Najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania portfelem projektów

PPM (Project Portfolio Management) jest ważnym elementem planowania biznesowego, który pozwala kierownikom projektów oszacować potencjalny dochód przyszłego projektu przed jego rozpoczęciem. Ponadto korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami zapewnia firmom informacje potrzebne do dopasowania elementów projektu przed podjęciem jakichkolwiek niebezpiecznych decyzji.

Rozwiązania do zarządzania portfelem projektów często pomagają ulepszyć podstawowe procedury zarządzania projektami i harmonogramowania poprzez zbieranie danych i generowanie użytecznych raportów; narzędzia te mogą pomóc firmom w śledzeniu postępów projektu przez cały okres jego trwania.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w usprawnieniu działalności firmy i stworzeniu skutecznych ram zarządzania projektami. Jednak zarządzanie wieloma projektami staje się trudniejsze, gdy poprawia się Twoja metoda zarządzania projektami i jesteś gotowy do podjęcia dodatkowych zadań.

Jak wybrać, gdzie zainwestować czas, pieniądze i pracowników swojej organizacji, gdy na przykład pracuje pięćdziesiąt inicjatyw? Który produkt, usługa lub świeży koncept jest najważniejszy? Jak śledzić kilka kluczowych inicjatyw, aby zagwarantować, że mają największe szanse powodzenia?

Korzyści z oprogramowania do zarządzania portfelem projektów

Przyjęcie narzędzia do zarządzania portfelem projektów pociąga za sobą nadanie priorytetu portfelom projektów, które przyczyniają się do zdrowia i wartości firmy. Według statystyk technologie PPM są wykorzystywane przez 89 proc. najbardziej efektywnych firm do zarządzania swoją codzienną działalnością. Aby stworzyć wysokowydajny portfel, Twoja aplikacja umożliwia optymalizację działań, zasobów, budżetów i projektów.

Według ekspertów, zastosowanie oprogramowania do zarządzania portfelem projektów ma co najmniej pięć kluczowych zalet;

• Asystowanie kadrze kierowniczej firm w żonglowaniu licznymi projektami
• Dywersyfikacja ryzyka w portfelach projektów to dobra rzecz do zrobienia.
• Redundancja w projektach jest redukowana.
• Uzyskiwanie wszystkich działów na tej samej stronie, jeśli chodzi o cele biznesowe
• Zwiększenie efektywności alokacji zasobów

Krótko mówiąc, oprogramowanie PPM pozwala kierownikom projektów i kadrze kierowniczej w dużych firmach projektowych zarządzać inwestycjami w portfelu aktywów w celu maksymalizacji zwrotu z inwestycji. Według badania Reportlinker, rynek PPM wzrośnie z 4 mld USD w 2019 r. do 5,6 mld USD w 2024 r., co stanowi 6,9% łączną roczną stopę wzrostu.

Lepsze narzędzia do podejmowania decyzji mogą pomóc firmom w dokonywaniu lepszych osądów. Solidne dane i widoczność, które są krytyczne z taktycznego i strategicznego punktu widzenia, są podstawą inteligentnych decyzji biznesowych.

Podjęcie zarządzania portfelem projektów może pomóc w uproszczeniu zadań organizacji i zbudowaniu skutecznego systemu zarządów przedsięwzięć. Ale tak czy inaczej, gdy twoje przedsięwzięcie poprawia się strategia dyrektora i jesteś gotowy na dodatkowe sprawy, radzenie sobie z różnymi zadaniami staje się bardziej kłopotliwe. W takim przypadku możesz rozważyć zatrudnienie dedykowanego zespołu programistów i przydzielenie do tego zespołu specjalnego kierownika projektu.

Czas realizacji projektu jest skrócony

Te postępy komputeryzują odświeżone systemy związane z wykańczaniem portfela zadań poprzez usprawnienie procesów pracy. Utrzymują cykle pracy zgodnie z oczekiwaniami i podnoszą użyteczność, odpowiadając na najbardziej kluczowe pytanie: co byłoby wskazane, abym zrobił od razu? Te postępy gwarantują, że skojarzenia pozostaną na stałe na dyskach, które są celowo dostosowywane i przynoszą niezrównane wyniki biznesowe.

Współpraca jest obsługiwana

Wiele organizacji polega na ręcznych metodach i dominujących arkuszach przy porządkowaniu i ujawnianiu projektów, ale te metodologie nie są przeznaczone do wykorzystania w dużych firmach. W takich przypadkach informacje są przenoszone za pomocą poczty elektronicznej lub innych technik, które nie uwzględniają ciągłego handlu informacjami.

Nadmierne wydatki są zmniejszone

Przyzwoity instrument PPM wyszukuje przyzwoitą harmonię między zastosowaniami projektu a przepłacaniem za daremne ćwiczenia. Nadmierne wydatki mogą być spowodowane różnymi przyczynami, w tym fatalnymi wskaźnikami przedsięwzięć, błędnym przypisaniem aktywów, niewłaściwym planowaniem i brakiem zrozumienia informacji o projekcie. Ponieważ te struktury przekazują precyzyjne wskaźniki zadań i skutecznie nadzorują zasoby, klienci spotykają się z mniejszą liczbą zastosowań.

Wzmacnia osiągnięcie przenoszenia przedsięwzięć

Rozczarowanie zadaniem jest spowodowane niewystarczającym wykonaniem czynności transportowych. Rozczarowanie przedsięwzięcia może być spowodowane różnymi przyczynami, takimi jak nadmierne wydatki, niejasne szczegóły, specjalistyczne trudności lub kłopotliwe obawy.

Najlepsze elementy do wyszukania w programowaniu PPM

Ponieważ znamy zalety zadań programistycznych dla kadry kierowniczej i tych, których najlepiej szukać, przejdźmy dalej i zobaczmy, jakie elementy oferuje programowanie PPM:

Niektórzy sprzedawcy uber PPM dodatkowo oferują pakiety PM, pakiety EPM i całe frameworki ERP. Inni po prostu sprzedają niezależne programy PPM, które pobierają informacje z twojego obecnego zadania, jakim jest programowanie tablicy. Wreszcie, kilku dostawców może zaproponować konkretne rozwiązania, które są wyraźnie przeznaczone dla Twojego rynku lub obszaru.

Ostatecznie idealne programowanie dla Twojej organizacji jest podyktowane pełnymi umiejętnościami i kombinacjami, których potrzebujesz. Zrozum kluczową przydatność każdego frameworka PPM, aby dostrzec, w jaki sposób może on pomóc Ci w osiągnięciu Twoich celów. Towarzyszące temu podstawowe zdolności administracyjne są w dużej mierze pamiętane dla programowania PPM.

Zarządzanie rurociągami

Ta zdolność, inaczej zwana oceną i badaniem rurociągu, pomaga administratorom zdecydować, czy zadanie lub zbiór przedsięwzięć można zakończyć w dostępnym czasie i zasobach. Możesz określić, które napędy dodają się do celów organizacji i wybrać najlepszą technikę, aby przyczynić się w podobny sposób, jeśli nie masz trwałego, stałego zarysu przedsięwzięć i aktywów.

Dystrybucja aktywów

W zależności od sytuacji, możesz skutecznie przenieść aktywa biznesowe do projektów, jeśli masz 10-tysięczny punkt widzenia na swoje przedsięwzięcie. Pomaga to w nadzorowaniu i rozpowszechnianiu środków pieniężnych, akcji, specjalistycznych i HR. Inaczej nazywa się to prośbą lub majątkiem kierownictwa.

Zmień tablicę

Nowe wymagania, podkreślenia, ograniczenia funkcjonalne, uzasadnione żądania lub innowacyjne zmiany pojawiają się w przedsiębiorstwie, co jest jednym z najbardziej znanych powodów rozczarowania projektem. Przedsięwzięcia zwykle przekraczają plany finansowe lub nie trafiają w terminy z powodu tych postępów w szczegółach projektu. Programowanie PPM zajmuje się tym problemem, zapewniając centralny magazyn wszystkich wymagań dotyczących zmian. Pomaga to w szybkim reagowaniu na zapytania i dopasowywaniu dostępnych zasobów do ogólnych zainteresowań. Zmiana kadry kierowniczej dodatkowo pomaga w stopniowym monitorowaniu harmonogramów projektów i planów finansowych.

Zarządzanie majątkiem

Twój administrator finansowy powinien dokładnie zbadać i zająć się aktywami pieniężnymi organizacji oraz przewidywanymi wynikami. Większość ram PPM może pokazać, w jaki sposób zadania opierały się na przewadze pieniężnej w celu zidentyfikowania kluczowych celów i potrzeb hierarchicznych. Umiejętności administracji monetarnej pozwalają ci widzieć stały postęp pieniężny, pozwalając ci łatwiej oszacować, czy przedsięwzięcie zaniedba osiągnięcia swoich celów pieniężnych przed jego zakończeniem. Możesz zmienić ustawienia lub zrezygnować z wkładu, zanim przyniesiesz nieszczęścia, jeśli nie wiesz, kiedy przedsiębiorstwa nie dojdą do celu, jeśli chodzi o założenia pieniężne.

Zarządzanie ryzykiem

Programowanie PPM pomaga w ocenie zagrożenia każdego obecnego i przyszłego przedsięwzięcia, umożliwiając scharakteryzowanie poziomów pewności portfela. Możesz ocenić poziomy pewności wprost założeniu i pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących części pieniężnej i majątkowej, gromadząc projekty razem. Wartość tej umiejętności, dodatkowo nazywanej „zmianą portfela i zagrożeniem dla tablicy”, jest umiejętność rozróżniania, które projekty – a nawet które części wyraźnych zadań – są nadmiernie niebezpieczne. Przed rozpoczęciem zadania moduły wytycznych dotyczących zagrożeń mogą pomóc Twojej organizacji w unikaniu pochopnych spekulacji.

Możliwości na skalę światową i przenośną

Wiele organizacji zajmuje się wieloma działaniami z jednej strony globu na drugą, a następnie podejmuje ryzyko, a portfolio, w którym programowanie zarządu jest w stanie pomóc w zadaniach na całym świecie, jest podstawowe. Może to zawierać konwerter pieniędzy, który jest równie pomocny przez dłuższy czas.

Ponieważ wiele organizacji dysponuje ogromną, wszechstronną siłą roboczą, udzielanie mobilnego dostępu do przedsięwzięć PPM jest sprawą podstawową. Klienci o wszechstronnym dostępie do projektów i portfeli programowania kadry kierowniczej mogą skorzystać z możliwości nie zwracając uwagi na miejsce pracy, co dodatkowo rozwija uczestnictwo.

Wsparcie i administracja informacją

Korzyści z PPM są osiągane, gdy liderzy i nadzorcy zadań zbliżają się do informacji o wszystkich elementach przedsięwzięcia, aby móc podejmować decyzje dotyczące potrzeb, aktywów, planów finansowych i harmonogramów. Dlatego jest uzasadnione, że to, jak skutecznie etap wzmacnia informacje, sprawy społeczne, badania i dzielenie się jest niezbędne.

Jeszcze jednym czynnikiem do rozważenia jest administracja informacją, która obejmuje jakość i bezpieczeństwo informacji. Obejmuje to zdolność do trzymania się z daleka od kopiowania informacji, jak również zdolność do znajdowania i zmieniania informacji, które ignorują wcześniej ustalone standardy reguł biznesowych, które organizacje mogą zmieniać w razie potrzeby.

Cechy współpracy

Podkreślenia wspólnych wysiłków są ważnym czynnikiem, o którym należy pomyśleć przy zakupie przedmiotu. Ponieważ nadzorowanie przedsięwzięć i portfeli to współpraca, podstawowa jest możliwość współpracy i szybkiego udostępniania materiałów. Chodzi tu o urządzenia, które pozwalają klientom zadawać pytania i realizować projekty, przedsięwzięcia, aktywa, przebiegi wydarzeń i różne tematy.

Czy zdolność programowania PPM do wspólnego wysiłku ułatwia przełożonym i współpracownikom współpracę w zakresie potrzeb, wyznaczenia zasobów i strumienia cykli? Czy podczas współpracy grupa może zagłębić się w samotne przedsięwzięcie, aktywa lub przedsięwzięcie? Czy istnieje dopuszczenie do biznesowej dalekosiężnej komunikacji interpersonalnej, wysyłania wiadomości tekstowych i innych prostych instrumentów wspólnego wysiłku?

Ostatnie słowa

Powinno być już oczywiste, że zarządzanie portfelem bez narzędzi niezbędnych do nadzorowania kilku projektów jest trudnym przedsięwzięciem. Ponadto stosowanie standardowych metod przechowywania i analizowania danych może prowadzić do rozbieżności projektowych i przekroczenia kosztów.

Firmy mogą korzystać z rozwiązań do zarządzania portfelem projektów, aby uporządkować wiele programów i projektów w portfelu. Ponadto organizacje mogą badać i gromadzić istotne dane dotyczące projektów, korzystając z tej sekwencji ustaleń. Wgląd w dane dotyczące rozwoju projektów i portfeli pomaga menedżerom w podejmowaniu lepszych decyzji. Przeglądanie danych portfela projektów pomaga również w podejmowaniu rozsądnych decyzji finansowych i utrzymywaniu zespołów na bieżąco z celami organizacji.