Características principales del software de gestión de cartera de proyectos

PPM (Project Portfolio Management) es un componente importante de la planificación empresarial que permite a los directores de proyectos estimar los ingresos potenciales de un proyecto futuro antes de que comience. Además, el uso de una herramienta de gestión de proyectos proporciona a las empresas la información que necesitan para encajar las piezas de un proyecto antes de tomar decisiones peligrosas.

Las soluciones de gestión de carteras de proyectos a menudo ayudan a mejorar la gestión básica de proyectos y los procedimientos de programación mediante la recopilación de datos y la generación de informes útiles; estas herramientas pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento del progreso del proyecto a lo largo de su vida útil.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a optimizar las operaciones de su empresa y establecer un marco de gestión de proyectos eficaz. Sin embargo, administrar numerosos proyectos se vuelve más difícil cuando su método de administración de proyectos mejora y está listo para asumir tareas adicionales.

¿Cómo selecciona dónde invertir el tiempo, el efectivo y los empleados de su organización cuando, por ejemplo, hay cincuenta iniciativas en proceso? ¿Qué producto, servicio o concepto fresco es el más importante? ¿Cómo realiza un seguimiento de varias iniciativas críticas para garantizar que tengan las mejores posibilidades de éxito?

Beneficios del software de gestión de cartera de proyectos

Adoptar una herramienta de gestión de carteras de proyectos implica priorizar las carteras de proyectos que contribuyen a la salud y el valor de una empresa. Según las estadísticas, el 89 % de las empresas más eficaces utilizan las tecnologías PPM para gestionar sus actividades cotidianas. Para desarrollar un portafolio de alto rendimiento, su aplicación le permite optimizar actividades, recursos, presupuestos y proyectos.

Hay al menos cinco ventajas clave de adoptar un software de gestión de cartera de proyectos, según los expertos;

• Ayudar a los ejecutivos corporativos a hacer malabarismos con numerosos proyectos.
• Diversificar el riesgo en las carteras de proyectos es algo bueno.
• Se está reduciendo la redundancia en los proyectos.
• Lograr que todos los departamentos estén en sintonía cuando se trata de objetivos comerciales
• Aumentar la eficiencia con la que se asignan los recursos

El software PPM, en resumen, permite a los gerentes y ejecutivos de proyectos en grandes empresas impulsadas por proyectos administrar inversiones en una cartera de activos para maximizar el retorno de la inversión. Según el estudio de Reportlinker, el mercado de PPM aumentará de 4.000 millones de dólares en 2019 a 5.600 millones de dólares en 2024, lo que representa una tasa de crecimiento anual compuesto del 6,9 %.

Mejores herramientas para la toma de decisiones pueden ayudar a las empresas a hacer mejores juicios. Los datos sólidos y la visibilidad, que son críticos desde los puntos de vista táctico y estratégico, son la base de las decisiones comerciales inteligentes.

Emprender Project Portfolio Management puede ayudarlo a suavizar las tareas de su organización y construir un sistema de junta de riesgo exitoso. Pero, sea como fuere, cuando su empresa mejora la estrategia del ejecutivo y usted está preparado para asumir diligencias adicionales, lidiar con varias tareas se vuelve más problemático. En este caso, podría considerar contratar un equipo dedicado de desarrolladores y asignar un administrador de proyecto especial a ese equipo.

El tiempo de respuesta del proyecto se reduce

Estos avances informatizan los sistemas refritos asociados con el acabado de una cartera de tareas mediante la mejora de los procesos de trabajo. Mantienen los ciclos de trabajo en movimiento según lo esperado y aumentan la utilidad al responder a la consulta más central: ¿qué sería recomendable que hiciera de inmediato? Estos avances garantizan que las asociaciones permanezcan fijas en impulsos que se ajustan deliberadamente y producen resultados comerciales inigualables.

Se admite la colaboración

Muchas organizaciones dependen de métodos manuales y hojas dominantes para organizar y revelar proyectos, pero estas metodologías no están destinadas a la utilización de grandes empresas. En tales casos, la información se mueve mediante correo electrónico o diferentes técnicas que no consideran el intercambio de información constante.

Se disminuye el gasto excesivo

Un instrumento PPM decente rastrea una armonía decente entre los usos del proyecto y el pago excesivo en ejercicios inútiles. El gasto excesivo puede deberse a varias causas, que incluyen indicadores de riesgo terribles, asignación de activos errónea, planificación inadecuada y falta de comprensión de la información del proyecto. Dado que estos marcos transmiten indicadores de tareas precisos y supervisan los activos de manera efectiva, los clientes han encontrado menos usos.

Mejora el logro de la transmisión de riesgo

La decepción de la tarea es provocada por un transporte de empresa insuficiente. La decepción de una empresa puede deberse a una variedad de causas, como invasiones de gastos, detalles indistintos, dificultades especializadas o preocupaciones desconcertantes.

Los mejores elementos para buscar en una programación PPM

Ya que conocemos las ventajas de la programación de tareas para ejecutivos y cuáles son las mejores para buscar, continuemos y veamos los elementos que ofrece una programación PPM:

Algunos súper comerciantes de PPM también ofrecen suites PM, suites EPM y marcos ERP completos. Otros simplemente venden programación PPM independiente que extrae información de su tarea actual, la programación de la placa. Finalmente, algunos proveedores pueden ofrecer arreglos particulares que están destinados explícitamente a su mercado o área.

Eventualmente, la programación ideal para su organización está dictada por las habilidades y combinaciones completas que necesita. Comprenda la utilidad crucial de cualquier marco de PPM para comprender cómo podría ayudarlo a lograr sus objetivos. Las capacidades de administración fundamentales que lo acompañan se recuerdan en general para la programación de PPM.

Gestión de oleoductos

Esta capacidad, también llamada evaluación y análisis de tuberías, ayuda a los administradores a decidir si un proyecto o una serie de proyectos se pueden completar en el tiempo y los recursos disponibles. Puede desglosar qué unidades se suman a los objetivos de la organización y elegir el mejor método para contribuir de la misma manera si tiene una lista persistente y constante de proyectos y activos.

Distribución de activos

Dependiendo de la situación, puede transferir efectivamente los activos comerciales a los proyectos si tiene un punto de vista de 10,000 pies de su tubería de riesgo. Esto lo ayuda a supervisar y distribuir recursos financieros, bursátiles, especializados y de recursos humanos. También se llama la solicitud o el activo de los ejecutivos.

cambiar el tablero

Nuevos requisitos, aspectos destacados, restricciones funcionales, solicitudes legítimas o modificaciones innovadoras surgen en una empresa, una de las razones más conocidas detrás de la decepción del proyecto. Las empresas habitualmente superan los planes financieros o pierden los tiempos límite debido a estas progresiones en los detalles del proyecto. La programación de PPM se ocupa de este problema al proporcionar un almacén central para todas las demandas de cambio. Esto lo ayuda a reaccionar rápidamente a las consultas y hacer coincidir los activos accesibles con los intereses generales. Cambiar a los ejecutivos también lo ayuda a monitorear los cronogramas del proyecto y los planes financieros de manera progresiva.

Administración de activos

Su administrador financiero debe inspeccionar y manejar con precisión los activos monetarios de la organización y los resultados anticipados. La mayoría de los marcos de PPM pueden mostrar cómo las tareas se basan en la ventaja monetaria para identificar objetivos clave y necesidades jerárquicas. Las habilidades de administración monetaria le permiten ver un avance monetario constante, lo que le permite estimar más fácilmente si una empresa no logrará alcanzar sus objetivos financieros antes de que finalice. Puede cambiar la configuración o dejar de contribuir antes de causar desgracias si puede prever cuándo las empresas perderán el objetivo con respecto a los supuestos financieros.

Gestión de riesgos

La programación de PPM lo ayuda a evaluar el riesgo de cada empresa actual y futura, lo que le permite caracterizar los niveles de certeza de la cartera. Puede evaluar los niveles de certeza sobre una premisa absoluta y ayudar a las decisiones monetarias y de porción de activos reuniendo proyectos. El valor de esta capacidad, a la que también se alude como "cambio de cartera y riesgo en el tablero", es la capacidad de distinguir qué proyectos, o incluso qué partes de tareas específicas, son demasiado inseguras. Antes de comenzar una tarea, los módulos de pautas sobre peligros pueden ayudar a su organización a tratar de no hacer especulaciones precipitadas.

Capacidades a escala mundial y portátil

Numerosas organizaciones manejan muchas actividades de un lado a otro del planeta, por lo que se aventuran y la cartera de la capacidad de la programación de la junta para ayudar en las tareas en todo el mundo es básica. Esto podría contener un convertidor de dinero igual de útil durante un período de tiempo considerable.

Dado que muchas organizaciones tienen una gran fuerza laboral versátil, es básico dar acceso móvil a los proyectos de PPM. Los clientes con acceso versátil a proyectos y carteras de programación de ejecutivos pueden aprovechar las capacidades prestando poca atención a dónde están trabajando, lo que desarrolla aún más la participación.

Soporte y administración de información.

Los beneficios de PPM se logran cuando los líderes y supervisores de tareas abordan la información sobre todos los componentes de una empresa para que puedan decidir sobre las necesidades, los activos, los planes financieros y los cronogramas. Por lo tanto, es justificable que el grado de éxito con el que una etapa empodera la información social, la investigación y el intercambio sea esencial.

Un factor más a considerar es la administración de la información, que incorpora la calidad y seguridad de la información. Esto incluye la capacidad de evitar el paso de información copiada, así como la capacidad de encontrar y modificar información que no tenga en cuenta los estándares de reglas comerciales preestablecidos, que las organizaciones pueden cambiar según sea necesario.

Características de la colaboración

Los puntos destacados del esfuerzo conjunto son un factor importante a tener en cuenta al comprar un artículo. Dado que la supervisión de empresas y carteras es una colaboración, es básico tener la opción de trabajar juntos y compartir materiales rápidamente. Se trata de dispositivos que permiten a los clientes plantear consultas y abordar proyectos, emprendimientos, activos, procesos y otros temas.

¿Las habilidades de esfuerzo conjunto de la programación de PPM simplifican que los supervisores y colegas se unan según la necesidad, la designación de activos y el ciclo de flujo? Mientras colabora, ¿puede el grupo profundizar en una sola empresa, activo o empresa? ¿Hay acceso a la comunicación interpersonal comercial de largo alcance, mensajes de texto y otros instrumentos sencillos de esfuerzo conjunto?

Ultimas palabras

Debería ser obvio ahora que administrar una cartera sin las herramientas necesarias para supervisar varios proyectos es una tarea difícil. Además, el uso de métodos estándar para almacenar y analizar datos puede generar discrepancias en el proyecto y sobrecostos.

Las empresas pueden utilizar soluciones de gestión de carteras de proyectos para organizar muchos programas y proyectos en una cartera. Además, las organizaciones pueden examinar y recopilar datos vitales en todos los proyectos utilizando esta secuencia de arreglos. La información de los datos sobre el desarrollo de proyectos y carteras ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones. La revisión de los datos de la cartera de proyectos también ayuda a tomar decisiones financieras acertadas y a mantener a los equipos al día con los objetivos de la organización.