Come inviare il follow-up e-mail dell'evento perfetto in 9 semplici passaggi

Pubblicato: 2022-04-10

9 semplici passaggi per inviare l'e-mail di follow-up dell'evento perfetto (con modelli)

Un promemoria e-mail per un evento non è efficace se nessuno lo legge.

Molti venditori invieranno e-mail di follow-up, ma molti di loro non verranno mai aperti. Se invii un'e-mail e non si apre, si tratta di un errore.

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Passa attraverso una varietà di filtri per concentrarti sui lead che desideri raggiungere. Questo è pazzesco, ma potresti trovare tutte le persone che corrispondono a quanto segue:

Una società nel settore dei servizi finanziari o bancario
Che hanno più di 10 dipendenti
Che spendono soldi su AdWords
Chi usa Hubspot
Chi ha attualmente offerte di lavoro per aiuto di marketing
Con il ruolo di Responsabile Risorse Umane
È stato in questo ruolo solo per meno di 1 anno

Giusto per darti un'idea.

Perché è necessario inviare e-mail di follow-up degli eventi a riunioni e conferenze?

Quando si tratta di costruire connessioni, ci sono due passaggi. Per prima cosa vai a una conferenza e incontri persone, ma una volta tornato in ufficio, devi inviare un'e-mail il prima possibile in modo che la tua connessione non venga dimenticata.

Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di eseguire correttamente l'e-mail di follow-up dell'evento.

Come comporre un'e-mail di follow-up di un evento dopo una riunione

Ecco alcuni suggerimenti per sfruttare al meglio le e-mail di follow-up del tuo evento: 1. Sii specifico su cosa vuoi che facciano dopo che hanno partecipato al tuo evento 2. Fai in modo che le persone trovino facilmente maggiori informazioni su come possono essere coinvolte nella causa o nell'argomento che è stato discusso durante la tua conferenza evento 3. Incoraggia i partecipanti non solo partecipa, ma porta anche un amico

Comunica chiaramente il motivo della tua chiamata di follow-up.
Se vuoi avere successo, è importante comprendere la mentalità del tuo pubblico di destinazione.
Il tempismo è importante in tutto e può cambiare a seconda della tua prospettiva.
Sii affabile.
Sii personale.
Assicurati di dimostrare che tieni ai tuoi dipendenti e al loro lavoro.
Mantieni la semplicità.
Tienilo diretto.
Ero riluttante a rispondere al telefono perché non volevo che il mio messaggio di posta vocale fosse interrotto. Ma se qualcuno chiama, merita una persona reale all'altro capo della chiamata.

L'invio di un'e-mail di follow-up dopo l'evento ai partecipanti alla conferenza è una delle componenti più importanti di qualsiasi strategia di marketing per eventi. Il rapporto Event Marketing 2020: Benchmarks and Trends ha rilevato che gli eventi sono di gran lunga il modo migliore per gli esperti di marketing di raggiungere i propri obiettivi, ma se non riesci a superare tutte quelle e-mail nelle caselle di posta delle persone, allora la tua efficacia va a buon fine.

Sono un venditore da anni e so che le e-mail di follow-up degli eventi sono uno strumento essenziale in qualsiasi attività di successo. Ai miei tempi in Bizzabo, ho scritto migliaia di questo tipo di messaggi per attirare l'interesse delle persone in ciò che facciamo qui.

In un recente studio, Radicati ha rilevato che la persona media riceve 121 e-mail post-conferenza al giorno. Fare clic per twittare

Se desideri che l'e-mail di follow-up dell'evento venga visualizzata in mezzo a tutte quelle notifiche di conferenze e riunioni, ecco alcuni suggerimenti per farlo risaltare.

Il primo suggerimento che ho per te è di non aspettare che il cliente lasci il tuo ufficio prima di inviare un'e-mail. Fallo bene quando entrano.

1) Riconosci e comprendi perché stai seguendo

La chiave per aprire la posta e le e-mail di successo del tuo evento è avere un chiaro senso dello scopo. Dovresti pensare a cosa vuoi dalla riunione prima ancora che inizi e sapere perché stai andando per scoprire il modo migliore per affrontarli con domande di follow-up o richieste di informazioni.

Aumentare la consapevolezza del marchio?
Genera pipeline?
Genera lead?
Chiudere le offerte?
Espandi la tua rete?
Uno degli errori che ho commesso quando ho assunto i venditori è stato di non offrire abbastanza gadget gratuiti.

È importante ricordare i tuoi obiettivi quando partecipi a un evento. Dovresti ricordare costantemente a te stesso cosa sono e come raggiungerli.

Andare a un'e-mail di follow-up di catering per eventi può essere opprimente. Ci sono troppe persone e venditori, è facile perdersi tra la folla, incontrare nuovi volti è difficile. Hai bisogno di un obiettivo per non perdere tempo in questi eventi.

L'intenzione alla base di un evento e l'e-mail di follow-up dell'evento in seguito sono altrettanto importanti, se non di più.

Networking e lead generation sono due cose diverse. Se vuoi costruire la tua rete, usa semplicemente LinkedIn o qualsiasi altro social media che consenta il networking. Ma se stai cercando di concludere un affare, è meglio non parlare di nulla di personale al telefono.

Quando stai seguendo un potenziale cliente, non usare le stesse parole che ti hanno detto quando parli della sua attività. Invece chiedi loro che cosa hanno in mente e cerca di trovare un terreno comune.

Considera i bisogni e i desideri dell'altra persona. Cosa puoi offrire loro? Qualcosa di tangibile come la ricerca esclusiva o qualcosa di intangibile, come il tuo tempo.

2) Riconosci la mentalità dei tuoi potenziali clienti

Ogni lead è diverso e non tutti sono creati uguali. Alcuni contatti hanno un urgente bisogno di una soluzione mentre altri potrebbero essere solo curiosi.

Quando parliamo a 100 persone a un evento, il nostro obiettivo non è solo fare una vendita con la prima persona che si avvicina. Se so che 10 di queste persone potrebbero trarre beneficio da ciò che abbiamo e viceversa, allora vale la pena costruire relazioni con loro.

Una buona e-mail di follow-up dell'evento, una telefonata e un processo è fondamentale per costruire una relazione con i potenziali clienti. Il vantaggio reciproco per l'organizzazione potrebbe essere diverso da quello che si aspettano da te come individuo o viceversa, ma ciò può creare opportunità davvero grandiose.

Per comprendere meglio le esigenze di un lead, ci sono diverse domande che dovresti porti.

Cosa sperano di ottenere dall'evento?
Cosa faranno all'evento?
Qual è il loro settore?
Qual è il loro titolo di lavoro e cosa fanno?

Quando crei un'e-mail di follow-up di un evento, sapere chi è il tuo lead ti aiuterà a fornire il messaggio appropriato. Per il cold outreach, conta ancora di più perché se qualcuno ha già partecipato a un evento o ha acquistato da te di persona, è probabile che abbia familiarità con ciò che offre.

Quando hai un incontro con qualcuno, assicurati di prendere appunti. Se ricordi solo i punti importanti sul loro biglietto da visita, usalo per la tua corrispondenza di follow-up.

3) Il tempismo è essenziale e anche relativo

Adoro questa citazione di Yogi Berra: "Il tempismo è tutto".

Non devi oscillare forte per colpire un fuoricampo. Se hai il tempismo, andrà.

Non è possibile identificare il momento perfetto per l'invio di un'e-mail, ma è importante che vengano inviate.

In molti casi, è meglio contattare entro 24 ore. In alcune altre situazioni, invece, aspettare qualche giorno potrebbe essere l'idea migliore perché ci sono così tante variabili che determineranno quando dovresti contattarli.

Invece di contattare solo i lead, sii intelligente al riguardo. Scopri a cosa sono più interessati e quando dovresti ricontattarti.

Alcuni dipendenti potrebbero essere più attenti alla propria casella di posta in determinati momenti della giornata. Ad esempio, un responsabile delle vendite potrebbe sempre controllare la posta elettronica nelle ore mattutine mentre un impiegato delle operazioni non guarderebbe mai durante l'ora di pranzo.

Capire il momento perfetto per offrire un bonus è difficile, ma capire quando non farlo non è difficile.

Quando le persone sono nelle loro caselle di posta, vedono i messaggi che devono essere letti e a cui rispondere.

1) Al mattino presto

2) Poche ore dopo pranzo, ma ti consiglio di evitare di farti prendere dalla giornata di lavoro.

Il mio momento preferito per inviare e-mail è mezzogiorno, quando la persona ha avuto la possibilità di aggiornarsi sul proprio lavoro, ma è ancora una delle tue e-mail più fresche nella sua casella di posta.

Una delle cose più importanti da ricordare quando assumi venditori è che persone diverse operano con orari diversi. Fare clic per twittare

Non ci sono regole fisse, quindi sii flessibile.

Ho incontrato qualcuno a una conferenza che è volato a Las Vegas per cinque giorni prima di ripartire. Sono sicuro che ha ricevuto molte e-mail durante quel periodo.

Le ho mandato un'e-mail non appena ho saputo che sarebbe tornata dal matrimonio e la mia prima domanda è stata: come ti è piaciuta la tua luna di miele?

Sì, quell'accordo è stato chiuso.

4) Sii disponibile

Una tattica rapida, ma spesso trascurata, è assicurarsi di considerare altri fattori che potrebbero essere importanti per i dipendenti.

Agli eventi, è importante essere amichevoli e simpatici con le persone che incontri. Ascoltare attentamente quello che dicono li farà sentire come se la loro voce fosse importante.

5) Personalizza

E come se non bastasse, si scopre che ciò che motiva i dipendenti non è sempre lo stesso di ciò che guida le prestazioni di vendita.

La chiave per essere personali è dimostrare di aver ascoltato. Ricordi tutti quegli appunti delle tue riunioni? Saranno utili quando si scrive un'e-mail di feedback post evento o un'e-mail di follow-up della mostra.

Un modello di e-mail di follow-up di una conferenza ha una buona riga dell'oggetto che farà sapere al destinatario che vuoi parlare con loro e non solo far esplodere la tua e-mail generica.

Campaign Monitor ha rilevato che le righe dell'oggetto personalizzate hanno il 26% di probabilità in più di essere aperte rispetto a quelle generiche.

Quando contatti i lead, potrebbe essere più efficace contattarli individualmente o inviare un'e-mail personalizzata su larga scala.

6) Dimostra agli altri che ci tieni davvero

Pensavo che un grosso stipendio e delle commissioni sarebbero bastate per motivare i miei venditori, ma mi sbagliavo. L'unica cosa che ricorderanno è come è andata la tua conversazione e cosa hai detto sul prodotto.

Se hai avuto un'ottima conversazione con qualcuno a un evento, chiediglielo in seguito. Chiedi cosa gli è piaciuto di più quando parla con te.

Per esempio:

Ricordi quanto eri entusiasta della nostra analisi del coinvolgimento? Hai menzionato che la dashboard potrebbe renderti molto più semplice misurare l'esperienza dell'evento dei partecipanti, i relatori, ecc.? Mi piacerebbe parlare con te di più su questo.

Quando ti prendi il tempo per ricordare alle persone perché stanno facendo quello che fanno, è un segno che tieni a loro.

7) Mantieni la semplicità

Uno studio condotto da Retention Science ha rilevato che le e-mail post-conferenza con un oggetto compreso tra 6 e 10 parole avevano i tassi di apertura più alti. Ha anche dimostrato che questo è rimasto stabile negli ultimi anni, quindi assicurati di includere il tuo nome in un'e-mail se hai già incontrato qualcuno.

Non aspettarti di ricevere una risposta dalla tua prima email. Spesso dovrai seguire il lead prima che risponda.

8) Mantieni un tono diretto

Quando sto effettuando una chiamata e la persona all'altro capo chiede se si tratta di una chiamata di vendita, rispondo con Sì! Non c'è motivo di nascondere quello che stai facendo. Sei nelle vendite: non importa se vendi o meno qualcosa che avvantaggia le persone.

Trovo che le persone apprezzino quando sei diretto e onesto con loro. Con l'e-mail, questo significa far sapere al lettore cosa aprirà per riga dell'oggetto perché se è semplice o personale, il tuo lead dovrebbe capire cosa aspettarsi dalla lettura ulteriormente.

Quando invii un'e-mail di follow-up di un evento, inizia spiegando che sarebbe utile parlare di più e proporre orari specifici. Assicurati che sappiano quali sono i prossimi passi dopo questa chiamata.

9) Non aver paura di rispondere alla chiamata.

È molto comune che i potenziali clienti ignorino l'e-mail post-conferenza oggi, anche se hai un'e-mail ben congegnata e la giusta strategia. Potrebbero non aprirlo o rispondere.

Forse l'hanno cancellato, forse non l'hanno mai visto.

Il telefono è lo strumento più potente nell'arsenale di un venditore. Fare clic per twittare

Dovrebbe essere utilizzato il più spesso possibile per generare lead e concludere affari.

Anche se il potenziale cliente non ha soldi o non è adatto al tuo servizio di prodotto, dovresti comunque parlargli. Assicurati che quando parli allo stesso modo con potenziali clienti e clienti, ci sia sempre una linea di comunicazione aperta.

Email di follow-up dell'evento dopo i modelli di riunione e di rete

Se stai andando a una conferenza, ecco alcuni esempi di modello di email di follow-up della conferenza che ti aiuteranno a iniziare la conversazione.

Modello 1

La sessione (XXX) è stata fantastica. Sono felice che tu fossi lì.

Ciao (NOME DEL PROSPETTO)

Sono stato così felice di vederti alla (XXX) conferenza e parlare del nostro progetto. Mi sono piaciuti anche i tuoi pensieri su _____!

Quando abbiamo parlato, mi sono reso conto che (il NOSTRO PRODOTTO) potrebbe davvero aiutare con il tuo problema.

Voglio mostrarti come possiamo far risparmiare il 20% alla tua azienda e renderla più efficiente, il tutto risparmiando denaro.

Potresti fare una telefonata veloce venerdì?

Modello 2

Oggetto: Abbiamo parlato di (XXX)

Ciao (NOME DEL PROSPETTO)

L'ultima volta che abbiamo parlato, hai menzionato (di qualunque cosa abbiano parlato)

Sono sicuro che possiamo aiutarti con (CON COSA HANNO BISOGNO DI AIUTO) perché il nostro team ha la soluzione perfetta.

Quando saresti disponibile per una chiamata per discutere ulteriormente di questo?

Modello 3

Questa è la risorsa che ti ho promesso.

Ciao (NOME DEL PROSPETTO)

Eri interessato a (PROBLEMA) quando ci siamo incontrati a (NOME DELLA SESSIONE).

Voglio assicurarmi che tu disponga delle informazioni e delle risorse necessarie per (AZIONE).

Ti darò due giorni per rivedere queste informazioni e ricontattarti venerdì.

Da asporto chiave

A seguito di qualsiasi evento, tu e le persone che hanno partecipato sarete sicuramente impegnati. È importante per me come organizzatore di un evento trovare modi che rompano tutto il rumore in modo da poter seguire tutti.

Assicurati di avere un obiettivo chiaro per ogni evento e segui di conseguenza.
Dedica del tempo alla ricerca dei tuoi contatti e scopri cosa vogliono ottenere.
Ci sono molte informazioni che possono essere raccolte dalle conversazioni e dalle idee condivise durante le conferenze. Usa questa conoscenza per creare un follow-up più personalizzato con i tuoi potenziali clienti.
Non inviare email lunghe o complicate. Se ancora non ricevi risposta, chiamali.

Inviare un'e-mail di follow-up al tuo evento è più della semplice opportunità per qualcuno di aprirlo, è un'opportunità per farlo sentire speciale, creare qualcosa di memorabile e lavorare per raggiungere i propri obiettivi.

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