Principais recursos do software de gerenciamento de portfólio de projetos

O PPM (Project Portfolio Management) é um componente importante do planejamento de negócios que permite que os gerentes de projeto estimem a receita potencial de um projeto futuro antes que ele comece. Além disso, o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos fornece às empresas as informações necessárias para encaixar as peças de um projeto antes de tomar decisões perigosas.

As soluções de gerenciamento de portfólio de projetos geralmente auxiliam na melhoria dos procedimentos básicos de gerenciamento e agendamento de projetos, coletando dados e gerando relatórios úteis; essas ferramentas podem ajudar as empresas a acompanhar o progresso do projeto ao longo de sua vida útil.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a otimizar as operações de sua empresa e estabelecer uma estrutura de gerenciamento de projetos eficaz. No entanto, gerenciar vários projetos fica mais difícil quando seu método de gerenciamento de projetos melhora e você está pronto para assumir tarefas adicionais.

Como você seleciona onde investir o tempo, o dinheiro e os funcionários de sua organização quando cinquenta iniciativas estão em andamento, por exemplo? Qual produto, serviço ou conceito novo é o mais importante? Como você acompanha várias iniciativas críticas para garantir que elas tenham a melhor chance de sucesso?

Benefícios do software de gerenciamento de portfólio de projetos

Adotar uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos envolve priorizar portfólios de projetos que contribuam para a saúde e o valor de uma empresa. De acordo com as estatísticas, as tecnologias PPM são usadas por 89% das empresas mais eficazes para gerenciar suas atividades cotidianas. Para desenvolver um portfólio de alto rendimento, seu aplicativo permite otimizar atividades, recursos, orçamentos e projetos.

Há pelo menos cinco vantagens principais de adotar um software de gerenciamento de portfólio de projetos, de acordo com especialistas;

• Ajudar executivos corporativos a lidar com vários projetos
• Diversificar o risco entre os portfólios de projetos é uma boa coisa a se fazer.
• A redundância em projetos está sendo reduzida.
• Colocar todos os departamentos na mesma página quando se trata de metas de negócios
• Aumentar a eficiência com que os recursos são alocados

O software PPM, em resumo, permite que gerentes e executivos de projetos em grandes empresas orientadas a projetos gerenciem investimentos em um portfólio de ativos para maximizar o retorno do investimento. De acordo com o estudo da Reportlinker, o mercado de PPM aumentará de US$ 4 bilhões em 2019 para US$ 5,6 bilhões em 2024, representando uma taxa de crescimento anual composta de 6,9%.

Melhores ferramentas de tomada de decisão podem ajudar as empresas a fazer melhores julgamentos. Dados sólidos e visibilidade, que são críticos do ponto de vista tático e estratégico, são as bases das decisões de negócios inteligentes.

A gestão de portfólio de projetos pode ajudá-lo a facilitar as tarefas de sua organização e construir um sistema de conselho de empreendimento bem-sucedido. Mas, seja como for, quando a estratégia do executivo do seu empreendimento melhora e você está preparado para assumir tarefas extras, lidar com várias tarefas se torna mais problemático. Nesse caso, você pode considerar contratar uma equipe dedicada de desenvolvedores e designar um gerente de projeto especial para essa equipe.

O tempo de resposta do projeto é reduzido

Esses avanços informatizam sistemas refeitos associados à finalização de um portfólio de tarefas, melhorando os processos de trabalho. Eles mantêm os ciclos de trabalho em andamento conforme o esperado e aumentam a utilidade respondendo à pergunta mais central: o que seria aconselhável que eu fizesse imediatamente? Esses avanços garantem que as associações permaneçam fixas em impulsos que são deliberadamente ajustados e produzem resultados comerciais incomparáveis.

A colaboração é suportada

Muitas organizações dependem de métodos manuais e folhas dominantes para organizar e revelar projetos, mas essas metodologias não se destinam à utilização de grandes negócios. Nesses casos, as informações são movidas por e-mail ou outras técnicas que não consideram o comércio constante de informações.

Gastos excessivos são reduzidos

Um instrumento PPM decente rastreia uma harmonia decente entre os usos do projeto e o pagamento excessivo de exercícios fúteis. Gastos excessivos podem ser causados ​​por várias causas, incluindo indicadores de risco terríveis, atribuição equivocada de ativos, planejamento inadequado e falta de compreensão das informações do projeto. Como essas estruturas transmitem indicadores precisos de tarefas e supervisionam ativos com eficiência, os clientes encontraram menos usos.

Melhora a realização de transporte de empreendimentos

O desapontamento da tarefa é causado pelo transporte insuficiente do empreendimento. O desapontamento de um empreendimento pode ser causado por uma variedade de causas, como gastos excessivos, detalhes indistintos, dificuldades especializadas ou preocupações desconcertantes.

Melhores elementos para procurar em uma programação PPM

Já que conhecemos as vantagens de programar a tarefa dos executivos e as melhores para buscar, continuemos e veja os elementos que uma programação PPM oferece:

Alguns uber comerciantes de PPM também oferecem suítes de PM, suítes de EPM e estruturas de ERP inteiras. Outros apenas vendem programação PPM independente que extrai informações de sua tarefa atual, a programação da placa. Por fim, alguns fornecedores podem oferecer acordos específicos explicitamente destinados ao seu mercado ou área.

Eventualmente, a programação ideal para sua organização é ditada pelas habilidades e combinações completas que você precisa. Compreenda a utilidade crucial de qualquer estrutura de PPM para perceber como ela pode ajudá-lo a atingir seus objetivos. As capacidades de administração fundamentais que o acompanham são geralmente lembradas para a programação PPM.

Gerenciamento de tubulações

Essa capacidade, também chamada de avaliação e exame de pipeline, ajuda os administradores a decidir se uma tarefa ou uma reunião de empreendimentos pode ser concluída dentro do tempo e dos ativos acessíveis. Você pode detalhar quais impulsos contribuem para os objetivos da organização e escolher a melhor técnica para contribuir da mesma maneira, se você tiver um esboço constante e persistente de empreendimentos e ativos.

Distribuição de ativos

Dependendo da situação, você pode efetivamente transferir ativos de negócios para projetos se tiver um ponto de vista de 10.000 pés de seu pipeline de empreendimentos. Isso ajuda você a supervisionar e divulgar dinheiro, estoque, especializado e RH. É também chamado de pedido ou ativo dos executivos.

Troque a placa

Novos requisitos, destaques, restrições funcionais, solicitações legítimas ou alterações inovadoras surgem em um empreendimento, um dos motivos mais conhecidos por trás da decepção do projeto. Os empreendimentos habitualmente ultrapassam os planos financeiros ou perdem os prazos de corte devido a essas progressões nas particularidades do projeto. A programação PPM cuida dessa questão, fornecendo um armazém focal para todas as demandas de mudança. Isso ajuda você a reagir rapidamente a consultas e a combinar ativos acessíveis a interesses gerais. Mudar os executivos também ajuda você a monitorar os cronogramas dos projetos e os planos financeiros de forma progressiva.

Administração de ativos

Seu administrador financeiro deve pesquisar e lidar com precisão com os ativos monetários da organização e os resultados esperados. A maioria das estruturas de PPM pode mostrar como as tarefas dependem da vantagem monetária para identificar os principais objetivos e necessidades hierárquicas. As habilidades de administração monetária permitem que você veja um avanço monetário constante, permitindo estimar mais facilmente se uma empresa deixará de atingir seus objetivos financeiros antes de terminar. Você pode alterar as configurações ou deixar de contribuir antes de causar infortúnios com a chance de prever quando as empresas errarão o alvo em relação às premissas monetárias.

Gerenciamento de riscos

A programação PPM ajuda você a avaliar o risco de cada empreendimento atual e futuro, permitindo que você caracterize os níveis de certeza do portfólio. Você pode avaliar os níveis de certeza em uma premissa direta e ajudar nas decisões de parcelas monetárias e de ativos reunindo projetos. O valor dessa habilidade adicionalmente aludida como “mudança de portfólio e risco do conselho”, é a capacidade de distinguir quais projetos – ou mesmo quais partes de tarefas explícitas – são excessivamente inseguras. Antes de iniciar uma tarefa, os módulos de orientação de risco podem ajudar sua organização a tentar não fazer especulações precipitadas.

Capacidades em escala mundial e portátil

Inúmeras organizações lidam com muitas atividades de um lado ao outro do planeta, posteriormente empreendimento e portfólio a capacidade da programação do conselho para ajudar nas tarefas mundiais é fundamental. Isso pode conter um conversor de dinheiro igualmente útil por um período de tempo considerável.

Uma vez que muitas organizações têm enormes forças de trabalho versáteis, dar entrada portátil para empreendimentos de PPM é básico. Clientes com acesso versátil a projetos e portfólios que programam os executivos podem aproveitar as capacidades de pouca atenção para onde estão trabalhando, o que desenvolve ainda mais a participação.

Suporte e administração de informações

Os benefícios do PPM são alcançados quando líderes e supervisores de tarefas abordam informações sobre todos os componentes de um empreendimento para que possam tomar decisões sobre necessidades, ativos, planos financeiros e cronogramas. Portanto, é justificável que o sucesso com que um estágio capacita o assunto social, a investigação e o compartilhamento de informações seja essencial.

Mais um fator a ser considerado é a administração da informação, que incorpora qualidade e segurança da informação. Isso inclui a capacidade de evitar a passagem de informações de cópia, assim como a capacidade de localizar e alterar informações que desconsideram os padrões de regras de negócios pré-estabelecidos, que as organizações podem alterar conforme necessário.

Características da colaboração

Os destaques do esforço conjunto são um fator significativo a ser considerado ao comprar um item. Como supervisionar empreendimentos e portfólios é uma colaboração, é básico ter a opção de trabalhar em conjunto e compartilhar materiais rapidamente. Trata-se de dispositivos que permitem aos clientes fazer consultas e abordar projetos, empreendimentos, ativos, cursos de eventos e assuntos diversos.

As habilidades de esforço conjunto da programação do PPM simplificam a equipe de supervisores e colegas de acordo com a necessidade, designação de ativos e fluxo de ciclo? Ao colaborar, o grupo pode mergulhar em um empreendimento, ativo ou empreendimento solitário? Existe a possibilidade de comunicação interpessoal de longo alcance comercial, mensagens de texto e outros instrumentos simples de esforço conjunto?

Palavras finais

Já deve ser óbvio que gerenciar um portfólio sem as ferramentas necessárias para supervisionar vários projetos é uma tarefa difícil. Além disso, o uso de métodos padrão para armazenar e analisar dados pode levar a discrepâncias de projeto e custos excessivos.

As empresas podem usar soluções de gerenciamento de portfólio de projetos para organizar muitos programas e projetos em um portfólio. Além disso, as organizações podem examinar e coletar dados vitais em projetos usando essa sequência de arranjos. Insights de dados sobre o desenvolvimento de projetos e portfólios ajudam os gerentes a tomar melhores decisões. A revisão dos dados do portfólio de projetos também ajuda a tomar decisões financeiras sólidas e a manter as equipes em dia com as metas da organização.