So senden Sie in 9 einfachen Schritten die perfekte Ereignis-E-Mail zur Nachverfolgung

Veröffentlicht: 2022-04-10

9 einfache Schritte zum Versenden der perfekten Event-Folge-E-Mail (mit Vorlagen)

Eine E-Mail-Erinnerung für einen Termin ist nicht wirksam, wenn sie niemand liest.

Viele Vertriebsmitarbeiter senden Follow-up-E-Mails, aber viele von ihnen werden nie geöffnet. Wenn Sie eine E-Mail senden und es nicht geöffnet wird, ist dies ein Fehler.

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Gehen Sie eine Vielzahl von Filtern durch, um die Leads zu finden, die Sie erreichen möchten. Das ist verrückt spezifisch, aber Sie könnten alle Personen finden, die mit den folgenden übereinstimmen:

Ein Unternehmen der Finanzdienstleistungs- oder Bankenbranche
die mehr als 10 Mitarbeiter haben
Das Geld für Adwords ausgeben
Wer nutzt Hubspot
Die derzeit Stellenangebote für Marketinghilfe haben
Mit der Rolle des Personalleiters
Das ist erst seit weniger als 1 Jahr in dieser Funktion

Nur um Ihnen eine Vorstellung zu geben.

Warum ist es notwendig, E-Mails zur Nachverfolgung von Veranstaltungen an Meetings und Konferenzen zu senden?

Beim Aufbau von Verbindungen gibt es zwei Schritte. Zuerst gehen Sie zu einer Konferenz und treffen Leute, aber wenn Sie wieder im Büro sind, müssen Sie so schnell wie möglich eine E-Mail senden, damit Ihre Verbindung nicht vergessen wird.

Hier sind einige Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie die Event-Follow-up-E-Mail richtig verfassen.

So verfassen Sie nach einem Meeting eine Event-Folge-E-Mail

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Follow-up-E-Mails optimal nutzen können:1. Seien Sie genau, was Sie tun sollen, nachdem sie Ihre Veranstaltung besucht haben. 2. Machen Sie es den Leuten leicht, mehr Informationen darüber zu erhalten, wie sie sich für das Anliegen oder Thema engagieren können, das auf Ihrer Konferenzveranstaltung besprochen wurde. 3. Ermutigen Sie die Teilnehmer nicht nur teilnehmen, aber auch einen Freund mitbringen

Kommunizieren Sie den Grund Ihres Folgeanrufs klar und deutlich.
Wenn Sie erfolgreich sein wollen, ist es wichtig, dass Sie die Denkweise Ihrer Zielgruppe verstehen.
Das Timing ist bei allem wichtig und kann sich je nach Perspektive ändern.
Sei sympathisch.
Seien Sie persönlich.
Zeigen Sie, dass Sie sich um Ihre Mitarbeiter und ihre Arbeit kümmern.
Halte es einfach.
Bleiben Sie direkt.
Ich zögerte, zum Telefon zu greifen, weil ich nicht wollte, dass meine Voicemail-Nachricht abgeschnitten wurde. Aber wenn jemand anruft, verdient er eine echte Person am anderen Ende seines Anrufs.

Das Versenden einer Follow-up-E-Mail nach der Veranstaltung an Ihre Konferenzteilnehmer ist eine der wichtigsten Komponenten jeder Event-Marketingstrategie. Der Bericht „Event Marketing 2020: Benchmarks and Trends“ hat herausgefunden, dass Events bei weitem der beste Weg für Vermarkter sind, um ihre Ziele zu erreichen, aber wenn Sie es nicht durch all diese E-Mails in den Posteingängen der Leute schaffen, dann geht Ihre Effektivität verloren.

Ich bin seit Jahren Verkäufer und weiß, dass Event-Follow-up-E-Mails ein wesentliches Instrument für jedes erfolgreiche Unternehmen sind. In meiner Zeit bei Bizzabo habe ich Tausende dieser Art von Nachrichten geschrieben, um das Interesse der Menschen an unserer Arbeit zu wecken.

In einer kürzlich durchgeführten Studie fand Radicati heraus, dass die durchschnittliche Person 121 Postkonferenz-E-Mails pro Tag erhält. Klicken Sie hier, um zu twittern

Wenn Sie möchten, dass Ihre Event-Follow-up-E-Mail inmitten all dieser Konferenz- und Meeting-Benachrichtigungen angezeigt wird, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie sie hervorheben können.

Der erste Tipp, den ich für Sie habe, ist, nicht zu warten, bis der Kunde Ihr Büro verlässt, bevor Sie eine E-Mail senden. Mach es richtig, wenn sie reinkommen.

1) Erkennen und verstehen Sie, warum Sie nachfassen

Der Schlüssel zum Öffnen Ihrer Event-Erfolgspost und E-Mails ist ein klares Zielbewusstsein. Sie sollten darüber nachdenken, was Sie von dem Meeting erwarten, bevor es überhaupt beginnt, und wissen, warum Sie hingehen, um herauszufinden, wie Sie am besten mit Folgefragen oder Informationsanfragen an sie herantreten können.

Markenbekanntheit steigern?
Pipeline generieren?
Leads generieren?
Geschäfte abschließen?
Erweitern Sie Ihr Netzwerk?
Einer der Fehler, den ich bei der Einstellung von Verkäufern gemacht habe, war, nicht genug Gratis-Swag anzubieten.

Es ist wichtig, sich an Ihre Ziele zu erinnern, wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen. Sie sollten sich ständig daran erinnern, was sie sind und wie Sie sie erreichen können.

Eine Folge-E-Mail für ein Event-Catering zu erhalten, kann überwältigend sein. Es gibt zu viele Leute und Anbieter, man verliert sich leicht in der Menge, neue Gesichter zu treffen ist schwer. Sie brauchen ein Ziel, damit Sie Ihre Zeit nicht bei diesen Ereignissen verschwenden.

Die Absicht hinter einer Veranstaltung und die anschließende E-Mail zur Nachverfolgung der Veranstaltung sind genauso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger.

Networking und Leadgenerierung sind zwei verschiedene Dinge. Wenn Sie Ihr Netzwerk aufbauen möchten, verwenden Sie einfach LinkedIn oder andere soziale Medien, die eine Vernetzung ermöglichen. Aber wenn Sie ein Geschäft abschließen möchten, sprechen Sie am besten nicht über persönliche Dinge am Telefon.

Wenn Sie mit einem potenziellen Kunden nachfassen, verwenden Sie nicht die gleichen Worte, die er Ihnen gesagt hat, wenn er über sein Geschäft spricht. Fragen Sie sie stattdessen, was sie denken, und versuchen Sie, eine gemeinsame Basis zu finden.

Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse und Wünsche der anderen Person. Was können Sie ihnen bieten? Etwas Greifbares wie exklusive Forschung oder etwas Immaterielles wie Ihre Zeit.

2) Erkennen Sie die Denkweise Ihrer potenziellen Kunden an

Jeder Lead ist anders und nicht alle sind gleich. Einige Leads brauchen dringend eine Lösung, während andere vielleicht einfach nur neugierig sind.

Wenn wir bei einer Veranstaltung mit 100 Personen sprechen, besteht unser Ziel nicht nur darin, mit der ersten Person, die auftaucht, etwas zu verkaufen. Wenn ich weiß, dass 10 dieser Menschen von dem profitieren könnten, was wir haben und umgekehrt, dann lohnt es sich, Beziehungen zu ihnen aufzubauen.

Eine gute Nachverfolgung per E-Mail, Telefonanruf und Prozess ist entscheidend für den Aufbau einer Beziehung zu potenziellen Kunden. Der gegenseitige Nutzen für die Organisation kann sich von dem unterscheiden, was sie von Ihnen als Einzelperson erwarten oder umgekehrt, aber das kann einige wirklich großartige Möglichkeiten schaffen.

Um die Bedürfnisse eines Leads besser zu verstehen, sollten Sie sich einige Fragen stellen.

Was erhoffen sie sich von der Veranstaltung?
Was werden sie bei der Veranstaltung machen?
Was ist ihre Branche?
Was ist ihre Berufsbezeichnung und was machen sie?

Wenn Sie eine Event-Follow-up-E-Mail erstellen, hilft es, die richtige Nachricht zu übermitteln, wenn Sie wissen, wer Ihr Lead ist. Für Cold Outreach ist dies sogar noch wichtiger, denn wenn jemand bereits an einer Veranstaltung teilgenommen oder persönlich bei Ihnen gekauft hat, ist er wahrscheinlich mit dem Angebot vertraut.

Wenn Sie sich mit jemandem treffen, machen Sie sich gute Notizen. Wenn Sie sich nur an die wichtigen Punkte auf ihrer Visitenkarte erinnern, dann verwenden Sie diese für Ihre Folgekorrespondenz.

3) Timing ist wesentlich und auch relativ

Ich liebe dieses Zitat von Yogi Berra: „Timing ist alles.“

Sie müssen nicht hart schwingen, um einen Homerun zu schlagen. Wenn du das Timing hast, wird es gehen.

Es ist nicht möglich, den perfekten Zeitpunkt für das Versenden einer E-Mail zu bestimmen, aber es ist wichtig, dass sie gesendet werden.

In vielen Fällen ist es am besten, sich innerhalb von 24 Stunden zu melden. In einigen anderen Situationen kann es jedoch die bessere Idee sein, ein paar Tage zu warten, da es so viele Variablen gibt, die bestimmen, wann Sie sich mit ihnen in Verbindung setzen sollten.

Anstatt nur auf Leads zuzugehen, sollten Sie klug vorgehen. Finden Sie heraus, woran sie am meisten interessiert sind und wann Sie zurückkommen sollten.

Einige Mitarbeiter sind zu bestimmten Tageszeiten möglicherweise aufmerksamer auf ihren Posteingang. Beispielsweise könnte ein Vertriebsleiter morgens immer E-Mails abrufen, während ein Betriebsmitarbeiter während der Mittagspause nie nachsehen würde.

Es ist schwierig, den perfekten Zeitpunkt für das Anbieten eines Bonus herauszufinden, aber herauszufinden, wann man es nicht tun sollte, ist nicht schwer.

Wenn sich Personen in ihren Posteingängen befinden, sehen sie Nachrichten, die gelesen und beantwortet werden müssen.

1) Früh am Morgen

2) Ein paar Stunden nach dem Mittagessen, aber ich würde empfehlen, dass Sie sich nicht in den Arbeitstag einmischen.

Meine Lieblingszeit für E-Mails ist die Mittagszeit, wenn die Person Gelegenheit hatte, ihre Arbeit nachzuholen, aber sie ist immer noch eine Ihrer neuesten E-Mails in ihrem Posteingang.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Einstellung von Vertriebsmitarbeitern beachten sollten, ist, dass verschiedene Personen nach unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten. Klicken Sie hier, um zu twittern

Es gibt keine festen Regeln, seien Sie also flexibel.

Ich habe jemanden auf einer Konferenz kennengelernt, der für fünf Tage nach Vegas geflogen ist, bevor er wieder abflog. Ich bin mir sicher, dass sie in dieser Zeit viele E-Mails erhalten hat.

Ich schickte ihr eine E-Mail, sobald ich wusste, dass sie von der Hochzeit zurück sein würde, und meine erste Frage war: Wie haben dir deine Flitterwochen gefallen?

Ja, dieser Deal ist abgeschlossen.

4) Seien Sie ansprechbar

Eine schnelle, aber oft übersehene Taktik besteht darin, sicherzustellen, dass Sie andere Faktoren berücksichtigen, die für Ihre Mitarbeiter wichtig sein könnten.

Bei Veranstaltungen ist es wichtig, freundlich und sympathisch mit den Menschen umzugehen, denen man begegnet. Wenn Sie genau zuhören, was sie sagen, werden sie das Gefühl haben, dass ihre Stimme wichtig ist.

5) Personalisieren

Und zu allem Übel stellt sich heraus, dass das, was Mitarbeiter motiviert, nicht immer dasselbe ist wie das, was die Verkaufsleistung antreibt.

Der Schlüssel zur Persönlichkeit besteht darin, zu zeigen, dass Sie zugehört haben. Erinnern Sie sich an all diese Notizen aus Ihren Meetings? Sie werden sich als nützlich erweisen, wenn Sie eine Feedback-E-Mail nach der Veranstaltung oder eine Follow-up-E-Mail zur Messe schreiben.

Eine E-Mail-Vorlage zur Nachbereitung von Konferenzen hat eine gute Betreffzeile, die den Empfänger wissen lässt, dass Sie mit ihm sprechen möchten, und nicht nur Ihre generische E-Mail in die Luft jagt.

Campaign Monitor fand heraus, dass personalisierte Betreffzeilen mit 26 % höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet werden als generische.

Wenn Sie Leads kontaktieren, ist es möglicherweise effektiver, sie einzeln zu kontaktieren oder eine personalisierte E-Mail in großem Umfang zu senden.

6) Zeigen Sie anderen, dass Sie sich wirklich interessieren

Ich dachte, dass ein großer Gehaltsscheck und Provisionen ausreichen würden, um meine Verkäufer zu motivieren, aber ich lag falsch. Das einzige, woran sie sich erinnern werden, ist, wie Ihr Gespräch verlief und was Sie über das Produkt gesagt haben.

Wenn Sie bei einer Veranstaltung ein tolles Gespräch mit jemandem hatten, fragen Sie ihn später danach. Fragen Sie, was ihnen am besten gefallen hat, als sie mit Ihnen gesprochen haben.

Zum Beispiel:

Erinnern Sie sich, wie begeistert Sie von unseren Interaktionsanalysen waren? Sie haben erwähnt, dass das Dashboard es Ihnen so viel einfacher machen könnte, die Veranstaltungserfahrung Ihrer Teilnehmer, Referenten usw. zu messen? Ich würde gerne mehr darüber mit Ihnen sprechen.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Menschen daran zu erinnern, warum sie tun, was sie tun, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie sich um sie kümmern.

7) Pflegen Sie die Einfachheit

Eine von Retention Science durchgeführte Studie ergab, dass Postkonferenz-E-Mails mit Betreffzeilen zwischen 6 und 10 Wörtern die höchsten Öffnungsraten aufwiesen. Es hat sich auch gezeigt, dass dies in den letzten Jahren stabil geblieben ist, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Namen in einer E-Mail angeben, wenn Sie jemanden schon einmal getroffen haben.

Erwarten Sie keine Antwort auf Ihre erste E-Mail. Sie müssen oft mit dem Lead nachfassen, bevor er antwortet.

8) Behalten Sie einen direkten Ton bei

Wenn ich telefoniere und die Person am anderen Ende fragt, ob es sich um ein Verkaufsgespräch handelt, antworte ich mit Ja! Es gibt keinen Grund zu verbergen, was Sie tun. Sie sind im Verkauf – egal, ob Sie etwas verkaufen, was den Menschen zugute kommt oder nicht.

Ich finde, dass die Leute es zu schätzen wissen, wenn du direkt und ehrlich zu ihnen bist. Bei E-Mails bedeutet dies, den Leser per Betreffzeile wissen zu lassen, was er öffnen wird, denn wenn es einfach oder persönlich ist, sollte Ihr Lead verstehen, was er vom weiteren Lesen zu erwarten hat.

Wenn Sie eine E-Mail zur Nachbereitung einer Veranstaltung senden, erklären Sie zunächst, dass es vorteilhaft wäre, mehr zu sprechen und bestimmte Zeiten vorzuschlagen. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, was die nächsten Schritte nach diesem Anruf sind.

9) Scheuen Sie sich nicht, den Anruf anzunehmen.

Es ist sehr üblich, dass potenzielle Kunden E-Mails nach der Konferenz heute ignorieren, selbst wenn Sie eine gut ausgearbeitete E-Mail und die richtige Strategie haben. Sie öffnen es möglicherweise nicht oder antworten nicht.

Vielleicht haben sie es gelöscht, vielleicht haben sie es nie gesehen.

Das Telefon ist das mächtigste Werkzeug im Arsenal eines Verkäufers. Klicken Sie hier, um zu twittern

Es sollte so oft wie möglich verwendet werden, um Leads zu generieren und Geschäfte abzuschließen.

Auch wenn der Interessent kein Geld hat oder nicht zu Ihrem Produktservice passt, sollten Sie trotzdem mit ihm sprechen. Stellen Sie sicher, dass es immer eine offene Kommunikationslinie gibt, wenn Sie mit Interessenten und Kunden sprechen.

Event-Follow-up-E-Mail nach Meetings und Networking-Vorlagen

Wenn Sie zu einer Konferenz gehen, finden Sie hier ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage zur Nachbereitung einer Konferenz, die Ihnen dabei helfen wird, das Gespräch in Gang zu bringen.

Vorlage 1

Die (XXX) Sitzung war großartig. Ich bin froh, dass du da warst.

Hallo (NAME DES POTENZIELLEN PERSONALS)

Ich habe mich sehr gefreut, Sie auf der (XXX) Konferenz zu sehen und über unser Projekt zu sprechen. Ich habe mich auch über deine Gedanken zu _____ gefreut!

Als wir sprachen, wurde mir klar, dass (UNSER PRODUKT) wirklich bei Ihrem Problem helfen könnte.

Ich möchte Ihnen zeigen, wie wir Ihrem Unternehmen 20 % einsparen und es effizienter machen können, während wir gleichzeitig Geld sparen.

Könnten Sie am Freitag kurz telefonieren?

Vorlage 2

Betreff: Wir haben über (XXX) gesprochen

Hallo (NAME DES POTENZIELLEN PERSONALS)

Als wir uns das letzte Mal unterhalten haben, hast du erwähnt (worüber sie geredet haben)

Ich bin mir sicher, dass wir Ihnen dabei helfen können (WAS SIE HILFE BRAUCHEN), denn unser Team hat die perfekte Lösung.

Wann wären Sie für einen Anruf verfügbar, um dies weiter zu besprechen?

Vorlage 3

Das ist die Ressource, die ich Ihnen versprochen habe.

Hallo (NAME DES POTENZIELLEN PERSONALS)

Sie haben sich für (PROBLEM) interessiert, als wir uns bei (SITZUNGSNAME) getroffen haben.

Ich möchte sicherstellen, dass Sie über die Informationen und Ressourcen verfügen, die für (AKTION) erforderlich sind.

Ich gebe Ihnen zwei Tage Zeit, um diese Informationen zu überprüfen, und melde mich am Freitag wieder bei Ihnen.

Die zentralen Thesen

Nach jeder Veranstaltung sind Sie und die Teilnehmer mit Sicherheit beschäftigt. Für mich als Organisator einer Veranstaltung ist es wichtig, Wege zu finden, die den ganzen Lärm durchbrechen, damit ich mit allen nachfassen kann.

Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Ereignis ein klares Ziel haben und verfolgen Sie es entsprechend.
Verbringen Sie Zeit mit der Recherche Ihrer Leads und wissen Sie, was sie erreichen wollen.
Aus den Gesprächen und Ideen, die auf Konferenzen ausgetauscht werden, können viele Informationen gewonnen werden. Nutzen Sie dieses Wissen, um ein personalisierteres Follow-up mit Ihren potenziellen Kunden zu erstellen.
Senden Sie keine E-Mails, die lang oder kompliziert sind. Wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten, rufen Sie sie an.

Das Versenden einer Event-Follow-up-E-Mail an Ihr Event ist mehr als nur die Gelegenheit für jemanden, ihm das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein, etwas Unvergessliches zu schaffen und auf das Erreichen seiner Ziele hinzuarbeiten.

Benötigen Sie Hilfe bei der Automatisierung Ihres Verkaufsprospektionsprozesses?

LeadFuze gibt Ihnen alle Daten, die Sie benötigen, um ideale Leads zu finden, einschließlich vollständiger Kontaktinformationen.

Ein Unternehmen der Finanzdienstleistungs- oder Bankenbranche
die mehr als 10 Mitarbeiter haben
Das Geld für Adwords ausgeben
Wer nutzt Hubspot
Die derzeit Stellenangebote für Marketinghilfe haben
Mit der Rolle des Personalleiters
Das ist erst seit weniger als 1 Jahr in dieser Funktion

Nur um Ihnen eine Vorstellung zu geben.

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