如何使用 Breeze.pm 和 Slack 有效管理多個 Blogger Outreach 活動
已發表: 2016-10-25有兩種人 - 那些認為博客外展過程微不足道的人（只需發送電子郵件，呃！），另一種人知道它不是。
他們兩個都是對的。
無論是發送客座帖子還是只是討論一些想法，成功的博主外展活動的先決條件之一是在您的電子郵件中保持自然。
如果您向具有相同興趣的另一個人發送電子郵件，那麼自然很容易。 這是你可以在半夜做的事情。
這也是“簡單”部分通常結束的地方。
為什麼？
發送電子郵件很容易。 在短時間內發送數十個或數百個，並專業地管理所有對話線程，不是。
為了讓事情變得更簡單，您將需要工具、一組規則和工作流程。 這就是這篇文章的內容。
挑戰
免責聲明：建立一個支持博主外展過程的環境是個人的，可以通過多種方式完成。 這在很大程度上取決於過程的細節和個人喜好。 本文中描述的環境不一定是最佳選擇，但它是適用於我們的流程和團隊的解決方案。
讓我們從工具開始。
此時，您可以考慮多種選擇——從簡單的電子表格、待辦事項列表應用程序、各種項目管理工具，到用於內容營銷的專門工具。 有這麼多選擇，選擇絕非易事。
開始工具選擇過程的一個好方法是首先進行研究，在“紙上”列出滿足您要求的工具的候選清單，並嘗試在示例項目中實際使用候選工具。
有一件事是肯定的 - 永遠不要在沒有實際嘗試在示例項目中使用該工具的情況下做出最終決定。
Blogger 外展項目，可能就像任何其他項目類型一樣，有一些細節。 這意味著我們選擇的工具必須解決這些細節。
我們的理想工具必須滿足以下要求：
應該很簡單
我們放棄了我們嘗試過的許多工具，因為它們有太多的選擇。 太多的選項會增加您使用該工具的時間，從長遠來看，您不希望這樣。
應該是靈活的
我們的流程包括根據我們在活動已經進行時獲得的輸入，頻繁更新活動規範。 隨著項目的進行，我們經常通過與我們接觸的其他博主的交流來發現新的機會。 該工具必須支持活動之間的移動/複製/粘貼任務。 為項目/活動/任務創建模板也是一項強制性功能。 同時，工具必須保持簡單。 我知道——期望很高。 希望不要太高。
應該很快
每次切換任務時加載時間長，讓任何人都很快緊張。
它應該支持具有受限權限的客戶端訪問
將客戶添加到項目/活動中並準確指定您希望他們看到的內容，以及不希望看到的內容，是一項強制性功能。
應該是視覺的
同樣，由於我們活動的複雜性，我們需要一個可視化的工具。 看板將是完美的。
它應該有時間跟踪功能
有些壁龕比其他壁龕更容易從你聯繫的人那裡得到回复。 這是事實。 如果您想了解您的團隊在不同情況下的表現並得出結論以隨著時間的推移提高自己，那麼時間跟踪是必要的。
它應該能夠與其他團隊成員和客戶進行快速直觀的溝通和協作
提及和通知應該是工具的一部分，團隊成員之間的協作簡單直觀。 此外，應該有可能限制客戶可以看到哪些通信部分，以及團隊成員之間應該保密的內容。
它應該集成了日曆視圖
日曆使項目更清晰、更容易專注於真正重要的事情。 今天，優先級管理經常發揮重要作用。
它應該是基於雲的
在雲中維護和訪問數據更容易。 您不必擔心基礎架構、託管或硬件成本以及維護。 SaaS 是一件很棒的事情，我建議盡可能使用它，因為它可以幫助我們專注於重要和必不可少的事情。
它應該有一個移動應用程序
可訪問性很重要。 當您不在辦公室時，移動通知很重要。 如果您的生活方式涉及旅行，則必須擁有移動應用程序。
它應該有活動日誌
這聽起來像是堅持細節，但在團隊中處理多個項目時，活動日誌可以更輕鬆地跟踪和了解正在發生的事情。
您已經可以看到選擇並不容易。 我們嘗試了數十種工具，包括 Trello、Asana、ActiveCollab、BrightPod 和 Jira。 找到滿足上述每一項要求的工具具有挑戰性。
但並非不可能。
經過數週的測試和評估，我們獲得了一個勝利者——用於項目管理的 Breeze.pm + 用於溝通和通知的 Slack。
關鍵在於工作流程
工具就是這樣——只是工具。 它們的效率如何，取決於使用它們的人以及他們如何使用它們。
現在，當我們擁有工具時，我們必須定義規則並設計工作流程。
究竟規則是什麼在很大程度上取決於您嘗試管理的流程。
新客戶進來後怎麼辦？ 如果現有客戶改變他的要求或升級他的計劃怎麼辦？ 誰更改了項目規範？ 客戶可以看到哪些通知，哪些只能由項目團隊看到？ 我們如何跟踪特定項目不同階段的進度？
在我們開始設置工作流程之前，這些以及許多其他問題都需要回答。 精心設計的工作流程的理念是盡可能自然地遵循您的業務流程。 因此，設置項目管理環境的第一步是詳細了解您的流程。 由於業務流程分析是一個完全獨立的主題，因此我們假設這部分已被正確涵蓋。
讓我們繼續一個示例博客外展活動。 工作流程可能如下所示：
- 一個新客戶進來了。
- 我們團隊的一名成員被分配給客戶作為活動經理。
- 活動經理負責以下事項：
- 在 Breeze.pm 中設置項目
- 將所有任務分配給合適的團隊成員
- 邀請客戶加入 Breeze.pm 中的項目
- 將客戶相關的任務分配給客戶
- 通過電子郵件向客戶發送有關活動開始的基本信息
- 每天跟踪所有任務的執行情況
- 與客戶溝通活動中的所有重要事件
- 如果客戶提出支持請求，可能會發生以下情況之一：
- Campaign Manager 響應支持請求
- 如果無法立即解決支持請求，請求將通過 Breeze.pm 升級到第二級支持並在那裡解決
工具在行動 - 項目設置
我們有工具，我們有工作流程。 讓我們玩得開心，看看這一切是如何運作的。
我們將跳過工作流程中的步驟 1. 和 2.，因為它們與主題無關，並從項目設置開始。
為了使事情更快，並確保每個項目都以最佳方式設置，根據以前客戶的經驗，我們將使用模板。 通過這種方式，我們確保所有項目都按照相同的格式和結構進行設置。 如果項目有一些細節，模板可以在應用於當前項目後進行調整。
在 Breeze.pm 中，該過程從項目創建開始。
從上面的屏幕截圖中可以看出，項目創建速度很快。 您所要做的就是為項目命名、添加可選描述、邀請團隊成員並選擇用於項目創建的模板。 預算和組選項都是可選的。
Breeze.pm 中的模板實際上只是預先填充了列表和任務佔位符的常規項目。 示例模板如下所示：
我不會在這裡深入介紹 Breeze.pm 界面（它非常簡單）。 任務列表涵蓋了模板/項目屏幕的主要部分。 每列（Todo、Doing、Done 等）代表一個列表，每個框代表一個任務。
這裡的關鍵是任務生命週期。 每個任務都在 Todo 列表中開始其生命週期。 當任務分配給團隊成員時，它會從 Todo 移動到其他列表，通常是以下方向之一：
- 對於內部任務（例如，“Campaing setup”任務）
- Todo -> Doing（當指定的人開始工作時）-> Done
- 對於需要對客戶端可見的任務
- Todo -> Doing（當指定的人開始工作時）-> Outreach 進度列表
在這裡，我們來到另一個重要的功能——客戶端集成。 Breeze.pm 允許我們向項目添加客戶並定義他們可以訪問項目的哪些部分。
在上面的模板截圖中，項目的定義方式是 4 個深灰色列表是私有的，而 3 個淺灰色列表對客戶端可見。 這使得訪問控制非常簡潔——任何任務都可以作為私有任務開始或與客戶端共享，並在其生命週期內在各種列表中移動。
一旦從模板創建項目並根據特定項目的細節進行定制，我們就會向客戶發送邀請。
對於每個客戶端，可以對權限配置進行微調（如上面的屏幕截圖所示）。 客戶將通過電子郵件收到有關邀請的通知，他所需要做的就是單擊“接受邀請”鏈接。
在這裡，您可以從客戶的帳戶中看到同一個項目的樣子：
如您所見，此處僅可見淺灰色列。 在我們的流程中，客戶的界麵包含三列：與外展流程相關的任務和報告、我們將任務分配給客戶的待辦事項列表（當我們需要其他信息或某個問題的答案時）以及包含重要活動的列- 相關文件和註釋。
列表和任務都可以通過更改其屬性來自定義。
例如，對於列表，您可以執行以下操作：
- 使它們對客戶隱藏或可見。
- 防止某些特定列表中的任務在任務頁面上可見（例如對“文檔和註釋”列表很有用）。
- 定義賦予該列表中任務的默認狀態（例如，已完成任務列表的狀態為“完成”）
任務有更多的屬性。
以下是一些最有用的：
- 標記
- 每個任務都可以標記為 4 種不同的狀態：完成、就緒、等待和阻止。 例如，根據您在任務列表中使用的任務狀態和過濾器，您可以選擇在日常任務列表中僅顯示那些準備好處理的任務。 當您想從任務列表中消除噪音時，此功能很有用（例如，由於某種原因被阻止而無法處理的任務）
- 顏色
- 除了狀態，每個任務也可以用顏色標記，這也可以減少噪音。 大多數人都是視覺化的，當屏幕上有幾十個任務時，顏色使事情更容易跟踪。
- 文件
- Breeze.pm 集成了所有主要的文件共享服務。 我想在這裡提到的功能是，您可以通過為任務分配圖像來獲得更多視覺效果。
- 分配和截止日期選項
- 主要是不言自明的。 每個任務都可以分配給某人，並且可以定義截止日期。
- 時間跟踪
- 可以手動或使用計時器跟踪時間。
- 評論區
- 每個任務都有一個評論線程，分配給項目的所有團隊成員都可以使用，包括客戶。
權限控制在任務級別更進一步。 即使對於客戶可見的任務，也可以控制您希望將哪些評論保密並僅對內部團隊成員可見。
在這一點上，我們已經涵蓋了所有基礎知識，我們準備繼續前進。
活動進行中
為簡單起見，讓我們專注於單個任務，看看隨著活動的進行會發生什麼。 作為示例，我們將承擔為客戶構建強大（域權限 70+）訪客帖子的任務。
項目從 Todo 列表中的任務開始。
任務生命週期的第一步在它被分配時完成。 當活動經理分配任務時，會在任務框的右下角看到一個小的頭像圖標。 我們還可以定義截止日期，該日期將在任務框的左下方可見。 它也將顯示在受讓人任務列表中。
一旦分配給任務的人員開始處理它，他/她只需將其拖放到“待辦事項”列表中即可。 這可確保其他團隊成員和活動經理始終可以獲得有關項目狀態的最新信息。
只要任務未完成，它就會處於“就緒”狀態或可能處於“暫停”或“已阻止”狀態。 一旦我們到了想讓它對客戶可見的點，任務分配者就會將它移到 Outreach 進度列表中。
與此同時，任務受託人負責保持任務描述與所有重要信息保持同步。
最後，當任務完成時，受讓人將其標記為“完成”。
標記為“完成”的任務仍將在項目概覽中可見，但很容易將其從個人任務列表中過濾掉，我們通常只希望看到需要我們注意的任務。
我剛剛描述的工作流程只是一個示例。 也可以為其他流程類型定義類似的工作流程。
與 Slack 集成
如果您不使用 Slack 與團隊協作，則應該使用。 簡而言之，Slack 是一款功能強大的團隊通訊應用，專注於業務。
Breeze.pm 默認提供與 Slack 的集成，並且效果很好。
對於每個項目，可以定義將傳遞給 Slack 的通知類型。
根據個人喜好，可以以獲得最佳設置的方式微調通知。
簡短的摘要
上面解釋的環境和設置是跟踪不需要明確定義的項目的有效方法，例如博主外展或內容營銷項目。 通過結合 Breeze.pm 和 Slack，我們建立了一個在桌面和移動設備上都能很好運行的系統（Breeze.pm 和 Slack 都有非常實用的移動應用程序）。
Breeze.pm 作為項目管理工具，具有高度可定制性，並在其基本版本中支持一些高級功能，例如時間跟踪和無限客戶帳戶。 它適用於管理不需要太複雜工具的所有類型的流程（例如 Jira）。
Slack 是一種團隊溝通和協作工具，是 Breeze.pm 的一個很好的補充。 它從項目管理工具中刪除了聊天功能，這在我們的案例中顯示為一件好事。 當您想與團隊成員聊天時，您可以非常快速地進行。 Slack 是該領域的領導者。 為此添加智能通知，您就有了完美的設置。
得到教訓
通過為博主外展和內容營銷項目建立工作項目管理環境的過程，我們學到了很多東西。
所有之一，我為人人
工作流最重要的事情是與整個團隊溝通工作流的規則。 如果沒有一套清晰且溝通良好的規則，該工具無論多麼出色，也無濟於事。 所有團隊成員都必須了解以正確方式使用該工具很重要的原因。 只有當整個團隊使用它時，工具才有它的用途。
進化，不是革命
很可能沒有任何工具與您的確切流程完美匹配。 您必須自定義該工具。 定制通常在迭代中完成時效果最好。 當您注意到要在工具或模板中改進的一件事時，請執行並測試它。 如果測試表明還有更多改進空間，請再次自定義。 這可能是一個耗時的過程，但這是值得的，因為您每天都會花時間處理此工作流程。 您根據特定要求自定義工具的次數越多，您使用該工具的體驗就會越好。
不要安於現狀
要求最佳匹配。 從長遠來看，在選擇支持主要流程的工具時做出妥協是同意挫折。 僅當您絕對確定沒有其他方法可以更好地做事時，才接受妥協。
少即是多
如果您不需要復雜的工具，請不要使用它。 它會佔用您的時間，最終您可能會停止使用它，因為該工具本身需要做太多工作。 平衡在這裡很重要——您選擇的工具應該足夠強大以支持您的流程，並且足夠簡單以讓您能夠快速輕鬆地做到這一點。 在界面上點擊幾十次只是為了更新任務中的一個詞並不是你想要的方式。
視覺效果不錯
如果您的流程包括團隊成員參與多個項目，請考慮使用可視化工具來完成這項工作。 純文本在一段時間後變得難以閱讀和遵循。 當視覺呈現時，人們通常會更好地感知數據。 看板通常是一個不錯的選擇。
最後的話
沒有一種萬能工具適合您要管理的所有流程和項目。
問題是如何找到合適的。
通常，這並不簡單，但幸運的是，如果您選擇正確，可能您很快就不必再這樣做了。 花時間對項目管理和團隊協作工具進行適當的測試，可以在未來為您省去很多麻煩。
我的建議是，把所有你需要的時間都花在這上面。 做研究，列出工具，測試它們。 然後，對它們進行更多測試。
您決定使用的工具將是您每天都會花時間使用的工具。
這是一個值得花時間的選擇。
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