วิธีตั้งค่าที่อยู่อีเมลธุรกิจแบบกำหนดเอง

คุณเคยรู้สึกเขินอายเมื่อให้นามบัตรกับอีเมลแก่ลูกค้าของคุณเช่น [email protected] หรือไม่? จากนั้นคุณก็มาถึงจุดที่ธุรกิจของคุณไม่ใช่แค่โครงการนำร่องอีกต่อไป

ความเป็นมืออาชีพไม่ได้สะท้อนให้เห็นเฉพาะในสิ่งที่คุณทำเท่านั้น แต่ยังสะท้อนให้เห็นว่าคุณปรากฏในสายตาของลูกค้าด้วย ที่อยู่อีเมลธุรกิจที่กำหนดเองเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สร้างภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณ ตลอดจนเว็บไซต์ธุรกิจ โลโก้ บริการสนับสนุน ฯลฯ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าที่อยู่อีเมลอย่าง [email protected] จะดูน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพมากขึ้นสำหรับคุณ นามบัตรมากกว่าบัญชี Gmail หรือ Yahoo ทั่วไป

แต่คุณจะสร้างที่อยู่อีเมลที่กำหนดเองได้อย่างไร ในบทความนี้ เราจะเปิดเผยวิธีง่ายๆ สองสามวิธีในการทำงานให้สำเร็จ คุณสามารถรับที่อยู่อีเมลธุรกิจได้ฟรีหากคุณซื้อชื่อโดเมนและโฮสติ้งจากผู้ให้บริการ หรือคุณสามารถจัดสรรเงินไม่กี่ดอลลาร์สำหรับโซลูชันเฉพาะทางเพิ่มเติม แต่มาเริ่มกันที่พื้นฐานกันก่อน!

ที่อยู่อีเมลธุรกิจคืออะไร และเหตุใดจึงต้องใช้

ที่อยู่อีเมลธุรกิจที่กำหนดเองคือที่อยู่อีเมลที่มีชื่อโดเมนของเว็บไซต์ธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น หากโดเมนเว็บไซต์ของคุณคือ mybusiness.com คุณจะต้องการที่อยู่อีเมลที่จะใช้ชื่อโดเมนที่แน่นอนนี้ ตามชื่อ/นามสกุล ชื่อแผนก ฯลฯ (เช่น [email protected], support@ mybusiness.com ). ทำไม? ต่อไปนี้คือเหตุผลโดยสังเขป:

• ที่อยู่อีเมลธุรกิจทำให้แบรนด์ของคุณรู้สึกเป็นมืออาชีพมากขึ้น: ทุกคนสามารถตั้งค่าบัญชี Gmail ส่วนตัวและส่งอีเมลได้ทั่วทุกที่ แต่ที่อยู่อีเมลธุรกิจเฉพาะจะสื่อถึงทัศนคติที่เป็นมืออาชีพของคุณ และช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความชอบธรรมมากขึ้นในสายตาของลูกค้า

• ที่อยู่อีเมลธุรกิจทำให้แบรนด์ของคุณเป็นที่รู้จักมากขึ้น: การแสดงชื่อโดเมนของคุณในที่อยู่อีเมลจะช่วยให้คุณโปรโมตแบรนด์และเว็บไซต์ของคุณ ผู้ที่ได้รับอีเมลจากคุณจะเชื่อมโยงที่อยู่ของคุณกับแบรนด์ของคุณและจะจำคุณได้ในที่สุด

• ที่อยู่อีเมลธุรกิจช่วยเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์: ทุกครั้งที่ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าได้รับอีเมลจากที่อยู่ที่คุณกำหนดเอง พวกเขาจะเห็นชื่อโดเมนของคุณ มีโอกาสที่พวกเขาจะจดจำมัน (หรืออย่างน้อยก็คัดลอกและวาง) และค้นหาเว็บไซต์ของคุณบนเว็บเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

• ที่อยู่อีเมลธุรกิจช่วยเพิ่มความไว้วางใจและความภักดีของ ลูกค้า : หากลูกค้าได้รับข้อเสนอทางธุรกิจของคุณจากที่อยู่ทั่วไป เช่น gmail.com หรือ yahoo.com พวกเขาคงไม่ถือว่าคุณจริงจัง ในทางกลับกัน ที่อยู่ธุรกิจที่กำหนดเองแสดงถึงความน่าเชื่อถือ ดังนั้นผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณจะเปิดกว้างมากขึ้นในการทำธุรกิจกับคุณ

• ที่อยู่อีเมลธุรกิจมีความปลอดภัยมากขึ้น: การ ติดต่อทางธุรกิจแตกต่างจากการสื่อสารทางอีเมลส่วนตัว ปัญหาสแปมและการละเมิดข้อมูลสามารถสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อธุรกิจที่หามาได้ยาก ดังนั้นความรับผิดชอบของคุณคือการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทั้งหมด ผู้ให้บริการอีเมลธุรกิจมักมีเทคโนโลยีความปลอดภัยขั้นสูงเพื่อให้การสื่อสารทางธุรกิจของคุณปลอดภัย

วิธีสร้างที่อยู่อีเมลธุรกิจฟรี

หากคุณยังไม่มีเว็บไซต์ธุรกิจ คุณจะต้องมีชื่อโดเมนและผู้ให้บริการโฮสต์ อย่างที่คุณคงทราบดีอยู่แล้วว่าชื่อโดเมนนั้นเป็นที่อยู่ของเว็บไซต์ของคุณบนอินเทอร์เน็ต โฮสติ้งเป็นบริการที่ช่วยให้คุณจัดเก็บทรัพย์สินเว็บไซต์ของคุณบนเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ ไม่มีปัญหาการขาดแคลนโดเมนและผู้ให้บริการโฮสต์ในตลาด บริษัทที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่ Bluehost, HostGator, InMotion, Hostinger เป็นต้น

นอกจากบริการโดเมนและโฮสติ้งแล้ว ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ยังเสนอที่อยู่อีเมลธุรกิจฟรีอีกด้วย มันค่อนข้างง่ายในการกำหนดค่าในแผงควบคุมบัญชีโฮสติ้งของคุณ โดยปกติ สิ่งที่คุณต้องทำคือ:

• ป้อนชื่อผู้ใช้ (คำนำหน้า) ที่คุณต้องการให้ปรากฏในที่อยู่อีเมลที่กำหนดเองก่อนชื่อโดเมนของคุณ อาจเป็นชื่อของคุณ (หรือพนักงานของคุณ) หรือชื่อแผนก เช่น [email protected], [email protected]
• ตั้งรหัสผ่านของคุณ และ
• ปรับแต่งการตั้งค่าเพิ่มเติมบางอย่าง เช่น โควตากล่องจดหมาย (ที่เก็บข้อมูลกล่องจดหมายสูงสุด) การส่งต่อ ตัวกรองสแปม การป้องกันมัลแวร์ ฯลฯ

กับผู้ให้บริการส่วนใหญ่ คุณสามารถสร้างที่อยู่อีเมลธุรกิจได้หลายรายการ ซึ่งจะสะดวกถ้าคุณมีพนักงานหรือแผนกหลายแผนกที่ต้องติดต่อกับลูกค้า

กล่องจดหมายที่สร้างด้วยผู้ให้บริการโฮสติ้งสามารถเข้าถึงได้ผ่าน cPanel ซึ่งเป็นแดชบอร์ดบัญชีโฮสติ้งเฉพาะซึ่งจะพร้อมใช้งานหลังจากที่คุณซื้อชื่อโดเมนและเข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลประจำตัวของคุณ

เคล็ดลับโบนัส #1: สร้างอีเมลธุรกิจกับ Zoho

หากคุณเป็นเจ้าของเว็บไซต์ธุรกิจอยู่แล้ว และไม่สนใจบริการของผู้ให้บริการโดเมนและโฮสติ้ง คุณยังคงมีโอกาสได้รับที่อยู่อีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพฟรี: สร้างบัญชีอีเมลกับ Zoho

Zoho เป็นบริษัทที่ให้บริการโซลูชันการตลาดดิจิทัลที่หลากหลาย และคุณสามารถใช้บริการกล่องจดหมายได้ฟรี หากคุณเป็นเจ้าของชื่อโดเมนอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนการกำหนดค่าที่อยู่อีเมลจะยากขึ้นเล็กน้อยในกรณีนี้ ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ลงชื่อสมัครใช้บัญชี Zoho โดยใช้ลิงก์นี้
2. ยืนยันโดเมนของคุณโดย CNAME และค่าปลายทาง
3. อัปเดตระเบียน MX (ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์อีเมล) ที่ฝั่งผู้ให้บริการโฮสต์ของคุณ
4. สร้างและตั้งค่าที่อยู่อีเมลธุรกิจ

กระบวนการทั้งหมดอาจใช้เวลาพอสมควรสำหรับผู้เริ่มต้นในการค้นหา แต่ในทางกลับกัน คุณจะมีโอกาสสร้างบัญชีอีเมลธุรกิจได้ถึง 25 บัญชีฟรี โดยแต่ละบัญชีมีพื้นที่เก็บข้อมูลกล่องจดหมาย 5GB นอกจากนี้ คุณยังเข้าถึงเครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลขั้นสูงของ Zoho ได้อีกด้วย

เคล็ดลับโบนัส #2: ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสร้างเว็บไซต์

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการสร้างเว็บไซต์คือการใช้ตัวสร้างเว็บไซต์ ส่วนใหญ่สามารถประหยัดเวลาและปัญหาให้คุณได้มากด้วยการนำเสนอแพ็คเกจแบบครบวงจร ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาผู้ให้บริการโดเมน โฮสติ้ง และอีเมลที่เชื่อถือได้

ตัวอย่างเช่น สำหรับ NING ชื่อโดเมนและโฮสติ้งจะรวมอยู่ในค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกแล้ว ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะได้รับที่อยู่อีเมลที่มีชื่อโดเมนเว็บไซต์ของคุณโดยอัตโนมัติ รูปแบบที่อยู่เริ่มต้นคือ [email protected] (หรือไม่มี . ning หากคุณซื้อโดเมนที่กำหนดเอง)

NING อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งอีเมลไปยังสมาชิกเครือข่ายทั้งหมดโดยใช้คุณสมบัติ Broadcast Message นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวมเว็บไซต์ NING ของคุณเข้ากับ MailChimp และรับคุณลักษณะอีเมลที่มีประโยชน์มากยิ่งขึ้น

วิธีสร้างที่อยู่อีเมลธุรกิจด้วย G Suite

หากคุณใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารส่วนตัว เป็นไปได้สูงว่าคุณกำลังใช้ Gmail และด้วยเหตุผลที่ดี! สะดวก เป็นมิตรกับผู้ใช้ และเต็มไปด้วยคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม Gmail เป็นส่วนหนึ่งของ G Suite ร่วมกับ Google เอกสาร ไดรฟ์ และปฏิทิน ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือออนไลน์ที่พัฒนาโดย Google เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยเฉพาะ

แม้ว่า Gmail จะช่วยให้คุณสร้างกล่องจดหมายส่วนตัวที่ลงท้ายด้วย gmail.com ได้ การซื้อ G Suite โดยเสียค่าบริการรายเดือนเพียงเล็กน้อยจะทำให้คุณใช้ Gmail สำหรับธุรกิจและสร้างที่อยู่อีเมลแบบกำหนดเองแบบมืออาชีพพร้อมชื่อโดเมนเว็บไซต์ของคุณได้ (หากคุณมีอยู่แล้ว) นอกจากนี้ ยังให้คุณเข้าถึงสิทธิประโยชน์พิเศษมากมายของ G Suite และฟีเจอร์อีเมลขั้นสูง

ในการตั้งค่าที่อยู่อีเมลธุรกิจกับ Gmail คุณต้องทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านล่าง

สร้างบัญชี G Suite

เพียงเข้าไปที่เว็บไซต์ G Suite แล้วเลือกแผนการสมัครที่ตรงกับความต้องการของคุณ แผนพื้นฐานมีค่าใช้จ่าย $6 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ และให้พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 30GB ในขั้นตอนการลงทะเบียน คุณจะได้รับข้อเสนอให้ซื้อชื่อโดเมน แต่ถ้าคุณเป็นเจ้าของอยู่แล้ว เพียงคลิก "ใช่ ฉันมีอันที่ใช้ได้" หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถซื้อได้จาก Google ในราคาประมาณ $12

เมื่อคุณซื้อชื่อโดเมนหรือระบุชื่อโดเมนของคุณเองแล้ว ระบบจะขอให้คุณป้อนชื่อผู้ใช้ที่ต้องการ ซึ่งจะปรากฏหน้าชื่อโดเมนในที่อยู่อีเมลที่คุณกำหนดเอง (เช่น eric.smith @yourbusiness.com )

ตั้งค่าอีเมล G Suite ให้เสร็จสิ้น

ตอนนี้ เมื่อคุณลงทะเบียนบัญชี G Suite และสร้างกล่องจดหมายของธุรกิจแล้ว คุณจะต้องเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ของคุณ

แต่ก่อนอื่น Google จะถามคุณว่าคุณต้องการเพิ่มที่อยู่อีเมลธุรกิจเพิ่มเติมหรือไม่ ดังนั้น หากคุณมีพนักงานหรือแผนกของบริษัทหลายแผนกที่ควรสื่อสารกับลูกค้า คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายเพิ่มเติมในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องระบุชื่อพนักงานที่จะจัดการกล่องจดหมายและป้อนชื่อผู้ใช้ที่ต้องการ เช่นเดียวกับที่คุณทำในขั้นตอนก่อนหน้า โปรดทราบว่าคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลในภายหลังได้ทุกเมื่อโดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ G Suite

ต่อไป หากคุณใช้ชื่อโดเมนที่มีอยู่เพื่อเชื่อมต่ออีเมลธุรกิจของ G Suite คุณจะต้องยืนยันชื่อโดเมนนั้น Google จะเสนอเมตาแท็ก (ข้อมูลโค้ด HTML) ให้คุณพร้อมรหัสยืนยันที่ไม่ซ้ำกัน และจะขอให้คุณเพิ่มลงในส่วน <head> ของเว็บไซต์ของคุณ ต้องใช้รหัสบรรทัดนี้เพื่อยืนยันว่าคุณเป็นเจ้าของชื่อโดเมนจริงๆ และสามารถแก้ไขเว็บไซต์ที่กำหนดได้ จะไม่ส่งผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือฟังก์ชันของไซต์ของคุณไม่ว่าด้วยวิธีใดๆ

สุดท้าย คุณจะต้องเพิ่มระเบียน MX สองสามรายการในการตั้งค่าโดเมนของคุณ เพื่อให้เซิร์ฟเวอร์ของ Google ส่งและรับอีเมลสำหรับเว็บไซต์ธุรกิจของคุณ ขั้นตอนนี้จำเป็นเฉพาะเมื่อคุณไม่ได้ซื้อชื่อโดเมนจาก Google และใช้ชื่อที่มีอยู่ของคุณ ในการเพิ่มระเบียน MX คุณจะต้องเปิดแผงควบคุมโดเมนและป้อนค่าบางค่าที่ Google เสนอให้กับระเบียน DNS ของคุณ Google จะให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโฮสต์ของโดเมนของคุณ

เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายของธุรกิจของคุณได้โดยการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณโดยใช้ที่อยู่อีเมลธุรกิจที่คุณสร้างขึ้น

บทสรุป

ที่อยู่อีเมลที่กำหนดเองเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณจริงจังกับธุรกิจและติดต่อกับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ มันแสดงให้เห็นทัศนคติที่เป็นมืออาชีพของคุณและเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณในสายตาของลูกค้า ขณะนี้ คุณสามารถสร้างที่อยู่อีเมลธุรกิจโดยใช้วิธีการที่แนะนำในบทความนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความต้องการของคุณ!