Cara Mengatur Alamat Email Bisnis Kustom

Pernahkah Anda merasa malu saat memberikan kartu nama kepada klien Anda dengan alamat email seperti itu [email protected] ? Maka Anda telah mencapai titik di mana bisnis Anda bukan hanya sekedar proyek percontohan lagi.

Profesionalisme tidak hanya tercermin dalam bagaimana Anda melakukan sesuatu tetapi juga dalam bagaimana Anda tampil di mata pelanggan Anda. Alamat email bisnis khusus adalah salah satu faktor yang membentuk citra merek Anda, bersama dengan situs web bisnis Anda, logo, layanan dukungan, dll. Tidak diragukan lagi, alamat email seperti [email protected] akan terlihat jauh lebih meyakinkan dan profesional pada Anda kartu nama daripada akun Gmail atau Yahoo generik.

Tetapi bagaimana Anda membuat alamat email khusus Anda sendiri? Pada artikel ini, kami akan mengungkapkan beberapa cara sederhana untuk menyelesaikan pekerjaan. Anda bisa mendapatkan alamat email bisnis secara gratis jika Anda membeli nama domain dan hosting dari penyedia, atau Anda dapat mengalokasikan beberapa dolar untuk solusi yang lebih khusus. Tapi mari kita mulai dengan dasar-dasarnya terlebih dahulu!

Apa yang dimaksud dengan alamat email bisnis, dan mengapa menggunakannya?

Alamat email bisnis khusus adalah alamat email yang menampilkan nama domain situs web bisnis Anda. Misalnya, jika domain situs web Anda adalah bisnissaya.com , Anda akan menginginkan alamat email yang akan menggunakan nama domain persis ini, mengikuti nama depan/belakang, nama departemen, dll. (mis., [email protected], support@ bisnisku.com ). Mengapa? Berikut daftar alasan yang tidak lengkap:

• Alamat email bisnis membuat merek Anda terasa lebih profesional: Siapa pun dapat membuat akun Gmail pribadi dan mengirim email ke semua tempat. Tetapi alamat email bisnis khusus menyampaikan sikap profesional Anda dan memberi bisnis Anda lebih banyak legitimasi di mata pelanggan Anda.

• Alamat email bisnis membuat merek Anda lebih dikenal: Memiliki nama domain yang ditampilkan di alamat email Anda membantu Anda mempromosikan merek dan situs web Anda. Orang yang mendapatkan email dari Anda akan mengaitkan alamat Anda dengan merek Anda dan pada akhirnya akan mengenali Anda dengan lebih baik.

• Alamat email bisnis meningkatkan kesadaran merek: Setiap kali prospek Anda menerima email dari alamat khusus Anda, mereka melihat nama domain Anda. Kemungkinan mereka akan mengingatnya (atau setidaknya menyalinnya) dan mencari situs Anda di web kapan pun mereka membutuhkan produk atau layanan Anda.

• Alamat email bisnis meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan: Jika klien mendapatkan penawaran bisnis Anda dari alamat umum seperti gmail.com atau yahoo.com , mereka kemungkinan tidak akan menganggap Anda serius. Di sisi lain, alamat bisnis khusus menyampaikan keandalan. Dengan demikian, prospek Anda akan lebih terbuka untuk berbisnis dengan Anda.

• Alamat email bisnis lebih aman: Korespondensi bisnis berbeda dari komunikasi email pribadi. Masalah spam dan pelanggaran data dapat sangat merusak bisnis Anda yang diperoleh dengan susah payah, jadi tanggung jawab Anda adalah menghindarinya dengan cara apa pun. Penyedia email bisnis biasanya membanggakan teknologi keamanan yang lebih canggih untuk menjaga komunikasi bisnis Anda tetap aman.

Bagaimana cara membuat alamat email bisnis secara gratis?

Jika Anda belum memiliki situs web bisnis, Anda memerlukan nama domain dan penyedia hosting. Seperti yang mungkin Anda ketahui, nama domain pada dasarnya adalah alamat situs web Anda di Internet. Hosting adalah layanan yang memungkinkan Anda menyimpan aset situs web di server khusus. Tidak ada kekurangan penyedia domain dan hosting di pasaran. Di antara yang paling populer adalah perusahaan seperti Bluehost, HostGator, InMotion, Hostinger, dll.

Selain domain dan layanan hosting, sebagian besar penyedia menawarkan alamat email bisnis gratis. Ini relatif mudah untuk dikonfigurasi di panel kontrol akun hosting Anda. Biasanya, yang harus Anda lakukan adalah:

• Masukkan nama pengguna (awalan) yang ingin Anda tampilkan di alamat email khusus Anda sebelum nama domain Anda. Ini bisa berupa nama Anda (atau karyawan Anda) atau nama departemen, misalnya, [email protected], [email protected] .
• Siapkan kata sandi Anda; dan
• Tweak beberapa pengaturan tambahan, seperti kuota kotak surat (penyimpanan kotak masuk maksimum), penerusan, filter spam, perlindungan anti-malware, dll.

Dengan sebagian besar penyedia, Anda dapat membuat beberapa alamat email bisnis, yang nyaman jika Anda memiliki beberapa karyawan atau departemen yang perlu tetap berhubungan dengan pelanggan.

Kotak surat yang dibuat dengan penyedia hosting dapat diakses melalui cPanelnya, yang merupakan dasbor akun hosting khusus yang tersedia setelah Anda membeli nama domain dan masuk dengan kredensial Anda.

Kiat bonus #1: Buat email bisnis dengan Zoho

Jika Anda sudah memiliki situs web bisnis dan tidak tertarik dengan layanan penyedia domain dan hosting, masih ada kesempatan bagi Anda untuk mendapatkan alamat email bisnis profesional secara gratis: buat akun email dengan Zoho.

Zoho adalah perusahaan yang menyediakan beragam solusi pemasaran digital. Dan Anda dapat menggunakan layanan kotak surat mereka secara gratis jika Anda sudah memiliki nama domain. Namun, proses mengonfigurasi alamat email akan sedikit lebih menantang dalam kasus itu. Ini mencakup tahapan berikut:

1. Daftar akun Zoho menggunakan tautan ini;
2. Verifikasi domain Anda dengan CNAME dan Nilai Tujuan;
3. Perbarui data MX (informasi server email) di ujung penyedia hosting Anda;
4. Buat dan siapkan alamat email bisnis.

Seluruh proses mungkin memerlukan beberapa waktu bagi pemula untuk mengetahuinya, tetapi di sisi positifnya, Anda mendapat kesempatan untuk membuat hingga 25 akun email bisnis gratis, masing-masing dengan penyimpanan kotak surat 5GB. Selain itu, Anda mendapatkan akses ke alat pemasaran email canggih Zoho.

Kiat bonus #2: Manfaatkan pembuat situs web

Tidak diragukan lagi, cara termudah dan tercepat untuk membuat situs web adalah dengan menggunakan pembuat situs web. Sebagian besar dari mereka dapat menghemat banyak waktu dan masalah dengan menawarkan paket lengkap, jadi Anda tidak perlu mencari penyedia domain, hosting, dan email yang andal.

Dengan NING, misalnya, nama domain dan hosting sudah termasuk dalam biaya berlangganan. Terlebih lagi, Anda secara otomatis mendapatkan alamat email yang menampilkan nama domain situs web Anda. Format alamat default adalah [email protected] (atau tanpa .ning jika Anda membeli domain kustom).

NING memungkinkan pengguna untuk mengirim email ke semua anggota jaringan dengan menggunakan fitur Pesan Siaran. Selain itu, Anda dapat mengintegrasikan situs web NING Anda dengan MailChimp dan mendapatkan fitur email yang lebih berguna.

Cara membuat alamat email bisnis dengan G Suite

Jika Anda menggunakan email untuk komunikasi pribadi, kemungkinan besar Anda menggunakan Gmail. Dan untuk alasan yang bagus! Nyaman, ramah pengguna, dan penuh fitur hebat. Bersama dengan Google Documents, Drive, dan Kalender, Gmail adalah bagian dari G Suite, yang merupakan toolkit online yang dikembangkan oleh Google khusus untuk tujuan bisnis.

Meskipun Gmail memungkinkan Anda membuat kotak surat pribadi yang diakhiri dengan gmail.com , membeli G Suite dengan sedikit biaya bulanan memungkinkan Anda menggunakan Gmail untuk bisnis dan membuat alamat email khusus profesional yang menampilkan nama domain situs web Anda (asalkan Anda sudah memilikinya). Selain itu, ini memberi Anda akses ke beragam manfaat eksklusif G Suite dan fitur email lanjutan.

Untuk menyiapkan alamat email bisnis dengan Gmail, Anda harus menyelesaikan tahapan yang dijelaskan di bawah ini.

Buat akun G Suite

Cukup kunjungi situs web G Suite dan pilih paket langganan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Paket Dasar berharga $6 per bulan per pengguna dan memberi Anda penyimpanan cloud 30GB. Pada tahap pendaftaran, Anda akan ditawarkan untuk membeli nama domain. Tetapi jika Anda sudah memilikinya, cukup klik “Ya, saya punya satu yang dapat saya gunakan.” Jika tidak, Anda dapat membelinya dari Google dengan harga sekitar $12.

Setelah Anda membeli nama domain atau memberikan nama Anda sendiri, Anda akan diminta untuk memasukkan nama pengguna yang diinginkan, yang akan muncul sebelum nama domain di alamat email khusus Anda (misalnya, eric.smith @ yourbusiness.com ).

Selesaikan penyiapan email G Suite

Sekarang, setelah Anda mendaftarkan akun G Suite dan membuat kotak surat bisnis, Anda harus menghubungkannya ke situs web Anda.

Tetapi pertama-tama, Google akan menanyakan apakah Anda ingin menambahkan lebih banyak alamat email bisnis. Jadi, jika Anda memiliki beberapa karyawan atau departemen perusahaan yang seharusnya berkomunikasi dengan klien, Anda dapat membuat lebih banyak kotak surat pada tahap ini. Anda harus memberikan nama karyawan yang akan mengelola kotak surat dan memasukkan nama pengguna yang diinginkan, seperti yang Anda lakukan pada tahap sebelumnya. Perhatikan bahwa Anda dapat menambahkan lebih banyak alamat email nanti kapan saja dengan menggunakan konsol Admin G Suite.

Selanjutnya, jika Anda menggunakan nama domain yang ada untuk menghubungkan email bisnis G Suite, Anda harus memverifikasinya. Google akan menawarkan meta-tag (cuplikan kode HTML) dengan kode verifikasi unik dan akan meminta Anda untuk menambahkannya ke bagian <head> situs web Anda. Baris kode ini hanya diperlukan untuk mengonfirmasi bahwa Anda benar-benar memiliki nama domain dan dapat mengedit situs web yang diberikan. Ini tidak akan memengaruhi tampilan atau fungsionalitas situs Anda dengan cara apa pun.

Terakhir, Anda harus menambahkan beberapa data MX ke setelan domain agar server Google dapat mengirim dan menerima email untuk situs web bisnis Anda. Langkah ini hanya diperlukan jika Anda belum membeli nama domain dari Google dan menggunakan yang sudah ada. Untuk menambahkan data MX, Anda harus membuka panel kontrol domain dan memasukkan beberapa nilai yang ditawarkan oleh Google ke data DNS Anda. Bergantung pada host domain Anda, Google akan memberi Anda petunjuk terperinci tentang cara melakukannya.

Setelah selesai, Anda akan dapat mengakses kotak masuk bisnis Anda dengan masuk ke akun Gmail Anda menggunakan alamat email bisnis yang telah Anda buat.

Kesimpulan

Alamat email khusus adalah suatu keharusan jika Anda menjalankan bisnis Anda dengan serius dan tetap berhubungan dengan pelanggan secara teratur. Ini menunjukkan sikap profesional Anda dan meningkatkan kredibilitas Anda di mata klien. Anda sekarang dapat membuat alamat email bisnis menggunakan metode apa pun yang disarankan dalam artikel ini, tergantung pada situasi dan kebutuhan Anda!