Como gerenciar com eficácia várias campanhas de divulgação do Blogger com o Breeze.pm e o Slack

Existem dois tipos de pessoas - aquelas que pensam que o processo de divulgação do blogger é trivial (basta enviar os e-mails, dãã!), E aquelas que sabem que não é.

Ambos estão certos.

Seja para enviar uma sugestão de postagem de convidado ou apenas para discutir alguma ideia, um dos pré-requisitos para uma campanha de divulgação de blogueiros bem-sucedida é ser natural em seus e-mails.

E ser natural é fácil se você estiver enviando um e-mail para outra pessoa com os mesmos interesses. É algo que você pode fazer no meio da noite.

E é aí também que geralmente termina a parte 'fácil'.

Porque?

Enviar um e-mail é fácil. Enviar dezenas ou centenas deles em um curto período de tempo e gerenciar todos os threads de conversa profissionalmente não é.

Para tornar as coisas mais fáceis, você precisará de ferramentas, um conjunto de regras e um fluxo de trabalho. E é disso que trata este post.

O desafio

Isenção de responsabilidade: a configuração de um ambiente que apoiará o processo de divulgação do blogger é individual e pode ser feita de várias maneiras. Depende fortemente das especificidades do processo e das preferências pessoais. O ambiente descrito neste post não é necessariamente a melhor opção, mas é uma solução que funciona para o nosso processo e equipe.

Vamos começar com ferramentas.

Neste ponto, existem inúmeras opções que você pode considerar - desde planilhas simples, aplicativos de lista de tarefas, várias ferramentas de gerenciamento de projeto, até ferramentas especializadas para marketing de conteúdo. Com tantas opções, a seleção nunca é fácil.

Uma boa maneira de iniciar o processo de seleção de ferramentas seria fazer a pesquisa primeiro, fazer uma lista de ferramentas que atendam aos seus requisitos 'no papel' e tentar realmente usar as ferramentas da lista em um projeto de amostra.

Uma coisa é certa - nunca tome a decisão final sem realmente tentar usar a ferramenta em um projeto de amostra.

Os projetos de divulgação do Blogger, provavelmente como qualquer outro tipo de projeto, têm algumas especificidades. Isso significa que a ferramenta que escolhermos deverá atender a essas especificidades.

Nossa ferramenta ideal tinha que atender aos seguintes requisitos:

Deve ser simples

Desistimos de várias ferramentas que experimentamos apenas porque elas tinham muitas opções. Muitas opções aumentarão o tempo que você tem que gastar com a ferramenta, e você não quer isso a longo prazo.

Deve ser flexível

Nosso processo inclui atualizações frequentes de especificações de campanha, com base nas informações que recebemos quando as campanhas já estão em andamento. Conforme o projeto está em andamento, frequentemente encontramos novas oportunidades por meio da comunicação com outros blogueiros que procuramos. A ferramenta deve suportar tarefas de movimentação / cópia / colagem entre campanhas. A criação de modelos para projetos / campanhas / tarefas também é um recurso obrigatório. Ao mesmo tempo, a ferramenta deve ser simples. Eu sei - as expectativas são altas. Felizmente, não muito alto.

Deve ser rápido

O longo tempo de carregamento sempre que você alterna as tarefas deixa qualquer pessoa nervosa rapidamente.

Deve oferecer suporte ao acesso do cliente com permissões restritas

Adicionar clientes a um projeto / campanha e especificar exatamente o que você deseja que eles vejam, e o que não, é um recurso obrigatório.

Deve ser visual

Novamente, devido à complexidade de nossas campanhas, precisamos de uma ferramenta visual. Os quadros Kanban seriam perfeitos.

Deve ter recurso de rastreamento de tempo

Alguns nichos são mais fáceis de obter uma resposta das pessoas com quem você entra em contato do que outros. É um fato. Se você deseja saber como está o desempenho de sua equipe em diferentes circunstâncias e tirar conclusões a fim de se aprimorar com o tempo, o controle do tempo é necessário.

Deve permitir comunicação e colaboração rápidas e intuitivas com outros membros da equipe e clientes

As menções e notificações devem fazer parte da ferramenta, sendo a colaboração entre os membros da equipe simples e intuitiva. Além disso, deve haver a possibilidade de restringir quais partes da comunicação serão visíveis para os clientes e quais devem permanecer privadas entre os membros da equipe.

Deve ter uma visão de calendário integrada

Os calendários tornam os projetos mais claros e fáceis de focar no que é realmente importante. O gerenciamento de prioridades frequentemente desempenha um papel importante hoje.

Deve ser baseado na nuvem

É apenas mais fácil manter e acessar dados em uma nuvem. Você não precisa se preocupar com custos de infraestrutura, hospedagem ou hardware e com manutenção. SaaS é ótimo e recomendo usá-lo sempre que possível, pois nos ajuda a nos concentrar no que é importante e essencial.

Deve ter um aplicativo móvel

A acessibilidade é importante. As notificações móveis são importantes quando você está fora do escritório. E se o seu estilo de vida envolve viagens, um aplicativo móvel é essencial.

Deve ter registro de atividades

Isso pode soar como insistir em detalhes, mas ao trabalhar em vários projetos em uma equipe, o registro de atividades torna muito mais fácil rastrear e saber o que está acontecendo.

Já dá para perceber que a seleção não foi fácil. Experimentamos dezenas de ferramentas, incluindo Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod e Jira. Encontrar uma ferramenta que satisfaça todos os requisitos acima foi um desafio.

Mas não impossível.

Após semanas de testes e avaliações, tivemos um vencedor - Breeze.pm para gerenciamento de projetos + Slack para comunicação e notificações.

A chave está no fluxo de trabalho

Ferramentas são, bem, exatamente isso - apenas ferramentas. O quão eficientes eles serão, depende de quem os usa e de como eles os usam.

Agora, quando temos as ferramentas, temos que definir regras e projetar um fluxo de trabalho.

O que exatamente serão as regras depende fortemente do processo que você está tentando gerenciar.

O que fazer quando um novo cliente chega? E se um cliente existente alterar seus requisitos ou atualizar seu plano? Quem faz as alterações nas especificações do projeto? Quais notificações são vistas pelo cliente e quais apenas pela equipe do projeto? Como rastreamos o progresso nas diferentes fases de um projeto específico?

Essas e muitas outras são perguntas que precisam de respostas antes mesmo de começarmos a configurar o fluxo de trabalho. A ideia de um fluxo de trabalho bem projetado é seguir seu processo de negócios da forma mais natural possível. Portanto, a primeira etapa na configuração de um ambiente de gerenciamento de projetos é conhecer o seu processo em detalhes. Como a análise de processos de negócios é um tópico completamente separado, presumiremos que essa parte foi abordada corretamente.

Vamos continuar com um exemplo de campanha de divulgação de blogueiros. O fluxo de trabalho pode ser assim:

1. Um novo cliente chega.
2. Um membro de nossa equipe é designado ao cliente como gerente de campanha.
3. O gerente de campanha cuida do seguinte:
   1. Configurando um projeto em Breeze.pm
   2. Atribuir todas as tarefas aos membros certos da equipe
   3. Convidando o cliente para o projeto em Breeze.pm
   4. Atribuição de tarefas relacionadas ao cliente para o cliente
   5. Enviar um e-mail ao cliente com informações essenciais sobre o início da campanha
   6. Acompanhamento da execução de todas as tarefas em uma base diária
   7. Comunicar todos os eventos importantes da campanha com o cliente
4. No caso de solicitações de suporte por parte do cliente, uma das seguintes situações pode acontecer:
   1. O gerente de campanha responde à solicitação de suporte
   2. Nos casos em que não é possível resolver o pedido de apoio imediato, o pedido é encaminhado para o apoio de nível 2 ^nd através Breeze.pm e está resolvido lá

Ferramentas em ação - Configuração do projeto

Temos as ferramentas e o fluxo de trabalho. Vamos nos divertir e ver como tudo isso fica em ação.

Pularemos as etapas 1. e 2. do fluxo de trabalho, pois não são relevantes para o tópico, e começaremos com a configuração do projeto.

Para agilizar as coisas e ter certeza de que cada projeto está configurado de forma otimizada, com base na experiência com clientes anteriores, usaremos modelos. Desta forma garantimos que todos os nossos projetos são montados seguindo a mesma formatação e estrutura. Se houver alguns detalhes no projeto, os modelos podem ser ajustados uma vez aplicados ao projeto atual.

Em Breeze.pm, o processo começa com a criação do projeto.

Como você pode ver na imagem acima, a criação do projeto é rápida. Tudo que você precisa fazer é nomear o projeto, adicionar uma descrição opcional, convidar os membros da equipe e escolher o modelo para a criação do projeto. As opções de orçamento e grupo são opcionais.

Os modelos no Breeze.pm são, na verdade, apenas projetos regulares pré-preenchidos com listas e espaços reservados para tarefas. Um modelo de amostra tem a seguinte aparência:

Não vou me aprofundar muito na interface do Breeze.pm aqui (é muito simples). A parte principal da tela do modelo / projeto é coberta por listas de tarefas. Cada coluna (Todo, Fazendo, Concluído, etc.) representa uma lista e cada caixa é uma tarefa.

A chave aqui é o ciclo de vida da tarefa. Cada tarefa inicia seu ciclo de vida em uma lista de tarefas. Conforme a tarefa é atribuída a um membro da equipe, ela se move de Todo para outras listas, geralmente em uma das seguintes direções:

• Para tarefas internas (por exemplo, tarefa 'Configuração da campanha')
  • Todo -> Fazer (quando uma pessoa atribuída começa a trabalhar nisso) -> Concluído
• Para tarefas que também precisam ser visíveis para o cliente
  • Todo -> Fazer (quando uma pessoa atribuída começa a trabalhar nisso) -> Lista de progresso de divulgação

Aqui chegamos a outro recurso importante - integração com o cliente. Breeze.pm nos permite adicionar clientes ao projeto e definir quais partes do projeto eles podem acessar.

Na captura de tela do modelo acima, o projeto é definido de forma que 4 listas em cinza escuro sejam privadas e 3 listas em cinza claro sejam visíveis para o cliente. Isso torna o controle de acesso muito simples - qualquer tarefa pode começar como privada ou compartilhada com um cliente e mover-se pelas várias listas durante seu ciclo de vida.

Uma vez que o projeto é criado a partir do modelo e personalizado com base nas especificações do projeto específico, enviamos um convite ao cliente.

Para cada cliente, é possível fazer um ajuste fino da configuração de permissão (conforme mostrado na imagem acima). O cliente será avisado por e-mail sobre o convite e basta clicar no link “Aceitar o convite”.

Aqui você pode ver a aparência do mesmo projeto na conta do cliente:

Como você pode ver, apenas as colunas cinza claro são visíveis aqui. Em nosso processo, a interface do cliente contém três colunas: tarefas e relatórios relacionados ao processo de divulgação, a lista de tarefas onde atribuímos tarefas aos clientes (quando precisamos de informações adicionais ou uma resposta a alguma pergunta) e a coluna que contém uma campanha importante documentos e notas relacionados.

Ambos, listas e tarefas, podem ser personalizados alterando suas propriedades.

Por exemplo, com listas, você pode fazer o seguinte:

• Torne-os ocultos ou visíveis para os clientes.
• Impedir que tarefas em alguma lista específica sejam visíveis na página de tarefas (útil para listas de “Documentos e Notas”, por exemplo).
• Defina um status padrão que é dado à tarefa que entra nessa lista (por exemplo, status "Concluído" para a lista de tarefas que foram concluídas)

As tarefas têm ainda mais propriedades.

Aqui estão alguns dos mais úteis:

• marca
  • Cada tarefa pode ser marcada com 4 status diferentes: Concluído, Pronto, Em espera e Bloqueado. Com base no status das tarefas e nos filtros usados ​​na lista de tarefas, você pode, por exemplo, optar por mostrar na sua lista de tarefas diárias apenas as tarefas que estão prontas para serem trabalhadas. Este recurso é útil quando você deseja remover o ruído de sua lista de tarefas (por exemplo, tarefas que não podem ser trabalhadas porque estão bloqueadas por algum motivo)
• Cor
  • Além do status, cada tarefa também pode ser marcada por uma cor, o que também pode reduzir o ruído. A maioria das pessoas é visual e as cores facilitam o rastreamento das coisas quando há dezenas de tarefas na tela.
• arquivos
  • Breeze.pm está integrado com todos os principais serviços de compartilhamento de arquivos. O recurso que gostaria de mencionar aqui é que você pode obter ainda mais visual com tarefas atribuindo uma imagem a ele.

• Opções de atribuição e data de vencimento
  • Principalmente autoexplicativo. Cada tarefa pode ser atribuída a alguém e uma data de vencimento pode ser definida.
• Controle de Tempo
  • O tempo pode ser rastreado manualmente ou usando o cronômetro.
• Seção de comentários
  • Cada tarefa tem um tópico de comentários que pode ser usado por todos os membros da equipe atribuídos ao projeto, incluindo o cliente também.

O controle de permissão vai um pouco mais além no nível da tarefa. Mesmo para tarefas que são visíveis para os clientes, é possível controlar quais comentários você deseja manter privados e visíveis apenas para membros internos da equipe.

Neste ponto, cobrimos todos os fundamentos e estamos prontos para seguir em frente.

Campanha em andamento

Para simplificar, vamos nos concentrar em uma única tarefa e ver o que acontece com ela à medida que a campanha avança. Como exemplo, pegaremos a tarefa de criar um guest post forte (Autoridade de Domínio +70) para um cliente.

O projeto começa com a tarefa na lista de tarefas.

A primeira etapa do ciclo de vida da tarefa é realizada quando ela é atribuída. Quando o gerente de campanha atribui a tarefa, um pequeno ícone de avatar ficará visível no canto inferior direito da caixa de tarefas. Também podemos definir a data de vencimento, que ficará visível na parte inferior esquerda da caixa de tarefas. Também estará visível na lista de tarefas do responsável.

Assim que a pessoa atribuída à tarefa começa a trabalhar nela, ele / ela simplesmente precisa arrastar e soltar na lista de tarefas. Isso garante que informações atualizadas sobre o status do projeto estejam sempre disponíveis para outros membros da equipe e gerente de campanha.

Enquanto a tarefa não for concluída, ela estará no status 'Pronto' ou possivelmente em 'Em espera' ou 'Bloqueado'. Assim que chegarmos ao ponto em que queremos torná-lo visível para o cliente, o responsável pela tarefa o move para a lista de andamento do Outreach.

Nesse ínterim, o responsável pela tarefa se encarrega de manter a descrição da tarefa atualizada com todas as informações importantes sobre ela.

E, finalmente, quando a tarefa é concluída, o responsável a marca como 'Concluída'.

A tarefa marcada como 'Concluída' ainda estará visível na visão geral do projeto, mas será fácil filtrá-la da lista de tarefas pessoais, onde geralmente queremos ver apenas as tarefas que precisam de nossa atenção.

O fluxo de trabalho que acabei de descrever é apenas um exemplo. Fluxos de trabalho semelhantes também podem ser definidos para outros tipos de processo.

Integração com Slack

Se você não está usando o Slack para colaboração com sua equipe, você deve. Em palavras simples, o Slack é um poderoso aplicativo de mensagens para equipes, focado em negócios.

O Breeze.pm fornece integração com o Slack por padrão e funciona muito bem.

Para cada projeto, é possível definir quais tipos de notificação serão repassados ​​ao Slack.

Com base nas preferências pessoais, é possível ajustar as notificações de forma a obter a configuração ideal.

Pequeno resumo

O ambiente e a configuração explicados acima são uma maneira eficaz de manter o controle de projetos que não são necessariamente bem definidos, como, por exemplo, alcance de blogueiros ou projetos de marketing de conteúdo. Ao combinar Breeze.pm e Slack, estabelecemos um sistema que funciona bem em desktops e em dispositivos móveis (ambos, Breeze.pm e Slack têm aplicativos móveis muito funcionais).

Breeze.pm, como uma ferramenta de gerenciamento de projeto, é altamente personalizável e oferece suporte a alguns recursos avançados, como controle de tempo e contas de cliente ilimitadas em sua versão básica. É adequado para gerenciar todos os tipos de processos que não requerem ferramentas muito complexas (como Jira por exemplo).

O Slack, uma ferramenta de comunicação e colaboração em equipe, é um ótimo complemento para o Breeze.pm. Ele remove o recurso de bate-papo da ferramenta de gerenciamento de projetos, que se mostrou muito bom em nosso caso. Quando você quiser bater um papo com um membro da equipe, você pode fazer isso muito rápido. Slack é um líder nessa área. Adicione notificações inteligentes a isso e você terá uma configuração perfeita.

Lições aprendidas

Aprendemos muito através do processo de estabelecimento de um ambiente de gerenciamento de projeto de trabalho para alcance de blogueiros e projeto de marketing de conteúdo.

Todos por um e um por todos

O mais importante com fluxos de trabalho é comunicar as regras do fluxo de trabalho a toda a equipe. Sem um conjunto de regras claras e bem comunicadas, a ferramenta, por melhor que seja, não fará muito. Todos os membros da equipe devem estar cientes dos motivos pelos quais é importante usar a ferramenta de maneira adequada. Somente quando toda a equipe a utiliza, a ferramenta tem sua finalidade.

Evolução, não revolução

É altamente provável que nenhuma das ferramentas seja uma combinação perfeita para o seu processo exato. Você terá que personalizar a ferramenta. A personalização geralmente funciona melhor quando é feita em iterações. Quando você notar algo que deseja melhorar na ferramenta ou em seus modelos, faça e teste. Se os testes mostrarem que há mais espaço para melhorias, personalize novamente. Isso pode ser um processo demorado, mas vale a pena, pois você gastará tempo com esse fluxo de trabalho diariamente. Quanto mais você personalizar a ferramenta de acordo com seus requisitos específicos, melhor será sua experiência com a ferramenta.

Não se contente com o bem

Exija a melhor combinação. Fazer concessões ao escolher a ferramenta que apoiará seus processos principais é concordar com a frustração no longo prazo. Aceite concessões apenas se tiver certeza absoluta de que não há outra maneira de fazer as coisas da melhor maneira.

Menos é mais

Se você não precisa de uma ferramenta complexa, não vá com ela. Ele vai consumir seu tempo e, eventualmente, você provavelmente vai parar de usá-lo porque haverá muito trabalho com a ferramenta em si. O equilíbrio é importante aqui - a ferramenta escolhida deve ser poderosa o suficiente para suportar o seu processo e simples o suficiente para permitir que você faça isso de forma rápida e fácil. Clicar dezenas de vezes na interface apenas para atualizar uma única palavra em uma tarefa não é a maneira como você deseja gastar seu tempo.

Visual é bom

Se o seu processo inclui o envolvimento de membros da equipe em vários projetos, considere o uso de uma ferramenta visual para o trabalho. O texto simples fica difícil de ler e seguir depois de algum tempo. As pessoas geralmente percebem os dados muito melhor quando representados visualmente. Os quadros Kanban geralmente são uma boa opção.

Palavras Finais

Não existe uma ferramenta única que seja adequada para todos os processos e projetos que você deseja gerenciar.

A questão é como encontrar o caminho certo.

Normalmente, isso não é simples, mas, felizmente, se você fizer a seleção certa, provavelmente não terá que fazer isso tão cedo novamente. Investir tempo no teste adequado de uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração em equipe pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Meu conselho é: use todo o tempo necessário para fazer isso. Faça a pesquisa, selecione as ferramentas e teste-as. E então, teste-os mais.

A ferramenta que você decidir usar será aquela com a qual você passará mais tempo todos os dias.

É uma seleção na qual vale a pena dedicar algum tempo.

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Senko Duras

Apaixonado por marketing digital, empreendedorismo, crescimento e viagens, Senko também é cofundador da Diversis Digital e Point Visible. Adora testar novas ideias, projetos com especificações pouco claras e lutar contra a pressão com uma atitude relaxante.

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