Come impostare un indirizzo email aziendale personalizzato

Ti sei mai sentito in imbarazzo quando dai ai tuoi clienti un biglietto da visita con un indirizzo email come quello [email protected] ? Allora sei arrivato al punto in cui la tua attività non è più solo un progetto pilota.

La professionalità non si riflette solo nel modo in cui fai le cose, ma anche nel modo in cui appari agli occhi dei tuoi clienti. Un indirizzo email aziendale personalizzato è uno dei fattori che modellano l'immagine del tuo marchio, insieme al tuo sito web aziendale, logo, servizio di supporto, ecc. Senza dubbio, un indirizzo email come [email protected] sembrerebbe molto più convincente e professionale sul tuo biglietto da visita rispetto a un account Gmail o Yahoo generico.

Ma come si crea il proprio indirizzo email personalizzato? In questo articolo, riveleremo un paio di semplici modi per portare a termine il lavoro. Puoi ottenere un indirizzo email aziendale gratuitamente se acquisti un nome di dominio e un hosting da un provider, oppure puoi allocare qualche soldo per una soluzione più specializzata. Ma partiamo prima dalle basi!

Che cos'è un indirizzo email aziendale e perché utilizzarlo?

Un indirizzo email aziendale personalizzato è quello che presenta il nome di dominio del tuo sito web aziendale. Ad esempio, se il dominio del tuo sito web è mybusiness.com , vorrai un indirizzo email che utilizzi questo nome di dominio esatto, dopo il tuo nome/cognome, il nome del dipartimento, ecc. (ad es. [email protected], support@ mybusiness.com ). Come mai? Ecco un elenco non esaustivo di motivi:

• Un indirizzo e-mail aziendale fa sentire il tuo marchio più professionale: chiunque può configurare un account Gmail privato e inviare e-mail ovunque. Ma un indirizzo e-mail aziendale dedicato trasmette il tuo atteggiamento professionale e conferisce alla tua attività più legittimità agli occhi dei tuoi clienti.

• Un indirizzo email aziendale rende il tuo marchio più riconoscibile: avere il tuo nome di dominio presente nel tuo indirizzo email ti aiuta a promuovere il tuo marchio e il tuo sito web. Le persone che ricevono e-mail da te assoceranno il tuo indirizzo al tuo marchio e alla fine ti riconosceranno meglio.

• Un indirizzo e-mail aziendale aumenta la consapevolezza del marchio: ogni volta che i potenziali clienti ricevono un'e-mail dal tuo indirizzo personalizzato, vedono il tuo nome di dominio. È probabile che lo memorizzino (o almeno lo copiano-incollano) e cercano il tuo sito sul web ogni volta che hanno bisogno dei tuoi prodotti o servizi.

• Un indirizzo email aziendale aumenta la fiducia e la fedeltà dei clienti : se i clienti ricevono la tua offerta commerciale da un indirizzo generico come gmail.com o yahoo.com , probabilmente non ti prenderanno sul serio. D'altra parte, un indirizzo aziendale personalizzato trasmette affidabilità. Pertanto, i tuoi potenziali clienti saranno più aperti a fare affari con te.

• Un indirizzo e-mail aziendale è più sicuro: la corrispondenza aziendale è diversa dalla comunicazione e-mail privata. I problemi di spam e le violazioni dei dati possono danneggiare gravemente la tua attività, quindi è tua responsabilità evitarli a tutti i costi. I provider di posta elettronica aziendale di solito vantano tecnologie di sicurezza più avanzate per proteggere le comunicazioni aziendali.

Come creare un indirizzo email aziendale gratuitamente?

Se non hai ancora un sito web aziendale, avrai bisogno di un nome di dominio e di un provider di hosting. Come probabilmente saprai, un nome di dominio è fondamentalmente l'indirizzo del tuo sito web su Internet. L'hosting è un servizio che ti consente di archiviare le risorse del tuo sito Web su un server dedicato. Sul mercato non mancano i provider di domini e hosting. Tra le più popolari ci sono aziende come Bluehost, HostGator, InMotion, Hostinger, ecc.

Oltre a un dominio e ai servizi di hosting, la maggior parte dei provider offre un indirizzo email aziendale gratuito. È relativamente facile da configurare nel pannello di controllo del tuo account di hosting. Di solito, tutto ciò che devi fare è:

• Inserisci il nome utente (prefisso) che desideri venga visualizzato nel tuo indirizzo email personalizzato prima del nome di dominio. Può essere il tuo nome (o quello del tuo dipendente) o il nome di un dipartimento, ad esempio [email protected], [email protected] .
• Imposta la tua password; e
• Modifica alcune impostazioni aggiuntive, come la quota della casella di posta (lo spazio di archiviazione massimo della posta in arrivo), l'inoltro, i filtri antispam, la protezione anti-malware, ecc.

Con la maggior parte dei provider, puoi generare più indirizzi e-mail aziendali, il che è utile se hai diversi dipendenti o reparti che devono tenersi in contatto con i clienti.

È possibile accedere a una casella di posta creata con un provider di hosting tramite il suo cPanel, che è un dashboard di account di hosting dedicato che diventa disponibile dopo aver acquistato un nome di dominio e aver effettuato l'accesso con le proprie credenziali.

Suggerimento bonus n. 1: crea un'email aziendale con Zoho

Se possiedi già un sito web aziendale e non sei interessato ai servizi di provider di domini e hosting, c'è ancora la possibilità per te di ottenere gratuitamente un indirizzo email aziendale professionale: crea un account email con Zoho.

Zoho è un'azienda che fornisce diverse soluzioni di marketing digitale. E puoi utilizzare il loro servizio di posta in modo assolutamente gratuito se possiedi già un nome di dominio. Tuttavia, il processo di configurazione di un indirizzo e-mail sarà un po' più impegnativo in questo caso. Comprende le seguenti fasi:

1. Registrati per un account Zoho usando questo link;
2. Verifica il tuo dominio per CNAME e valori di destinazione;
3. Aggiorna i record MX (informazioni sul server di posta) sul lato del tuo provider di hosting;
4. Crea e configura un indirizzo email aziendale.

L'intero processo potrebbe richiedere del tempo per i principianti per capire, ma il lato positivo è che hai la possibilità di creare gratuitamente fino a 25 account di posta elettronica aziendali, ciascuno con 5 GB di spazio di archiviazione della casella di posta. Inoltre, hai accesso agli strumenti avanzati di email marketing di Zoho.

Suggerimento bonus n. 2: utilizzare un costruttore di siti Web

Senza dubbio, il modo più semplice e veloce per creare un sito Web è utilizzare un costruttore di siti Web. La maggior parte di essi può farti risparmiare un sacco di tempo e problemi offrendo un pacchetto all-in-one, quindi non dovrai cercare domini, hosting e provider di posta elettronica affidabili.

Con NING, ad esempio, un nome di dominio e un hosting sono già inclusi nel canone di abbonamento. Inoltre, ottieni automaticamente un indirizzo email che include il nome di dominio del tuo sito web. Il formato dell'indirizzo predefinito è [email protected] (o senza .ning se acquisti un dominio personalizzato).

NING consente agli utenti di inviare e-mail a tutti i membri della rete utilizzando la funzione Broadcast Message. Inoltre, puoi integrare il tuo sito Web NING con MailChimp e ottenere funzionalità di posta elettronica ancora più utili.

Come creare un indirizzo email aziendale con G Suite

Se utilizzi la posta elettronica per comunicazioni private, è molto probabile che tu stia utilizzando Gmail. E per una buona ragione! È comodo, facile da usare e pieno di fantastiche funzionalità. Insieme a Google Docs, Drive e Calendar, Gmail fa parte di G Suite, un toolkit online sviluppato da Google appositamente per scopi aziendali.

Mentre Gmail ti consente di creare una casella di posta privata che termina con gmail.com , l'acquisto di G Suite con un piccolo canone mensile ti consente di utilizzare Gmail per le aziende e creare un indirizzo email personalizzato professionale con il nome di dominio del tuo sito web (a condizione che tu ne possieda già uno). Inoltre, ti dà accesso a una vasta gamma di vantaggi esclusivi di G Suite e funzionalità di posta elettronica avanzate.

Per configurare un indirizzo email aziendale con Gmail, devi completare le fasi descritte di seguito.

Crea un account G Suite

Visita semplicemente il sito Web di G Suite e seleziona il piano di abbonamento che soddisfa le tue esigenze. Il piano di base costa $ 6 al mese per utente e ti offre 30 GB di spazio di archiviazione cloud. In fase di registrazione, ti verrà proposto di acquistare un nome a dominio. Ma se ne possiedi già uno, fai semplicemente clic su "Sì, ne ho uno che posso usare". In caso contrario, puoi acquistarlo da Google a circa $ 12.

Una volta acquistato un nome di dominio o fornito il tuo, ti verrà chiesto di inserire il nome utente desiderato, che apparirà prima del nome di dominio nel tuo indirizzo email personalizzato (ad es. eric.smith @yourbusiness.com ).

Completa la configurazione dell'email di G Suite

Ora, dopo aver registrato un account G Suite e creato una casella di posta aziendale, devi collegarlo al tuo sito web.

Ma prima, Google ti chiederà se desideri aggiungere più indirizzi email aziendali. Quindi, se hai più dipendenti o reparti aziendali che dovrebbero comunicare con i clienti, puoi creare più caselle di posta in questa fase. Dovrai fornire i nomi dei dipendenti che gestiranno le caselle di posta e inserire i nomi utente desiderati, proprio come hai fatto nella fase precedente. Tieni presente che puoi aggiungere altri indirizzi email in qualsiasi momento utilizzando la Console di amministrazione di G Suite.

Successivamente, se utilizzi un nome di dominio esistente per connettere la posta aziendale di G Suite, dovrai verificarlo. Google ti offrirà un meta-tag (un frammento di codice HTML) con un codice di verifica univoco e ti chiederà di aggiungerlo alla sezione <head> del tuo sito web. Questa riga di codice è necessaria solo per confermare che sei veramente il proprietario del nome di dominio e puoi modificare il sito web specificato. Non influenzerà in alcun modo l'aspetto o la funzionalità del tuo sito.

Infine, dovrai aggiungere alcuni record MX alle impostazioni del tuo dominio per consentire ai server di Google di inviare e ricevere email per il tuo sito web aziendale. Questo passaggio è necessario solo se non hai acquistato un nome di dominio da Google e stai utilizzando quello esistente. Per aggiungere i record MX, dovrai aprire il pannello di controllo del tuo dominio e inserire alcuni valori offerti da Google nel tuo record DNS. A seconda del tuo host di dominio, Google ti fornirà istruzioni dettagliate su come farlo.

Al termine, sarai in grado di accedere alla tua casella di posta aziendale accedendo al tuo account Gmail utilizzando l'indirizzo email aziendale che hai creato.

Conclusione

Un indirizzo email personalizzato è un must se prendi sul serio la tua attività e ti tieni in contatto con i clienti regolarmente. Mostra il tuo atteggiamento professionale e aumenta la tua credibilità agli occhi dei clienti. Ora puoi creare un indirizzo email aziendale utilizzando qualsiasi metodo suggerito in questo articolo, a seconda della tua situazione e delle tue esigenze!