كيف تنمي عملك: زيادة الإنتاجية والاتصال

يجب أن تكون الشركات الحديثة قادرة على الحفاظ على الإنتاجية والاتصال في بيئات السوق الصعبة. هذا ضروري للبقاء تنافسية وذات صلة. لكن في السنوات الأخيرة ، اعتُبرت زيادة الإنتاجية والاتصال أولوية أقل.

إذا تم إعداد التسلسل الهرمي للمؤسسة أو العمليات أو الأنظمة باستخدام الطاقة والثقافة والتركيز المناسبين ، فيمكن تجنب ذلك. من الضروري أن يكون لديك شعور بالاتصال داخل الشركة. كما يقول المثل القديم ، الكل أفضل من مجموع أجزائه. الإنتاجية أمر أساسي أيضًا ، خاصة اليوم. لماذا ا؟

لأنه يسمح للشركات بمواكبة منافستها في سوق تنافسية للغاية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد الإنتاجية في إنتاج مخرجات عالية الجودة بتكلفة أقل ، مما يؤدي إلى أرباح أعلى ونجاح أكبر. يمكن للشركة جني ثمار الإنتاجية مع ارتفاع تكاليف الطاقة وزيادة تكلفة المواد.

ستستكشف هذه المقالة الإنتاجية وكيف يمكن قياسها. سنناقش أيضًا العوامل التي تؤثر على الإنتاجية وكيف يمكننا تحسين أدائنا في عالم اليوم.

ما هي الإنتاجية؟

من المهم أولاً تحديد وقياس وفهم شيء ما من أجل تحسينه. هناك أربعة منظورات هرمية حول الإنتاجية. يوضح الشكل 1 الترابط بين هذه المنظورات الأربعة ، والتي تشمل 15 عاملاً. كل من هذه العوامل يتفاعل بشكل إيجابي أو سلبي مع التغييرات.

يتم قياس ذلك بشكل عام من خلال النتائج والتأثيرات والأهداف الملموسة في تسليم المشروع الهندسي. لتحقيق ذلك ، يتم استخدام بيانات الأداء التاريخية لتحديد النتيجة المرجوة. يتم ذلك باستخدام نفس الملموسات لقياس الأداء.

تبحث الأعمال الحديثة عن تحسين الإنتاجية. تشمل تحسينات الإنتاجية هذه ، على وجه الخصوص ، إدخال أدوات ومعدات جديدة ، لا سيما من خلال مبادرات التحديث الرقمي. من المهم النظر في آثار إدخال التقنيات الرقمية على وظائف الأعمال الأخرى. يمكن أن تؤثر على المساءلة والمتابعة وإدارة القوى العاملة والاتصال وكذلك التواصل الفعال.

قياس الإنتاجية

يعد قياس الإنتاجية أمرًا مهمًا لمراعاة كل من الأشياء غير الملموسة (رضا العميل وسلامته ، والتحفيز ، والرفاهية ، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى الأشياء الملموسة. الملموسات (المخرجات والتسليم ، الساعات المستخدمة أو المحققة ، إلخ) يجب أن تشمل الإنتاجية كلاً من الجوانب التكتيكية والاستراتيجية. كما يجب أن يتماشى مع قيم النجاح الإجمالية لجميع أصحاب المصلحة في المشروع.

يجب أن تقيس جميع مراحل المشروع الإنتاجية. من خلال القيام بذلك ، سيتمكن أصحاب المصلحة من مراقبة ومحاسبتهم على الآثار "المباشرة" لأداء التسليم على الآخرين. من المهم أن تكون على دراية بالمزالق المحتملة المرتبطة بتحفيز الإنتاجية. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الافتقار إلى الاستدامة أحدها.

يكون تسليم المشروع المصمم هندسيًا أكثر إنتاجية عندما يكون جزءًا من دورة حياة الشركة. يتضمن ذلك تجميع بيانات الإنتاجية السابقة لجميع المشاريع. وهذا يتطلب أن يتم ترميز البيانات بشكل كافٍ لضمان الحفاظ على الإنتاجية "NORMS". تُستخدم هذه الرموز للتخطيط الدقيق للمشاريع المستقبلية وتسعيرها.

يمكن تحقيق مقاييس نجاح دقيقة عندما يتم دمج أنظمة الإنتاجية والعمليات والأدوات داخل الشركة. هذا ليس مهمًا فحسب ، ولكن أيضًا تحديد طرق لتحسين الإنتاجية يمكن أن يساعد. سيسمح هذا للشركة باحتضان الابتكار بثقة.

تحسين الإنتاجية

من الضروري أن تكون قادرًا على تحسين إنتاجية الشركة باستمرار. هذا يتطلب القدرة على الابتكار والتقييم واتخاذ القرارات بشأن شكل النجاح. يجب أن تكون الشركات قادرة على التكيف بسرعة وأن تكون موضوعية بشأن نتائجها. يتضمن ذلك إنشاء ثقافة وعمليات متوافقة مع أهداف العمل.

• ابتكار الأعمال وفقًا لأهدافك الإستراتيجية.
• تقييم واختيار فرص التحسين الأكثر فعالية.
• يجب أن تضع أهدافًا للتصميم والتنفيذ.
• يمكنك التصميم والتنفيذ بسرعة ، مع أسس متينة للنجاح.
• إذا كانت الإجراءات المبكرة لا تدعم الهدف ، فتوقف عن أي استثمارات ابتكارية أو أعد التفكير فيها أو أعد عملها.

احتضان التحديث الرقمي

لا تعني الرقمنة استبدال الآلات الكاتبة بأجهزة الكمبيوتر ؛ الورق مع ملفات PDF والفاكسات باستخدام رسائل البريد الإلكتروني. يشير الرقمنة إلى التحسين الفعال لأصل المستند (الرسومات والمستندات والملفات والملفات) ، مع التوأم الرقمي (البيانات الوصفية ، وسير العمل الرقمي ، والذكاء الاصطناعي).

لنأخذ كمثال مراحل ما قبل التكليف والتكليف. قد يكون لانعدام الشفافية حول فعالية الإنتاجية في وقت مبكر من المشروع تأثير سلبي على نهاية المشروع. هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة لأداء الإنتاجية الذاتية لأولئك المشاركين في تقديم المراحل اللاحقة. يمكن منع هذه النتائج غير المرضية من خلال نظام إدارة رقمي حديث. كيف؟ هذه بعض السمات التي يجب أن تتمتع بها:

• يجب أن يستخدم أيضًا برنامج إدارة الإكمالات (CMS). يمكن لهذا النظام حزم جميع الاختبارات وعمليات الفحص المطلوبة رقميًا خلال جميع مراحل المشروع. سيسمح لك ذلك بإثبات السلامة الفنية للمعدات أو المكونات أو الترابطات أو الأنظمة الفرعية أو الأنظمة.
• لرقمنة سير العمل لعمليات التسليم ، يجب أن تستخدم CMS. يمكن أن تشمل عمليات التسليم تلك من الشركات المصنعة والبائعين ، وكذلك التركيب والبناء (بارد أو ميت). ويمكنه أيضًا الحصول على عمليات التسليم من مرحلة ما قبل التكليف (تم اختبار وظيفي على مستوى المكون) ، والتكليف والعمليات (آمنة وجاهزة لبدء التشغيل).
• يجب أن تستخدم نظام إدارة المحتوى (CMS) لتجميع ورقمنة أنظمة وأدوات المشروع المترابطة رقمياً. سيسمح لك باستخدام نفس البيانات للتحقق من صحة "مصدر واحد الحقيقة".

تسمح هذه المجموعة من الأنظمة للموردين في النهاية بالتعاون. كيف يؤدي ذلك إلى تحسين الإنتاجية؟ هذه ليست سوى عدد قليل من الفوائد العديدة.

• يمكن أن يكون موردو النظام فعالين في تقديم دور في مشروع أو فهم واجهات البيانات الرئيسية.
• يمكن تكوين الأنظمة الرقمية لتلبية عمليات أو تدفقات عمل أو مصطلحات محددة.
• يمكن للأنظمة تحسين وتعزيز الأصول الرقمية لتوائمها الرقمية.
• ستحل الأنظمة محل الإجراءات الإدارية التقليدية بالقلم والورق واليدوية بمكافئاتها الرقمية. ستعمل هذه الأنظمة على زيادة الكفاءة والإنتاجية بشكل كبير في مرحلتي التخطيط والتنفيذ. يمكن أن تساعد أوراق الشيكات غير الورقية و ITR وشهادات التسليم وحزم عمل التسليم (WPs قيد التشغيل المسبق) وملفات التسليم مع تجميع الملفات تلقائيًا في زيادة الإنتاجية.
• تعزز الأنظمة وتحتضن مجتمعات المستخدمين والاتصالات في العالمين الحقيقي والرقمي. يتم أيضًا تضمين برامج أخرى ، مثل MS Teams.
• الأنظمة شفافة ويمكن الوصول إليها عند الطلب. كما أنها توفر لوحات معلومات وتقارير يمكن معالجتها أو تفسيرها دون تدخل يدوي. يتيح ذلك لفرق المشروع تحليل الأسباب الجذرية وتحديدها وتقديم حلول استرداد فعالة. سوف يساعدون في النهاية في تحقيق النجاح المنشود.

يعد الاتصال والإنتاجية من أهم الأصول التي تمتلكها الشركة. نأمل أن تجد هذه المقالة مفيدة في زيادة الإنتاجية في عملك.