Proje Portföy Yönetim Yazılımının En İyi Özellikleri

PPM (Proje Portföy Yönetimi), proje yöneticilerinin gelecekteki bir projenin potansiyel gelirini başlamadan önce tahmin etmelerini sağlayan iş planlamasının önemli bir bileşenidir. Ayrıca, bir proje yönetim aracı kullanmak, işletmelere herhangi bir tehlikeli karar vermeden önce bir projenin parçalarını bir araya getirmek için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlar.

Proje portföy yönetimi çözümleri genellikle veri toplayarak ve faydalı raporlar üreterek temel proje yönetimi ve çizelgeleme prosedürlerinin geliştirilmesine yardımcı olur; bu araçlar, işletmelerin kullanım ömrü boyunca proje ilerlemesini izlemelerine yardımcı olabilir.

Proje yönetimi yazılımı, şirketinizin operasyonlarını düzene koymada ve etkili bir proje yönetimi çerçevesi oluşturmada size yardımcı olabilir. Ancak, proje yönetimi yönteminiz geliştiğinde ve ek görevler üstlenmeye hazır olduğunuzda, çok sayıda projeyi yönetmek daha da zorlaşır.

Örneğin, elli girişim iş başındayken kuruluşunuzun zamanını, nakitini ve çalışanlarını nereye yatıracağınızı nasıl seçersiniz? Hangi ürün, hizmet veya taze konsept en önemli? En iyi başarı şansına sahip olmalarını sağlamak için birkaç kritik girişimi nasıl takip ediyorsunuz?

Proje portföy yönetimi yazılımının faydaları

Bir proje portföyü yönetim aracını benimsemek, bir şirketin sağlığına ve değerine katkıda bulunan proje portföylerine öncelik vermeyi gerektirir. İstatistiklere göre, PPM teknolojileri en etkili işletmelerin yüzde 89'u tarafından günlük faaliyetlerini yönetmek için kullanılıyor. Yüksek verimli bir portföy geliştirmek için uygulamanız etkinlikleri, kaynakları, bütçeleri ve projeleri optimize etmenize olanak tanır.

Uzmanlara göre proje portföy yönetimi yazılımını benimsemenin en az beş önemli avantajı var;

• Çok sayıda projeyi yürütmede şirket yöneticilerine yardımcı olmak
• Riski proje portföyleri arasında çeşitlendirmek iyi bir şeydir.
• Projelerdeki fazlalık azaltılıyor.
• İş hedefleri söz konusu olduğunda tüm departmanları aynı sayfada toplamak
• Kaynakların tahsis edildiği verimliliğin artırılması

Kısaca PPM yazılımı, proje yöneticilerinin ve büyük, proje odaklı işletmelerdeki yöneticilerin, yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmak için bir varlık portföyü genelinde yatırımları yönetmesine olanak tanır. Reportlinker'ın araştırmasına göre, PPM pazarı 2019'da 4 milyar dolardan 2024'te 5,6 milyar dolara yükselecek ve yıllık %6,9'luk bir bileşik büyüme oranını temsil edecek.

Daha iyi karar verme araçları, işletmelerin daha iyi kararlar vermesine yardımcı olabilir. Taktik ve stratejik bakış açılarından kritik olan sağlam veriler ve görünürlük, akıllı iş kararlarının temelidir.

Proje Portföy Yönetimini üstlenmek, kuruluşunuzun görevlerini düzeltmenize ve başarılı bir girişim kurulu sistemi oluşturmanıza yardımcı olabilir. Ancak, her ne olursa olsun, girişiminiz yöneticinin stratejisi geliştiğinde ve fazladan ayak işleri üstlenmeye hazır olduğunuzda, çeşitli görevlerle uğraşmak daha zahmetli hale gelir. Bu durumda, özel bir geliştirici ekibi tutmayı ve bu ekibe özel bir proje yöneticisi atamayı düşünebilirsiniz.

Proje geri dönüş süresi azalır

Bu ilerlemeler, iş süreçlerini geliştirerek bir görev portföyünün tamamlanmasıyla ilişkili yeniden düzenlenmiş sistemleri bilgisayarlaştırıyor. Çalışma döngülerinin beklendiği gibi ilerlemesini sağlıyorlar ve en temel soruya yanıt vererek kullanışlılığı artırıyorlar: Derhal ne yapmam önerilir? Bu ilerlemeler, çağrışımların kasıtlı olarak ayarlanmış sürücülerde sabit kalmasını ve rakipsiz iş sonuçları üretmesini garanti eder.

İşbirliği desteklenir

Birçok kuruluş, proje düzenleme ve açıklama için manuel yöntemlere ve baskın sayfalara güvenir, ancak bu metodolojiler büyük iş kullanımı için tasarlanmamıştır. Bu gibi durumlarda, bilgiler e-posta veya sürekli bilgi ticaretini dikkate almayan farklı teknikler kullanılarak taşınır.

Fazla harcama azaldı

İyi bir PPM aracı, proje kullanımları ile gereksiz uygulamalarda fazla ödeme arasında iyi bir uyumun izini sürer. Aşırı harcama, korkunç risk ölçümleri, hatalı varlık ataması, uygun olmayan planlama ve proje bilgilerinin anlaşılmaması gibi çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilir. Bu çerçeveler kesin görev göstergeleri ilettiği ve varlıkları etkin bir şekilde denetlediği için müşteriler daha az kullanımla karşılaştı.

Girişim taşımacılığının başarısını artırır

Görev hayal kırıklığı, yetersiz taahhüt aktarımından kaynaklanmaktadır. Bir girişimin hayal kırıklığı, masraf istilaları, belirsiz ayrıntılar, özel zorluklar veya kafa karıştırıcı endişeler gibi çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir.

Bir PPM programlamasında aranacak en iyi unsurlar

Yöneticilerin programladığı görevin avantajlarını ve aranacak en iyi şeyleri bildiğimize göre, devam edelim ve bir PPM programlamanın sunduğu öğeleri inceleyelim:

Bazı PPM uber tüccarları ayrıca PM paketleri, EPM paketleri ve tüm ERP çerçeveleri sağlar. Diğerleri sadece mevcut görevinizden pano programlamasından bilgi çeken bağımsız PPM programlama satar. Son olarak, birkaç sağlayıcı, pazarınız veya bölgeniz için açıkça amaçlanan belirli düzenlemeler sağlayabilir.

Sonunda, kuruluşunuz için ideal programlama, ihtiyaç duyduğunuz tüm yetenekler ve karışımlar tarafından belirlenir. Hedeflerinizi gerçekleştirmede size nasıl yardımcı olabileceğini algılamak için herhangi bir PPM çerçevesinin çok önemli faydasını anlayın. Eşlik eden temel yönetim kapasiteleri, PPM programlama için büyük ölçüde hatırlanır.

Boru hatlarının yönetimi

Boru hattı değerlendirmesi ve incelemesi olarak da adlandırılan bu kapasite, yöneticilerin bir görevin veya bir teşebbüsler topluluğunun erişilebilir zaman ve varlıklar içinde tamamlanıp tamamlanamayacağına karar vermelerine yardımcı olur. Kalıcı, sürekli bir taahhütler ve varlıklar taslağınız varsa, hangi faktörlerin organizasyon hedeflerine katkıda bulunduğunu ve benzer şekilde katkıda bulunmak için en iyi tekniği seçebilirsiniz.

Varlıkların dağılımı

Duruma bağlı olarak, girişim hattınız hakkında 10.000 fit'lik bir bakış açınız varsa, iş varlıklarını projelere etkili bir şekilde aktarabilirsiniz. Bu, parasal, hisse senedi, uzmanlık ve İK'yı denetlemenize ve yaymanıza yardımcı olur. Aksi takdirde, yöneticilerin talebi veya varlığı olarak adlandırılır.

tahtayı değiştir

Proje hayal kırıklığının en iyi bilinen nedenlerinden biri olan bir girişimde yeni gereksinimler, vurgular, işlevsel kısıtlamalar, meşru talepler veya yenilikçi değişiklikler ortaya çıkar. Girişimler, proje ayrıntılarındaki bu ilerlemeler nedeniyle, genellikle finansal planları aşıyor veya bitiş zamanlarını kaçırıyor. PPM programlama, tüm değişiklik taleplerine bir odak noktası vererek bu konuyla ilgilenir. Bu, sorgulara hızlı bir şekilde yanıt vermenize ve erişilebilir varlıkları genel olarak konuşulan ilgi alanlarıyla eşleştirmenize yardımcı olur. Yöneticileri değiştir ayrıca proje zaman çizelgelerini ve finansal planları aşamalı olarak izlemenize yardımcı olur.

Varlıkların yönetimi

Para yöneticiniz, kuruluşun parasal varlıklarını ve beklenen sonuçları doğru bir şekilde araştırmalı ve bunlarla ilgilenmelidir. Çoğu PPM çerçevesi, temel hedefleri ve hiyerarşik ihtiyaçları belirlemek için görevlerin nasıl parasal avantaja dayandığını gösterebilir. Parasal yönetim yetenekleri, bir girişimin parasal hedeflerine tamamlanmadan önce ulaşmayı ihmal edip etmeyeceğini daha kolay tahmin etmenize izin vererek, sürekli parasal ilerleme görmenizi sağlar. Parasal varsayımlarla ilgili teşebbüslerin ne zaman hedefi kaçıracağını öngörebilmeniz durumunda, talihsizliklere yol açmadan önce ayarları değiştirebilir veya katkıda bulunmayı bırakabilirsiniz.

Risk yönetimi

PPM programlama, portföy kesinlik seviyelerini karakterize etmenize izin vererek, her bir mevcut ve gelecekteki girişimin tehlikesini değerlendirmenize yardımcı olur. Kesinlik seviyelerini düpedüz bir öncül üzerinde değerlendirebilir ve projeleri bir araya getirerek parasal ve varlık payı kararlarına yardımcı olabilirsiniz. Ek olarak "portföy değişikliği ve yönetim kurulunu tehlikeye atma" olarak ima edilen bu yeteneğin değeri, hangi projelerin - hatta açık görevlerin hangi bölümlerinin - aşırı derecede güvensiz olduğunu ayırt etme yeteneğidir. Bir göreve başlamadan önce, tehlike kılavuz modülleri, kuruluşunuzun aceleci spekülasyonlar yapmamasına yardımcı olabilir.

Dünya çapında ve taşınabilir ölçekte yetenekler

Çok sayıda kuruluş, gezegenin bir ucundan diğer ucuna pek çok faaliyeti yürütür, daha sonra girişim ve portföy, yönetim kurulu programlamasının dünya çapındaki görevlere yardımcı olma kapasitesi temeldir. Bu, önemli bir süre için yararlı olan bir para dönüştürücü içerebilir.

Birçok kuruluşun çok yönlü çok yönlü iş gücü olduğundan, PPM girişimlerine taşınabilir giriş izni vermek esastır. Proje ve portföy için çok yönlü kabule sahip müşteriler, yöneticilerin programlaması için çalıştıkları yere çok az dikkat ederek, katılımı daha da geliştiren kapasitelerden yararlanabilirler.

Bilgi desteği ve yönetimi

PPM faydaları, liderler ve görev süpervizörleri bir girişimin tüm bileşenleri hakkındaki bilgilere yaklaşarak ihtiyaçlar, varlıklar, finansal planlar ve zaman çizelgeleri ile ilgili kararlar üzerinde anlaşabildikleri zaman elde edilir. Bu nedenle, bir aşamanın bilgiyi sosyal ilişki, araştırma ve paylaşmayı ne kadar başarılı bir şekilde güçlendirdiği haklı görülebilir.

Dikkate alınması gereken bir diğer faktör, bilgi kalitesi ve güvenliğini içeren bilgi yönetimidir. Bu, kuruluşların gerektiği gibi değiştirebileceği önceden düzenlenmiş iş kuralı standartlarını göz ardı eden bilgileri bulma ve değiştirme kapasitesi gibi, kopya bilgi geçişinden uzak durma yeteneğini de içerir.

İşbirliğinin Özellikleri

Ortak çaba vurguları, bir ürün satın alırken düşünülmesi gereken önemli bir faktördür. Girişimleri ve portföyleri denetlemek bir işbirliği olduğundan, birlikte çalışma ve materyalleri hızla paylaşma seçeneğine sahip olmak esastır. Bu, müşterilerin sorgulama yapmasına ve projeler, taahhütler, varlıklar, olaylar dizisi ve farklı konularla uğraşmasına izin veren cihazları içerir.

PPM programlamanın ortak çaba yetenekleri, denetçilerin ve iş arkadaşlarının ihtiyaç, varlık ataması ve döngü akışı üzerinde ekip oluşturmasını basitleştiriyor mu? Grup, işbirliği yaparken tek başına bir girişim, varlık veya girişime girebilir mi? Uzun vadeli kişiler arası iletişim, mesajlaşma ve diğer basit ortak çaba araçlarına iş kabulü var mı?

Son sözler

Birkaç projeyi denetlemek için gerekli araçlar olmadan bir portföyü yönetmenin zor bir girişim olduğu şimdiye kadar açık olmalıdır. Ayrıca, verileri depolamak ve analiz etmek için standart yöntemlerin kullanılması proje tutarsızlıklarına ve maliyet aşımlarına yol açabilir.

İşletmeler, birçok programı ve projeyi bir portföy halinde düzenlemek için proje portföy yönetimi çözümlerini kullanabilir. Ayrıca kuruluşlar, bu düzenlemeler dizisini kullanarak projelerdeki hayati verileri inceleyebilir ve toplayabilir. Projelerin ve portföylerin geliştirilmesine ilişkin veri içgörüleri, yöneticilerin daha iyi kararlar almasına yardımcı olur. Proje portföyü verilerinin gözden geçirilmesi, sağlam finansal kararlar alınmasına ve ekiplerin organizasyonun hedefleri doğrultusunda ilerlemesine de yardımcı olur.