Jak skonfigurować niestandardowy firmowy adres e-mail

Czy kiedykolwiek czułeś się zakłopotany, dając swoim klientom wizytówkę z adresem e-mail takim jak [email protected] ? Wtedy dotarłeś do punktu, w którym Twoja firma nie jest już tylko projektem pilotażowym.

Profesjonalizm znajduje odzwierciedlenie nie tylko w tym, jak robisz rzeczy, ale także w tym, jak wyglądasz w oczach klientów. Niestandardowy firmowy adres e-mail jest jednym z czynników, które kształtują wizerunek Twojej marki, wraz z witryną firmy, logo, usługą wsparcia itp. Bez wątpienia adres e-mail taki jak [email protected] będzie wyglądał o wiele bardziej przekonująco i profesjonalnie na Twoim wizytówka niż zwykłe konto Gmail lub Yahoo.

Ale jak stworzyć własny, niestandardowy adres e-mail? W tym artykule ujawnimy kilka prostych sposobów wykonania zadania. Możesz uzyskać firmowy adres e-mail za darmo, jeśli kupisz nazwę domeny i hosting od dostawcy, lub możesz przeznaczyć kilka dolarów na bardziej specjalistyczne rozwiązanie. Ale zacznijmy najpierw od podstaw!

Co to jest firmowy adres e-mail i dlaczego go używać?

Niestandardowy firmowy adres e-mail to taki, który zawiera nazwę domeny witryny Twojej firmy. Na przykład, jeśli domena Twojej witryny to mojafirma.com , będziesz potrzebować adresu e-mail, który będzie używał dokładnie tej nazwy domeny, po Twoim imieniu/nazwisku, nazwie działu itp. (np. [email protected], pomoc@ mojafirma.com ). Czemu? Oto niewyczerpująca lista powodów:

• Firmowy adres e-mail sprawi, że Twoja marka będzie bardziej profesjonalna: każdy może założyć prywatne konto Gmail i wysyłać e-maile w dowolne miejsce. Ale dedykowany biznesowy adres e-mail wyraża Twoje profesjonalne podejście i zapewnia Twojej firmie większą wiarygodność w oczach klientów.

• Firmowy adres e-mail sprawia, że ​​Twoja marka jest bardziej rozpoznawalna: posiadanie nazwy domeny w adresie e-mail pomaga promować Twoją markę i witrynę. Osoby, które otrzymają od Ciebie e-maile, będą kojarzyć Twój adres z Twoją marką i ostatecznie lepiej Cię rozpoznają.

• Firmowy adres e-mail zwiększa świadomość marki: za każdym razem, gdy potencjalni klienci otrzymują wiadomość e-mail z niestandardowego adresu, widzą nazwę Twojej domeny. Istnieje szansa, że ​​zapamiętają go (lub przynajmniej skopiują i wkleją) i będą szukać Twojej witryny w Internecie, gdy będą potrzebować Twoich produktów lub usług.

• Firmowy adres e-mail zwiększa zaufanie i lojalność klientów : jeśli klienci otrzymają ofertę Twojej firmy z ogólnego adresu, takiego jak gmail.com lub yahoo.com , prawdopodobnie nie potraktują Cię poważnie. Z drugiej strony niestandardowy adres biznesowy świadczy o niezawodności. Dzięki temu Twoi potencjalni klienci będą bardziej otwarci na współpracę z Tobą.

• Biznesowy adres e-mail jest bezpieczniejszy: korespondencja biznesowa różni się od prywatnej komunikacji e-mail. Problemy ze spamem i naruszenia danych mogą poważnie zaszkodzić Twojej ciężko zarobionej firmie, więc Twoim obowiązkiem jest ich unikanie za wszelką cenę. Dostawcy biznesowej poczty e-mail zwykle oferują bardziej zaawansowane technologie bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczną komunikację biznesową.

Jak bezpłatnie utworzyć firmowy adres e-mail?

Jeśli nie masz jeszcze witryny biznesowej, będziesz potrzebować nazwy domeny i dostawcy usług hostingowych. Jak zapewne wiesz, nazwa domeny to w zasadzie adres Twojej witryny w Internecie. Hosting to usługa, która umożliwia przechowywanie zasobów Twojej witryny na dedykowanym serwerze. Na rynku nie brakuje dostawców domen i hostingu. Do najpopularniejszych należą firmy takie jak Bluehost, HostGator, InMotion, Hostinger itp.

Oprócz domeny i usług hostingowych większość dostawców oferuje bezpłatny firmowy adres e-mail. Jest to stosunkowo łatwe do skonfigurowania w panelu sterowania konta hostingowego. Zwykle wszystko, co musisz zrobić, to:

• Wprowadź nazwę użytkownika (prefiks), która ma się pojawiać w niestandardowym adresie e-mail przed nazwą domeny. Może to być Twoje (lub Twojego pracownika) imię i nazwisko albo nazwa działu, np. [email protected], [email protected] .
• Ustaw swoje hasło; oraz
• Dostosuj kilka dodatkowych ustawień, takich jak limit skrzynki pocztowej (maksymalna pojemność skrzynki odbiorczej), przekazywanie, filtry spamu, ochrona przed złośliwym oprogramowaniem itp.

W przypadku większości dostawców możesz wygenerować wiele firmowych adresów e-mail, co jest wygodne, jeśli masz kilku pracowników lub działów, które muszą utrzymywać kontakt z klientami.

Dostęp do skrzynki pocztowej utworzonej u dostawcy usług hostingowych można uzyskać za pośrednictwem cPanel, który jest dedykowanym pulpitem nawigacyjnym konta hostingowego, który staje się dostępny po zakupie nazwy domeny i zalogowaniu się przy użyciu swoich danych uwierzytelniających.

Dodatkowa wskazówka nr 1: Utwórz firmowy adres e-mail w Zoho

Jeśli posiadasz już firmową stronę internetową i nie interesują Cię usługi dostawców domen i hostingu, wciąż masz szansę na otrzymanie profesjonalnego biznesowego adresu e-mail za darmo: załóż konto e-mail w Zoho.

Zoho to firma dostarczająca różnorodne rozwiązania z zakresu marketingu cyfrowego. I możesz korzystać z ich usługi skrzynki pocztowej całkowicie bezpłatnie, jeśli masz już nazwę domeny. Jednak w takim przypadku proces konfiguracji adresu e-mail będzie nieco trudniejszy. Obejmuje następujące etapy:

1. Zarejestruj konto Zoho za pomocą tego linku;
2. Zweryfikuj swoją domenę według CNAME i wartości docelowych;
3. Zaktualizuj rekordy MX (informacje o serwerze pocztowym) po stronie dostawcy hostingu;
4. Utwórz i skonfiguruj firmowy adres e-mail.

Cały proces może zająć trochę czasu początkującym, ale z drugiej strony masz szansę utworzyć do 25 firmowych kont e-mail za darmo, każde z 5 GB miejsca na skrzynkę pocztową. Dodatkowo zyskujesz dostęp do zaawansowanych narzędzi e-mail marketingu Zoho.

Dodatkowa wskazówka nr 2: Skorzystaj z kreatora stron internetowych

Bez wątpienia najłatwiejszym i najszybszym sposobem na stworzenie strony internetowej jest użycie kreatora stron internetowych. Większość z nich może zaoszczędzić dużo czasu i kłopotów, oferując pakiet typu „wszystko w jednym”, dzięki czemu nie musisz szukać niezawodnych dostawców domen, hostingu i poczty e-mail.

Na przykład w NING nazwa domeny i hosting są już wliczone w opłatę abonamentową. Co więcej, automatycznie otrzymujesz adres e-mail zawierający nazwę domeny Twojej witryny. Domyślny format adresu to [email protected] (lub bez .ning, jeśli kupujesz domenę niestandardową).

NING umożliwia użytkownikom wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich członków sieci za pomocą funkcji Broadcast Message. Poza tym możesz zintegrować swoją witrynę NING z MailChimp i uzyskać jeszcze więcej przydatnych funkcji poczty e-mail.

Jak utworzyć firmowy adres e-mail w G Suite

Jeśli używasz poczty e-mail do prywatnej komunikacji, najprawdopodobniej korzystasz z Gmaila. I nie bez powodu! Jest wygodny, przyjazny dla użytkownika i pełen wspaniałych funkcji. Wraz z Dokumentami, Dyskiem i Kalendarzem Google Gmail jest częścią G Suite, czyli internetowego zestawu narzędzi opracowanego przez Google specjalnie do celów biznesowych.

Chociaż Gmail umożliwia utworzenie prywatnej skrzynki pocztowej z rozszerzeniem gmail.com , zakup G Suite za niewielką miesięczną opłatą umożliwia korzystanie z Gmaila dla firm i tworzenie profesjonalnego niestandardowego adresu e-mail z nazwą domeny Twojej witryny (pod warunkiem, że już taką posiadasz). Ponadto zapewnia dostęp do szerokiej gamy wyjątkowych korzyści G Suite i zaawansowanych funkcji poczty e-mail.

Aby skonfigurować firmowy adres e-mail w Gmailu, musisz wykonać opisane poniżej etapy.

Utwórz konto G Suite

Po prostu odwiedź witrynę G Suite i wybierz plan subskrypcji, który odpowiada Twoim potrzebom. Plan podstawowy kosztuje 6 USD miesięcznie na użytkownika i zapewnia 30 GB miejsca w chmurze. Na etapie rejestracji otrzymasz propozycję zakupu nazwy domeny. Ale jeśli już go posiadasz, po prostu kliknij „Tak, mam taki, którego mogę użyć”. Jeśli nie, możesz go kupić od Google za około 12 USD.

Gdy kupisz nazwę domeny lub podasz własną, zostaniesz poproszony o wprowadzenie żądanej nazwy użytkownika, która pojawi się przed nazwą domeny w Twoim niestandardowym adresie e-mail (np. eric.kowalski @twojafirma.com ).

Dokończ konfigurację poczty e-mail G Suite

Teraz, gdy zarejestrujesz konto G Suite i utworzysz firmową skrzynkę pocztową, musisz połączyć ją ze swoją witryną.

Ale najpierw Google zapyta Cię, czy chcesz dodać więcej firmowych adresów e-mail. Jeśli więc masz wielu pracowników lub działy firmy, które mają komunikować się z klientami, możesz na tym etapie utworzyć więcej skrzynek pocztowych. Będziesz musiał podać nazwiska pracowników, którzy będą zarządzać skrzynkami pocztowymi oraz wprowadzić żądane nazwy użytkowników, tak jak to zrobiłeś na poprzednim etapie. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz dodać więcej adresów e-mail w konsoli administracyjnej G Suite.

Następnie, jeśli do łączenia poczty biznesowej G Suite używasz istniejącej nazwy domeny, musisz ją zweryfikować. Google zaoferuje Ci metatag (fragment kodu HTML) z unikalnym kodem weryfikacyjnym i poprosi o dodanie go do sekcji <head> Twojej witryny. Ten wiersz kodu jest wymagany tylko do potwierdzenia, że ​​naprawdę jesteś właścicielem nazwy domeny i możesz edytować daną witrynę. W żaden sposób nie wpłynie to na wygląd ani funkcjonalność Twojej witryny.

Na koniec musisz dodać kilka rekordów MX do ustawień domeny, aby serwery Google mogły wysyłać i odbierać wiadomości e-mail w witrynie Twojej firmy. Ten krok jest wymagany tylko wtedy, gdy nie kupiłeś nazwy domeny od Google i używasz istniejącej. Aby dodać rekordy MX, musisz otworzyć panel sterowania domeny i wpisać kilka wartości oferowanych przez Google w rekordzie DNS. W zależności od usługodawcy hostingowego domeny Google dostarczy szczegółowe instrukcje, jak to zrobić.

Po zakończeniu będziesz mieć dostęp do swojej firmowej skrzynki odbiorczej, logując się na swoje konto Gmail przy użyciu utworzonego firmowego adresu e-mail.

Wniosek

Niestandardowy adres e-mail jest koniecznością, jeśli poważnie podchodzisz do swojej firmy i regularnie utrzymujesz kontakt z klientami. Pokazuje Twoje profesjonalne podejście i zwiększa Twoją wiarygodność w oczach klientów. Możesz teraz utworzyć firmowy adres e-mail przy użyciu dowolnej metody sugerowanej w tym artykule, w zależności od Twojej sytuacji i potrzeb!