Как эффективно управлять несколькими кампаниями по охвату Blogger с помощью Breeze.pm и Slack

Есть два типа людей - те, кто думают, что процесс охвата блоггеров тривиален (просто отправьте электронные письма, да!), И те, кто знает, что это не так.

Оба они правы.

Независимо от того, обращаетесь ли вы для отправки гостевой публикации или просто для обсуждения какой-либо идеи, одно из обязательных условий успешной кампании по охвату блоггеров - быть естественным в ваших электронных письмах.

И быть естественным легко, если вы отправляете электронное письмо другому человеку с такими же интересами. Это то, что вы могли бы сделать посреди ночи.

И на этом «легкая» часть обычно заканчивается.

Почему?

Отправить электронное письмо очень просто. Отправлять десятки или сотни сообщений за короткий промежуток времени и профессионально управлять всеми цепочками разговоров - это не так.

Чтобы упростить задачу, вам потребуются инструменты, набор правил и рабочий процесс. И об этом этот пост.

Соревнование

Отказ от ответственности: настройка среды, которая будет поддерживать процесс охвата блоггеров, индивидуальна и может быть выполнена множеством способов. Это сильно зависит от специфики процесса и от личных предпочтений. Среда, описанная в этом посте, не является лучшим вариантом, но это решение, которое работает для нашего процесса и команды.

Начнем с инструментов.

На этом этапе вы можете рассмотреть множество вариантов - от простых электронных таблиц, приложений для создания списков дел, различных инструментов управления проектами до специализированных инструментов для контент-маркетинга. При таком большом количестве вариантов выбор никогда не бывает легким.

Хороший способ начать процесс выбора инструмента - это сначала провести исследование, составить «на бумаге» короткий список инструментов, отвечающих вашим требованиям, и попытаться на самом деле использовать эти инструменты в образце проекта.

Одно можно сказать наверняка - никогда не принимайте окончательное решение, не пытаясь фактически использовать инструмент на примере проекта.

Информационно-пропагандистские проекты Blogger, вероятно, как и любые другие типы проектов, имеют некоторые особенности. Это означает, что выбранный нами инструмент должен учитывать эти особенности.

Наш идеальный инструмент должен был отвечать следующим требованиям:

Это должно быть просто

Мы отказались от множества инструментов, которые мы пробовали, только потому, что у них было слишком много вариантов. Слишком много вариантов увеличит время, которое вам придется потратить на инструмент, а вы не захотите этого в долгосрочной перспективе.

Он должен быть гибким

Наш процесс включает в себя частые обновления спецификаций кампании на основе данных, которые мы получаем, когда кампании уже выполняются. По мере реализации проекта мы часто сталкиваемся с новыми возможностями в общении с другими блоггерами, к которым мы обращаемся. Инструмент должен поддерживать перемещение / копирование / вставку задач между кампаниями. Создание шаблонов для проектов / кампаний / задач также является обязательной функцией. При этом инструмент должен оставаться простым. Знаю - ожидания высоки. Надеюсь, не слишком высоко.

Это должно быть быстро

Долгое время загрузки каждый раз, когда вы переключаете задачи, заставляет любого быстро нервничать.

Он должен поддерживать клиентский доступ с ограниченными разрешениями.

Добавление клиентов в проект / кампанию и точное указание того, что вы хотите, чтобы они видели, а что нет, является обязательной функцией.

Это должно быть визуально

Опять же, из-за сложности наших кампаний нам нужен визуальный инструмент. Канбан-доски были бы идеальными.

Он должен иметь функцию отслеживания времени

В некоторых нишах легче получить ответ от людей, с которыми вы контактируете, чем в других. Это факт. Если вы хотите знать, как ваша команда работает в различных обстоятельствах, и делать выводы, чтобы со временем улучшить себя, учет времени необходим.

Он должен обеспечивать быстрое и интуитивно понятное общение и сотрудничество с другими членами команды и клиентами.

Упоминания и уведомления должны быть частью инструмента, а сотрудничество между членами команды должно быть простым и интуитивно понятным. Кроме того, должна быть возможность ограничить, какие части коммуникации будут видны клиентам, а какие должны оставаться конфиденциальными между членами команды.

Должен быть интегрирован просмотр календаря

Календари делают проекты более понятными и позволяют сосредоточиться на том, что действительно важно. Управление приоритетами сегодня часто играет важную роль.

Он должен быть облачным

Просто в облаке проще поддерживать и получать доступ к данным. Вам не нужно беспокоиться о затратах на инфраструктуру, хостинг или оборудование, а также об обслуживании. SaaS - отличная вещь, и я рекомендую использовать его по возможности, поскольку он помогает нам сосредоточиться на том, что важно и важно.

У него должно быть мобильное приложение

Доступность важна. Мобильные уведомления важны, когда вас нет на работе. А если ваш образ жизни связан с путешествиями, мобильное приложение просто необходимо.

В нем должен быть журнал активности

Это может звучать как настаивание на деталях, но при работе над несколькими проектами в команде журнал активности значительно упрощает отслеживание и понимание происходящего.

Вы уже видите, что выбор был непростым. Мы перепробовали десятки инструментов, в том числе Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod и Jira. Найти инструмент, удовлетворяющий всем вышеперечисленным требованиям, было непросто.

Но не невозможно.

После нескольких недель тестирования и оценки у нас был победитель - Breeze.pm для управления проектами + Slack для связи и уведомлений.

Ключ в рабочем процессе

Инструменты, ну, именно такие - просто инструменты. Насколько они будут эффективными, зависит от тех, кто их использует, и от того, как они их используют.

Теперь, когда у нас есть инструменты, мы должны определить правила и разработать рабочий процесс.

Какие именно будут правила, во многом зависит от процесса, которым вы пытаетесь управлять.

Что делать, когда заходит новый клиент? Что, если существующий клиент изменит свои требования или обновит свой тарифный план? Кто вносит изменения в спецификации проекта? Какие уведомления видит клиент, а какие только команда проекта? Как мы отслеживаем прогресс на разных этапах конкретного проекта?

На эти и многие другие вопросы нужно ответить еще до того, как мы начнем настраивать рабочий процесс. Идея хорошо продуманного рабочего процесса состоит в том, чтобы максимально естественно следовать за вашим бизнес-процессом. Итак, самый первый шаг в настройке среды управления проектами - это детальное изучение вашего процесса. Поскольку анализ бизнес-процессов - это совершенно отдельная тема, будем считать, что эта часть освещена правильно.

Продолжим демонстрационную кампанию для блоггеров. Рабочий процесс может выглядеть так:

1. Заходит новый клиент.
2. Член нашей команды назначается клиенту менеджером кампании.
3. Менеджер кампании заботится о следующем:
   1. Настройка проекта в Breeze.pm
   2. Назначение всех задач нужным членам команды
   3. Приглашение клиента на проект в Breeze.pm
   4. Назначение клиенту задач, связанных с клиентом
   5. Отправка клиенту по электронной почте важной информации о начале кампании
   6. Ежедневное отслеживание выполнения всех задач
   7. Информирование клиента обо всех важных событиях кампании.
4. В случае обращения клиента в службу поддержки может произойти одно из следующих событий:
   1. Менеджер кампании отвечает на запрос в службу поддержки
   2. В случаях, когда невозможно немедленно решить запрос в службу поддержки, запрос передается на 2- ^й уровень поддержки через Breeze.pm и там решается.

Инструменты в действии - Настройка проекта

У нас есть инструменты и рабочий процесс. Давайте повеселимся и посмотрим, как все это выглядит в действии.

Мы пропустим шаги 1 и 2 рабочего процесса, поскольку они не имеют отношения к теме, и начнем с настройки проекта.

Чтобы ускорить работу и убедиться, что каждый проект настроен оптимальным образом, исходя из опыта работы с предыдущими клиентами, мы будем использовать шаблоны. Таким образом, мы гарантируем, что все наши проекты настроены в соответствии с одним форматом и структурой. Если в проекте есть какие-то особенности, шаблоны могут быть скорректированы после применения к текущему проекту.

В Breeze.pm процесс начинается с создания проекта.

Как видно на скриншоте выше, проект создается быстро. Все, что вам нужно сделать, это назвать проект, добавить необязательное описание, пригласить членов команды и выбрать шаблон для создания проекта. Варианты бюджета и группы являются необязательными.

Шаблоны в Breeze.pm на самом деле представляют собой обычные проекты, предварительно заполненные списками и заполнителями задач. Пример шаблона выглядит так:

Я не буду здесь углубляться в интерфейс Breeze.pm (он довольно простой). Основная часть экрана шаблона / проекта покрыта списками задач. Каждый столбец («Задачи», «Выполнение», «Готово» и т. Д.) Представляет собой список, а каждое поле - это задача.

Ключевым моментом здесь является жизненный цикл задачи. Каждая задача начинает свой жизненный цикл в списке Todo. Когда задача назначается члену команды, она перемещается из Todo в другие списки, обычно в одном из следующих направлений:

• Для внутренних задач (например, задача «Настройка кампании»)
  • Todo -> Выполнение (когда назначенный человек начинает над этим работать) -> Готово
• Для задач, которые также должны быть видны клиенту
  • Todo -> Выполнение (когда назначенный человек начинает над этим работать) -> Список прогресса аутрич-работы

Здесь мы подходим к еще одной важной особенности - интеграции клиентов. Breeze.pm позволяет нам добавлять клиентов в проект и определять, к каким частям проекта они могут получить доступ.

На скриншоте шаблона выше проект определен таким образом, что 4 темно-серых списка являются частными, а 3 светло-серых списка видны клиенту. Это делает управление доступом очень аккуратным - любая задача может запускаться как частная или совместно используемая с клиентом и перемещаться по различным спискам в течение ее жизненного цикла.

После того, как проект создан на основе шаблона и настроен с учетом специфики конкретного проекта, мы отправляем клиенту приглашение.

Для каждого клиента можно выполнить точную настройку конфигурации разрешений (как показано на скриншоте выше). Клиент будет уведомлен по электронной почте о приглашении, и все, что ему нужно сделать, это щелкнуть ссылку «Принять приглашение».

Здесь вы можете увидеть, как выглядит этот же проект из аккаунта клиента:

Как видите, здесь видны только светло-серые столбцы. В нашем процессе интерфейс клиента содержит три столбца: задачи и отчеты, связанные с процессом охвата, список дел, в котором мы назначаем задачи клиентам (когда нам нужна дополнительная информация или ответ на какой-то вопрос), и столбец, содержащий важную кампанию. сопутствующие документы и заметки.

И списки, и задачи можно настроить, изменив их свойства.

Например, со списками вы можете делать следующее:

• Сделайте их скрытыми или видимыми для клиентов.
• Запретить отображение задач из определенного списка на странице задач (полезно, например, для списков «Документы и заметки»).
• Определите статус по умолчанию, который присваивается задаче, которая попадает в этот список (например, статус «Готово» для списка завершенных задач).

У задач еще больше свойств.

Вот несколько из самых полезных:

• отметка
  • Каждой задаче можно присвоить 4 различных статуса: «Выполнено», «Готово», «На удержании» и «Заблокировано». В зависимости от статуса задач и фильтров, которые вы используете в списке задач, вы можете, например, выбрать отображение в списке ежедневных задач только тех задач, над которыми можно работать. Эта функция полезна, когда вы хотите убрать шум из списка задач (например, задачи, над которыми невозможно работать, потому что они по какой-то причине заблокированы)
• Цвет
  • Помимо статуса, каждая задача также может быть отмечена цветом, что также может уменьшить шум. Большинство людей наглядны, а цвета упрощают отслеживание, когда на экране десятки задач.
• Файлы
  • Breeze.pm интегрирован со всеми основными службами обмена файлами. Особенность, которую я хотел бы здесь упомянуть, заключается в том, что вы можете сделать задачи еще более наглядными, назначив им изображение.

• Параметры «Назначить» и «Срок выполнения»
  • В основном говорит само за себя. Каждую задачу можно назначить кому-то и определить срок выполнения.
• Отслеживание времени
  • Время можно отслеживать вручную или с помощью таймера.
• Раздел комментариев
  • У каждой задачи есть цепочка комментариев, которую могут использовать все члены команды, назначенные для проекта, включая клиента.

Контроль разрешений идет немного дальше на уровне задач. Даже для задач, которые видны клиентам, можно контролировать, какие комментарии вы хотите сохранить конфиденциальными и доступными только для внутренних членов команды.

На данный момент у нас есть все основы, и мы готовы двигаться дальше.

Кампания в процессе

Чтобы упростить задачу, давайте сосредоточимся на одной задаче и посмотрим, что с ней будет происходить по мере продвижения кампании. В качестве примера мы возьмем задачу создать сильную гостевую публикацию (Domain Authority 70+) для клиента.

Проект начинается с задачи в списке Todo.

Первый шаг в жизненном цикле задачи выполняется, когда она назначается. Когда менеджер кампании назначает задачу, в правом нижнем углу окна задачи появляется небольшой значок аватара. Мы также можем определить срок выполнения, который будет отображаться в левой нижней части окна задачи. Он также будет отображаться в списке задач исполнителя.

Как только человек, которому назначена задача, начинает работать над ней, ему нужно просто перетащить ее в список дел. Это гарантирует, что актуальная информация о статусе проекта всегда доступна другим членам команды и менеджеру кампании.

Пока задача не завершена, она будет находиться либо в состоянии «Готово», либо, возможно, в состоянии «На удержании» или «Заблокировано». Когда мы доходим до того момента, когда хотим сделать его видимым для клиента, исполнитель задачи перемещает его в список выполнения Outreach.

Тем временем исполнитель задачи заботится о поддержании актуальности описания задачи со всей важной информацией о ней.

И, наконец, когда задача завершена, исполнитель отмечает ее как «Выполнено».

Задача, помеченная как «Выполнено», по-прежнему будет отображаться в обзоре проекта, но ее будет легко отфильтровать из списка личных задач, где мы обычно хотим видеть только задачи, требующие нашего внимания.

Только что описанный рабочий процесс - это всего лишь один пример. Подобные рабочие процессы могут быть определены и для других типов процессов.

Интеграция со Slack

Если вы не используете Slack для совместной работы со своей командой, вам следует это сделать. Проще говоря, Slack - это мощное приложение для обмена сообщениями для команд, ориентированных на бизнес.

Breeze.pm по умолчанию обеспечивает интеграцию со Slack и отлично работает.

Для каждого проекта можно определить, какие типы уведомлений будут передаваться в Slack.

В зависимости от личных предпочтений можно настроить уведомления таким образом, чтобы получить оптимальную настройку.

Краткое содержание

Описанные выше среда и настройка - это эффективный способ отслеживать проекты, которые не обязательно четко определены, например, проекты по работе с блоггерами или контент-маркетингу. Объединив Breeze.pm и Slack, мы создали систему, которая хорошо работает на настольных компьютерах и на мобильных устройствах (и Breeze.pm, и Slack имеют очень функциональные мобильные приложения).

Breeze.pm, как инструмент управления проектами, обладает широкими возможностями настройки и поддерживает некоторые расширенные функции, такие как отслеживание времени и неограниченное количество клиентских учетных записей в своей базовой версии. Он подходит для управления всеми типами процессов, которые не требуют слишком сложных инструментов (например, Jira).

Slack, инструмент для командного общения и совместной работы, является отличным дополнением к Breeze.pm. Он удаляет функцию чата из инструмента управления проектами, что в нашем случае показало себя отличным. Если вы хотите поговорить с членом команды, вы можете сделать это очень быстро. Slack - лидер в этой области. Добавьте к этому интеллектуальные уведомления, и у вас будет идеальная настройка.

Уроки выучены

В процессе создания рабочей среды управления проектами для работы с блоггерами и контент-маркетинга мы многому научились.

Один за всех и все за одного

Самая важная вещь с рабочими процессами - это сообщить правила рабочего процесса всей команде. Без четкого и хорошо изложенного набора правил инструмент, каким бы прекрасным он ни был, мало что даст. Все члены команды должны знать причины, по которым важно правильно использовать инструмент. Инструмент имеет свое предназначение только тогда, когда его использует вся команда.

Эволюция, а не революция

Весьма вероятно, что ни один из инструментов не будет идеально подходить для вашего конкретного процесса. Вам нужно будет настроить инструмент. Настройка обычно работает лучше всего, когда она выполняется итерациями. Когда вы заметите что-то, что вы хотите улучшить в инструменте или в своих шаблонах, сделайте это и протестируйте. Если тесты показывают, что есть больше возможностей для улучшений, выполните настройку еще раз. Это может занять много времени, но оно того стоит, поскольку вы будете проводить время с этим рабочим процессом ежедневно. Чем больше вы настраиваете инструмент в соответствии с вашими конкретными требованиями, тем лучше будет ваш опыт работы с ним.

Не соглашайтесь на добро

Требуйте лучшего соответствия. Компромиссы при выборе инструмента, который будет поддерживать ваши основные процессы, в конечном итоге приведет к разочарованию. Принимайте компромиссы только в том случае, если вы абсолютно уверены, что нет другого способа сделать это лучше.

Меньше - больше

Если вам не нужен сложный инструмент, не используйте его. Это отнимет ваше время, и в конечном итоге вы, вероятно, перестанете его использовать, потому что с самим инструментом будет слишком много работы. Здесь важен баланс - выбранный вами инструмент должен быть достаточно мощным, чтобы поддерживать ваш процесс, и достаточно простым, чтобы дать вам возможность сделать это быстро и легко. Десятки раз щелкать по интерфейсу только для того, чтобы обновить одно слово в задаче, - это не то, на что вы хотите тратить свое время.

Визуально это хорошо

Если ваш процесс включает участие членов команды в нескольких проектах, подумайте об использовании визуального инструмента для работы. Простой текст становится трудно читать и следить за ним через некоторое время. Люди обычно намного лучше воспринимают данные, когда они представлены визуально. Канбан-доски обычно подходят.

Заключительные слова

Не существует универсального инструмента, подходящего для всех процессов и проектов, которыми вы хотите управлять.

Вопрос в том, как найти подходящий.

Обычно это непросто, но, к счастью, если вы сделаете выбор правильно, вероятно, вам не придется делать это снова в ближайшее время. Время, потраченное на правильное тестирование инструмента управления проектами и совместной работы в команде, может сэкономить вам много головной боли в будущем.

Мой совет: не торопитесь, чтобы сделать это. Проведите исследование, составьте список инструментов, протестируйте их. А затем проверьте их еще раз.

Инструмент, который вы решите использовать, будет тем инструментом, с которым вы будете проводить время каждый божий день.

Это выбор, на который стоит потратить время.

• Автор
• Недавние Посты

Сенко Дурас

Увлеченный цифровым маркетингом, предпринимательством, ростом и путешествиями, Сенко также является соучредителем компаний Diversis Digital и Point Visible. Любит тестировать новые идеи, проекты с неясными спецификациями и бороться с давлением с расслабленным настроем.

Последние сообщения Сенко Дурас (посмотреть все)

• Как изменить свою маркетинговую стратегию во время пандемии COVID-19 - 27 марта 2020 г.
• Как эффективно управлять несколькими кампаниями по охвату Blogger с помощью Breeze.pm и Slack - 25 октября 2016 г.