Cara Efektif Mengelola Beberapa Kampanye Penjangkauan Blogger Dengan Breeze.pm Dan Slack

Ada dua jenis orang – mereka yang menganggap proses penjangkauan blogger itu sepele (kirim email saja, duh!), dan mereka yang tahu tidak.

Keduanya benar.

Apakah menjangkau untuk mengirim posting posting tamu atau hanya untuk mendiskusikan beberapa ide, salah satu prasyarat kampanye penjangkauan blogger yang sukses adalah menjadi alami dalam email Anda.

Dan menjadi alami itu mudah jika Anda mengirim email ke orang lain dengan minat yang sama. Itu sesuatu yang bisa Anda lakukan di tengah malam.

Dan di situlah bagian 'mudah' biasanya berakhir.

Mengapa?

Mengirim email itu mudah. Mengirim lusinan atau ratusan dari mereka dalam waktu singkat, dan mengelola semua utas percakapan secara profesional, tidak.

Untuk mempermudah, Anda memerlukan alat, seperangkat aturan, dan alur kerja. Dan ini adalah tentang apa posting ini.

Tantangan

Penafian: Menyiapkan lingkungan yang akan mendukung proses penjangkauan blogger bersifat individual dan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Ini sangat tergantung pada spesifikasi proses dan preferensi pribadi. Lingkungan yang dijelaskan dalam posting ini bukanlah pilihan terbaik, tetapi ini adalah solusi yang sesuai untuk proses dan tim kami.

Mari kita mulai dengan alat.

Pada titik ini, ada banyak opsi yang dapat Anda pertimbangkan – mulai dari spreadsheet sederhana, aplikasi daftar tugas, berbagai alat manajemen proyek, hingga alat khusus untuk pemasaran konten. Dengan begitu banyak pilihan, pemilihan tidak pernah mudah.

Cara yang baik untuk memulai proses pemilihan alat adalah dengan melakukan penelitian terlebih dahulu, membuat daftar pendek alat yang memenuhi persyaratan Anda 'di atas kertas' dan mencoba untuk benar-benar menggunakan alat terpilih pada proyek sampel.

Satu hal yang pasti – jangan pernah mengambil keputusan akhir tanpa benar-benar mencoba menggunakan alat ini pada proyek sampel.

Proyek penjangkauan Blogger, mungkin sama seperti jenis proyek lainnya, memiliki beberapa spesifikasi. Ini berarti alat yang kita pilih harus menangani secara spesifik ini.

Alat ideal kami harus memenuhi persyaratan berikut:

Seharusnya sederhana

Kami menyerah pada banyak alat yang kami coba hanya karena mereka memiliki terlalu banyak pilihan. Terlalu banyak pilihan akan menambah waktu yang Anda habiskan dengan alat ini, dan Anda tidak menginginkan ini dalam jangka panjang.

Itu harus fleksibel

Proses kami mencakup pembaruan spesifikasi kampanye secara berkala, berdasarkan masukan yang kami dapatkan saat kampanye sedang berlangsung. Seiring berjalannya proyek, kami sering menemukan peluang baru melalui komunikasi dengan blogger lain yang kami jangkau. Alat tersebut harus mendukung tugas memindahkan/menyalin/menempel di antara kampanye. Membuat template untuk proyek/kampanye/tugas juga merupakan fitur wajib. Pada saat yang sama, alat harus tetap sederhana. Saya tahu - harapannya tinggi. Semoga tidak terlalu tinggi.

Harus cepat

Waktu pemuatan yang lama setiap kali Anda beralih tugas membuat siapa pun cepat gugup.

Itu harus mendukung akses klien dengan izin terbatas

Menambahkan klien ke proyek/kampanye dan menentukan dengan tepat apa yang Anda ingin mereka lihat, dan apa yang tidak, adalah fitur wajib.

Itu harus visual

Sekali lagi, karena kerumitan kampanye kami, kami membutuhkan alat yang visual. Papan Kanban akan sempurna.

Seharusnya memiliki fitur pelacakan waktu

Beberapa ceruk lebih mudah mendapatkan balasan dari orang yang Anda hubungi daripada yang lain. Ini fakta. Jika Anda ingin mengetahui bagaimana kinerja tim Anda dalam situasi yang berbeda dan mendorong kesimpulan untuk meningkatkan diri Anda seiring waktu, pelacakan waktu diperlukan.

Ini harus memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang cepat dan intuitif dengan anggota tim dan klien lainnya

Penyebutan dan pemberitahuan harus menjadi bagian dari alat, dan kolaborasi antara anggota tim sederhana dan intuitif. Juga, harus ada kemungkinan untuk membatasi bagian komunikasi apa yang akan terlihat oleh klien, dan apa yang harus tetap rahasia di antara anggota tim.

Itu harus memiliki tampilan kalender terintegrasi

Kalender membuat proyek lebih jelas dan lebih mudah untuk fokus pada apa yang benar-benar penting. Manajemen prioritas sering memainkan peran penting saat ini.

Itu harus berbasis cloud

Hanya saja lebih mudah untuk memelihara dan mengakses data di cloud. Anda tidak perlu khawatir tentang infrastruktur, biaya hosting atau perangkat keras dan tentang pemeliharaan. SaaS adalah hal yang hebat dan saya sarankan untuk menggunakannya bila memungkinkan, karena membantu kita untuk fokus pada apa yang penting dan esensial.

Itu harus memiliki aplikasi seluler

Aksesibilitas itu penting. Notifikasi seluler penting saat Anda tidak di kantor. Dan jika gaya hidup Anda melibatkan perjalanan, aplikasi seluler harus dimiliki.

Itu harus memiliki log aktivitas

Ini mungkin terdengar seperti bersikeras pada detail, tetapi ketika mengerjakan beberapa proyek dalam sebuah tim, log aktivitas membuat pelacakan dan mengetahui apa yang terjadi di tempat yang jauh lebih mudah.

Anda sudah dapat melihat bahwa pemilihan itu tidak mudah. Kami mencoba lusinan alat, termasuk Trello, Asana, ActiveCollab, BrightPod, dan Jira. Menemukan alat yang memenuhi setiap persyaratan di atas sangat menantang.

Tapi bukan tidak mungkin.

Setelah berminggu-minggu pengujian dan evaluasi, kami memiliki pemenang – Breeze.pm untuk manajemen proyek + Slack untuk komunikasi dan pemberitahuan.

Kuncinya Ada Dalam Alur Kerja

Alat, yah, persis seperti itu – hanya alat. Seberapa efisien mereka, tergantung pada mereka yang menggunakannya, dan bagaimana mereka menggunakannya.

Sekarang, ketika kita memiliki alat, kita harus mendefinisikan aturan dan merancang alur kerja.

Apa sebenarnya aturan itu akan sangat bergantung pada proses yang Anda coba kelola.

Apa yang harus dilakukan ketika klien baru masuk? Bagaimana jika klien yang ada mengubah persyaratannya atau meningkatkan rencananya? Siapa yang membuat perubahan dalam spesifikasi proyek? Pemberitahuan apa yang dilihat oleh klien, dan apa yang hanya dilihat oleh tim proyek? Bagaimana kita melacak kemajuan pada fase yang berbeda dari proyek tertentu?

Ini dan banyak lainnya adalah pertanyaan yang membutuhkan jawaban bahkan sebelum kita mulai menyiapkan alur kerja. Ide alur kerja yang dirancang dengan baik adalah mengikuti proses bisnis Anda sealami mungkin. Jadi, langkah pertama dalam menyiapkan lingkungan manajemen proyek adalah mengetahui proses Anda secara detail. Karena analisis proses bisnis adalah topik yang benar-benar terpisah, kami akan berasumsi bahwa bagian ini telah dibahas dengan benar.

Mari kita lanjutkan dengan contoh kampanye penjangkauan blogger. Alur kerja bisa terlihat seperti ini:

1. Seorang klien baru masuk.
2. Seorang anggota tim kami ditugaskan ke klien sebagai manajer kampanye.
3. Manajer kampanye menangani hal-hal berikut:
   1. Menyiapkan proyek di Breeze.pm
   2. Menugaskan semua tugas kepada anggota tim yang tepat
   3. Mengundang klien ke proyek di Breeze.pm
   4. Menetapkan tugas terkait klien ke klien
   5. Mengirim email kepada klien dengan info penting tentang awal kampanye
   6. Pelacakan pelaksanaan semua tugas setiap hari
   7. Mengkomunikasikan semua peristiwa penting dalam kampanye dengan klien
4. Dalam hal permintaan dukungan oleh klien, salah satu hal berikut dapat terjadi:
   1. Manajer kampanye menanggapi permintaan dukungan
   2. Dalam kasus ketika itu tidak mungkin untuk menyelesaikan permintaan dukungan langsung, permintaan tersebut meningkat dukungan 2 tingkat ^nd melalui Breeze.pm dan itu diselesaikan ada

Alat Dalam Tindakan – Pengaturan Proyek

Kami memiliki alat dan kami memiliki alur kerja. Mari kita bersenang-senang dan melihat bagaimana semua ini terlihat beraksi.

Kami akan melewati langkah 1. dan 2. dari alur kerja, karena tidak relevan dengan topik, dan mulai dengan penyiapan proyek.

Untuk mempercepat dan memastikan bahwa setiap proyek disiapkan secara optimal, berdasarkan pengalaman dengan klien sebelumnya, kami akan menggunakan template. Dengan cara ini kami memastikan bahwa semua proyek kami diatur mengikuti format dan struktur yang sama. Jika ada beberapa spesifik pada proyek, template dapat disesuaikan setelah diterapkan pada proyek saat ini.

Di Breeze.pm, proses dimulai dengan pembuatan proyek.

Seperti yang Anda lihat dari tangkapan layar di atas, pembuatan proyek berlangsung cepat. Yang harus Anda lakukan adalah memberi nama proyek, menambahkan deskripsi opsional, mengundang anggota tim, dan memilih template untuk pembuatan proyek. Opsi anggaran dan grup keduanya opsional.

Template di Breeze.pm sebenarnya hanyalah proyek biasa yang sudah diisi dengan daftar dan penampung tugas. Contoh template terlihat seperti ini:

Saya tidak akan membahas antarmuka Breeze.pm terlalu dalam di sini (cukup sederhana). Bagian utama dari layar template/proyek dicakup oleh daftar tugas. Setiap kolom (Todo, Doing, Done, dll.) mewakili daftar, dan setiap kotak adalah tugas.

Kuncinya di sini adalah siklus hidup tugas. Setiap tugas memulai siklus hidupnya dalam daftar Todo. Saat tugas ditugaskan ke anggota tim, tugas berpindah dari Todo ke daftar lain, biasanya dalam salah satu arah berikut:

• Untuk tugas internal (misalnya, tugas 'Penyiapan kampanye')
  • Todo -> Melakukan (ketika seseorang yang ditugaskan mulai mengerjakannya) -> Selesai
• Untuk tugas yang perlu terlihat oleh klien juga
  • Todo -> Melakukan (ketika seseorang yang ditugaskan mulai mengerjakannya) -> Daftar kemajuan penjangkauan

Di sini kita sampai pada fitur penting lainnya – integrasi klien. Breeze.pm memungkinkan kita untuk menambahkan klien ke proyek dan menentukan bagian proyek mana yang dapat mereka akses.

Pada tangkapan layar template di atas, proyek didefinisikan sedemikian rupa sehingga 4 daftar abu-abu gelap bersifat pribadi dan 3 daftar abu-abu terang terlihat oleh klien. Ini membuat kontrol akses sangat rapi – tugas apa pun dapat dimulai sebagai pribadi atau dibagikan dengan klien dan berpindah melalui berbagai daftar selama siklus hidupnya.

Setelah proyek dibuat dari template dan disesuaikan berdasarkan spesifikasi proyek tertentu, kami mengirim undangan ke klien.

Untuk setiap klien, dimungkinkan untuk melakukan penyesuaian konfigurasi izin (seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di atas). Klien akan diberi tahu melalui email tentang undangan dan yang perlu dia lakukan hanyalah mengklik tautan "Terima undangan".

Di sini Anda dapat melihat bagaimana proyek yang sama terlihat dari akun klien:

Seperti yang Anda lihat, hanya kolom abu-abu terang yang terlihat di sini. Dalam proses kami, antarmuka klien berisi tiga kolom: tugas dan laporan yang terkait dengan proses penjangkauan, daftar tugas tempat kami memberikan tugas kepada klien (ketika kami membutuhkan info tambahan atau jawaban untuk beberapa pertanyaan) dan kolom yang berisi kampanye penting -dokumen dan catatan terkait.

Keduanya, daftar dan tugas, dapat dikustomisasi dengan mengubah propertinya.

Misalnya, dengan daftar Anda dapat melakukan hal berikut:

• Buat mereka tersembunyi atau terlihat oleh klien.
• Cegah tugas dalam beberapa daftar tertentu agar tidak terlihat di halaman tugas (berguna untuk daftar "Docs & Notes" misalnya).
• Tentukan status default yang diberikan untuk tugas yang ada di daftar itu (misalnya status "Selesai" untuk daftar tugas yang diselesaikan)

Tugas memiliki lebih banyak properti.

Berikut adalah beberapa yang paling berguna:

• tanda
  • Setiap tugas dapat ditandai dengan 4 status berbeda: Selesai, Siap, Ditahan, dan Diblokir. Berdasarkan status tugas dan filter yang Anda gunakan pada daftar tugas, Anda dapat, misalnya, memilih untuk memperlihatkan pada daftar tugas harian Anda hanya tugas-tugas yang siap untuk dikerjakan. Fitur ini berguna ketika Anda ingin menghilangkan noise dari daftar tugas Anda (misalnya, tugas yang tidak dapat dikerjakan karena diblokir karena suatu alasan)
• Warna
  • Selain status, setiap tugas juga dapat ditandai dengan warna, yang juga dapat mengurangi noise. Kebanyakan orang bersifat visual dan warna membuat segalanya lebih mudah dilacak ketika ada lusinan tugas di layar.
• File
  • Breeze.pm terintegrasi dengan semua layanan berbagi file utama. Fitur yang ingin saya sebutkan di sini adalah Anda bisa mendapatkan lebih banyak visual dengan tugas-tugas dengan menetapkan gambar untuk itu.

• Opsi Tugas dan Tanggal Jatuh Tempo
  • Sebagian besar cukup jelas. Setiap tugas dapat diberikan kepada seseorang dan tanggal jatuh tempo dapat ditentukan.
• Pelacakan Waktu
  • Waktu dapat dilacak secara manual atau menggunakan timer.
• Bagian komentar
  • Setiap tugas memiliki utas komentar yang dapat digunakan oleh semua anggota tim yang ditugaskan ke proyek, termasuk klien juga.

Kontrol izin berjalan sedikit lebih jauh pada tingkat tugas. Bahkan untuk tugas yang terlihat oleh klien, dimungkinkan untuk mengontrol komentar apa yang ingin Anda simpan pribadi dan hanya dapat dilihat oleh anggota tim internal.

Pada titik ini, kami memiliki semua dasar yang tercakup dan kami siap untuk melanjutkan.

Kampanye Sedang Berlangsung

Untuk mempermudah, mari fokus pada satu tugas dan lihat apa yang terjadi dengannya saat kampanye berlangsung. Sebagai contoh, kami akan mengambil tugas untuk membuat postingan tamu yang kuat (Otoritas Domain 70+) untuk klien.

Proyek dimulai dengan tugas dalam daftar Todo.

Langkah pertama dalam siklus hidup tugas diselesaikan saat ditugaskan. Saat manajer kampanye memberikan tugas, ikon avatar kecil akan terlihat di kanan bawah kotak tugas. Kami juga dapat menentukan tanggal jatuh tempo, yang akan terlihat di bagian kiri bawah kotak tugas. Itu juga akan terlihat di daftar tugas penerima tugas.

Segera setelah orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut mulai mengerjakannya, dia hanya perlu menarik & melepaskannya ke daftar Pekerjaan. Ini memastikan bahwa informasi terkini tentang status proyek selalu tersedia untuk anggota tim dan manajer kampanye lainnya.

Selama tugas belum selesai, itu akan berada dalam status 'Siap' atau mungkin dalam status 'Ditahan' atau 'Diblokir'. Setelah kami sampai pada titik ketika kami ingin membuatnya terlihat oleh klien, penerima tugas memindahkannya ke daftar kemajuan Outreach.

Sementara itu, penerima tugas menjaga agar deskripsi tugas tetap mutakhir dengan semua info penting tentangnya.

Dan, akhirnya, ketika tugas selesai, penerima tugas menandainya sebagai 'Selesai'.

Tugas yang ditandai sebagai 'Selesai' akan tetap terlihat di tinjauan proyek, tetapi akan mudah untuk menyaringnya dari daftar tugas pribadi, di mana kita biasanya hanya ingin melihat tugas yang membutuhkan perhatian kita.

Alur kerja yang baru saja saya jelaskan hanyalah satu contoh. Alur kerja serupa juga dapat ditentukan untuk jenis proses lainnya.

Integrasi dengan Slack

Jika Anda tidak menggunakan Slack untuk berkolaborasi dengan tim Anda, Anda harus melakukannya. Dengan kata sederhana, Slack adalah aplikasi messenger yang kuat untuk tim, yang berfokus pada bisnis.

Breeze.pm menyediakan integrasi dengan Slack secara default dan berfungsi dengan baik.

Untuk setiap proyek, dimungkinkan untuk menentukan jenis notifikasi apa yang akan diteruskan ke Slack.

Berdasarkan preferensi pribadi, dimungkinkan untuk menyempurnakan notifikasi dengan cara Anda mendapatkan pengaturan yang optimal.

Ringkasan Singkat

Lingkungan dan pengaturan yang dijelaskan di atas adalah cara yang efektif untuk melacak proyek yang tidak perlu didefinisikan dengan baik, seperti misalnya penjangkauan blogger atau proyek pemasaran konten. Dengan menggabungkan Breeze.pm dan Slack, kami membuat sistem yang berfungsi dengan baik di desktop dan seluler (keduanya, Breeze.pm dan Slack memiliki aplikasi seluler yang sangat fungsional).

Breeze.pm, sebagai alat manajemen proyek, sangat dapat disesuaikan dan mendukung beberapa fitur lanjutan seperti pelacakan waktu dan akun klien tak terbatas dalam versi dasarnya. Ini cocok untuk mengelola semua jenis proses yang tidak memerlukan alat yang terlalu rumit (seperti Jira misalnya).

Slack, alat komunikasi dan kolaborasi tim, adalah tambahan yang bagus untuk Breeze.pm. Ini menghapus fitur obrolan dari alat manajemen proyek yang ditampilkan sebagai hal yang hebat dalam kasus kami. Saat Anda ingin mengobrol dengan anggota tim, Anda dapat melakukannya dengan sangat cepat. Slack adalah pemimpin di bidang itu. Tambahkan notifikasi pintar untuk ini dan Anda memiliki pengaturan yang sempurna.

Pelajaran yang Dipetik

Melalui proses pembentukan lingkungan manajemen proyek kerja untuk penjangkauan blogger dan proyek pemasaran konten, kami belajar banyak.

Semua untuk satu dan satu untuk semua

Hal terpenting dengan alur kerja adalah mengomunikasikan aturan alur kerja dengan seluruh tim. Tanpa seperangkat aturan yang jelas dan dikomunikasikan dengan baik, alat ini, tidak peduli seberapa hebatnya, tidak akan banyak membantu. Semua anggota tim harus mengetahui alasan mengapa penting untuk menggunakan alat ini dengan cara yang benar. Hanya ketika seluruh tim menggunakannya, alat tersebut memiliki tujuannya.

Evolusi, bukan revolusi

Sangat mungkin bahwa tidak ada alat yang cocok untuk proses Anda. Anda harus menyesuaikan alat. Penyesuaian biasanya bekerja paling baik bila dilakukan dalam iterasi. Saat Anda melihat satu hal yang ingin Anda tingkatkan di alat atau di template Anda, lakukan dan ujilah. Jika tes menunjukkan bahwa ada lebih banyak ruang untuk perbaikan, sesuaikan lagi. Ini bisa menjadi proses yang memakan waktu, tetapi itu sepadan karena Anda akan menghabiskan waktu dengan alur kerja ini setiap hari. Semakin Anda menyesuaikan alat dengan kebutuhan spesifik Anda, semakin baik pengalaman Anda dengan alat tersebut.

Jangan puas dengan kebaikan

Menuntut pertandingan terbaik. Berkompromi saat memilih alat yang akan mendukung proses utama Anda berarti menyetujui frustrasi dalam jangka panjang. Terima kompromi hanya jika Anda benar-benar yakin tidak ada cara lain untuk melakukan sesuatu dengan cara yang lebih baik.

Kurang itu lebih

Jika Anda tidak membutuhkan alat yang rumit, jangan menggunakannya. Ini akan memakan waktu Anda dan akhirnya, Anda mungkin akan berhenti menggunakannya karena akan ada terlalu banyak pekerjaan dengan alat itu sendiri. Keseimbangan penting di sini – alat yang Anda pilih harus cukup kuat untuk mendukung proses Anda, dan cukup sederhana untuk memberi Anda kemampuan untuk melakukannya dengan cepat dan mudah. Mengklik puluhan kali melalui antarmuka hanya untuk memperbarui satu kata dalam suatu tugas bukanlah cara yang Anda inginkan untuk menghabiskan waktu Anda.

Visualnya bagus

Jika proses Anda mencakup keterlibatan anggota tim pada beberapa proyek, pertimbangkan untuk menggunakan alat visual untuk pekerjaan itu. Teks biasa menjadi sulit untuk dibaca dan diikuti setelah beberapa waktu. Orang biasanya merasakan data jauh lebih baik ketika direpresentasikan secara visual. Papan Kanban biasanya merupakan cara yang baik.

Kata-kata Terakhir

Tidak ada alat satu ukuran untuk semua yang cocok untuk semua proses dan proyek yang ingin Anda kelola.

Pertanyaannya adalah bagaimana menemukan yang tepat.

Biasanya ini tidak sederhana, tetapi untungnya, jika Anda melakukan pemilihan dengan benar, mungkin Anda tidak perlu melakukannya lagi dalam waktu dekat. Menginvestasikan waktu dalam pengujian yang tepat dari manajemen proyek dan alat kolaborasi tim dapat menghemat banyak sakit kepala di masa depan.

Saran saya, ambil semua waktu yang Anda butuhkan untuk melakukan itu. Lakukan penelitian, daftar alat, uji mereka. Dan kemudian, uji mereka lebih banyak.

Alat yang Anda putuskan untuk digunakan akan menjadi alat yang akan Anda habiskan setiap hari.

Ini adalah pilihan yang layak untuk menghabiskan waktu.

• Pengarang
• Tulisan Terbaru

Senko Duras

Bergairah tentang pemasaran digital, kewirausahaan, pertumbuhan, dan perjalanan, Senko juga merupakan salah satu pendiri Diversis Digital dan Point Visible. Suka menguji ide-ide baru, proyek dengan spesifikasi yang tidak jelas, dan melawan tekanan dengan sikap santai.

Postingan terbaru oleh Senko Duras (lihat semua)

• Cara Mengubah Strategi Pemasaran Anda Selama Pandemi COVID-19 - 27 Maret 2020
• Cara Efektif Mengelola Beberapa Kampanye Penjangkauan Blogger Dengan Breeze.pm Dan Slack - 25 Oktober 2016