Cum să configurați o adresă de e-mail de afaceri personalizată

Te-ai simțit vreodată jenat când le-ai oferit clienților tăi o carte de vizită cu o adresă de e-mail de genul [email protected] ? Atunci ai ajuns la punctul în care afacerea ta nu mai este doar un proiect pilot.

Profesionalismul nu se reflectă doar în modul în care faci lucrurile, ci și în modul în care arăți în ochii clienților tăi. O adresă de e-mail personalizată este unul dintre factorii care modelează imaginea dvs. de marcă, împreună cu site-ul dvs. de afaceri, logo-ul, serviciul de asistență etc. Fără îndoială, o adresă de e-mail precum [email protected] ar arăta mult mai convingătoare și mai profesionistă pentru dvs. carte de vizită decât un cont generic Gmail sau Yahoo.

Dar cum îți creezi propria adresă de e-mail personalizată? În acest articol, vom dezvălui câteva modalități simple de a face treaba. Puteți obține o adresă de e-mail de afaceri gratuit dacă cumpărați un nume de domeniu și găzduire de la un furnizor sau puteți aloca câțiva dolari pentru o soluție mai specializată. Dar să începem mai întâi cu elementele de bază!

Ce este o adresă de e-mail comercială și de ce să o folosești?

O adresă de e-mail personalizată este una care conține numele domeniului site-ului web al companiei dvs. De exemplu, dacă domeniul site-ului dvs. web este mybusiness.com , veți dori o adresă de e-mail care să folosească exact acest nume de domeniu, după numele dvs./prenume, numele departamentului etc. (de exemplu, [email protected], support@ mybusiness.com ). De ce? Iată o listă neexhaustivă de motive:

• O adresă de e-mail de afaceri face marca dvs. să se simtă mai profesionistă: oricine poate crea un cont Gmail privat și poate trimite e-mailuri peste tot. Dar o adresă de e-mail dedicată pentru afaceri transmite atitudinea ta profesională și oferă afacerii tale mai multă legitimitate în ochii clienților tăi.

• O adresă de e-mail comercială face marca dvs. mai recunoscută: avand numele de domeniu prezentat în adresa dvs. de e-mail vă ajută să vă promovați marca și site-ul web. Oamenii care primesc e-mailuri de la tine îți vor asocia adresa cu brandul tău și, în cele din urmă, te vor recunoaște mai bine.

• O adresă de e-mail de afaceri crește gradul de conștientizare a mărcii: de fiecare dată când potențialii dvs. primesc un e-mail de la adresa dvs. personalizată, văd numele domeniului dvs. Sunt șanse ca aceștia să-l memoreze (sau cel puțin să-l copieze-lipi) și să caute site-ul tău pe web ori de câte ori au nevoie de produsele sau serviciile tale.

• O adresă de e-mail comercială crește încrederea și loialitatea clienților: dacă clienții obțin oferta dvs. de afaceri de la o adresă generică precum gmail.com sau yahoo.com , probabil că nu vă vor lua în serios. Pe de altă parte, o adresă de afaceri personalizată transmite fiabilitate. Astfel, perspectivele tale vor fi mai deschise să facă afaceri cu tine.

• O adresă de e-mail de afaceri este mai sigură: corespondența de afaceri este diferită de comunicarea privată prin e-mail. Problemele legate de spam și încălcările de date pot afecta grav afacerea dvs. câștigată cu greu, așa că responsabilitatea dvs. este să le evitați cu orice preț. Furnizorii de e-mail de afaceri se laudă, de obicei, cu tehnologii de securitate mai avansate pentru a vă păstra comunicarea în siguranță.

Cum să creezi o adresă de e-mail de afaceri gratuit?

Dacă nu aveți încă un site web de afaceri, veți avea nevoie de un nume de domeniu și un furnizor de găzduire. După cum probabil știți, un nume de domeniu este, practic, adresa site-ului dvs. de pe Internet. Găzduirea este un serviciu care vă permite să stocați activele site-ului dvs. pe un server dedicat. Nu lipsesc furnizorii de domenii și hosting pe piață. Printre cele mai populare sunt companii precum Bluehost, HostGator, InMotion, Hostinger etc.

Pe lângă un domeniu și servicii de găzduire, majoritatea furnizorilor oferă o adresă de e-mail pentru afaceri gratuită. Este relativ ușor de configurat în panoul de control al contului de găzduire. De obicei, tot ce trebuie să faci este:

• Introduceți numele de utilizator (prefix) care doriți să apară în adresa dvs. de e-mail personalizată înainte de numele domeniului. Acesta poate fi numele dvs. (sau al angajatului dvs.) sau numele unui departament, de exemplu, [email protected], [email protected] .
• Configurați-vă parola; și
• Modificați câteva setări suplimentare, cum ar fi cota căsuței poștale (spațiul maxim de stocare în căsuța de e-mail), redirecționare, filtre de spam, protecție anti-malware etc.

Cu majoritatea furnizorilor, puteți genera mai multe adrese de e-mail de afaceri, ceea ce este convenabil dacă aveți mai mulți angajați sau departamente care trebuie să păstreze legătura cu clienții.

O cutie poștală creată cu un furnizor de găzduire poate fi accesată prin intermediul cPanel-ului său, care este un tablou de bord dedicat contului de găzduire care devine disponibil după ce achiziționați un nume de domeniu și vă conectați cu acreditările.

Sfat bonus # 1: Creați un e-mail de afaceri cu Zoho

Dacă dețineți deja un site web de afaceri și nu sunteți interesat de serviciile furnizorilor de domenii și de găzduire, există totuși șansa de a obține o adresă de e-mail profesională gratuită: creați un cont de e-mail cu Zoho.

Zoho este o companie care oferă diverse soluții de marketing digital. Și puteți folosi serviciul lor de cutie poștală absolut gratuit dacă dețineți deja un nume de domeniu. Cu toate acestea, procesul de configurare a unei adrese de e-mail va fi puțin mai dificil în acest caz. Acesta include următoarele etape:

1. Înscrieți-vă pentru un cont Zoho folosind acest link;
2. Verificați-vă domeniul după CNAME și Valorile de destinație;
3. Actualizați înregistrările MX (informații despre serverul de e-mail) la capătul furnizorului dvs. de găzduire;
4. Creați și configurați o adresă de e-mail pentru afaceri.

Întregul proces poate dura ceva timp pentru ca începătorilor să-și dea seama, dar în plus, aveți șansa de a crea până la 25 de conturi de e-mail de afaceri gratuit, fiecare cu spațiu de stocare pentru cutia poștală de 5 GB. În plus, aveți acces la instrumentele avansate de marketing prin e-mail Zoho.

Sfat bonus nr. 2: folosiți un generator de site-uri web

Fără îndoială, cel mai simplu și rapid mod de a crea un site web este folosirea unui generator de site-uri web. Cele mai multe dintre ele vă pot economisi mult timp și probleme, oferind un pachet all-in-one, astfel încât nu va trebui să căutați furnizori de încredere de domeniu, găzduire și e-mail.

Cu NING, de exemplu, un nume de domeniu și găzduire sunt deja incluse în taxa de abonament. În plus, primiți automat o adresă de e-mail care conține numele domeniului site-ului dvs. Formatul implicit de adresă este [email protected] (sau fără .ning dacă achiziționați un domeniu personalizat).

NING permite utilizatorilor să trimită e-mailuri către toți membrii rețelei utilizând caracteristica Broadcast Message. În plus, puteți să vă integrați site-ul web NING cu MailChimp și să obțineți și mai multe funcții utile de e-mail.

Cum să creați o adresă de e-mail de afaceri cu G Suite

Dacă utilizați e-mailul pentru comunicare privată, cel mai probabil este să utilizați Gmail. Și pentru un motiv bun! Este convenabil, ușor de utilizat și plin de caracteristici excelente. Împreună cu Google Docs, Drive și Calendar, Gmail face parte din G Suite, care este un set de instrumente online dezvoltat de Google special pentru scopuri comerciale.

În timp ce Gmail vă permite să creați o cutie poștală privată care se termină în gmail.com , achiziționarea G Suite pentru o taxă lunară mică vă permite să utilizați Gmail pentru afaceri și să creați o adresă de e-mail profesională personalizată cu numele domeniului site-ului dvs. (cu condiția să aveți deja una). În plus, vă oferă acces la o gamă largă de beneficii exclusive G Suite și la funcții avansate de e-mail.

Pentru a configura o adresă de e-mail de afaceri cu Gmail, trebuie să parcurgeți etapele descrise mai jos.

Creați un cont G Suite

Pur și simplu accesați site-ul web G Suite și selectați planul de abonament care corespunde nevoilor dvs. Planul de bază costă 6 USD pe lună per utilizator și vă oferă 30 GB de stocare în cloud. În etapa de înregistrare, vi se va propune să cumpărați un nume de domeniu. Dar dacă aveți deja unul, faceți clic pe „Da, am unul pe care îl pot folosi”. Dacă nu, îl puteți cumpăra de la Google la aproximativ 12 USD.

Odată ce cumpărați un nume de domeniu sau furnizați un nume de domeniu, vi se va cere să introduceți numele de utilizator dorit, care va apărea înaintea numelui de domeniu în adresa dvs. de e-mail personalizată (de exemplu, eric.smith @ yourbusiness.com ).

Finalizați configurarea e-mailului G Suite

Acum, când ați înregistrat un cont G Suite și ați creat o cutie poștală de afaceri, trebuie să o conectați la site-ul dvs. web.

Dar mai întâi, Google vă va întreba dacă doriți să adăugați mai multe adrese de e-mail de afaceri. Deci, dacă aveți mai mulți angajați sau departamente ale companiei care ar trebui să comunice cu clienții, puteți crea mai multe cutii poștale în această etapă. Va trebui să furnizați numele angajaților care vor gestiona cutiile poștale și să introduceți numele de utilizator dorite, așa cum ați făcut în etapa anterioară. Rețineți că puteți adăuga mai multe adrese de e-mail ulterior oricând, utilizând consola de administrare G Suite.

Apoi, dacă utilizați un nume de domeniu existent pentru a conecta corespondența de afaceri G Suite, va trebui să îl verificați. Google vă va oferi o metaetichetă (un fragment de cod HTML) cu un cod unic de verificare și vă va cere să îl adăugați în secțiunea <head> a site-ului dvs. web. Această linie de cod este necesară doar pentru a confirma că dețineți cu adevărat numele de domeniu și puteți edita site-ul respectiv. Nu va afecta în niciun caz aspectul sau funcționalitatea site-ului dvs.

În cele din urmă, va trebui să adăugați câteva înregistrări MX la setările domeniului dvs. pentru a permite serverelor Google să trimită și să primească e-mailuri pentru site-ul web al companiei dvs. Acest pas este necesar numai dacă nu ați cumpărat un nume de domeniu de la Google și îl utilizați pe cel existent. Pentru a adăuga înregistrări MX, va trebui să deschideți panoul de control al domeniului și să introduceți câteva valori oferite de Google în înregistrarea dvs. DNS. În funcție de gazda domeniului dvs., Google vă va oferi instrucțiuni detaliate despre cum să faceți acest lucru.

După ce ați terminat, veți putea accesa căsuța de e-mail de afaceri conectându-vă la contul dvs. Gmail folosind adresa de e-mail comercială pe care ați creat-o.

Concluzie

O adresă de e-mail personalizată este o necesitate dacă îți iei afacerea în serios și păstrezi legătura cu clienții în mod regulat. Vă arată atitudinea profesională și vă crește credibilitatea în ochii clienților. Acum puteți crea o adresă de e-mail de afaceri folosind orice metodă sugerată în acest articol, în funcție de situația și nevoile dvs.!