Cómo enviar el seguimiento de correo electrónico de evento perfecto en 9 sencillos pasos
Publicado: 2022-04-109 pasos simples para enviar el correo electrónico de seguimiento de evento perfecto (con plantillas)
Un recordatorio por correo electrónico de un evento no es efectivo si nadie lo lee.
Muchos vendedores enviarán correos electrónicos de seguimiento, pero muchos de ellos nunca se abren. Si envía un correo electrónico y no se abre, entonces eso es una falla.
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Pase por una variedad de filtros para concentrarse en los clientes potenciales a los que desea llegar. Esto es muy específico, pero podrías encontrar a todas las personas que coincidan con lo siguiente:
- Una empresa en la industria de Servicios Financieros o Banca
- Que tienen más de 10 empleados
- Que gastan dinero en Adwords
- Quién usa Hubspot
- Quiénes actualmente tienen ofertas de trabajo para ayuda de marketing
- Con el rol de Gerente de Recursos Humanos
- Que solo ha estado en este rol por menos de 1 año.
¿Por qué es necesario enviar correos electrónicos de seguimiento de eventos a reuniones y conferencias?
Cuando se trata de construir conexiones, hay dos pasos. Primero vas a una conferencia y conoces gente, pero una vez de vuelta en la oficina, debes enviar un correo electrónico lo antes posible para que tu conexión no se olvide.
Estos son algunos consejos para asegurarse de que el correo electrónico de seguimiento del evento se realice correctamente.
Cómo redactar un correo electrónico de seguimiento de un evento después de una reunión
Estos son algunos consejos para aprovechar al máximo los correos electrónicos de seguimiento de su evento: 1. Sea específico sobre lo que quiere que hagan después de que hayan asistido a su evento 2. Facilite que las personas encuentren más información sobre cómo pueden involucrarse con la causa o el tema que se discutió en su evento de conferencia 3. Anime a los asistentes no solo asistir, pero también traer a un amigo
- Comunique claramente el motivo de su llamada de seguimiento.
- Si desea tener éxito, es importante que comprenda la mentalidad de su público objetivo.
- El tiempo es importante en todo, y puede cambiar dependiendo de tu perspectiva.
- Sea agradable.
- Sea personal.
- Asegúrese de demostrar que se preocupa por sus empleados y su trabajo.
- Mantenlo simple.
- Mantenlo directo.
- Dudaba en contestar el teléfono porque no quería que me cortaran el mensaje de correo de voz. Pero si alguien llama, se merece una persona real al otro lado de la llamada.
Enviar un correo electrónico de seguimiento después del evento a los asistentes a la conferencia es uno de los componentes más importantes de cualquier estrategia de marketing de eventos. El informe Event Marketing 2020: Benchmarks and Trends encontró que los eventos son, con mucho, la mejor manera para que los especialistas en marketing logren sus objetivos, pero si no puede superar todos esos correos electrónicos en las bandejas de entrada de las personas, ahí se pierde su efectividad.
He sido vendedor durante años y sé que los correos electrónicos de seguimiento de eventos son una herramienta esencial en cualquier negocio exitoso. En mi tiempo en Bizzabo, he escrito miles de este tipo de mensajes para que la gente se interese en lo que hacemos aquí.
En un estudio reciente, Radicati descubrió que la persona promedio recibe 121 correos electrónicos posteriores a la conferencia por día. Haz clic para twittear
Si desea que el correo electrónico de seguimiento de su evento se vea en medio de todas esas notificaciones de conferencias y reuniones, aquí hay algunos consejos para que se destaque.
El primer consejo que tengo para ti es que no esperes a que el cliente salga de tu oficina para enviar un correo electrónico. Hazlo bien cuando entren.
1) Reconoce y comprende por qué estás haciendo un seguimiento
La clave para que el correo y los correos electrónicos de su evento sean abiertos es tener un claro sentido de propósito. Debe pensar en lo que quiere de la reunión incluso antes de que comience, y saber por qué va a asistir para averiguar la mejor manera de abordarlos con preguntas de seguimiento o solicitudes de información.
- ¿Aumentar el conocimiento de la marca?
- ¿Generar canalización?
- ¿Generar cables?
- ¿Cerrar tratos?
- ¿Ampliar su red?
- Uno de los errores que cometí al contratar vendedores fue no ofrecer suficientes regalos gratis.
Es importante recordar sus objetivos cuando asiste a un evento. Debes recordarte constantemente cuáles son y cómo lograrlos.
Ir a un evento de catering por correo electrónico de seguimiento puede ser abrumador. Hay demasiada gente y vendedores, es fácil perderse entre la multitud, conocer caras nuevas es difícil. Necesitas un objetivo para no perder el tiempo en estos eventos.
La intención detrás de un evento y el correo electrónico de seguimiento posterior del evento son igual de importantes, si no más.
La creación de redes y la generación de leads son dos cosas diferentes. Si desea construir su red, simplemente use LinkedIn o cualquier otro medio de comunicación social que permita la creación de redes. Pero si está buscando cerrar un trato comercial, es mejor no hablar de nada personal por teléfono.
Cuando esté haciendo un seguimiento de un cliente potencial, no use las mismas palabras que le dijeron cuando hablaban de su negocio. En su lugar, pregúnteles qué tienen en mente y trate de encontrar algo en común.
Considere las necesidades y los deseos de la otra persona. ¿Qué puedes ofrecerles? Algo tangible como investigación exclusiva o algo intangible, como tu tiempo.
2) Reconoce la mentalidad de tus prospectos
Cada cliente potencial es diferente, y no todos son iguales. Algunos clientes potenciales tienen una necesidad urgente de una solución, mientras que otros pueden ser simplemente curiosos.
Cuando hablamos con 100 personas en un evento, nuestro objetivo no es solo hacer una venta con la primera persona que se acerca. Si sé que 10 de esas personas podrían beneficiarse de lo que tenemos y viceversa, entonces vale la pena entablar relaciones con ellos.
Un buen seguimiento del evento por correo electrónico, llamada telefónica y proceso es crucial para construir una relación con clientes potenciales. El beneficio mutuo para la organización puede ser diferente de lo que esperan de usted como individuo o viceversa, pero eso puede crear oportunidades realmente grandiosas.
Para comprender mejor las necesidades de un cliente potencial, hay varias preguntas que debe hacerse.
- ¿Qué esperan obtener del evento?
- ¿Qué van a hacer en el evento?
- ¿Cuál es su industria?
- ¿Cuál es su título de trabajo y qué hacen?
Cuando esté elaborando un correo electrónico de seguimiento de un evento, saber quién es su cliente potencial lo ayudará a proporcionar el mensaje adecuado. Para el alcance en frío, es aún más importante porque si alguien ya asistió a un evento o le compró en persona, es probable que esté familiarizado con lo que ofrece.
Cuando tenga una reunión con alguien, asegúrese de tomar buenas notas. Si solo recuerda los puntos importantes en su tarjeta de presentación, utilícelos para su correspondencia de seguimiento.
3) El tiempo es esencial y también relativo
Me encanta esta cita de Yogi Berra: “El tiempo lo es todo”.
No tienes que hacer un swing fuerte para conectar un jonrón. Si tienes el tiempo, se irá.
No es posible identificar el momento perfecto para enviar un correo electrónico, pero es importante que se envíen.
En muchos casos, es mejor comunicarse dentro de las 24 horas. En algunas otras situaciones, sin embargo, esperar unos días puede ser la mejor idea porque hay muchas variables que determinarán cuándo debe comunicarse con ellos.
En lugar de simplemente llegar a los clientes potenciales, sea inteligente al respecto. Averigua qué es lo que más les interesa y cuándo deberías comunicarte con ellos.
Algunos empleados pueden estar más atentos a su bandeja de entrada en ciertos momentos del día. Por ejemplo, un gerente de ventas siempre puede revisar el correo electrónico en las horas de la mañana, mientras que un empleado de operaciones nunca lo revisaría durante la hora del almuerzo.
Determinar el momento perfecto para ofrecer un bono es difícil, pero determinar cuándo no hacerlo no lo es.
Cuando las personas están en sus bandejas de entrada, ven mensajes que deben leerse y responderse.
1) Temprano en la mañana
2) Unas horas después del almuerzo, pero te recomiendo que evites quedar atrapado en la jornada laboral.
Mi momento favorito para enviar correos electrónicos es el mediodía cuando la persona ha tenido la oportunidad de ponerse al día con su trabajo, pero sigue siendo uno de sus correos electrónicos más recientes en su bandeja de entrada.
Una de las cosas más importantes que debe recordar cuando está contratando vendedores es que diferentes personas operan en diferentes horarios. Haz clic para twittear
No hay reglas fijas, así que sé flexible.
Conocí a alguien en una conferencia que voló a Las Vegas durante cinco días antes de volver a volar. Estoy seguro de que recibió muchos correos electrónicos durante ese tiempo.
Le envié un correo electrónico tan pronto como supe que regresaría de la boda y mi primera pregunta fue: ¿Cómo disfrutaste tu luna de miel?
Sí, ese trato se cerró.
4) Sea accesible
Una táctica rápida, pero que a menudo se pasa por alto, es asegurarse de que está analizando otros factores que pueden ser importantes para sus empleados.
En los eventos, es importante ser amigable y afable con las personas con las que se va a reunir. Escuchar atentamente lo que dicen les hará sentir que su voz es importante.
5) Personaliza
Y para empeorar las cosas, resulta que lo que motiva a los empleados no siempre es lo mismo que impulsa el rendimiento de las ventas.
La clave para ser personal es demostrar que escuchaste. ¿Recuerda todas esas notas de sus reuniones? Serán útiles al escribir un correo electrónico de comentarios posterior al evento o un correo electrónico de seguimiento de la exhibición.
Una plantilla de correo electrónico de seguimiento de una conferencia tiene una buena línea de asunto que le permitirá al destinatario saber que desea hablar con ellos, y no solo enviar su correo electrónico genérico.
Campaign Monitor descubrió que las líneas de asunto personalizadas tienen un 26 % más de probabilidades de abrirse que las genéricas.
Cuando se contacta con clientes potenciales, puede ser más efectivo contactarlos individualmente o enviar un correo electrónico personalizado a escala.
6) Demuestra a los demás que te preocupas de verdad
Pensé que un gran sueldo y comisiones serían suficientes para motivar a mis vendedores, pero estaba equivocado. Lo único que recordarán es cómo fue su conversación y lo que dijo sobre el producto.
Si tuvo una gran conversación con alguien en un evento, pregúntele al respecto más tarde. Pregúntales qué es lo que más les gustó cuando hablaron contigo.
Por ejemplo:
¿Recuerdas lo emocionado que estabas con nuestro análisis de participación? ¿Mencionó que el tablero podría facilitarle mucho la medición de la experiencia del evento de los asistentes, los oradores, etc.? Me encantaría hablar contigo más sobre eso.
Cuando te tomas el tiempo de recordarle a la gente por qué están haciendo lo que hacen, es una señal de que te preocupas por ellos.
7) Mantén la simplicidad
Un estudio realizado por Retention Science encontró que los correos electrónicos posteriores a la conferencia con líneas de asunto de entre 6 y 10 palabras tenían las tasas de apertura más altas. También mostró que esto se ha mantenido estable durante los últimos años, así que asegúrese de incluir su nombre en un correo electrónico si ha conocido a alguien antes.
No espere obtener una respuesta de su primer correo electrónico. A menudo necesitará hacer un seguimiento con el cliente potencial antes de que responda.
8) Mantén un tono directo
Cuando estoy haciendo una llamada y la persona del otro lado pregunta si se trata de una llamada de ventas, respondo que sí. No hay razón para ocultar lo que estás haciendo. Estás en ventas, no importa si vendes o no algo que beneficia a las personas.
Encuentro que la gente aprecia cuando eres directo y honesto con ellos. Con el correo electrónico, esto significa que el lector sepa lo que abrirá por línea de asunto porque si es simple o personal, entonces su líder debe entender qué esperar de la lectura adicional.
Cuando envíe un correo electrónico de seguimiento de un evento, comience explicando que sería beneficioso hablar más y proponer horarios específicos. Asegúrese de que sepan cuáles son los siguientes pasos después de esta llamada.
9) No tenga miedo de contestar la llamada.
Es muy común que los prospectos ignoren el correo electrónico posterior a la conferencia hoy, incluso si tiene un correo electrónico bien elaborado y la estrategia correcta. Es posible que no lo abran o respondan.
Tal vez lo borraron, tal vez nunca lo vieron.
El teléfono es la herramienta más poderosa en el arsenal de un vendedor. Haz clic para twittear
Debe usarse con la mayor frecuencia posible para generar clientes potenciales y cerrar tratos.
Incluso si el prospecto no tiene dinero, o no es una buena opción para su producto o servicio, aún debe hablar con él. Asegúrese de que cuando hable con clientes potenciales y clientes por igual, siempre haya una línea de comunicación abierta.
Correo electrónico de seguimiento de eventos después de reuniones y plantillas de networking
Si va a asistir a una conferencia, aquí hay algunos ejemplos de plantillas de correo electrónico de seguimiento de la conferencia que ayudarán a iniciar la conversación.
Plantilla 1
La sesión (XXX) estuvo genial. Me alegro de que estuvieras allí.
Hola (NOMBRE DEL PROSPECTO)
Me alegró mucho verte en la conferencia (XXX) y hablar sobre nuestro proyecto. ¡También disfruté de tus pensamientos sobre _____!
Cuando hablamos, me di cuenta de que (NUESTRO PRODUCTO) realmente podría ayudarlo con su problema.
Quiero mostrarle cómo podemos ahorrarle a su empresa un 20% y hacerla más eficiente, todo mientras ahorra dinero.
¿Podrías tomar una llamada telefónica rápida el viernes?
Plantilla 2
Asunto: Hablamos de (XXX)
Hola (NOMBRE DEL PROSPECTO)
La última vez que hablamos, mencionaste (LO QUE HABLARON)
Estoy seguro de que podemos ayudarlo con (EN QUÉ NECESITAN AYUDA) porque nuestro equipo tiene la solución perfecta.
¿Cuándo estaría disponible para una llamada para discutir esto más a fondo?
Plantilla 3
Este es el recurso que te prometí.
Hola (NOMBRE DEL PROSPECTO)
Estaba interesado en (PROBLEMA) cuando nos reunimos en (NOMBRE DE LA SESIÓN).
Quiero asegurarme de que tenga la información y los recursos necesarios para (ACCIÓN).
Le daré dos días para revisar esta información y volver a contactarme el viernes.
Conclusiones clave
Después de cualquier evento, usted y las personas que asistieron seguramente estarán ocupados. Es importante para mí, como organizador de un evento, encontrar formas que atraviesen todo el ruido para poder hacer un seguimiento con todos.
- Asegúrese de tener un objetivo claro para cada evento y haga un seguimiento en consecuencia.
- Dedique tiempo a investigar a sus clientes potenciales y sepa lo que quieren lograr.
- Hay mucha información que se puede extraer de las conversaciones e ideas compartidas en las conferencias. Utilice este conocimiento para crear un seguimiento más personalizado con sus prospectos.
- No envíe correos electrónicos que sean largos o complicados. Si aún no obtiene una respuesta, llámelos.
Enviar un correo electrónico de seguimiento de su evento es más que solo la oportunidad de que alguien lo abra, es una oportunidad de hacerlos sentir especiales, crear algo memorable y trabajar para lograr sus objetivos.
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