Principalele caracteristici ale software-ului de management al portofoliului de proiecte

PPM (Project Portfolio Management) este o componentă importantă a planificării afacerii care permite managerilor de proiect să estimeze veniturile potențiale ale unui proiect viitor înainte de a începe. În plus, utilizarea unui instrument de management de proiect oferă companiilor informațiile de care au nevoie pentru a potrivi piesele unui proiect înainte de a lua orice decizie periculoasă.

Soluțiile de management al portofoliului de proiecte ajută adesea la îmbunătățirea procedurilor de bază de gestionare a proiectelor și de programare prin colectarea de date și generarea de rapoarte utile; aceste instrumente pot ajuta companiile să urmărească progresul proiectului de-a lungul duratei sale de viață.

Software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta să simplificați operațiunile companiei dvs. și să stabiliți un cadru eficient de management al proiectelor. Cu toate acestea, gestionarea a numeroase proiecte devine mai dificilă atunci când metoda dvs. de management de proiect se îmbunătățește și sunteți gata să vă ocupați de sarcini suplimentare.

Cum alegi unde să investești timpul, banii și angajații organizației tale când sunt în lucru cincizeci de inițiative, de exemplu? Care produs, serviciu sau concept nou este cel mai important? Cum țineți evidența mai multor inițiative critice pentru a vă garanta că au cele mai bune șanse de reușită?

Beneficiile software-ului de management al portofoliului de proiecte

Adoptarea unui instrument de management al portofoliului de proiecte presupune prioritizarea portofoliilor de proiecte care contribuie la sănătatea și valoarea unei companii. Potrivit statisticilor, tehnologiile PPM sunt folosite de 89% dintre cele mai eficiente companii pentru a-și gestiona activitățile de zi cu zi. Pentru a dezvolta un portofoliu cu randament ridicat, aplicația dvs. vă permite să optimizați activități, resurse, bugete și proiecte.

Există cel puțin cinci avantaje cheie ale adoptării unui software de management al portofoliului de proiecte, potrivit experților;

• Asistarea directorilor corporativi în jonglarea cu numeroase proiecte
• Diversificarea riscului în portofoliile de proiecte este un lucru bun de făcut.
• Redundanța în proiecte este redusă.
• Aducerea tuturor departamentelor pe aceeași pagină când vine vorba de obiectivele de afaceri
• Creșterea eficienței cu care sunt alocate resursele

Software-ul PPM, pe scurt, permite managerilor de proiect și directorilor din companii mari, bazate pe proiecte, să gestioneze investițiile într-un portofoliu de active pentru a maximiza rentabilitatea investiției. Potrivit studiului Reportlinker, piața PPM va crește de la 4 miliarde USD în 2019 la 5,6 miliarde USD în 2024, reprezentând o rată de creștere anuală compusă de 6,9%.

Instrumente mai bune de luare a deciziilor pot ajuta companiile să emită judecăți mai bune. Datele solide și vizibilitatea, care sunt esențiale din punct de vedere tactic și strategic, sunt bazele deciziilor de afaceri inteligente.

Gestionarea portofoliului de proiecte vă poate ajuta să neteziți sarcinile organizației dvs. și să construiți un sistem de consiliu de risc de succes. Dar, oricum ar fi, atunci când afacerea dvs., strategia directorului se îmbunătățește și sunteți pregătit să vă ocupați de comisioane suplimentare, gestionarea diferitelor sarcini devine mai supărătoare. În acest caz, ați putea lua în considerare angajarea unei echipe dedicate de dezvoltatori și atribuirea unui manager de proiect special acelei echipe.

Timpul de finalizare a proiectului este redus

Aceste progrese computerizează sistemele reactualizate asociate cu finalizarea unui portofoliu de sarcini prin îmbunătățirea proceselor de lucru. Ei mențin ciclurile de lucru în mișcare conform așteptărilor și sporesc utilitatea răspunzând la cea mai centrală întrebare: ce mi-ar fi indicat să fac imediat? Aceste progrese garantează că asociațiile rămân fixate pe unități care sunt ajustate în mod deliberat și produc rezultate de afaceri de neegalat.

Colaborarea este susținută

Multe organizații depind de metode manuale și foi dominante pentru aranjarea și dezvăluirea proiectelor, dar aceste metodologii nu sunt destinate utilizării în afaceri mari. În astfel de cazuri, informațiile sunt mutate folosind e-mail sau diferite tehnici care nu iau în considerare comerțul constant de informații.

Cheltuielile excesive sunt diminuate

Un instrument PPM decent urmărește o armonie decentă între utilizările proiectului și plățile excesive pentru exerciții inutile. Cheltuielile excesive pot fi cauzate de diverse cauze, inclusiv de indicatori teribil de risc, alocare greșită a activelor, planificare necorespunzătoare și lipsa de înțelegere a informațiilor despre proiect. Deoarece aceste cadre transmit instrumente precise ale sarcinilor și supraveghează eficient activele, clienții au întâlnit mai puține utilizări.

Îmbunătățește realizarea transportului de risc

Dezamăgirea sarcinii este cauzată de un transfer insuficient al întreprinderii. Dezamăgirea unei întreprinderi poate fi cauzată de o varietate de cauze, cum ar fi invadarea cheltuielilor, detalii neclare, dificultăți de specialitate sau preocupări nedumerite.

Cele mai bune elemente de căutat într-o programare PPM

Deoarece cunoaștem avantajele sarcinii de programare a directorilor și cele mai bune de căutat, să continuăm și să vedem elementele pe care le oferă o programare PPM:

Unii comercianți PPM uber oferă în plus suite PM, suite EPM și cadre ERP întregi. Alții vând doar programare PPM independentă care extrage informații din sarcina dvs. actuală, programarea plăcii. În cele din urmă, câțiva furnizori ar putea oferi anumite aranjamente care sunt destinate în mod explicit pieței sau zonei dvs.

În cele din urmă, programarea ideală pentru organizația dvs. este dictată de abilitățile și mixurile complete de care aveți nevoie. Înțelegeți utilitatea crucială a oricărui cadru PPM pentru a percepe cum vă poate ajuta să vă îndepliniți obiectivele. Capacitățile de administrare fundamentale însoțitoare sunt în general amintite pentru programarea PPM.

Managementul conductelor

Această capacitate, denumită altfel evaluare și examinare a conductelor, îi ajută pe administratorii să decidă dacă o sarcină sau o adunare de întreprinderi poate fi finalizată în timpul și activele accesibile. Puteți detalia care sunt motivele care se adaugă obiectivelor organizației și puteți alege cea mai bună tehnică pentru a contribui în același mod, dacă aveți șansa de a avea o schiță constantă și constantă a activităților și a activelor.

Repartizarea activelor

În funcție de situație, puteți transmite eficient activele de afaceri către proiecte dacă aveți un punct de vedere de 10.000 de picioare asupra conductei dvs. de risc. Acest lucru vă ajută să supravegheați și să diseminați bani, acțiuni, de specialitate și resurse umane. Altfel se numește cererea sau bunul directorilor.

Schimbați tabla

Într-o întreprindere apar noi cerințe, evidențieri, constrângeri funcționale, solicitări legitime sau modificări inovatoare, unul dintre cele mai cunoscute motive din spatele dezamăgirii proiectului. Întreprinderile trec în mod obișnuit peste planurile financiare sau ratează orele limită din cauza acestor progresii în detaliile proiectului. Programarea PPM se ocupă de această problemă, oferind un depozit focal tuturor cererilor de schimbare. Acest lucru vă ajută să reacționați rapid la întrebări și să potriviți activele accesibile cu interesele generale. Schimbați directorii vă ajută, în plus, să monitorizați treptat calendarele proiectelor și planurile financiare.

Administrarea activelor

Administratorul dvs. monetar ar trebui să cerceteze cu acuratețe și să se ocupe de activele monetare ale organizației și de rezultatele anticipate. Majoritatea cadrelor PPM pot arăta modul în care sarcinile s-au bazat pe avantajul monetar pentru a identifica obiectivele cheie și nevoile ierarhice. Abilitățile de administrare monetară vă permit să vedeți o evoluție monetară constantă, permițându-vă să estimați mai ușor dacă o întreprindere va neglija să își atingă obiectivele monetare înainte de a fi finalizată. Puteți modifica setările sau puteți renunța să contribuiți înainte de a provoca nenorociri, dacă puteți prevedea când întreprinderile vor rata obiectivul în ceea ce privește ipotezele monetare.

Managementul riscului

Programarea PPM vă ajută să evaluați pericolul fiecărei activități curente și viitoare, permițându-vă să caracterizați nivelurile de certitudine ale portofoliului. S-ar putea să evaluați nivelurile de certitudine pe o premisă de-a dreptul și să ajutați la luarea deciziilor privind porțiunile monetare și de active prin adunarea proiectelor. Valoarea acestei abilități, la care se face referire în plus ca „schimbarea portofoliului și riscul consiliului”, este capacitatea de a distinge care proiecte – sau chiar ce părți ale sarcinilor explicite – sunt excesiv de nesigure. Înainte de a începe o sarcină, modulele de ghidare a pericolelor vă pot ajuta organizația să încerce să nu facă speculații neplăcute.

Capacități la scară mondială și portabilă

Numeroase organizații se ocupă de multe activități de la o parte la alta a planetei, ulterior se aventurează și în portofoliul consiliului de programare capacitatea de a ajuta sarcini la nivel mondial este de bază. Acesta poate conține un convertor de bani la fel de util pentru o perioadă considerabilă de timp.

Deoarece multe organizații au forțe de muncă uriașe versatile, acordarea admiterii portabile la întreprinderile PPM este de bază. Clienții cu admitere versatilă la proiect și portofoliu pe care îl programează directorii ar putea profita de capacitățile care acordă puțină atenție locului în care lucrează, ceea ce dezvoltă și mai mult participarea.

Suport si administrare de informatii

Beneficiile PPM sunt obținute atunci când liderii și supraveghetorii de sarcini abordează informații despre toate componentele unei întreprinderi, astfel încât să poată stabili deciziile referitoare la nevoi, active, planuri financiare și calendare. Prin urmare, este justificat faptul că cât de mult succes o etapă împuternicește afacerea socială a informațiilor, investigarea și partajarea este esențială.

Un alt factor de luat în considerare este administrarea informațiilor, care încorporează calitatea și securitatea informațiilor. Aceasta încorporează capacitatea de a ține departe de trecerea informațiilor de copiere, la fel ca și capacitatea de a găsi și modifica informații care nu țin cont de standardele de reguli de afaceri prestabilite, pe care organizațiile le-ar putea modifica după cum este necesar.

Caracteristicile colaborării

Efortul comun este un factor important la care trebuie să vă gândiți atunci când cumpărați un articol. Deoarece supravegherea proiectelor și a portofoliilor este o colaborare, este esențial să aveți opțiunea de a lucra împreună și de a partaja rapid materiale. Aceasta implică dispozitive care permit clienților să adreseze întrebări și să abordeze proiecte, întreprinderi, active, cursuri de evenimente și diferite subiecte.

Abilitățile de efort comun ale programării PPM simplifică supraveghetorii și colegii să facă echipă în funcție de nevoi, desemnarea activelor și fluxul ciclului? În timp ce colaborează, poate grupul să se adâncească într-o afacere, activ sau întreprindere solitar? Există acces la comunicarea interpersonală pe rază lungă de afaceri, mesajele text și alte instrumente simple de efort comun?

Cuvinte finale

Ar trebui să fie evident până acum că gestionarea unui portofoliu fără instrumentele necesare pentru a supraveghea mai multe proiecte este o întreprindere dificilă. În plus, utilizarea metodelor standard pentru stocarea și analiza datelor poate duce la discrepanțe ale proiectelor și depășiri ale costurilor.

Companiile pot folosi soluții de management al portofoliului de proiecte pentru a aranja multe programe și proiecte într-un portofoliu. În plus, organizațiile pot examina și strânge date vitale în cadrul proiectelor folosind această secvență de aranjamente. Perspectivele datelor privind dezvoltarea proiectelor și portofoliilor îi ajută pe manageri să ia decizii mai bune. Revizuirea datelor din portofoliul de proiecte ajută, de asemenea, la luarea unor decizii financiare sănătoase și la menținerea echipelor pe drumul cel bun cu obiectivele organizației.