如何設置自定義企業電子郵件地址

已發表: 2019-07-26

當你給你的客戶一張帶有[email protected]這樣的電子郵件地址的名片時，你有沒有感到尷尬？那麼您已經達到了您的業務不再僅僅是一個試點項目的地步。

專業不僅體現在你做事的方式上，還體現在你在客戶眼中的表現。自定義企業電子郵件地址是塑造您的品牌形象的因素之一，以及您的企業網站、徽標、支持服務等。毫無疑問，像[email protected]這樣的電子郵件地址在您的名片而不是通用的 Gmail 或 Yahoo 帳戶。

但是，您如何創建自己的自定義電子郵件地址？在本文中，我們將揭示完成工作的幾種簡單方法。如果您從提供商處購買域名和託管，您可以免費獲得企業電子郵件地址，或者您可以分配幾美元以獲得更專業的解決方案。但讓我們先從基礎開始！

什麼是企業電子郵件地址，為什麼要使用它？

自定義企業電子郵件地址是一種以您的企業網站的域名為特色的地址。例如，如果您的網站域是mybusiness.com ，您將需要一個使用該域名的電子郵件地址，緊跟在您的名字/姓氏、部門名稱等之後（例如， [email protected]、support@ mybusiness.com ）。為什麼？這是一個非詳盡的原因列表：

企業電子郵件地址讓您的品牌感覺更專業：任何人都可以設置私人 Gmail 帳戶並隨處發送電子郵件。但是，專用的企業電子郵件地址傳達了您的專業態度，並使您的企業在客戶眼中更具合法性。

企業電子郵件地址使您的品牌更容易被識別：在您的電子郵件地址中加入您的域名有助於您推廣您的品牌和網站。收到您電子郵件的人會將您的地址與您的品牌相關聯，最終會更好地認出您。

企業電子郵件地址可提高品牌知名度：每次您的潛在客戶收到來自您的自定義地址的電子郵件時，他們都會看到您的域名。他們很有可能會記住它（或至少複製粘貼它）並在需要您的產品或服務時在網絡上搜索您的網站。

企業電子郵件地址可提高客戶的信任度和忠誠度：如果客戶從gmail.com或yahoo.com等通用地址獲得您的業務報價，他們可能不會認真對待您。另一方面，自定義商業地址傳達了可靠性。因此，您的潛在客戶將更願意與您開展業務。

商業電子郵件地址更安全：商業通信不同於私人電子郵件通信。垃圾郵件問題和數據洩露會嚴重損害您來之不易的業務，因此您有責任不惜一切代價避免它們。商業電子郵件提供商通常擁有更先進的安全技術，以確保您的商業通信安全。

如何免費創建企業電子郵件地址？

如果您還沒有商業網站，則需要一個域名和託管服務提供商。您可能知道，域名基本上是您網站在 Internet 上的地址。託管是一項服務，可讓您將網站資產存儲在專用服務器上。市場上不乏域名和託管服務提供商。其中最受歡迎的是 Bluehost、HostGator、InMotion、Hostinger 等公司。

除了域和託管服務外，大多數提供商還提供免費的企業電子郵件地址。在您的主機帳戶控制面板中配置相對容易。通常，您所要做的就是：

在您的域名之前輸入您希望出現在您的自定義電子郵件地址中的用戶名（前綴）。這可以是您（或您的員工）的姓名或部門名稱，例如[email protected], [email protected] 。
設置您的密碼；和
調整一些附加設置，例如郵箱配額（最大收件箱存儲空間）、轉發、垃圾郵件過濾器、反惡意軟件保護等。

對於大多數提供商，您可以生成多個企業電子郵件地址，如果您有多個員工或部門需要與客戶保持聯繫，這會很方便。

使用託管服務提供商創建的郵箱可以通過其 cPanel 訪問，這是一個專用的託管帳戶儀表板，在您購買域名並使用您的憑據登錄後可用。

額外提示 #1：使用 Zoho 創建企業電子郵件

如果您已經擁有一個商業網站並且您對域名和託管服務提供商的服務不感興趣，您仍然有機會免費獲得一個專業的商業電子郵件地址：在 Zoho 創建一個電子郵件帳戶。

Zoho 是一家提供多樣化數字營銷解決方案的公司。如果您已經擁有域名，則可以完全免費使用他們的郵箱服務。但是，在這種情況下，配置電子郵件地址的過程將更具挑戰性。它包括以下幾個階段：

使用此鏈接註冊 Zoho 帳戶；
通過 CNAME 和目標值驗證您的域；
在您的託管服務提供商端更新 MX 記錄（郵件服務器信息）；
創建並設置企業電子郵件地址。

整個過程對於初學者來說可能需要一些時間才能弄清楚，但從好的方面來說，您有機會免費創建多達 25 個企業電子郵件帳戶，每個帳戶都有 5GB 的郵箱存儲空間。此外，您還可以使用 Zoho 的高級電子郵件營銷工具。

額外提示#2：利用網站建設者

毫無疑問，創建網站的最簡單快捷的方法是使用網站構建器。他們中的大多數可以通過提供多合一的軟件包為您節省大量時間和麻煩，因此您無需搜索可靠的域、託管和電子郵件提供商。

例如，對於 NING，域名和託管已包含在訂閱費用中。更重要的是，您會自動獲得一個包含您網站域名的電子郵件地址。默認地址格式為[email protected] （如果您購買了自定義域，則不使用.ning ）。

NING 允許用戶使用廣播消息功能向所有網絡成員發送電子郵件。此外，您可以將您的 NING 網站與 MailChimp 集成並獲得更多有用的電子郵件功能。

如何使用 G Suite 創建企業電子郵件地址

如果您使用電子郵件進行私人通信，則很可能您使用的是 Gmail。並且有充分的理由！它方便、用戶友好且功能齊全。與 Google 文檔、雲端硬盤和日曆一起，Gmail 是 G Suite 的一部分，G Suite 是 Google 專門為商業目的開發的在線工具包。

雖然 Gmail 允許您創建一個以gmail.com結尾的私人郵箱，但每月支付少量費用購買 G Suite 可以讓您將 Gmail 用於企業並創建一個專業的自定義電子郵件地址，其中包含您的網站域名（前提是您已經擁有一個）。此外，您還可以通過它獲得各種 G Suite 專屬權益和高級電子郵件功能。

要使用 Gmail 設置企業電子郵件地址，您需要完成以下描述的階段。

創建 G Suite 帳號

只需訪問 G Suite 網站並選擇滿足您需求的訂閱計劃即可。 Basic 計劃每位用戶每月收費 6 美元，並為您提供 30GB 的雲存儲空間。在註冊階段，您將被要求購買域名。但是，如果您已經擁有一個，只需單擊“是的，我有一個我可以使用”。如果沒有，您可以以 12 美元左右的價格從 Google 購買。

購買域名或提供自己的域名後，系統會要求您輸入所需的用戶名，該用戶名將出現在您的自定義電子郵件地址中的域名之前（例如eric.smith @yourbusiness.com ）。

完成 G Suite 電子郵件設置

現在，當您註冊 G Suite 帳戶並創建企業郵箱後，您需要將其連接到您的網站。

但首先，Google 會詢問您是否要添加更多企業電子郵件地址。因此，如果您有多個員工或公司部門應該與客戶溝通，您可以在此階段創建更多郵箱。您必須提供將管理郵箱的員工姓名並輸入所需的用戶名，就像您在前一階段所做的那樣。請注意，您以後可以隨時使用 G Suite 管理控制台添加更多電子郵件地址。

接下來，如果您使用現有域名連接 G Suite 企業郵件，則需要對其進行驗證。 Google 會為您提供帶有唯一驗證碼的元標記（HTML 代碼段），並要求您將其添加到您網站的 <head> 部分。這行代碼只需要確認您確實擁有域名並且可以編輯給定的網站。它不會以任何方式影響您網站的外觀或功能。

最後，您必須在域設置中添加一些 MX 記錄，以便 Google 服務器為您的企業網站發送和接收電子郵件。僅當您尚未從 Google 購買域名並使用現有域名時，才需要執行此步驟。要添加 MX 記錄，您必須打開域控制面板並輸入一些 Google 為您的 DNS 記錄提供的值。根據您的域名託管服務商，Google 將為您提供有關如何操作的詳細說明。

完成後，您將能夠使用您創建的企業電子郵件地址登錄您的 Gmail 帳戶來訪問您的企業收件箱。

結論

如果您認真對待您的業務並定期與客戶保持聯繫，則必須使用自定義電子郵件地址。它展示了您的專業態度，並增加了您在客戶眼中的可信度。您現在可以使用本文中建議的任何方法創建企業電子郵件地址，具體取決於您的情況和需求！