Fitur Utama Perangkat Lunak Manajemen Portofolio Proyek

PPM (Project Portfolio Management) adalah komponen penting dari perencanaan bisnis yang memungkinkan manajer proyek untuk memperkirakan potensi pendapatan dari proyek masa depan sebelum dimulai. Selain itu, menggunakan alat manajemen proyek memberi bisnis informasi yang mereka butuhkan untuk menyesuaikan bagian-bagian proyek bersama-sama sebelum membuat keputusan berbahaya.

Solusi manajemen portofolio proyek sering membantu dalam peningkatan manajemen proyek dasar dan prosedur penjadwalan dengan mengumpulkan data dan menghasilkan laporan yang berguna; alat-alat ini dapat membantu bisnis dalam melacak kemajuan proyek sepanjang masa pakainya.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda dalam merampingkan operasi perusahaan Anda dan membangun kerangka kerja manajemen proyek yang efektif. Namun, mengelola banyak proyek menjadi lebih sulit ketika metode manajemen proyek Anda meningkat dan Anda siap untuk mengambil tugas tambahan.

Bagaimana Anda memilih tempat untuk menginvestasikan waktu, uang, dan karyawan organisasi Anda ketika lima puluh inisiatif sedang berjalan, misalnya? Produk, layanan, atau konsep segar mana yang paling penting? Bagaimana Anda melacak beberapa inisiatif penting untuk menjamin mereka memiliki peluang terbaik untuk berhasil?

Manfaat perangkat lunak manajemen portofolio proyek

Mengadopsi alat manajemen portofolio proyek memerlukan prioritas portofolio proyek yang berkontribusi pada kesehatan dan nilai perusahaan. Menurut statistik, teknologi PPM digunakan oleh 89 persen bisnis paling efektif untuk mengelola aktivitas sehari-hari mereka. Untuk mengembangkan portofolio hasil tinggi, aplikasi Anda memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan aktivitas, sumber daya, anggaran, dan proyek.

Setidaknya ada lima keuntungan utama dari mengadopsi perangkat lunak manajemen portofolio proyek, menurut para ahli;

• Membantu eksekutif perusahaan dalam menyulap banyak proyek
• Diversifikasi risiko di seluruh portofolio proyek adalah hal yang baik untuk dilakukan.
• Redundansi dalam proyek sedang dikurangi.
• Mendapatkan semua departemen pada halaman yang sama dalam hal tujuan bisnis
• Meningkatkan efisiensi sumber daya yang dialokasikan

Singkatnya, perangkat lunak PPM memungkinkan manajer proyek dan eksekutif di bisnis besar yang digerakkan oleh proyek untuk mengelola investasi di seluruh portofolio aset untuk memaksimalkan laba atas investasi. Menurut studi Reportlinker, pasar PPM akan meningkat dari $4 miliar pada 2019 menjadi $5,6 miliar pada 2024, mewakili tingkat pertumbuhan tahunan gabungan 6,9%.

Alat pengambilan keputusan yang lebih baik dapat membantu bisnis membuat penilaian yang lebih baik. Data dan visibilitas yang solid, yang sangat penting dari sudut pandang taktis dan strategis, adalah dasar dari keputusan bisnis yang cerdas.

Melakukan Manajemen Portofolio Proyek dapat membantu Anda memperlancar tugas organisasi Anda dan membangun sistem dewan ventura yang sukses. Namun, bagaimanapun juga, ketika usaha Anda, strategi eksekutif meningkat, dan Anda siap untuk melakukan tugas tambahan, menangani berbagai tugas menjadi lebih merepotkan. Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk mempekerjakan tim pengembang yang berdedikasi, dan menugaskan manajer proyek khusus ke tim tersebut.

Waktu penyelesaian proyek berkurang

Kemajuan-kemajuan ini mengkomputerisasi ulang sistem yang terkait dengan penyelesaian portofolio tugas dengan meningkatkan proses kerja. Mereka menjaga siklus kerja tetap berjalan seperti yang diharapkan dan meningkatkan kegunaan dengan menanggapi pertanyaan paling utama: apa yang sebaiknya saya lakukan secara langsung? Kemajuan ini menjamin bahwa asosiasi tetap terpasang pada drive yang sengaja disesuaikan dan menghasilkan hasil bisnis yang tak tertandingi.

Kolaborasi didukung

Banyak organisasi bergantung pada metode manual dan lembar dominan untuk mengatur dan mengungkapkan proyek, tetapi metodologi ini tidak dimaksudkan untuk pemanfaatan bisnis besar. Dalam kasus seperti itu, informasi dipindahkan menggunakan email atau teknik berbeda yang tidak mempertimbangkan perdagangan informasi yang konstan.

Pengeluaran berlebih berkurang

Instrumen PPM yang layak melacak harmoni yang layak antara penggunaan proyek dan membayar lebih untuk latihan yang sia-sia. Pengeluaran yang berlebihan dapat disebabkan oleh berbagai penyebab, termasuk ukuran usaha yang buruk, penugasan aset yang salah, perencanaan yang tidak tepat, dan tidak adanya pemahaman tentang informasi proyek. Karena kerangka kerja ini menyampaikan pengukur tugas yang tepat dan mengawasi aset secara efektif, klien mengalami lebih sedikit kegunaan.

Meningkatkan pencapaian pengangkutan ventura

Kekecewaan tugas disebabkan oleh pengangkutan usaha yang tidak memadai. Kekecewaan perusahaan dapat disebabkan oleh berbagai penyebab seperti penyerbuan biaya, detail yang tidak jelas, kesulitan khusus, atau masalah yang membingungkan.

Elemen terbaik untuk dicari dalam pemrograman PPM

Karena kita mengetahui keuntungan dari tugas pemrograman eksekutif dan yang terbaik untuk dicari, mari kita lanjutkan dan melihat elemen yang ditawarkan oleh pemrograman PPM:

Beberapa pedagang uber PPM juga menawarkan paket PM, paket EPM, dan sistem ERP keseluruhan. Yang lain hanya menjual pemrograman PPM independen yang menarik informasi dari tugas Anda saat ini, pemrograman papan. Terakhir, beberapa penyedia mungkin memberikan pengaturan tertentu yang secara eksplisit ditujukan untuk pasar atau area Anda.

Akhirnya, pemrograman yang ideal untuk organisasi Anda ditentukan oleh kemampuan lengkap dan campuran yang Anda butuhkan. Pahami kegunaan penting dari setiap kerangka kerja PPM untuk memahami bagaimana hal itu dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda. Kemampuan administrasi dasar yang menyertai pada umumnya diingat untuk program PPM.

Manajemen jaringan pipa

Kapasitas ini, atau disebut penilaian dan pemeriksaan pipa, membantu administrator memutuskan apakah tugas atau kumpulan usaha dapat diselesaikan dalam waktu dan aset dapat diakses. Anda dapat merinci dorongan mana yang menambah tujuan organisasi dan memilih cara terbaik untuk berkontribusi dengan cara yang sama jika Anda memiliki garis besar usaha dan aset yang konstan dan konstan.

Distribusi aset

Bergantung pada situasinya, Anda dapat secara efektif menyampaikan aset bisnis ke proyek jika Anda memiliki sudut pandang 10.000 kaki dari pipa ventura Anda. Ini membantu Anda dalam mengawasi dan menyebarluaskan keuangan, saham, spesialisasi, dan SDM. Ini disebut permintaan atau aset eksekutif.

Ganti papan

Persyaratan baru, sorotan, kendala fungsional, permintaan yang sah, atau perubahan inovatif muncul dalam suatu usaha, salah satu alasan paling terkenal di balik kekecewaan proyek. Usaha biasanya melewati rencana keuangan atau melewatkan waktu cutoff karena kemajuan ini dalam rincian proyek. Pemrograman PPM menangani masalah ini dengan memberikan gudang fokus untuk semua tuntutan perubahan. Ini membantu Anda bereaksi cepat terhadap pertanyaan dan mencocokkan aset yang dapat diakses dengan minat umum. Pergantian eksekutif juga membantu Anda memantau jadwal proyek dan rencana keuangan secara bertahap.

Administrasi aset

Administrator moneter Anda harus secara akurat mensurvei dan menangani aset moneter organisasi dan hasil yang diharapkan. Sebagian besar kerangka kerja PPM dapat menunjukkan bagaimana tugas bergantung pada keuntungan moneter untuk mengidentifikasi tujuan utama dan kebutuhan hierarkis. Kemampuan administrasi keuangan memungkinkan Anda untuk melihat kemajuan keuangan yang konstan, memungkinkan Anda untuk lebih mudah memperkirakan jika suatu usaha akan gagal mencapai tujuan keuangannya sebelum selesai. Anda dapat mengubah pengaturan atau berhenti berkontribusi sebelum membawa kemalangan jika Anda dapat memperkirakan kapan bisnis akan meleset dari asumsi keuangan.

Manajemen risiko

Pemrograman PPM membantu Anda mengevaluasi risiko dari setiap usaha saat ini dan di masa depan, memungkinkan Anda untuk mengkarakterisasi tingkat kepastian portofolio. Anda dapat menilai tingkat kepastian pada premis yang benar dan membantu keputusan moneter dan porsi aset dengan mengumpulkan proyek bersama-sama. Nilai dari kemampuan ini yang juga disebut sebagai "perubahan portofolio dan membahayakan dewan", adalah kemampuan untuk membedakan proyek mana—atau bagian mana dari tugas eksplisit—yang terlalu berbahaya. Sebelum memulai tugas, modul panduan bahaya dapat membantu organisasi Anda mencoba untuk tidak membuat spekulasi yang terburu-buru.

Kemampuan dalam skala dunia dan portabel

Banyak organisasi menangani banyak kegiatan dari satu sisi planet ke sisi lain, kemudian usaha dan portofolio Kemampuan pemrograman dewan untuk membantu tugas-tugas di seluruh dunia adalah dasar. Ini mungkin berisi konverter uang yang sama bermanfaatnya untuk waktu yang cukup lama.

Karena banyak organisasi memiliki tenaga kerja serbaguna yang besar, memberikan izin masuk portabel ke perusahaan PPM adalah hal yang mendasar. Klien dengan akses serbaguna ke proyek dan portofolio program eksekutif mungkin mengambil keuntungan dari kapasitas yang tidak terlalu memikirkan tempat mereka bekerja, yang selanjutnya mengembangkan partisipasi.

Dukungan dan administrasi informasi

Manfaat PPM tercapai ketika para pemimpin dan pengawas tugas mendekati informasi tentang semua komponen usaha sehingga mereka dapat mengambil keputusan mengenai kebutuhan, aset, rencana keuangan, dan jadwal. Oleh karena itu, dapat dibenarkan bahwa seberapa sukses suatu panggung memberdayakan informasi, investigasi, dan berbagi informasi sangat penting.

Satu faktor lagi yang perlu dipertimbangkan adalah administrasi informasi, yang menggabungkan kualitas dan keamanan informasi. Ini mencakup kemampuan untuk menghindari penyalinan saluran informasi serta kemampuan untuk menemukan dan mengubah informasi yang mengabaikan standar aturan bisnis yang telah diatur sebelumnya, yang dapat diubah organisasi sesuai kebutuhan.

Fitur Kolaborasi

Sorotan upaya bersama adalah faktor penting untuk dipikirkan saat membeli suatu barang. Karena mengawasi usaha dan portofolio adalah sebuah kolaborasi, sangat penting untuk memiliki pilihan untuk bekerja sama dan berbagi materi dengan cepat. Ini melibatkan perangkat yang memungkinkan klien untuk mengajukan pertanyaan dan menangani proyek, usaha, aset, program acara, dan topik lain.

Apakah kemampuan upaya bersama pemrograman PPM menyederhanakan penyelia dan rekan kerja untuk bekerja sama dalam kebutuhan, penunjukan aset, dan aliran siklus? Saat berkolaborasi, dapatkah kelompok mempelajari usaha, aset, atau usaha sendiri? Apakah ada izin untuk komunikasi interpersonal jarak jauh bisnis, SMS, dan instrumen upaya bersama langsung lainnya?

Kata-kata terakhir

Seharusnya jelas sekarang bahwa mengelola portofolio tanpa alat yang diperlukan untuk mengawasi beberapa proyek adalah pekerjaan yang sulit. Selain itu, menggunakan metode standar untuk menyimpan dan menganalisis data dapat menyebabkan perbedaan proyek dan pembengkakan biaya.

Bisnis dapat menggunakan solusi manajemen portofolio proyek untuk mengatur banyak program dan proyek ke dalam portofolio. Selain itu, organisasi dapat memeriksa dan mengumpulkan data penting di seluruh proyek menggunakan urutan pengaturan ini. Wawasan data ke dalam pengembangan proyek dan portofolio membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik. Meninjau data portofolio proyek juga membantu dalam membuat keputusan keuangan yang baik dan menjaga tim tetap pada jalurnya dengan tujuan organisasi.