Comment configurer une adresse e-mail professionnelle personnalisée

Vous êtes-vous déjà senti gêné de donner à vos clients une carte de visite avec une adresse e-mail comme celle-ci [email protected] ? Ensuite, vous avez atteint le point où votre entreprise n'est plus seulement un projet pilote.

Le professionnalisme ne se reflète pas seulement dans la façon dont vous faites les choses, mais aussi dans la façon dont vous apparaissez aux yeux de vos clients. Une adresse e - mail d'affaires personnalisé est l' un des facteurs qui façonnent l' image de votre marque, ainsi que votre site Web d'entreprise, logo, service de soutien, etc. doute Non, une adresse e - mail comme [email protected] serait beaucoup plus convaincant et professionnel sur votre carte de visite qu'un compte Gmail ou Yahoo générique.

Mais comment créer votre propre adresse e-mail personnalisée ? Dans cet article, nous allons révéler quelques façons simples de faire le travail. Vous pouvez obtenir une adresse e-mail professionnelle gratuitement si vous achetez un nom de domaine et un hébergement auprès d'un fournisseur, ou vous pouvez allouer quelques dollars à une solution plus spécialisée. Mais commençons par les bases d'abord !

Qu'est-ce qu'une adresse e-mail professionnelle et pourquoi l'utiliser ?

Une adresse e-mail professionnelle personnalisée est une adresse contenant le nom de domaine du site Web de votre entreprise. Par exemple, si le domaine de votre site Web est mybusiness.com , vous aurez besoin d'une adresse e-mail qui utilisera ce nom de domaine exact, après votre prénom/nom, nom de service, etc. (par exemple, [email protected], support@ monentreprise.com ). Pourquoi? Voici une liste non exhaustive de raisons :

• Une adresse e-mail professionnelle rend votre marque plus professionnelle : tout le monde peut créer un compte Gmail privé et envoyer des e-mails partout. Mais une adresse e-mail professionnelle dédiée transmet votre attitude professionnelle et donne à votre entreprise plus de légitimité aux yeux de vos clients.

• Une adresse e-mail professionnelle rend votre marque plus reconnaissable : la présence de votre nom de domaine dans votre adresse e-mail vous aide à promouvoir votre marque et votre site Web. Les personnes qui reçoivent des e-mails de votre part associeront votre adresse à votre marque et finiront par mieux vous reconnaître.

• Une adresse e-mail professionnelle augmente la notoriété de la marque : chaque fois que vos prospects reçoivent un e-mail de votre adresse personnalisée, ils voient votre nom de domaine. Il y a de fortes chances qu'ils le mémorisent (ou au moins le copient-collent) et recherchent votre site sur le Web chaque fois qu'ils ont besoin de vos produits ou services.

• Une adresse e-mail professionnelle augmente la confiance et la fidélité des clients : si les clients reçoivent votre offre commerciale à partir d'une adresse générique telle que gmail.com ou yahoo.com , ils ne vous prendront probablement pas au sérieux. D'un autre côté, une adresse commerciale personnalisée est gage de fiabilité. Ainsi, vos prospects seront plus ouverts à faire affaire avec vous.

• Une adresse e-mail professionnelle est plus sécurisée : la correspondance professionnelle est différente de la communication par e-mail privée. Les problèmes de spam et les violations de données peuvent gravement nuire à votre entreprise durement gagnée, il est donc de votre responsabilité de les éviter à tout prix. Les fournisseurs de messagerie professionnelle proposent généralement des technologies de sécurité plus avancées pour assurer la sécurité de vos communications professionnelles.

Comment créer une adresse email professionnelle gratuitement ?

Si vous n'avez pas encore de site Web professionnel, vous aurez besoin d'un nom de domaine et d'un fournisseur d'hébergement. Comme vous le savez probablement, un nom de domaine est essentiellement l'adresse de votre site Web sur Internet. L'hébergement est un service qui vous permet de stocker les actifs de votre site Web sur un serveur dédié. Les fournisseurs de domaines et d'hébergement ne manquent pas sur le marché. Parmi les plus populaires figurent des sociétés comme Bluehost, HostGator, InMotion, Hostinger, etc.

En plus d'un domaine et de services d'hébergement, la plupart des fournisseurs proposent une adresse e-mail professionnelle gratuite. Il est relativement facile à configurer dans le panneau de configuration de votre compte d'hébergement. Généralement, tout ce que vous avez à faire est de :

• Saisissez le nom d'utilisateur (préfixe) que vous souhaitez voir apparaître dans votre adresse e-mail personnalisée avant votre nom de domaine. Cela peut être votre nom (ou celui de votre employé) ou le nom d'un service, par exemple, [email protected], [email protected] .
• Configurez votre mot de passe ; et
• Ajustez quelques paramètres supplémentaires, comme le quota de boîte aux lettres (le stockage maximal de la boîte de réception), le transfert, les filtres anti-spam, la protection anti-malware, etc.

Avec la plupart des fournisseurs, vous pouvez générer plusieurs adresses e-mail professionnelles, ce qui est pratique si vous avez plusieurs employés ou services qui doivent rester en contact avec les clients.

Une boîte aux lettres créée avec un fournisseur d'hébergement est accessible via son cPanel, qui est un tableau de bord de compte d'hébergement dédié qui devient disponible après l'achat d'un nom de domaine et la connexion avec vos informations d'identification.

Astuce bonus n°1 : Créez un e-mail professionnel avec Zoho

Si vous possédez déjà un site Web professionnel et que vous n'êtes pas intéressé par les services des fournisseurs de domaine et d'hébergement, vous avez toujours la possibilité d'obtenir gratuitement une adresse e-mail professionnelle : créez un compte e-mail avec Zoho.

Zoho est une entreprise qui fournit diverses solutions de marketing numérique. Et vous pouvez utiliser leur service de messagerie tout à fait gratuitement si vous possédez déjà un nom de domaine. Cependant, le processus de configuration d'une adresse e-mail sera un peu plus difficile dans ce cas. Il comprend les étapes suivantes :

1. Créez un compte Zoho en utilisant ce lien ;
2. Vérifiez votre domaine par CNAME et les valeurs de destination ;
3. Mettez à jour les enregistrements MX (informations du serveur de messagerie) du côté de votre hébergeur ;
4. Créez et configurez une adresse e-mail professionnelle.

L'ensemble du processus peut prendre un certain temps pour les débutants à comprendre, mais à la hausse, vous avez la possibilité de créer gratuitement jusqu'à 25 comptes de messagerie professionnels, chacun avec 5 Go de stockage de boîte aux lettres. De plus, vous avez accès aux outils avancés de marketing par e-mail de Zoho.

Astuce bonus n°2 : utilisez un créateur de site Web

Sans aucun doute, le moyen le plus simple et le plus rapide de créer un site Web consiste à utiliser un créateur de site Web. La plupart d'entre eux peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'ennuis en proposant un package tout-en-un, vous n'aurez donc pas besoin de rechercher des fournisseurs de domaine, d'hébergement et de messagerie fiables.

Avec NING, par exemple, un nom de domaine et un hébergement sont déjà inclus dans le prix de l'abonnement. De plus, vous obtenez automatiquement une adresse e-mail contenant le nom de domaine de votre site Web. Le format d'adresse par défaut est [email protected] (ou sans .ning si vous achetez un domaine personnalisé).

NING permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails à tous les membres du réseau en utilisant la fonction de diffusion de message. En outre, vous pouvez intégrer votre site Web NING à MailChimp et obtenir des fonctionnalités de messagerie encore plus utiles.

Comment créer une adresse e-mail professionnelle avec G Suite

Si vous utilisez le courrier électronique pour des communications privées, il est fort probable que vous utilisiez Gmail. Et pour cause ! Il est pratique, convivial et plein de fonctionnalités intéressantes. Avec Google Docs, Drive et Calendar, Gmail fait partie de G Suite, qui est une boîte à outils en ligne développée par Google spécifiquement à des fins commerciales.

Alors que Gmail vous permet de créer une boîte aux lettres privée se terminant par gmail.com , l'achat de G Suite pour une somme modique mensuelle vous permet d'utiliser Gmail pour les entreprises et de créer une adresse e-mail professionnelle personnalisée avec le nom de domaine de votre site Web (à condition que vous en possédiez déjà un). En outre, il vous donne accès à un large éventail d'avantages exclusifs G Suite et à des fonctionnalités de messagerie avancées.

Pour configurer une adresse e-mail professionnelle avec Gmail, vous devez suivre les étapes décrites ci-dessous.

Créer un compte G Suite

Visitez simplement le site Web de G Suite et sélectionnez le plan d'abonnement qui répond à vos besoins. Le plan de base coûte 6 $ par mois et par utilisateur et vous offre 30 Go de stockage en nuage. Au stade de l'enregistrement, il vous sera proposé d'acheter un nom de domaine. Mais si vous en possédez déjà un, cliquez simplement sur « Oui, j'en ai un que je peux utiliser ». Sinon, vous pouvez l'acheter chez Google à environ 12 $.

Une fois que vous avez acheté un nom de domaine ou fourni le vôtre, il vous sera demandé d'entrer le nom d'utilisateur souhaité, qui apparaîtra avant le nom de domaine dans votre adresse e-mail personnalisée (par exemple, eric.smith @votreentreprise.com ).

Terminer la configuration de la messagerie G Suite

Maintenant, lorsque vous avez enregistré un compte G Suite et créé une boîte aux lettres professionnelle, vous devez la connecter à votre site Web.

Mais d'abord, Google vous demandera si vous souhaitez ajouter d'autres adresses e-mail professionnelles. Donc, si vous avez plusieurs employés ou services de l'entreprise qui sont censés communiquer avec les clients, vous pouvez créer plus de boîtes aux lettres à ce stade. Vous devrez fournir les noms des employés qui géreront les boîtes aux lettres et saisir les identifiants souhaités, tout comme vous l'avez fait à l'étape précédente. Notez que vous pouvez ajouter d'autres adresses e-mail à tout moment à l'aide de la console d'administration G Suite.

Ensuite, si vous utilisez un nom de domaine existant pour connecter la messagerie professionnelle G Suite, vous devrez le vérifier. Google vous proposera une balise méta (un extrait de code HTML) avec un code de vérification unique et vous demandera de l'ajouter à la section <head> de votre site Web. Cette ligne de code est uniquement requise pour confirmer que vous possédez réellement le nom de domaine et que vous pouvez modifier le site Web donné. Cela n'affectera en aucun cas l'apparence ou la fonctionnalité de votre site.

Enfin, vous devrez ajouter quelques enregistrements MX aux paramètres de votre domaine pour permettre aux serveurs de Google d'envoyer et de recevoir des e-mails pour le site Web de votre entreprise. Cette étape n'est requise que si vous n'avez pas acheté de nom de domaine auprès de Google et utilisez votre nom de domaine existant. Pour ajouter des enregistrements MX, vous devrez ouvrir le panneau de configuration de votre domaine et saisir quelques valeurs proposées par Google dans votre enregistrement DNS. En fonction de votre hébergeur de domaine, Google vous fournira des instructions détaillées sur la façon de procéder.

Une fois terminé, vous pourrez accéder à votre boîte de réception professionnelle en vous connectant à votre compte Gmail à l'aide de l'adresse e-mail professionnelle que vous avez créée.

Conclusion

Une adresse e-mail personnalisée est indispensable si vous prenez votre entreprise au sérieux et restez régulièrement en contact avec vos clients. Cela montre votre attitude professionnelle et augmente votre crédibilité aux yeux des clients. Vous pouvez désormais créer une adresse e-mail professionnelle en utilisant n'importe quelle méthode suggérée dans cet article, en fonction de votre situation et de vos besoins !