أهم ميزات برنامج إدارة محافظ المشاريع

PPM (إدارة محافظ المشاريع) هو عنصر مهم في تخطيط الأعمال يسمح لمديري المشاريع بتقدير الدخل المحتمل لمشروع مستقبلي قبل أن يبدأ. بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام أداة إدارة المشروع يزود الشركات بالمعلومات التي تحتاجها لتناسب أجزاء المشروع معًا قبل اتخاذ أي قرارات خطرة.

غالبًا ما تساعد حلول إدارة قوائم المشاريع في تحسين إدارة المشروع الأساسية وإجراءات الجدولة من خلال جمع البيانات وإنشاء تقارير مفيدة ؛ يمكن أن تساعد هذه الأدوات الشركات في تتبع تقدم المشروع طوال عمره.

يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في تبسيط عمليات شركتك وإنشاء إطار عمل فعال لإدارة المشروع. ومع ذلك ، تزداد صعوبة إدارة العديد من المشاريع عندما تتحسن طريقة إدارة المشروع لديك وتكون جاهزًا لتولي مهام إضافية.

كيف تختار المكان الذي تستثمر فيه وقت مؤسستك وأموالها وموظفيها عندما تكون هناك خمسون مبادرة قيد التنفيذ ، على سبيل المثال؟ ما المنتج أو الخدمة أو المفهوم الجديد الأكثر أهمية؟ كيف يمكنك تتبع العديد من المبادرات الهامة لضمان حصولهم على أفضل فرصة للنجاح؟

فوائد برامج إدارة قوائم المشاريع

يستلزم اعتماد أداة إدارة قوائم المشاريع تحديد أولويات محافظ المشاريع التي تساهم في صحة الشركة وقيمتها. وفقًا للإحصاءات ، يتم استخدام تقنيات PPM بواسطة 89 بالمائة من الشركات الأكثر فاعلية لإدارة أنشطتها اليومية. لتطوير محفظة عالية الإنتاجية ، يتيح لك تطبيقك تحسين الأنشطة والموارد والميزانيات والمشاريع.

وفقًا للخبراء ، هناك خمس مزايا رئيسية على الأقل لاعتماد برامج إدارة قوائم المشاريع ؛

• مساعدة المديرين التنفيذيين للشركات في شعوذة العديد من المشاريع
• يعد تنويع المخاطر عبر محافظ المشاريع أمرًا جيدًا يجب القيام به.
• يتم تقليل التكرار في المشاريع.
• الحصول على جميع الأقسام في نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بأهداف العمل
• زيادة كفاءة تخصيص الموارد

باختصار ، يتيح برنامج PPM لمديري المشاريع والمديرين التنفيذيين في الأعمال التجارية الكبيرة القائمة على المشاريع إدارة الاستثمارات عبر مجموعة من الأصول لتعظيم العائد على الاستثمار. وفقًا لدراسة Reportlinker ، سيزداد سوق PPM من 4 مليارات دولار في عام 2019 إلى 5.6 مليار دولار في عام 2024 ، وهو ما يمثل 6.9 ٪ معدل نمو سنوي مركب.

يمكن لأدوات صنع القرار الأفضل أن تساعد الشركات على إصدار أحكام أفضل. البيانات القوية والرؤية ، والتي تعتبر حاسمة من وجهات النظر التكتيكية والاستراتيجية ، هي أسس قرارات الأعمال الذكية.

يمكن أن يساعدك تنفيذ إدارة محافظ المشاريع على تسهيل مهام مؤسستك وبناء نظام ناجح لمجلس إدارة المشاريع. ولكن ، مهما كان الأمر ، فعندما تتحسن استراتيجية المدير التنفيذي لديك ، وعندما تكون مستعدًا للقيام بمهام إضافية ، فإن التعامل مع المهام المختلفة يصبح أكثر إزعاجًا. في هذه الحالة ، قد تفكر في تعيين فريق متخصص من المطورين ، وتعيين مدير مشروع خاص لهذا الفريق.

يتضاءل الوقت الذي يستغرقه المشروع

تعمل هذه التطورات على حوسبة الأنظمة المعاد صياغتها المرتبطة بإنهاء مجموعة المهام من خلال تحسين إجراءات العمل. إنهم يحافظون على سير دورات العمل كما هو متوقع ويرفعون الفائدة من خلال الرد على الاستفسار الأكثر مركزية: ما الذي يُنصح بأن أفعله على الفور؟ تضمن هذه التطورات أن تظل الجمعيات ثابتة على محركات الأقراص التي يتم تعديلها عمدًا وتنتج نتائج أعمال لا مثيل لها.

التعاون مدعوم

تعتمد العديد من المنظمات على الأساليب اليدوية والأوراق السائدة لترتيب المشروع والكشف عنه ، ولكن هذه المنهجيات ليست مخصصة للاستخدام التجاري الكبير. في مثل هذه الحالات ، يتم نقل المعلومات باستخدام البريد الإلكتروني أو تقنيات مختلفة لا تأخذ في الاعتبار التجارة المستمرة للمعلومات.

يتضاءل الإفراط في الإنفاق

تتعقب أداة PPM اللائقة الانسجام اللائق بين استخدامات المشروع والدفع الزائد في التمارين غير المجدية. يمكن أن يحدث الإنفاق الزائد لأسباب مختلفة ، بما في ذلك مقاييس المشاريع الرهيبة ، والتخصيص الخاطئ للأصول ، والتخطيط غير السليم ، وغياب فهم معلومات المشروع. نظرًا لأن هذه الأطر تنقل مقاييس مهمة دقيقة وتشرف على الأصول بشكل فعال ، فقد واجه العملاء استخدامات أقل.

يعزز تحقيق نقل المشروع

خيبة أمل المهمة ناتجة عن عدم كفاية نقل التعهد. يمكن أن تحدث خيبة أمل المشروع من خلال مجموعة متنوعة من الأسباب مثل غزوات النفقات ، والتفاصيل غير الواضحة ، والصعوبات المتخصصة ، أو المخاوف المحيرة.

أفضل العناصر للبحث عنها في برمجة PPM

نظرًا لأننا نعرف مزايا المهمة التي يبرمجها التنفيذيون وأفضلها للبحث عنها ، فلنتابع ونعرض العناصر التي توفرها برمجة PPM:

يقدم بعض تجار PPM uber أيضًا مجموعات PM ومجموعات EPM وأطر عمل ERP كاملة. يبيع الآخرون فقط برمجة PPM المستقلة التي تسحب المعلومات من مهمتك الحالية وهي برمجة اللوحة. أخيرًا ، قد يقدم عدد قليل من المزودين ترتيبات معينة مخصصة بشكل صريح للسوق أو المنطقة التي تعيش فيها.

في النهاية ، يتم تحديد البرمجة المثالية لمؤسستك من خلال القدرات الكاملة والخلطات التي تحتاجها. افهم الفائدة الحاسمة لأي إطار عمل PPM لإدراك كيف يمكن أن يساعدك في تحقيق أهدافك. يتم تذكر القدرات الإدارية الأساسية المصاحبة إلى حد كبير لبرمجة PPM.

إدارة خطوط الأنابيب

تساعد هذه السعة ، التي تسمى تقييم وفحص خط الأنابيب ، المسؤولين على تحديد ما إذا كان يمكن إنهاء مهمة أو مجموعة من التعهدات في غضون الوقت والأصول التي يمكن الوصول إليها. يمكنك تقسيم الدوافع التي تضيف إلى أهداف المؤسسة واختيار أفضل أسلوب للمساهمة بطريقة مماثلة إذا كان لديك مخطط ثابت ومستمر للمهام والأصول.

توزيع الأصول

اعتمادًا على الموقف ، يمكنك نقل أصول الأعمال بشكل فعال إلى المشاريع إذا كان لديك وجهة نظر تبلغ 10000 قدم لخط أنابيب المشروع الخاص بك. يساعدك هذا في الإشراف ونشر الأموال النقدية والمتخصصة والموارد البشرية. يطلق عليه بخلاف ذلك طلب أو أصل المديرين التنفيذيين.

تغيير اللوحة

تظهر المتطلبات الجديدة أو النقاط البارزة أو القيود الوظيفية أو الطلبات المشروعة أو التعديلات المبتكرة في التعهد ، وهو أحد أكثر الأسباب المعروفة وراء خيبة أمل المشروع. عادة ما تتخطى المشاريع الخطط المالية أو تفوت أوقات التوقف بسبب هذه التطورات في تفاصيل المشروع. تهتم برمجة PPM بهذه المشكلة من خلال إعطاء مخزن بؤري لجميع متطلبات التغيير. يساعدك هذا في الرد بسرعة على الاستفسارات ومطابقة الأصول التي يمكن الوصول إليها مع الاهتمامات العامة. يساعدك تغيير المديرين التنفيذيين أيضًا في مراقبة الجداول الزمنية للمشروع والخطط المالية بشكل تدريجي.

إدارة الأصول

يجب على المسؤول المالي الخاص بك إجراء مسح دقيق للأصول المالية للمؤسسة والنتائج المتوقعة والتعامل معها. يمكن لمعظم أطر عمل PPM أن توضح كيف تعتمد المهام على الميزة المالية لتحديد الأهداف الرئيسية والاحتياجات الهرمية. تسمح لك قدرات الإدارة النقدية برؤية تقدم نقدي مستمر ، مما يتيح لك تقدير ما إذا كان التعهد سيهمل الوصول إلى أهدافه النقدية قبل انتهائه. يمكنك تغيير الإعدادات أو الإقلاع عن المساهمة قبل التسبب في المصائب إذا كنت تستطيع توقع متى ستفقد التعهدات العلامة المتعلقة بالافتراضات النقدية.

إدارة المخاطر

تساعدك برمجة PPM في تقييم مخاطر كل مهمة حالية ومستقبلية ، مما يسمح لك بتوصيف مستويات اليقين في المحفظة. يمكنك تقييم مستويات اليقين على أساس فرضية صريحة والمساعدة في اتخاذ القرارات المتعلقة بالجزء النقدي والأصول من خلال جمع المشاريع معًا. قيمة هذه القدرة المشار إليها بالإضافة إلى ذلك على أنها "تغيير الحافظة وخطر مجلس الإدارة" ، هي القدرة على التمييز بين المشاريع - أو حتى أي أجزاء من المهام الصريحة - غير آمنة بشكل مفرط. قبل البدء في مهمة ، يمكن أن تساعد وحدات إرشادات المخاطر مؤسستك في محاولة عدم إجراء تكهنات متهورة.

قدرات على نطاق عالمي ومحمول

تتعامل العديد من المنظمات مع العديد من الأنشطة من جانب واحد من الكوكب إلى الجانب الآخر ، وبالتالي فإن قدرة برمجة المجلس على مساعدة المهام في جميع أنحاء العالم أمر أساسي. قد يحتوي هذا على محول نقود بنفس القدر من الفائدة لفترة طويلة من الوقت.

نظرًا لأن العديد من المنظمات لديها قوى عاملة ضخمة ومتعددة الاستخدامات ، فإن منح القبول المحمول لمهام PPM أمر أساسي. قد يستفيد العملاء الذين يتمتعون بقبول متعدد الاستخدامات للمشروع والمحفظة ، من برامج المديرين التنفيذيين من القدرات التي لا تولي اهتمامًا كبيرًا لمكان عملهم ، مما يؤدي إلى زيادة المشاركة.

دعم وإدارة المعلومات

تتحقق مزايا PPM عندما يقترب القادة ومشرفو المهام من المعلومات حول جميع مكونات المشروع حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات بشأن الاحتياجات والأصول والخطط المالية والجداول الزمنية. لذلك ، من المبرر أن مدى نجاح مرحلة ما في تمكين العلاقات الاجتماعية للمعلومات والتحقيق والمشاركة أمر ضروري.

هناك عامل آخر يجب مراعاته وهو إدارة المعلومات ، والذي يتضمن جودة المعلومات وأمانها. يتضمن ذلك القدرة على الابتعاد عن نسخ مرور المعلومات تمامًا مثل القدرة على العثور على المعلومات وتعديلها التي تتجاهل معايير قواعد العمل المرتبة مسبقًا ، والتي قد تتغيرها المنظمات حسب الحاجة.

ميزات التعاون

تعتبر أبرز الجهود المشتركة عاملاً مهمًا يجب التفكير فيه عند شراء عنصر. نظرًا لأن الإشراف على المشاريع والمحافظ هو تعاون ، فمن الأساسي أن يكون لديك خيار العمل معًا ومشاركة المواد بسرعة. يتضمن ذلك الأجهزة التي تسمح للعملاء بطرح الاستفسارات ومعالجة المشاريع والتعهدات والأصول ودورات الأحداث والموضوعات المختلفة.

هل قدرات الجهود المشتركة لبرمجة PPM تبسط المشرفين والزملاء للعمل كفريق واحد عند الحاجة ، وتعيين الأصول ، ودفق الدورة؟ أثناء التعاون ، هل يمكن للمجموعة الخوض في مشروع أو أصل أو تعهد فردي؟ هل هناك قبول للاتصالات الشخصية طويلة المدى ، والرسائل النصية ، وغيرها من أدوات الجهود المشتركة المباشرة؟

الكلمات الأخيرة

يجب أن يكون واضحًا الآن أن إدارة محفظة بدون الأدوات اللازمة للإشراف على العديد من المشاريع هي مهمة صعبة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي استخدام الأساليب القياسية لتخزين البيانات وتحليلها إلى حدوث تناقضات في المشروع وتجاوزات في التكلفة.

يمكن للشركات استخدام حلول إدارة قوائم المشاريع لترتيب العديد من البرامج والمشاريع في محفظة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تقوم المنظمات بفحص وجمع البيانات الحيوية عبر المشاريع باستخدام هذا التسلسل من الترتيبات. تساعد رؤى البيانات في تطوير المشاريع والمحافظ المديرين على اتخاذ قرارات أفضل. تساعد مراجعة بيانات حافظة المشروع أيضًا في اتخاذ قرارات مالية سليمة وإبقاء الفرق على المسار الصحيح مع أهداف المنظمة.