui să existe posibilitatea de a restricționa ce părți ale comunicării vor fi vizibile pentru clienți și ce ar trebui să rămână privat între membrii echipei.

Ar trebui să aibă integrată vizualizarea calendarului

Calendarele fac proiectele mai clare și mai ușor de concentrat asupra a ceea ce este cu adevărat important. Managementul prioritar joacă adesea un rol important astăzi.

Ar trebui să fie bazat pe cloud

Este doar mai ușor să întrețineți și să accesați datele într-un nor. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la costurile de infrastructură, găzduire sau hardware și la întreținere. SaaS este un lucru grozav și vă recomand să îl folosiți ori de câte ori este posibil, deoarece ne ajută să ne concentrăm asupra a ceea ce este important și esențial.

Ar trebui să aibă o aplicație mobilă

Accesibilitatea este importantă. Notificările mobile sunt importante atunci când nu sunteți la birou. Și dacă stilul tău de viață implică călătoria, o aplicație mobilă este obligatorie.

Ar trebui să aibă jurnal de activitate

Acest lucru ar putea părea a insista asupra detaliilor, dar atunci când lucrați la mai multe proiecte în echipă, jurnalul de activități face urmărirea și cunoașterea a ceea ce se întâmplă este mult mai ușoară.

Puteți vedea deja că selecția nu a fost ușoară. Am încercat zeci de instrumente, inclusiv Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod și Jira. Găsirea unui instrument care să satisfacă fiecare cerință de mai sus a fost o provocare.

Dar nu imposibil.

După săptămâni de testare și evaluare, am avut un câștigător - Breeze.pm pentru managementul proiectului + Slack pentru comunicare și notificări.

Cheia se află în fluxul de lucru

Instrumentele sunt, ei bine, exact asta - doar instrumente. Cât de eficienți vor fi, depinde de cei care le folosesc și de modul în care îi folosesc.

Acum, când avem instrumentele, trebuie să definim reguli și să proiectăm un flux de lucru.

Ce anume vor fi regulile depinde în mare măsură de procesul pe care încercați să îl gestionați.

Ce trebuie făcut atunci când intră un client nou? Ce se întâmplă dacă un client existent își modifică cerințele sau își actualizează planul? Cine face modificările în specificațiile proiectului? Ce notificări sunt văzute de client și ce numai de echipa de proiect? Cum urmărim progresul pe diferite faze ale unui anumit proiect?

Acestea și multe altele sunt întrebările care necesită răspunsuri înainte de a începe chiar să configurăm fluxul de lucru. Ideea unui flux de lucru bine conceput este să vă urmăriți procesul de afaceri cât mai natural posibil. Deci, primul pas în crearea unui mediu de management al proiectului este să vă cunoașteți procesul în detalii. Deoarece analiza proceselor de afaceri este un subiect complet separat, vom presupune că această parte a fost tratată corect.

Să continuăm cu un exemplu de campanie de divulgare a bloggerilor. Fluxul de lucru ar putea arăta astfel:

1. Intră un client nou.
2. Un membru al echipei noastre este repartizat clientului ca manager de campanie.
3. Managerul de campanie se ocupă de următoarele:
   1. Configurarea unui proiect în Breeze.pm
   2. Atribuirea tuturor sarcinilor membrilor echipei potrivite
   3. Invitarea clientului la proiect în Breeze.pm
   4. Atribuirea sarcinilor legate de client către client
   5. Trimiterea unui e-mail clientului cu informații esențiale despre începerea campaniei
   6. Urmărirea zilnică a executării tuturor sarcinilor
   7. Comunicarea tuturor evenimentelor importante din campanie cu clientul
4. În cazul solicitării de asistență de către client, se poate întâmpla una dintre următoarele:
   1. Managerul de campanie răspunde la solicitarea de asistență
   2. În cazurile în care nu este posibil pentru a rezolva cererea de sprijin imediat, cererea este crescută la suportul 2 al ^doilea nivel , prin Breeze.pm și este rezolvată acolo

Instrumente în acțiune - Configurare proiect

Avem instrumentele și avem fluxul de lucru. Să ne distrăm și să vedem cum arată toate acestea în acțiune.

Vom trece peste pașii 1. și 2. din fluxul de lucru, deoarece nu sunt relevanți pentru subiect, și vom începe cu configurarea proiectului.

Pentru a face lucrurile mai rapide și pentru a ne asigura că fiecare proiect este configurat într-un mod optim, pe baza experienței cu clienții anteriori, vom folosi șabloane. Astfel ne asigurăm că toate proiectele noastre sunt configurate urmând aceeași formatare și structură. Dacă există unele informații specifice proiectului, șabloanele pot fi ajustate odată aplicate proiectului curent.

În Breeze.pm, procesul începe cu crearea proiectului.

După cum puteți vedea din captura de ecran de mai sus, crearea proiectului este rapidă. Tot ce trebuie să faceți este să denumiți proiectul, să adăugați o descriere opțională, să invitați membrii echipei și să alegeți șablonul pentru crearea proiectului. Opțiunile de buget și grup sunt opționale.

Șabloanele din Breeze.pm sunt de fapt doar proiecte obișnuite preumplute cu liste și substituenți ai sarcinilor. Un model de șablon arată astfel:

Nu voi intra prea adânc în interfața Breeze.pm aici (este destul de simplu). Partea principală a ecranului șablon / proiect este acoperită de liste de sarcini. Fiecare coloană (Todo, Doing, Done etc.) reprezintă o listă și fiecare casetă este o sarcină.

Cheia aici este un ciclu de viață al sarcinii. Fiecare activitate își începe ciclul de viață într-o listă Todo. Pe măsură ce sarcina este atribuită unui membru al echipei, aceasta trece de la Todo la alte liste, de obicei într-una din următoarele direcții:

• Pentru sarcini interne (de exemplu, sarcina „Configurare campanie”)
  • Todo -> Făcând (când o persoană atribuită începe să lucreze la el) -> Terminat
• Pentru sarcini care trebuie să fie vizibile și pentru client
  • Todo -> Efectuarea (când o persoană atribuită începe să lucreze la el) -> Lista de progrese

Aici ajungem la o altă caracteristică importantă - integrarea clientului. Breeze.pm ne permite să adăugăm clienți la proiect și să definim la ce părți ale proiectului pot accesa.

În captura de ecran a șablonului de mai sus, proiectul este definit într-un mod în care 4 liste gri închis sunt private și 3 liste gri deschis sunt vizibile pentru client. Acest lucru face ca controlul accesului să fie foarte îngrijit - orice activitate poate începe ca fiind privată sau partajată cu un client și să se deplaseze prin diferite liste pe parcursul ciclului său de viață.

Odată ce proiectul este creat din șablon și personalizat pe baza specificului proiectului specific, trimitem o invitație clientului.

Pentru fiecare client, este posibil să efectuați o reglare fină a configurației permisiunii (așa cum se arată în captura de ecran de mai sus). Clientul va fi informat prin e-mail cu privire la invitație și tot ce trebuie să facă este să facă clic pe linkul „Acceptați invitația”.

Aici puteți vedea cum arată același proiect din contul clientului:

După cum puteți vedea, aici sunt vizibile doar coloanele de culoare gri deschis. În procesul nostru, interfața clientului conține trei coloane: sarcini și rapoarte legate de procesul de informare, lista de sarcini în care atribuim sarcini clienților (atunci când avem nevoie de informații suplimentare sau un răspuns la o întrebare) și coloana care conține o campanie importantă -documente și note conexe.

Ambele, liste și sarcini, pot fi personalizate modificându-le proprietățile.

De exemplu, cu listele puteți face următoarele:

• Faceți-le ascunse sau vizibile pentru clienți.
• Împiedicați activitățile din anumite liste specifice să fie vizibile pe pagina de activități (utilă, de exemplu, pentru listele „Documente și note”).
• Definiți o stare prestabilită atribuită sarcinii care intră pe lista respectivă (de exemplu, starea „Terminat” pentru lista sarcinilor finalizate)

Sarcinile au și mai multe proprietăți.

Iată câteva dintre cele mai utile:

• marcă
  • Fiecare activitate poate fi marcată cu 4 stări diferite: Gata, Gata, În așteptare și Blocată. Pe baza stării sarcinilor și a filtrelor pe care le utilizați în lista de sarcini, puteți, de exemplu, să alegeți să afișați în lista de sarcini zilnice numai acele sarcini care sunt gata să fie lucrate. Această caracteristică este utilă atunci când doriți să eliminați zgomotul din lista de sarcini (de exemplu, sarcini la care nu se poate lucra deoarece sunt blocate din anumite motive)
• Culoare
  • În plus față de stare, fiecare sarcină poate fi marcată și de culoare, ceea ce poate reduce și zgomotul. Majoritatea oamenilor sunt vizuali, iar culorile fac lucrurile mai ușor de urmărit atunci când există zeci de sarcini pe ecran.
• Dosare
  • Breeze.pm este integrat cu toate serviciile majore de partajare a fișierelor. Funcția pe care aș dori să o menționez aici este că puteți obține și mai mult vizualitate cu sarcini, atribuindu-i o imagine.

• Opțiuni de atribuire și de scadență
  • Mai ales auto-explicativ. Fiecare sarcină poate fi atribuită cuiva și poate fi definită o dată scadență.
• Urmărirea timpului
  • Timpul poate fi urmărit manual sau folosind temporizatorul.
• Secțiunea de comentarii
  • Fiecare sarcină are un fir de comentarii care poate fi utilizat de toți membrii echipei desemnați proiectului, inclusiv de client.

Controlul permisiunii merge un pic mai departe la nivelul sarcinii. Chiar și pentru sarcinile care sunt vizibile pentru clienți, este posibil să controlați ce comentarii doriți să păstrați private și vizibile numai pentru membrii echipei interne.

În acest moment, avem toate elementele de bază acoperite și suntem gata să mergem mai departe.

Campanie în curs

Pentru a simplifica lucrurile, să ne concentrăm pe o singură sarcină și să vedem ce se întâmplă cu aceasta pe măsură ce campania progresează. Ca eșantion, vom prelua sarcina de a crea o postare puternică (Domain Authority 70+) pentru un client.

Proiectul începe cu sarcina din lista Todo.

Primul pas din ciclul de viață al sarcinii este realizat atunci când este atribuit. Când managerul de campanie atribuie sarcina, o mică pictogramă avatar va fi vizibilă în partea dreaptă jos a casetei de sarcini. De asemenea, putem defini data scadenței, care va fi vizibilă în partea din stânga jos a casetei de sarcini. De asemenea, va fi vizibil pe lista de sarcini a cesionarilor.

De îndată ce persoana atribuită sarcinii începe să lucreze la aceasta, trebuie doar să o tragă și să o fixeze în lista de activități. Acest lucru asigură că informațiile actualizate despre starea proiectului sunt întotdeauna disponibile pentru ceilalți membri ai echipei și managerul de campanie.

Atâta timp cât sarcina nu este finalizată, aceasta va fi fie în starea „Gata”, fie posibil în „În așteptare” sau „Blocată”. Odată ce ajungem la punctul în care dorim să-l facem vizibil pentru client, destinatarul sarcinii îl mută în lista de progres Outreach.

Între timp, destinatarul sarcinii are grijă să mențină descrierea sarcinii actualizată cu toate informațiile importante despre aceasta.

Și, în cele din urmă, când sarcina este finalizată, cesionarul o marchează ca „Terminat”.

Sarcina marcată ca „Terminat” va fi în continuare vizibilă în prezentarea generală a proiectului, dar va fi ușor să o filtrăm din lista de sarcini personale, unde de obicei dorim să vedem doar sarcini care necesită atenția noastră.

Fluxul de lucru pe care tocmai l-am descris este doar un eșantion. Fluxuri de lucru similare pot fi definite și pentru alte tipuri de procese.

Integrare cu Slack

Dacă nu utilizați Slack pentru colaborarea cu echipa dvs., ar trebui. În cuvinte simple, Slack este o aplicație de mesagerie puternică pentru echipe, axată pe afaceri.

Breeze.pm oferă integrarea cu Slack în mod implicit și funcționează excelent.

Pentru fiecare proiect, este posibil să se definească ce tipuri de notificări vor fi transmise către Slack.

Pe baza preferințelor personale, este posibil să reglați fin notificările astfel încât să obțineți configurarea optimă.

Rezumat scurt

Mediul și configurarea explicate mai sus sunt o modalitate eficientă de a urmări proiectele care nu sunt necesare bine definite, cum ar fi, de exemplu, informarea bloggerilor sau proiectele de marketing de conținut. Prin combinarea Breeze.pm și Slack am stabilit un sistem care funcționează bine pe desktopuri și pe dispozitive mobile (ambele, Breeze.pm și Slack au aplicații mobile foarte funcționale).

Breeze.pm, ca instrument de gestionare a proiectelor, este extrem de personalizabil și acceptă unele funcții avansate precum urmărirea timpului și conturi client nelimitate în versiunea sa de bază. Este potrivit pentru gestionarea tuturor tipurilor de procese care nu necesită instrumente prea complexe (cum ar fi Jira de exemplu).

Slack, un instrument de comunicare și colaborare în echipă, este o completare excelentă pentru Breeze.pm. Elimină funcția de chat din instrumentul de gestionare a proiectelor, care s-a arătat ca un lucru grozav în cazul nostru. Când doriți să faceți o conversație cu un membru al echipei, o puteți face foarte repede. Slack este un lider în acest domeniu. Adăugați notificări inteligente la acest lucru și aveți o configurare perfectă.

Lecții învățate

Prin procesul de stabilire a unui mediu de lucru de gestionare a proiectelor pentru proiectul de informare a bloggerilor și de marketing de conținut, am învățat multe.

Toți pentru unul și unul pentru toți

Cel mai important lucru cu fluxurile de lucru este comunicarea regulilor fluxului de lucru cu întreaga echipă. Fără un set de reguli clare și bine comunicate, instrumentul, oricât de mare ar fi, nu va face mare lucru. Toți membrii echipei trebuie să fie conștienți de motivele pentru care este important să folosiți instrumentul într-un mod adecvat. Numai atunci când toată echipa îl folosește, instrumentul își are scopul său.

Evoluție, nu revoluție

Este foarte probabil ca niciunul dintre instrumente să nu se potrivească perfect procesului dvs. exact. Va trebui să personalizați instrumentul. Personalizarea funcționează cel mai bine atunci când se face în iterații. Când observați un lucru pe care doriți să îl îmbunătățiți în instrument sau în șabloane, faceți-l și testați-l. Dacă testele arată că există mai mult spațiu pentru îmbunătățiri, personalizați din nou. Acesta poate fi un proces care necesită mult timp, dar merită, deoarece veți petrece timp cu acest flux de lucru zilnic. Cu cât personalizați instrumentul în funcție de cerințele dvs. specifice, cu atât experiența dvs. cu instrumentul va fi mai bună.

Nu te mulțumi pentru totdeauna

Solicitați cel mai bun meci. A face compromisuri atunci când alegeți instrumentul care vă va sprijini principalele procese înseamnă a fi de acord cu frustrarea pe termen lung. Acceptați compromisurile numai dacă sunteți absolut sigur că nu există nici un alt mod de a face lucrul într-un mod mai bun.

Mai puțin este mai mult

Dacă nu aveți nevoie de un instrument complex, nu mergeți cu el. Vă va consuma timpul și, în cele din urmă, probabil că veți înceta să îl utilizați, deoarece va fi prea mult de lucru cu instrumentul în sine. Echilibrul este important aici - instrumentul pe care îl alegeți ar trebui să fie suficient de puternic pentru a vă susține procesul și suficient de simplu pentru a vă oferi posibilitatea de a face acest lucru rapid și ușor. Faceți clic de zeci de ori prin interfață doar pentru a actualiza un singur cuvânt într-o sarcină nu este modul în care doriți să vă petreceți timpul.

Vizualul este bun

Dacă procesul dvs. include implicarea membrilor echipei în mai multe proiecte, luați în considerare utilizarea unui instrument vizual pentru job. Textul simplu devine dificil de citit și urmat după ceva timp. Oamenii percep de obicei datele mult mai bine atunci când sunt reprezentați vizual. Plăcile Kanban sunt de obicei o modalitate bună de parcurs.

Cuvinte finale

Nu există un instrument unic care să fie potrivit pentru toate procesele și proiectele pe care doriți să le gestionați.

Întrebarea este cum să o găsiți pe cea potrivită.

De obicei, acest lucru nu este simplu, dar din fericire, dacă faceți selecția corect, probabil că nu va trebui să o faceți în curând din nou. Investirea timpului în testarea corectă a unui instrument de management de proiect și de colaborare în echipă vă poate economisi multă durere de cap în viitor.

Sfatul meu este să luați tot timpul de care aveți nevoie pentru a face asta. Faceți cercetarea, selectați instrumentele, selectați-le. Și apoi, testează-i mai mult.

Instrumentul cu care decideți să mergeți va fi instrumentul cu care veți petrece timpul în fiecare zi.

Este o selecție pe care merită să o petreceți.

• Autor
• Postări recente

Senko Duras

Pasionat de marketing digital, antreprenoriat, creștere și călătorii, Senko este, de asemenea, cofondator al Diversis Digital și Point Visible. Iubește să testeze idei noi, proiecte cu specificații neclare și să lupte împotriva presiunii cu atitudine chill out.

Ultimele mesaje ale lui Senko Duras (vezi toate)

• Cum să vă schimbați strategia de marketing în timpul pandemiei COVID-19 - 27 martie 2020
• Cum să gestionați în mod eficient mai multe campanii de informare Blogger cu Breeze.pm și Slack - 25 octombrie 2016