Comment envoyer le suivi parfait par e-mail d'événement en 9 étapes faciles

Publié: 2022-04-10

9 étapes simples pour envoyer l'e-mail de suivi d'événement parfait (avec modèles)

Un rappel par e-mail pour un événement n'est pas efficace si personne ne le lit.

De nombreux vendeurs enverront des e-mails de suivi, mais beaucoup d'entre eux ne seront jamais ouverts. Si vous envoyez un e-mail et qu'il ne s'ouvre pas, c'est un échec.

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Parcourez une variété de filtres pour vous concentrer sur les prospects que vous souhaitez atteindre. C'est fou spécifique, mais vous pouvez trouver toutes les personnes qui correspondent à ce qui suit :

Une entreprise du secteur des services financiers ou de la banque
Qui ont plus de 10 employés
Qui dépensent de l'argent sur Adwords
Qui utilise Hubspot
Qui ont actuellement des offres d'emploi pour l'aide au marketing
Avec le rôle de Responsable RH
Qui n'occupe ce poste que depuis moins d'un an

Juste pour vous donner une idée.

Pourquoi est-il nécessaire d'envoyer des e-mails de suivi d'événement aux réunions et conférences ?

Lorsqu'il s'agit de créer des liens, il y a deux étapes. D'abord vous allez à une conférence et rencontrez des gens mais une fois de retour au bureau, vous devez envoyer un email au plus vite pour que votre connexion ne soit pas oubliée.

Voici quelques conseils pour vous assurer que vous effectuez correctement l'e-mail de suivi de l'événement.

Comment composer un e-mail de suivi d'événement après une réunion

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti des e-mails de suivi de votre événement :1. Soyez précis sur ce que vous voulez qu'ils fassent après avoir assisté à votre événement 2. Facilitez la recherche d'informations sur la façon dont ils peuvent s'impliquer dans la cause ou le sujet qui a été discuté lors de votre conférence assister, mais aussi amener un ami

Communiquez clairement la raison de votre appel de suivi.
Si vous voulez réussir, il est important que vous compreniez l'état d'esprit de votre public cible.
Le timing est important dans tout et peut changer en fonction de votre point de vue.
Soyez aimable.
Soyez personnel.
Assurez-vous de montrer que vous vous souciez de vos employés et de leur travail.
Rester simple.
Gardez-le direct.
J'ai hésité à décrocher le téléphone parce que je ne voulais pas que mon message vocal soit coupé. Mais si quelqu'un appelle, il mérite une vraie personne à l'autre bout de son appel.

L'envoi d'un e-mail de suivi après l'événement aux participants à votre conférence est l'un des éléments les plus importants de toute stratégie de marketing événementiel. Le rapport Event Marketing 2020: Benchmarks and Trends a révélé que les événements sont de loin le meilleur moyen pour les spécialistes du marketing d'atteindre leurs objectifs, mais si vous ne pouvez pas passer à travers tous ces e-mails dans les boîtes de réception des gens, votre efficacité disparaît.

Je suis vendeur depuis des années et je sais que les e-mails de suivi d'événements sont un outil essentiel pour toute entreprise prospère. Depuis mon passage chez Bizzabo, j'ai écrit des milliers de messages de ce type pour intéresser les gens à ce que nous faisons ici.

Dans une étude récente, Radicati a constaté que la personne moyenne reçoit 121 e-mails post-conférence par jour. Cliquez pour tweeter

Si vous souhaitez que votre e-mail de suivi d'événement soit visible parmi toutes ces notifications de conférence et de réunion, voici quelques conseils pour le faire ressortir.

Le premier indice que j'ai pour vous est de ne pas attendre que le client quitte votre bureau avant d'envoyer un e-mail. Faites-le bien quand ils entrent.

1) Reconnaissez et comprenez pourquoi vous suivez

La clé pour que le courrier et les e-mails de votre événement soient ouverts est d'avoir un objectif clair. Vous devriez réfléchir à ce que vous attendez de la réunion avant même qu'elle ne commence et savoir pourquoi vous y allez afin de savoir comment l'aborder au mieux avec des questions de suivi ou des demandes d'informations.

Augmenter la notoriété de la marque ?
Générer un pipeline ?
Générer des prospects?
Conclure des offres ?
Développer votre réseau ?
L'une des erreurs que j'ai commises lors de l'embauche de vendeurs a été de ne pas offrir suffisamment de cadeaux gratuits.

Il est important de se souvenir de vos objectifs lorsque vous assistez à un événement. Vous devez constamment vous rappeler ce qu'ils sont et comment les atteindre.

Aller à un e-mail de suivi de restauration d'événement peut être accablant. Il y a trop de monde et de vendeurs, il est facile de se perdre dans la foule, rencontrer de nouveaux visages est difficile. Vous avez besoin d'un objectif pour ne pas perdre votre temps lors de ces événements.

L'intention derrière un événement et l'e-mail de suivi de l'événement par la suite sont tout aussi importants, sinon plus.

Le réseautage et la génération de leads sont deux choses différentes. Si vous souhaitez créer votre réseau, utilisez simplement LinkedIn ou tout autre média social permettant le réseautage. Mais si vous cherchez à conclure un accord commercial, il vaut mieux ne pas parler de quoi que ce soit de personnel au téléphone.

Lorsque vous effectuez un suivi auprès d'un client potentiel, n'utilisez pas les mêmes mots qu'il vous a dit en parlant de son entreprise. Au lieu de cela, demandez-leur ce qu'ils pensent et essayez de trouver un terrain d'entente.

Considérez les besoins et les désirs de l'autre personne. Que pouvez-vous leur offrir ? Quelque chose de tangible comme une recherche exclusive ou quelque chose d'intangible, comme votre temps.

2) Reconnaissez l'état d'esprit de vos prospects

Chaque prospect est différent et tous ne sont pas créés égaux. Certains prospects ont un besoin urgent d'une solution tandis que d'autres peuvent simplement être curieux.

Lorsque nous parlons à 100 personnes lors d'un événement, notre objectif n'est pas seulement de faire une vente avec la première personne qui se présente. Si je sais que 10 de ces personnes pourraient bénéficier de ce que nous avons et vice versa, alors cela vaut la peine d'établir des relations avec eux.

Un bon e-mail de suivi d'événement, un appel téléphonique et un bon processus sont essentiels pour établir une relation avec des clients potentiels. L'avantage mutuel pour l'organisation peut être différent de ce qu'elle attend de vous en tant qu'individu ou vice versa, mais cela peut créer de très belles opportunités.

Afin de mieux comprendre les besoins d'un lead, il y a plusieurs questions que vous devez vous poser.

Qu'espèrent-ils retirer de l'événement ?
Que vont-ils faire lors de l'événement ?
Quelle est leur industrie ?
Quel est leur titre de poste et que font-ils ?

Lorsque vous rédigez un e-mail de suivi d'événement, savoir qui est votre prospect vous aidera à fournir le message approprié. Pour la sensibilisation à froid, cela compte encore plus, car si quelqu'un a déjà assisté à un événement ou acheté chez vous en personne, il connaît probablement ce qu'il offre.

Lorsque vous avez une réunion avec quelqu'un, assurez-vous de prendre de bonnes notes. Si vous ne vous souvenez que des points importants de leur carte de visite, utilisez-les pour votre correspondance de suivi.

3) Le timing est essentiel et aussi relatif

J'adore cette citation de Yogi Berra : "Le timing est tout."

Vous n'avez pas à balancer fort pour frapper un coup de circuit. Si vous avez le timing, ça ira.

Il n'est pas possible d'identifier le moment idéal pour envoyer un e-mail, mais il est important qu'il soit envoyé.

Dans de nombreux cas, il est préférable de nous contacter dans les 24 heures. Dans certaines autres situations, cependant, attendre quelques jours peut être la meilleure idée car il y a tellement de variables qui détermineront quand vous devez les contacter.

Au lieu de simplement tendre la main aux prospects, soyez intelligent à ce sujet. Déterminez ce qui les intéresse le plus et quand vous devriez les contacter.

Certains employés peuvent être plus attentifs à leur boîte de réception à certains moments de la journée. Par exemple, un directeur des ventes peut toujours vérifier ses e-mails le matin alors qu'un employé des opérations ne les regarde jamais pendant l'heure du déjeuner.

Déterminer le moment idéal pour offrir un bonus est difficile, mais déterminer quand ne pas le faire n'est pas difficile.

Lorsque les gens sont dans leur boîte de réception, ils voient des messages qui doivent être lus et auxquels ils doivent répondre.

1) Tôt le matin

2) Quelques heures après le déjeuner, mais je vous recommande d'éviter de vous laisser prendre par la journée de travail.

Mon moment préféré pour envoyer un e-mail est à midi, lorsque la personne a eu l'occasion de rattraper son retard sur son travail, mais il s'agit toujours de l'un de vos e-mails les plus récents dans sa boîte de réception.

L'une des choses les plus importantes à retenir lorsque vous embauchez des vendeurs est que différentes personnes opèrent selon des horaires différents. Cliquez pour tweeter

Il n'y a pas de règles établies, alors soyez flexible.

J'ai rencontré quelqu'un lors d'une conférence qui s'est envolé pour Vegas pendant cinq jours avant de repartir. Je suis sûr qu'elle a reçu de nombreux e-mails pendant cette période.

Je lui ai envoyé un e-mail dès que j'ai su qu'elle serait de retour du mariage, et ma première question a été : Comment avez-vous apprécié votre lune de miel ?

Oui, cet accord a été conclu.

4) Soyez accessible

Une tactique rapide, mais souvent négligée, consiste à vous assurer que vous examinez d'autres facteurs qui peuvent être importants pour vos employés.

Lors d'événements, il est important d'être amical et aimable avec les personnes que vous rencontrez. Écouter attentivement ce qu'ils disent leur fera sentir que leur voix compte.

5) Personnalisez

Et pour aggraver les choses, il s'avère que ce qui motive les employés n'est pas toujours le même que ce qui stimule la performance commerciale.

La clé pour être personnel est de démontrer que vous avez écouté. Vous souvenez-vous de toutes ces notes de vos réunions ? Ils seront utiles lors de la rédaction d'un e-mail de commentaires post-événement ou d'un e-mail de suivi d'exposition.

Un modèle d'e-mail de suivi de conférence a une bonne ligne d'objet qui fera savoir au destinataire que vous souhaitez lui parler, et pas seulement envoyer votre e-mail générique.

Campaign Monitor a constaté que les lignes d'objet personnalisées sont 26 % plus susceptibles d'être ouvertes que les génériques.

Lorsque vous contactez des prospects, il peut être plus efficace de les contacter individuellement ou d'envoyer un e-mail personnalisé à grande échelle.

6) Démontrez aux autres que vous vous souciez vraiment

Je pensais qu'un gros salaire et des commissions suffiraient à motiver mes vendeurs, mais je me trompais. La seule chose dont ils se souviendront, c'est comment s'est déroulée votre conversation et ce que vous avez dit à propos du produit.

Si vous avez eu une bonne conversation avec quelqu'un lors d'un événement, posez-lui la question plus tard. Demandez-leur ce qu'ils ont le plus aimé lorsqu'ils vous ont parlé.

Par exemple:

Vous souvenez-vous à quel point vous étiez enthousiasmé par nos analyses d'engagement ? Vous avez mentionné que le tableau de bord pourrait vous permettre de mesurer beaucoup plus facilement l'expérience de vos participants à l'événement, les conférenciers, etc. ? J'aimerais en parler davantage avec vous.

Lorsque vous prenez le temps de rappeler aux gens pourquoi ils font ce qu'ils font, c'est un signe que vous vous souciez d'eux.

7) Maintenir la simplicité

Une étude réalisée par Retention Science a révélé que les e-mails post-conférence avec des lignes d'objet comprises entre 6 et 10 mots avaient les taux d'ouverture les plus élevés. Il a également montré que cela est resté stable au cours des dernières années, alors assurez-vous d'inclure votre nom dans un e-mail si vous avez déjà rencontré quelqu'un.

Ne vous attendez pas à recevoir une réponse dès votre premier e-mail. Vous devrez souvent faire un suivi avec le prospect avant qu'il ne réponde.

8) Gardez un ton direct

Lorsque je passe un appel et que la personne à l'autre bout me demande s'il s'agit d'un appel commercial, je réponds par Oui ! Il n'y a aucune raison de cacher ce que vous faites. Vous êtes dans la vente – peu importe que vous vendiez ou non quelque chose qui profite aux gens.

Je trouve que les gens apprécient quand vous êtes direct et honnête avec eux. Avec le courrier électronique, cela signifie que le lecteur doit savoir ce qu'il va ouvrir par ligne d'objet, car si c'est simple ou personnel, votre prospect doit comprendre à quoi s'attendre en lisant davantage.

Lorsque vous envoyez un e-mail de suivi d'événement, commencez par expliquer qu'il serait avantageux d'en parler davantage et de proposer des horaires précis. Assurez-vous qu'ils connaissent les prochaines étapes après cet appel.

9) N'ayez pas peur de répondre à l'appel.

Il est très courant que les prospects ignorent les e-mails post-conférence aujourd'hui, même si vous avez un e-mail bien conçu et la bonne stratégie. Ils pourraient ne pas l'ouvrir ou répondre.

Peut-être qu'ils l'ont supprimé, peut-être qu'ils ne l'ont jamais vu.

Le téléphone est l'outil le plus puissant de l'arsenal d'un vendeur. Cliquez pour tweeter

Il doit être utilisé aussi souvent que possible pour générer des prospects et conclure des affaires.

Même si le prospect n'a pas d'argent, ou s'il ne convient pas à votre service produit, vous devriez quand même lui parler. Assurez-vous que lorsque vous parlez avec des prospects et des clients, il y a toujours une ligne de communication ouverte.

E-mail de suivi d'événement après réunion et modèles de mise en réseau

Si vous allez à une conférence, voici un exemple de modèle d'e-mail de suivi de conférence qui vous aidera à démarrer la conversation.

Modèle 1

La session (XXX) était super. Je suis content que tu sois là.

Bonjour (NOM DU PROSPECT)

J'étais si heureuse de vous voir à la conférence (XXX) et de parler de notre projet. J'ai également apprécié vos réflexions sur _____ !

Lorsque nous avons parlé, j'ai réalisé que (NOTRE PRODUIT) pouvait vraiment vous aider à résoudre votre problème.

Je veux vous montrer comment nous pouvons faire économiser 20 % à votre entreprise et la rendre plus efficace, tout en économisant de l'argent.

Pourriez-vous prendre un coup de fil rapide vendredi ?

Modèle 2

Objet : Nous avons parlé de (XXX)

Bonjour (NOM DU PROSPECT)

Lors de notre dernière conversation, vous avez mentionné (PEU IMPORTE QU'ILS ONT PARLÉ)

Je suis sûr que nous pouvons vous aider avec (CE QU'ILS ONT BESOIN D'AIDE) parce que notre équipe a la solution parfaite.

Quand seriez-vous disponible pour un appel afin d'en discuter davantage ?

Modèle 3

C'est la ressource que je vous ai promise.

Bonjour (NOM DU PROSPECT)

Vous étiez intéressé par (PROBLÈME) lorsque nous nous sommes rencontrés à (NOM DE LA SESSION).

Je veux m'assurer que vous disposez des informations et des ressources nécessaires pour (ACTION).

Je vous donne deux jours pour examiner ces informations et reprendre contact vendredi.

Points clés à retenir

Après tout événement, vous et les personnes qui y ont participé êtes tenus d'être occupés. Il est important pour moi, en tant qu'organisateur d'un événement, de trouver des moyens de briser tout le bruit afin de pouvoir suivre tout le monde.

Assurez-vous d'avoir un objectif clair pour chaque événement et faites un suivi en conséquence.
Passez du temps à rechercher vos prospects et sachez ce qu'ils veulent accomplir.
De nombreuses informations peuvent être tirées des conversations et des idées partagées lors des conférences. Utilisez ces connaissances pour créer un suivi plus personnalisé avec vos prospects.
N'envoyez pas d'e-mails longs ou compliqués. Si vous n'obtenez toujours pas de réponse, appelez-les.

L'envoi d'un e-mail de suivi d'événement à votre événement est plus qu'une simple opportunité pour quelqu'un de l'ouvrir, c'est une chance de le faire se sentir spécial, de créer quelque chose de mémorable et de travailler à la réalisation de ses objectifs.

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