如何使用 Breeze.pm 和 Slack 有效管理多个 Blogger Outreach 活动

有两种人 - 那些认为博客外展过程微不足道的人（只需发送电子邮件，呃！），另一种人知道它不是。

他们两个都是对的。

无论是发送客座帖子还是只是讨论一些想法，成功的博主外展活动的先决条件之一是在您的电子邮件中保持自然。

如果您向具有相同兴趣的另一个人发送电子邮件，那么自然很容易。 这是你可以在半夜做的事情。

这也是“简单”部分通常结束的地方。

为什么？

发送电子邮件很容易。 在短时间内发送数十个或数百个，并专业地管理所有对话线程，不是。

为了让事情变得更简单，您将需要工具、一组规则和工作流程。 这就是这篇文章的内容。

挑战

免责声明：建立一个支持博主外展过程的环境是个人的，可以通过多种方式完成。 这在很大程度上取决于过程的细节和个人喜好。 本文中描述的环境不一定是最佳选择，但它是适用于我们的流程和团队的解决方案。

让我们从工具开始。

此时，您可以考虑多种选择——从简单的电子表格、待办事项列表应用程序、各种项目管理工具，到用于内容营销的专门工具。 有这么多选择，选择绝非易事。

开始工具选择过程的一个好方法是首先进行研究，在“纸上”列出满足您要求的工具的候选清单，并尝试在示例项目中实际使用候选工具。

有一件事是肯定的 - 永远不要在没有实际尝试在示例项目中使用该工具的情况下做出最终决定。

Blogger 外展项目，可能就像任何其他项目类型一样，有一些细节。 这意味着我们选择的工具必须解决这些细节。

我们的理想工具必须满足以下要求：

应该很简单

我们放弃了我们尝试过的许多工具，因为它们有太多的选择。 太多的选项会增加您使用该工具的时间，从长远来看，您不希望这样。

应该是灵活的

我们的流程包括根据我们在活动已经进行时获得的输入，频繁更新活动规范。 随着项目的进行，我们经常通过与我们接触的其他博主的交流来发现新的机会。 该工具必须支持活动之间的移动/复制/粘贴任务。 为项目/活动/任务创建模板也是一项强制性功能。 同时，工具必须保持简单。 我知道——期望很高。 希望不要太高。

应该很快

每次切换任务时加载时间长，让任何人都很快紧张。

它应该支持具有受限权限的客户端访问

将客户添加到项目/活动中并准确指定您希望他们看到的内容，以及不希望看到的内容，是一项强制性功能。

应该是视觉的

同样，由于我们活动的复杂性，我们需要一个可视化的工具。 看板将是完美的。

它应该有时间跟踪功能

有些壁龛比其他壁龛更容易从你联系的人那里得到回复。 这是事实。 如果您想了解您的团队在不同情况下的表现并得出结论以随着时间的推移提高自己，那么时间跟踪是必要的。

它应该能够与其他团队成员和客户进行快速直观的沟通和协作

提及和通知应该是工具的一部分，并且团队成员之间的协作简单直观。 此外，应该有可能限制客户可以看到哪些通信部分，以及团队成员之间应该保密的内容。

它应该集成了日历视图

日历使项目更清晰、更容易专注于真正重要的事情。 今天，优先级管理经常发挥重要作用。

它应该是基于云的

在云中维护和访问数据更容易。 您不必担心基础架构、托管或硬件成本以及维护。 SaaS 是一件很棒的事情，我建议尽可能使用它，因为它可以帮助我们专注于重要和必不可少的事情。

它应该有一个移动应用程序

可访问性很重要。 当您不在办公室时，移动通知很重要。 如果您的生活方式涉及旅行，则必须拥有移动应用程序。

它应该有活动日志

这听起来像是坚持细节​​，但在团队中处理多个项目时，活动日志可以更轻松地跟踪和了解正在发生的事情。

您已经可以看到选择并不容易。 我们尝试了数十种工具，包括 Trello、Asana、ActiveCollab、BrightPod 和 Jira。 找到满足上述每一项要求的工具具有挑战性。

但并非不可能。

经过数周的测试和评估，我们获得了一个胜利者——用于项目管理的 Breeze.pm + 用于沟通和通知的 Slack。

关键在于工作流程

工具就是这样——只是工具。 它们的效率如何，取决于使用它们的人以及他们如何使用它们。

现在，当我们拥有工具时，我们必须定义规则并设计工作流程。

究竟规则是什么在很大程度上取决于您尝试管理的流程。

新客户进来后怎么办？ 如果现有客户改变他的要求或升级他的计划怎么办？ 谁更改了项目规范？ 客户可以看到哪些通知，哪些只能由项目团队看到？ 我们如何跟踪特定项目不同阶段的进度？

在我们开始设置工作流程之前，这些以及许多其他问题都需要回答。 精心设计的工作流程的理念是尽可能自然地遵循您的业务流程。 因此，设置项目管理环境的第一步是详细了解您的流程。 由于业务流程分析是一个完全独立的主题，因此我们假设这部分已被正确涵盖。

让我们继续一个示例博客外展活动。 工作流程可能如下所示：

1. 一个新客户进来了。
2. 我们团队的一名成员被分配给客户作为活动经理。
3. 活动经理负责以下事项：
   1. 在 Breeze.pm 中设置项目
   2. 将所有任务分配给合适的团队成员
   3. 邀请客户加入 Breeze.pm 中的项目
   4. 将客户相关的任务分配给客户
   5. 通过电子邮件向客户发送有关活动开始的基本信息
   6. 每天跟踪所有任务的执行情况
   7. 与客户沟通活动中的所有重要事件
4. 如果客户提出支持请求，可能会发生以下情况之一：
   1. Campaign Manager 响应支持请求
   2. 如果无法立即解决支持请求，请求将通过 Breeze.pm 升级到^第二级支持并在那里解决

工具在行动 - 项目设置

我们有工具，我们有工作流程。 让我们玩得开心，看看这一切是如何运作的。

我们将跳过工作流程中的步骤 1. 和 2.，因为它们与主题无关，并从项目设置开始。

为了使事情更快，并确保每个项目都以最佳方式设置，根据以前客户的经验，我们将使用模板。 通过这种方式，我们确保所有项目都按照相同的格式和结构进行设置。 如果项目有一些细节，模板可以在应用于当前项目后进行调整。

在 Breeze.pm 中，该过程从项目创建开始。

从上面的屏幕截图中可以看出，项目创建速度很快。 您所要做的就是为项目命名、添加可选描述、邀请团队成员并选择用于项目创建的模板。 预算和组选项都是可选的。

Breeze.pm 中的模板实际上只是预先填充了列表和任务占位符的常规项目。 示例模板如下所示：

我不会在这里深入介绍 Breeze.pm 界面（它非常简单）。 任务列表涵盖了模板/项目屏幕的主要部分。 每列（Todo、Doing、Done 等）代表一个列表，每个框代表一个任务。

这里的关键是任务生命周期。 每个任务都在 Todo 列表中开始其生命周期。 当任务分配给团队成员时，它会从 Todo 移动到其他列表，通常是以下方向之一：

• 对于内部任务（例如，“Campaing setup”任务）
  • Todo -> Doing（当指定的人开始工作时）-> Done
• 对于也需要对客户端可见的任务
  • Todo -> Doing（当指定的人开始工作时）-> Outreach 进度列表

在这里，我们来到另一个重要的功能——客户端集成。 Breeze.pm 允许我们向项目添加客户并定义他们可以访问项目的哪些部分。

在上面的模板截图中，项目的定义方式是 4 个深灰色列表是私有的，而 3 个浅灰色列表对客户端可见。 这使得访问控制非常简洁——任何任务都可以作为私有任务开始或与客户端共享，并在其生命周期内在各种列表中移动。

一旦从模板创建项目并根据特定项目的细节进行定制，我们就会向客户发送邀请。

对于每个客户端，可以对权限配置进行微调（如上面的屏幕截图所示）。 客户将通过电子邮件收到有关邀请的通知，他所需要做的就是单击“接受邀请”链接。

在这里，您可以从客户的帐户中看到同一个项目的样子：

如您所见，此处仅可见浅灰色列。 在我们的流程中，客户的界面包含三列：与外展流程相关的任务和报告、我们将任务分配给客户的待办事项列表（当我们需要其他信息或某个问题的答案时）以及包含重要活动的列- 相关文件和注释。

列表和任务都可以通过更改其属性来自定义。

例如，对于列表，您可以执行以下操作：

• 使它们对客户隐藏或可见。
• 防止某些特定列表中的任务在任务页面上可见（例如对“文档和注释”列表很有用）。
• 定义赋予该列表中任务的默认状态（例如，已完成任务列表的状态为“完成”）

任务有更多的属性。

以下是一些最有用的：

• 标记
  • 每个任务都可以标记为 4 种不同的状态：完成、就绪、等待和阻止。 例如，根据您在任务列表中使用的任务状态和过滤器，您可以选择在日常任务列表中仅显示那些准备好处理的任务。 当您想从任务列表中消除噪音时，此功能很有用（例如，由于某种原因被阻止而无法处理的任务）
• 颜色
  • 除了状态，每个任务也可以用颜色标记，这也可以减少噪音。 大多数人都是视觉化的，当屏幕上有几十个任务时，颜色使事情更容易跟踪。
• 文件
  • Breeze.pm 集成了所有主要的文件共享服务。 我想在这里提到的功能是，您可以通过为任务分配图像来获得更多视觉效果。

• 分配和截止日期选项
  • 主要是不言自明的。 每个任务都可以分配给某人，并且可以定义截止日期。
• 时间跟踪
  • 可以手动或使用计时器跟踪时间。
• 评论区
  • 每个任务都有一个评论线程，分配给项目的所有团队成员都可以使用，包括客户。

权限控制在任务级别更进一步。 即使对于客户可见的任务，也可以控制您希望将哪些评论保密并仅对内部团队成员可见。

在这一点上，我们已经涵盖了所有基础知识，我们准备继续前进。

活动进行中

为简单起见，让我们专注于单个任务，看看随着活动的进行会发生什么。 作为示例，我们将承担为客户构建强大（域权限 70+）访客帖子的任务。

项目从 Todo 列表中的任务开始。

任务生命周期的第一步在它被分配时完成。 当活动经理分配任务时，会在任务框的右下角看到一个小的头像图标。 我们还可以定义截止日期，该日期将在任务框的左下方可见。 它也将显示在受让人任务列表中。

一旦分配给任务的人员开始处理它，他/她只需将其拖放到“待办事项”列表中即可。 这可确保其他团队成员和活动经理始终可以获得有关项目状态的最新信息。

只要任务未完成，它就会处于“就绪”状态或可能处于“暂停”或“已阻止”状态。 一旦我们到了想让它对客户可见的点，任务分配者就会将它移到 Outreach 进度列表中。

与此同时，任务受托人负责保持任务描述与所有重要信息保持同步。

最后，当任务完成时，受让人将其标记为“完成”。

标记为“完成”的任务仍将在项目概览中可见，但很容易将其从个人任务列表中过滤掉，我们通常只希望看到需要我们注意的任务。

我刚刚描述的工作流程只是一个示例。 也可以为其他流程类型定义类似的工作流程。

与 Slack 集成

如果您不使用 Slack 与团队协作，则应该使用。 简而言之，Slack 是一款功能强大的团队通讯应用，专注于业务。

Breeze.pm 默认提供与 Slack 的集成，并且效果很好。

对于每个项目，可以定义将传递给 Slack 的通知类型。

根据个人喜好，可以以获得最佳设置的方式微调通知。

简短的摘要

上面解释的环境和设置是跟踪不需要明确定义的项目的有效方法，例如博主外展或内容营销项目。 通过结合 Breeze.pm 和 Slack，我们建立了一个在桌面和移动设备上都能很好运行的系统（Breeze.pm 和 Slack 都有非常实用的移动应用程序）。

Breeze.pm 作为项目管理工具，具有高度可定制性，并在其基本版本中支持一些高级功能，例如时间跟踪和无限客户帐户。 它适用于管理不需要太复杂工具的所有类型的流程（例如 Jira）。

Slack 是一种团队沟通和协作工具，是 Breeze.pm 的一个很好的补充。 它从项目管理工具中删除了聊天功能，这在我们的案例中显示为一件好事。 当您想与团队成员聊天时，您可以非常快速地进行。 Slack 是该领域的领导者。 为此添加智能通知，您就有了完美的设置。

得到教训

通过为博主外展和内容营销项目建立工作项目管理环境的过程，我们学到了很多东西。

所有之一，我为人人

工作流最重要的事情是与整个团队沟通工作流的规则。 如果没有一套清晰且沟通良好的规则，该工具无论多么出色，也无济于事。 所有团队成员都必须了解以正确方式使用该工具很重要的原因。 只有当整个团队使用它时，工具才有它的用途。

进化，不是革命

很可能没有任何工具与您的确切流程完美匹配。 您必须自定义该工具。 定制通常在迭代中完成时效果最好。 当您注意到要在工具或模板中改进的一件事时，请执行并测试它。 如果测试表明还有更多改进空间，请再次自定义。 这可能是一个耗时的过程，但这是值得的，因为您每天都会花时间处理此工作流程。 您根据特定要求自定义工具的次数越多，您使用该工具的体验就会越好。

不要安于现状

要求最佳匹配。 在选择支持您的主要流程的工具时做出妥协，从长远来看是同意挫折。 仅当您绝对确定没有其他方法可以更好地做事时，才接受妥协。

少即是多

如果您不需要复杂的工具，请不要使用它。 它会占用您的时间，最终您可能会停止使用它，因为该工具本身需要做太多工作。 平衡在这里很重要——您选择的工具应该足够强大以支持您的流程，并且足够简单以让您能够快速轻松地做到这一点。 在界面上点击数十次只是为了更新任务中的一个词，这不是您想要的消磨时间。

视觉效果不错

如果您的流程包括团队成员参与多个项目，请考虑使用可视化工具来完成这项工作。 纯文本在一段时间后变得难以阅读和遵循。 当以视觉方式呈现时，人们通常会更好地感知数据。 看板通常是一个不错的选择。

最后的话

没有一种万能工具适合您要管理的所有流程和项目。

问题是如何找到合适的。

通常，这并不简单，但幸运的是，如果您选择正确，可能您很快就不必再这样做了。 花时间对项目管理和团队协作工具进行适当的测试，可以在未来为您省去很多麻烦。

我的建议是，把所有你需要的时间都花在这上面。 做研究，列出工具，测试它们。 然后，对它们进行更多测试。

您决定使用的工具将是您每天都会花时间使用的工具。

这是一个值得花时间的选择。

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先科杜拉斯

Senko 对数字营销、创业、成长和旅行充满热情，他还是 Diversis Digital 和 Point Visible 的联合创始人。 喜欢测试新想法、规格不明确的项目和用冷静的态度对抗压力。

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