Cómo pasar de los eventos físicos a los virtuales y maximizar los resultados de los eventos

¿Está luchando por cancelar los arreglos de viaje para las conferencias de la industria? Si es así, entonces no estás solo. Recientemente, muchas ferias comerciales convirtieron sus planes en el sitio en eventos virtuales. Facebook canceló su conferencia de desarrolladores de software F8. Google cambió a un evento virtual para Google Cloud Next 2020. Además, la ciudad de Austin, Texas eliminó SXSW.

El coronavirus hace que las personas desechen los itinerarios de viaje y se registren en sesiones en línea. En lugar de un piso de exposiciones abarrotado, verán demostraciones de productos en vivo desde sus hogares u oficinas.

Pero, ¿dónde deja esto a los especialistas en marketing de eventos? Después de todo, tenías una estrategia para atraer a los asistentes al evento a invertir en tu producto. No abandone sus planes; más bien, muestre sus productos y su historia con eventos virtuales atractivos.

Con el enfoque correcto, aún puede generar excelentes resultados a partir de eventos virtuales; aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a optimizar su enfoque.

Eventos virtuales: coronavirus y respuestas de la empresa

Los eventos en línea no son nuevos, pero convertir una gran conferencia en un evento remoto, en horas o días en algunos casos, es bastante novedoso. Muchos eventos de la industria tenían un plan de respaldo listo para poner en acción; por ejemplo, organizaciones como Open Compute Project (OCP) convirtieron su Cumbre Global en un evento virtual. Los asistentes participarán en sesiones individuales y en una gran cantidad de actividades desde cualquier parte del mundo.

El Salón Internacional del Automóvil de Ginebra canceló su exhibición en Suiza. En su lugar, ofrecerán conferencias de prensa pregrabadas y en directo. Los asistentes pueden ver los últimos debuts a su conveniencia.

Domopalooza canceló su evento diciendo: "Tomamos la decisión de transformar Domopalooza 2020 de un evento en persona para 3.000 personas en Salt Lake City, Utah, a uno que sea 100% digital". Su evento virtual incluye sesiones de trabajo y conferencias magistrales en formato en línea.

Por último, la conferencia Think de IBM también se vuelve digital este año. La empresa combina actividades alojadas localmente con eventos virtuales. Incluye contenido de transmisión en vivo y sesiones interactivas.

Estas son solo algunas de las conferencias de la industria canceladas con unos días de diferencia, pero ¿dónde deja eso a las empresas que cuentan con ferias comerciales, cumbres y conferencias?

Ahora es el momento de planificar su propia experiencia inmersiva en línea.

Cómo crear eventos en línea que generen clientes potenciales

Seamos realistas, usted va a una conferencia por muchas razones, pero su motivo principal es reunir pistas.

Entonces, sin ese aspecto cara a cara, ¿cómo puede obtener la aceptación emocional de los asistentes remotos? Hay algunas estrategias para abordar aquí. Los imprescindibles para sus eventos virtuales incluyen:

• Objetivos para guiar tu evento
• Mensajes convincentes y una historia única
• Un formato que enfatiza la experiencia del cliente
• Diseño y producción de video profesional

Antes de dirigirse a cualquier evento, ya ha calculado su ROI: sabe quiénes son sus clientes potenciales y qué están buscando. Gire hacia tácticas que funcionen para eventos virtuales. Olvídese de las estancadas presentaciones de PowerPoint y deje atrás los viejos discursos pregrabados de su CEO.

En su lugar, busque brindar una experiencia poderosa a su audiencia remota.

Planificación y producción de eventos virtuales

Entonces, ¿qué incluyen los mejores eventos virtuales?

El marketing de eventos se trata de ponerse en el lugar de sus clientes: estaban entusiasmados para salir a la carretera y ver demostraciones de productos en vivo, y muchos habían elaborado listas de preguntas para hacer durante sus sesiones de preguntas y respuestas.

Pasar a una experiencia en línea significa agregar nuevos beneficios e incluso más valor. Para hacer eso, necesitará usar tecnología para atraer a su audiencia, luego, brindar una experiencia que haga que sus clientes potenciales estén encantados de participar.

Mejores ideas y ejemplos de eventos virtuales

Su audiencia ya accede a los seminarios web y pasa mucho tiempo en línea, por lo que cambiar a un evento virtual no es un gran salto. Pero algunas organizaciones han desarrollado formas únicas de aumentar la asistencia y el compromiso; echemos un vistazo a cómo los líderes de la industria han girado hacia eventos en línea que cautivan a una audiencia global.

Algunos combinan eventos locales con ofertas en línea; por ejemplo, una fiesta de participación muestra su evento virtual en la pantalla en las salas de conferencias de todo el país. Eso les da a los asistentes la libertad de elegir su ubicación sin reunirse en un gran evento.

Las conferencias de la industria también incorporan actividades interactivas de varias sesiones con seminarios web y videos pregrabados. Para obtener los mejores resultados, concéntrese en una audiencia que ya ha mostrado interés en sus productos y servicios. Piense en lo que necesitan de usted para dar el siguiente paso, luego bríndelo en un formato de evento virtual.

Las mejores ideas para eventos virtuales incluyen:

• Videos pregrabados: brinde a los clientes potenciales acceso a sus videos a pedido. Cree una experiencia que combine elementos de marca y un lenguaje claro con una presentación en video cautivadora.
• Contenido educativo animado: busque producir contenido en 2D y 3D para reducir los costos de producción que se encuentran en los videos tradicionales. Guíe a los asistentes a través de una demostración de producto o un proceso de configuración con facilidad.
• Transmisión en vivo: obtenga una entrada para eventos digitales con un poco de FOMO. Los espectadores remotos no querrán perderse la posibilidad de hacer preguntas en este formato de comunidad.
• Paneles y foros de eventos virtuales : transmisión en vivo desde su oficina de Nueva York o su hogar en San Francisco. Alojar un grupo en línea es una excelente manera de involucrar a su audiencia con una sesión de preguntas y respuestas en vivo.

Otras opciones fantásticas incluyen actividades de "elige tu camino" y talleres en equipo, o puedes compartir demostraciones de soluciones mientras respondes preguntas de tu audiencia en línea.

Con una gran estrategia, puede convertir cualquier exhibición en el sitio en un evento virtual.

Conferencias virtuales: mejores prácticas y consejos

Los asistentes acuden en masa a los eventos para conocer las últimas innovaciones y establecer contactos con los líderes de la industria. Replicar esa experiencia en línea no es fácil, pero las marcas que lo hacen bien pueden atraer grandes audiencias, generar interés y aumentar la visibilidad de la marca.

Es posible que ya ofrezca seminarios web o tutoriales en línea, pero agregar eventos virtuales requiere un poco más de planificación. Desde la accesibilidad hasta el monitoreo de asistencia remota, es importante visualizar cada paso.

Utilice estos consejos para convencer a su audiencia de que actúe.

• Desarrolle una estrategia de marketing de eventos virtuales que se alinee con sus objetivos
• Elija herramientas y formatos de tecnología digital que transmitan su mensaje
• Cree una historia clara y convincente y un guión de video para mantener a los asistentes sintonizados
• Involucre a los asistentes virtuales mediante videos, animaciones y gráficos de alta calidad

Desarrollar eventos virtuales antes de una cancelación

No espere a que se cancele su próxima conferencia; en su lugar, reúna los recursos de video ahora. Elimine los gastos de viaje y transmita en vivo un panel directamente desde su oficina. Los eventos virtuales brindan a su audiencia la flexibilidad de experimentar su marca y productos desde cualquier lugar.