Como enviar o acompanhamento de e-mail de evento perfeito em 9 etapas fáceis

Publicados: 2022-04-10

9 etapas simples para enviar o e-mail de acompanhamento do evento perfeito (com modelos)

Um lembrete por e-mail para um evento não é eficaz se ninguém o ler.

Muitos vendedores enviam e-mails de acompanhamento, mas muitos deles nunca são abertos. Se você enviar um e-mail e ele não abrir, isso é uma falha.

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Passe por uma variedade de filtros para se concentrar nos leads que deseja alcançar. Isso é muito específico, mas você pode encontrar todas as pessoas que correspondem ao seguinte:

Uma empresa do setor de Serviços Financeiros ou Bancário
Quem tem mais de 10 funcionários
Que gastam dinheiro no Adwords
Quem usa Hubspot
Quem atualmente tem vagas de emprego para ajuda de marketing
Com a função de Gerente de RH
Que está nessa função há menos de 1 ano

Só para lhe dar uma ideia.

Por que é necessário enviar e-mails de acompanhamento de eventos para reuniões e conferências?

Quando se trata de construir conexões, existem duas etapas. Primeiro você vai a uma conferência e conhece pessoas, mas uma vez de volta ao escritório, você precisa enviar um e-mail o mais rápido possível para que sua conexão não seja esquecida.

Aqui estão algumas dicas para garantir que você faça o e-mail de acompanhamento do evento corretamente.

Como compor um e-mail de acompanhamento de evento após uma reunião

Aqui estão algumas dicas para aproveitar ao máximo os e-mails de acompanhamento do seu evento :1. Seja específico sobre o que você quer que eles façam depois de participarem do seu evento 2. Facilite para as pessoas descobrirem mais informações sobre como elas podem se envolver com a causa ou tópico que foi discutido no evento da sua conferência 3. Incentive os participantes não apenas participe, mas também traga um amigo

Comunique claramente o motivo da sua chamada de acompanhamento.
Se você quer ter sucesso, é importante que você entenda a mentalidade do seu público-alvo.
O tempo é importante em tudo e pode mudar dependendo da sua perspectiva.
Seja gentil.
Seja pessoal.
Certifique-se de mostrar que você se preocupa com seus funcionários e seu trabalho.
Mantenha simples.
Mantenha-o direto.
Eu estava hesitante em pegar o telefone porque não queria que minha mensagem de correio de voz fosse cortada. Mas se alguém ligar, merece uma pessoa real do outro lado da ligação.

Enviar um e-mail de acompanhamento após o evento para os participantes da conferência é um dos componentes mais importantes de qualquer estratégia de marketing de eventos. O relatório Event Marketing 2020: Benchmarks and Trends descobriu que os eventos são, de longe, a melhor maneira de os profissionais de marketing atingirem seus objetivos, mas se você não conseguir passar por todos esses e-mails nas caixas de entrada das pessoas, aí se vai a sua eficácia.

Sou vendedor há anos e sei que os emails de acompanhamento de eventos são uma ferramenta essencial em qualquer negócio de sucesso. No meu tempo na Bizzabo, escrevi milhares desses tipos de mensagens para que as pessoas se interessassem pelo que fazemos aqui.

Em um estudo recente, Radicati descobriu que a pessoa média recebe 121 e-mails pós-conferência por dia. Clique para Tweetar

Se você deseja que o e-mail de acompanhamento do seu evento seja visto em meio a todas as notificações de conferências e reuniões, aqui estão algumas dicas para destacá-lo.

A primeira dica que tenho para você é não esperar até que o cliente saia do seu escritório antes de enviar um e-mail. Acerte quando eles entrarem.

1) Reconhecer e entender por que você está acompanhando

A chave para abrir o e-mail e os e-mails de sucesso do seu evento é ter um senso claro de propósito. Você deve pensar sobre o que deseja da reunião antes mesmo de começar e saber por que está indo para descobrir a melhor forma de abordá-los com perguntas de acompanhamento ou solicitações de informações.

Aumentar o reconhecimento da marca?
Gerar pipeline?
Gerar leads?
Fechar negócios?
Expandir sua rede?
Um dos erros que cometi ao contratar vendedores foi não oferecer brindes gratuitos suficientes.

É importante lembrar seus objetivos quando você participar de um evento. Você deve estar constantemente se lembrando de quais são eles e como alcançá-los.

Ir a um e-mail de acompanhamento de catering para eventos pode ser esmagador. Há muitas pessoas e fornecedores, é fácil se perder na multidão, conhecer novos rostos é difícil. Você precisa de um objetivo para não perder seu tempo nesses eventos.

A intenção por trás de um evento e o e-mail de acompanhamento do evento são tão importantes, se não mais.

Networking e geração de leads são duas coisas diferentes. Se você deseja construir sua rede, basta usar o LinkedIn ou qualquer outra mídia social que permita o networking. Mas se você deseja fechar um negócio, é melhor não falar sobre nada pessoal ao telefone.

Quando você estiver acompanhando um cliente em potencial, não use as mesmas palavras que ele disse a você ao falar sobre o negócio dele. Em vez disso, pergunte o que está em sua mente e tente encontrar algum terreno comum.

Considere as necessidades e desejos da outra pessoa. O que você pode oferecer a eles? Algo tangível como uma pesquisa exclusiva ou algo intangível, como seu tempo.

2) Reconheça a mentalidade de seus clientes potenciais

Cada lead é diferente e nem todos são criados iguais. Alguns leads precisam urgentemente de uma solução, enquanto outros podem estar apenas curiosos.

Quando falamos para 100 pessoas em um evento, nosso objetivo não é apenas fazer uma venda com a primeira pessoa que chegar. Se eu sei que 10 dessas pessoas podem se beneficiar do que temos e vice-versa, então vale a pena construir relacionamentos com elas.

Um bom e-mail de acompanhamento do evento, telefonema e processo é crucial para construir um relacionamento com clientes em potencial. O benefício mútuo para a organização pode ser diferente do que eles esperam de você como indivíduo ou vice-versa, mas isso pode criar ótimas oportunidades.

Para entender melhor as necessidades de um lead, há várias perguntas que você deve se fazer.

O que eles esperam obter do evento?
O que eles vão fazer no evento?
Qual é a indústria deles?
Qual é o seu cargo e o que eles fazem?

Quando você estiver criando um e-mail de acompanhamento de evento, saber quem é seu lead ajudará a fornecer a mensagem apropriada. Para divulgação a frio, é ainda mais importante porque, se alguém já participou de um evento ou comprou de você pessoalmente, provavelmente está familiarizado com o que ele oferece.

Quando você tiver uma reunião com alguém, certifique-se de fazer boas anotações. Se você se lembrar apenas dos pontos importantes em seu cartão de visita, use-o para sua correspondência de acompanhamento.

3) O tempo é essencial e também relativo

Eu amo esta citação de Yogi Berra: “O tempo é tudo”.

Você não tem que balançar forte para bater um home run. Se você tiver o tempo, ele vai.

Não é possível identificar o momento perfeito para enviar um e-mail, mas é importante que sejam enviados.

Em muitos casos, é melhor entrar em contato dentro de 24 horas. Em algumas outras situações, no entanto, esperar alguns dias pode ser a melhor ideia porque existem muitas variáveis que determinarão quando você deve contatá-los.

Em vez de apenas entrar em contato com os leads, seja inteligente. Descubra no que eles estão mais interessados e quando você deve entrar em contato.

Alguns funcionários podem estar mais atentos à sua caixa de entrada em determinados momentos do dia. Por exemplo, um gerente de vendas pode sempre verificar o e-mail nas primeiras horas da manhã, enquanto um funcionário de operações nunca olharia durante a hora do almoço.

Descobrir o momento perfeito para oferecer um bônus é difícil, mas descobrir quando não fazê-lo não é difícil.

Quando as pessoas estão em suas caixas de entrada, elas veem mensagens que precisam ser lidas e respondidas.

1) De manhã cedo

2) Algumas horas depois do almoço, mas eu recomendo que você evite ficar preso no dia de trabalho.

Meu horário favorito para enviar e-mails é ao meio-dia, quando a pessoa teve a chance de acompanhar seu trabalho, mas ainda é um dos seus e-mails mais recentes na caixa de entrada.

Uma das coisas mais importantes a serem lembradas quando você está contratando vendedores é que pessoas diferentes operam em horários diferentes. Clique para Tweetar

Não há regras definidas, então seja flexível.

Eu conheci alguém em uma conferência que voou para Vegas por cinco dias antes de voar novamente. Tenho certeza que ela recebeu muitos e-mails durante esse tempo.

Mandei um e-mail para ela assim que soube que ela voltaria do casamento, e minha primeira pergunta foi: Como você aproveitou sua lua de mel?

Sim, esse negócio foi fechado.

4) Seja acessível

Uma tática rápida, mas muitas vezes esquecida, é verificar se você está analisando outros fatores que podem ser importantes para seus funcionários.

Em eventos, é importante ser amigável e gentil com as pessoas que você está conhecendo. Ouvir atentamente o que eles dizem fará com que sintam que sua voz é importante.

5) Personalizar

E para piorar a situação, verifica-se que o que motiva os funcionários nem sempre é o mesmo que impulsiona o desempenho de vendas.

A chave para ser pessoal é demonstrar que você ouviu. Lembre-se de todas aquelas notas de suas reuniões? Eles serão úteis ao escrever um e-mail de feedback pós-evento ou um e-mail de acompanhamento da exposição.

Um modelo de e-mail de acompanhamento de conferência tem uma boa linha de assunto que permitirá que o destinatário saiba que você deseja conversar com eles, e não apenas explodir seu e-mail genérico.

O Campaign Monitor descobriu que as linhas de assunto personalizadas têm 26% mais chances de serem abertas do que as genéricas.

Ao entrar em contato com leads, pode ser mais eficaz contatá-los individualmente ou enviar um e-mail personalizado em escala.

6) Demonstre aos outros que você realmente se importa

Achei que um grande salário e comissões seriam suficientes para motivar meus vendedores, mas me enganei. A única coisa que eles vão lembrar é como foi sua conversa e o que você disse sobre o produto.

Se você teve uma ótima conversa com alguém em um evento, pergunte sobre isso mais tarde. Pergunte o que eles mais gostaram ao falar com você.

Por exemplo:

Lembra como você ficou empolgado com nossa análise de engajamento? Você mencionou que o painel poderia tornar muito mais fácil para você medir a experiência do evento dos participantes, palestrantes etc.? Eu adoraria falar mais com você sobre isso.

Quando você dedica um tempo para lembrar às pessoas por que elas estão fazendo o que fazem, é um sinal de que você se importa com elas.

7) Mantenha a simplicidade

Um estudo feito pela Retention Science descobriu que e-mails pós-conferência com linhas de assunto entre 6 e 10 palavras tiveram as maiores taxas de abertura. Também mostrou que isso permaneceu estável nos últimos anos, portanto, inclua seu nome em um e-mail se você já conheceu alguém antes.

Não espere obter uma resposta do seu primeiro e-mail. Muitas vezes, você precisará acompanhar o lead antes que ele responda.

8) Mantenha um tom direto

Quando estou fazendo uma ligação e a pessoa do outro lado pergunta se é uma ligação de vendas, respondo que sim! Não há razão para esconder o que você está fazendo. Você está em vendas – não importa se você vende ou não algo que beneficie as pessoas.

Acho que as pessoas apreciam quando você é direto e honesto com elas. Com o e-mail, isso significa que o leitor saiba o que ele abrirá por linha de assunto, porque se for simples ou pessoal, seu lead deve entender o que esperar da leitura.

Ao enviar um e-mail de acompanhamento do evento, comece explicando que seria benéfico conversar mais e propor horários específicos. Certifique-se de que eles saibam quais são os próximos passos após esta chamada.

9) Não tenha medo de atender a chamada.

É muito comum que os prospects ignorem o e-mail pós-conferência hoje, mesmo se você tiver um e-mail bem elaborado e a estratégia certa. Eles podem não abri-lo ou responder.

Talvez eles tenham apagado, talvez nunca tenham visto.

O telefone é a ferramenta mais poderosa no arsenal de um vendedor. Clique para Tweetar

Deve ser usado com a maior frequência possível para gerar leads e fechar negócios.

Mesmo que o cliente em potencial não tenha dinheiro ou não seja adequado para o seu produto/serviço, você ainda deve conversar com ele. Certifique-se de que, ao falar com clientes em potencial e clientes, sempre haja uma linha de comunicação aberta.

E-mail de acompanhamento de evento após reunião e modelos de rede

Se você estiver indo para uma conferência, aqui estão alguns exemplos de modelo de email de acompanhamento de conferência que ajudarão a iniciar a conversa.

Modelo 1

A sessão (XXX) foi ótima. Estou feliz que você estava lá.

Olá (NOME DO PROSPECTO)

Fiquei muito feliz em vê-lo na conferência (XXX) e falar sobre nosso projeto. Gostei da sua opinião sobre _____ também!

Quando conversamos, percebi que (NOSSO PRODUTO) poderia realmente ajudar com seu problema.

Quero mostrar a você como podemos economizar 20% da sua empresa e torná-la mais eficiente, economizando dinheiro.

Você poderia atender um rápido telefonema na sexta-feira?

Modelo 2

Assunto: Falamos sobre (XXX)

Olá (NOME DO PROSPECTO)

Quando conversamos pela última vez, você mencionou (O QUE ELES FALARAM)

Tenho certeza de que podemos ajudá-lo (no que eles precisam de ajuda) porque nossa equipe tem a solução perfeita.

Quando você estaria disponível para uma ligação para discutir isso?

Modelo 3

Este é o recurso que prometi a você.

Olá (NOME DO PROSPECTO)

Você estava interessado em (PROBLEMA) quando nos encontramos em (NOME DA SESSÃO).

Quero ter certeza de que você tem as informações e os recursos necessários para (AÇÃO).

Eu lhe darei dois dias para revisar essas informações e entrar em contato novamente na sexta-feira.

Principais conclusões

Após qualquer evento, você e as pessoas que compareceram certamente estarão ocupados. É importante para mim, como organizador de um evento, encontrar maneiras de romper todo o barulho para que eu possa acompanhar todos.

Certifique-se de ter um objetivo claro para cada evento e faça o acompanhamento de acordo.
Passe algum tempo pesquisando seus leads e saiba o que eles querem realizar.
Há muitas informações que podem ser obtidas das conversas e ideias compartilhadas nas conferências. Use esse conhecimento para criar um acompanhamento mais personalizado com seus clientes em potencial.
Não envie e-mails longos ou complicados. Se ainda não obtiver resposta, ligue para eles.

Enviar um e-mail de acompanhamento do evento para o seu evento é mais do que apenas a oportunidade de alguém abri-lo, é uma chance de fazê-lo se sentir especial, criar algo memorável e trabalhar para alcançar seus objetivos.

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Uma empresa do setor de Serviços Financeiros ou Bancário
Quem tem mais de 10 funcionários
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