Rapports de référencement : ce qu'il faut (ne pas) inclure dans les rapports des clients des agences de référencement

Il est facile dans un domaine comme le référencement de se retrouver dans tous les rapports, détails, métriques et autres données qui découlent de votre travail. Surtout s'il s'agit de votre activité principale, vous voulez montrer tout le travail acharné que vous et votre agence avez accompli pour le compte du client.

Donc, vous travaillez et vous travaillez et mettez tout dans vos rapports agence-client qui conviendront. Le rapport contient tout sauf l'évier de cuisine, même la recette de biscuits de votre grand-mère. Sauf que tu as oublié une petite chose importante.

Vos clients ne sont pas des experts en référencement, c'est pourquoi ils vous ont embauché !! Alors maintenant, vous avez toutes ces informations entassées dans un rapport et les clients ne restent pas seulement impressionnés, ils sont probablement confus. Déterminer ce qu'il faut inclure dans les rapports agence-client nécessite non seulement une approche différente, mais un type de compréhension différent.

Dans ce guide, nous expliquerons comment déterminer ce qui doit être inclus dans un rapport client et ce qui doit être omis. Nous verrons comment créer un rapport et comment déterminer ce que votre client veut réellement savoir.

Même les clients les plus expérimentés et les plus instruits en matière de référencement n'ont pas besoin de toutes les données que vous avez sur leur entreprise. Ils ont probablement des objectifs clés, des marqueurs de réussite clés, des facteurs clés qu'ils souhaitent surveiller et des résultats clés qu'ils s'attendent à voir. Avant de commencer à remplir votre rapport client comme une pinata, il est important d'évaluer et d'identifier chacun de ces facteurs afin que vous puissiez personnaliser vos rapports client pour chaque client individuel.

Nous ne parlons pas de réflexion originale ou de nouvelles formes de données, vous avez déjà tout ce dont vous avez besoin à portée de main. Maintenant, vous essayez juste de reconstituer le puzzle.

Cette section à venir explique comment obtenir les informations appropriées pour rédiger le rapport afin que vous le présentiez bien au client.

Comment vous présentez les choses

Vous pourriez penser que vous voulez toutes les informations possibles dans le rapport et que vous pouvez simplement l'expliquer au client lorsqu'il le demande, mais tenez compte du fait que les clients recherchent le plus de valeur possible pour leur temps. Cela signifie qu'ils ne veulent pas avoir l'impression d'être dans le SEO 101 à chaque réunion de mise à jour.

Ils veulent sentir immédiatement que l'agence de référencement qu'ils ont embauchée est digne de confiance et apporte de la valeur. Ils regarderont probablement comment vous travaillez, même s'ils ne le comprennent pas. Donc, si vous voulez paraître aussi digne de confiance que possible, vous voulez présenter les données et les mesures que votre client valorise et expliquer comment vous les avez acquises, sans rendre le processus plus difficile que nécessaire.

Vous pouvez commencer par identifier les métriques les plus importantes que les agences de référencement doivent signaler. Ce n'est pas tout ce que vous aurez besoin d'inclure dans votre rapport, et chaque client ne voudra pas connaître toutes ces mesures, mais cela vous donne une base de référence de ce qui est vraiment important et de ce qui s'apparente plus au remplissage.

Avant de commencer à poser les questions difficiles et à faire le point sur ce que veut réellement votre client, vous pouvez simplifier votre travail en supprimant ce que vous savez être inutile. Comme nous l'avons dit au début, les clients ne sont pas des experts en référencement, mais plus important encore, ils sont censés communiquer votre rapport à d'autres personnes au sein de leur entreprise. S'ils ne peuvent pas facilement identifier les informations dont ils ont besoin, comment vont-ils les diffuser correctement ?

Ensuite, nous discuterons de la réussite des clients et des mesures qu'ils peuvent s'attendre à voir et comment les signaler.

Comment votre client mesure-t-il le succès ?

Plutôt que d'inclure toutes les mesures positives possibles, ou simplement de supposer ce que le client voudra savoir sur ses valeurs de performance, il est préférable d'adopter l'approche directe et de se renseigner directement auprès du client. Au fur et à mesure que vous les faites entrer dans l'entreprise, découvrez ce qu'ils s'attendent à voir dans un rapport en termes de croissance positive. Les clients sont susceptibles d'avoir des questions similaires sur votre agence de référencement. Il est important de faire vos propres démarches pendant votre intégration et de découvrir ce qu'ils veulent le plus savoir sur les améliorations et les réussites.

Une partie de la compréhension des marqueurs de réussite signifie savoir dans quel type d'entreprise ils se trouvent. Les entreprises basées sur la vente auront des objectifs différents de ceux d'une entreprise qui se concentre sur la reconnaissance de la marque et la fourniture d'informations et de services.

Il existe plusieurs indicateurs de performance clés (KPI) qui sont essentiels au succès du marketing SEO. Cependant, vous ne voulez pas les utiliser tous dans votre rapport. L'astuce consiste à se concentrer uniquement sur les deux ou trois qui sont les plus pertinents pour votre client. Comment savoir lesquels ? Tu demandes. Il n'y a pas de place pour l'arrogance lorsque l'on traite avec les clients. Ne présumez pas que vous savez ce que vous ne savez pas.

De plus, les choses changent avec le temps. Ainsi, alors que vous construisez votre relation agence-client au cours des premiers mois, il est important de continuer à vérifier, à poser des questions, à vous assurer que vous êtes au courant de tout ce qui peut changer. Tout comme les mots-clés changent en fonction du type d'entrée de recherche et de la démographie, les besoins d'une entreprise peuvent changer en peu de temps pour ajuster votre stratégie de référencement et, à son tour, ce que vous rapportez à votre client.

Toute agence de référencement digne de ce nom sait que le référencement est une chose vivante qui respire, tout comme vos relations clients. Apprendre à développer et à maintenir des relations positives avec les clients est la clé du succès de toute entreprise, qu'il s'agisse d'une agence de référencement, d'une agence de marketing ou d'un vendeur de hot-dogs.

Pendant que vous communiquez avec votre client sur ce qu'il veut voir en termes de mesures de réussite, vous devez l'informer de ce que vous faites et de ce qui va suivre. De cette façon, vous évitez ces moments embarrassants lors de la prochaine réunion de mise à jour lorsque le client demande « quand avons-nous commencé à faire cela ? » Cela donne également au client de nombreuses occasions de communiquer les changements qu'il souhaite voir ou les choses qu'il aime et n'aime pas dans ce que vous faites.

Nous allons maintenant parler de lisibilité et de la manière dont votre rapport doit être rédigé pour que le client le comprenne.

Rendez-le compréhensible

Une fois que vous savez quoi présenter à vos clients, vous pouvez commencer à travailler sur la mise en page, le libellé et la présentation. Votre objectif est de le rendre facilement compréhensible et accessible indépendamment des connaissances réelles du client en matière de référencement.

L'une des façons de montrer des informations sans enfouir les résultats dans le jargon technique est en fait similaire à l'une des tactiques utilisées en référencement, l'infographie. Donner aux clients des informations numérisables qui font le point sans en faire trop est la clé pour comprendre et passer la réunion sans que personne ne se gratte la tête en disant « Je ne comprends pas ».

Comme nous en avons parlé, ne leur dites pas ce qu'ils ne veulent pas savoir. S'ils sont plus intéressés par les chiffres du trafic, donnez-leur les chiffres, montrez où des gains ont été réalisés et où ils luttent encore. Répondez aux questions de manière aussi claire et concise que possible et si quelque chose a encore besoin de travail, dites-le. Vous ne pouvez pas avoir peur de montrer des résultats lents ou négatifs tant que vous progressez pour y remédier.

De même, s'ils examinent le succès d'une campagne publicitaire, il peut être difficile de comprendre à première vue des chiffres pertinents sur des éléments tels que le taux de conversion, l'optimisation de la page de destination, le taux de clics et d'autres mesures, mais si vous décomposez le noyau informations dans un graphique ou une brève explication, le client peut voir où étaient les choses, où elles sont et où elles vont.

La section suivante expliquera comment créer un résumé analytique qui donne aux clients les informations sans trop de détails superflus.

Résumez les points clés

Également appelé résumé exécutif, l'objectif est de présenter tout ce qui est important de manière à mettre en évidence les points clés et à ignorer les détails afin qu'une personne non affiliée au marketing puisse comprendre si les objectifs sont atteints.

Voici ce qu'il faut inclure dans un résumé

Performances et statut des KPI

Fondamentalement, vous voulez leur donner un aperçu de leurs performances et quels objectifs ont été atteints et lesquels sont encore en cours. Il n'a pas besoin d'être trop détaillé, comme nous l'avons dit, résumez. Aussi, ne tournez pas autour du pot pour ceux qui sont encore en cours. Au lieu de cela, expliquez la croissance et pourquoi cela peut prendre un peu plus de temps pour atteindre la cible, et ce que vous faites différemment en conséquence. Les clients préfèrent une approche proactive pour obtenir des résultats.

Indications de modèles ou de changements

La prochaine chose à couvrir pendant que vous préparez le résumé concerne les tendances que vous remarquez et leur impact sur les performances. Le trafic d'une certaine tranche d'âge a-t-il tendance à baisser ? Cela peut indiquer un changement démographique qui peut avoir un impact sur les ventes, le trafic des pages, les vues d'annonces, le CTR et d'autres données. Vous avez plusieurs variables à vérifier et après un petit moment, vous pouvez savoir si les données se déplacent dans une certaine direction. En tant qu'agent responsable de votre client, vous devez l'informer de ces changements et de ce que vous suggérez de faire à leur sujet.

Alors que certains clients peuvent s'attendre à ce que vous résolviez le problème, il est préférable de savoir si le changement est bon ou mauvais. Vous pouvez alors avancer et soit garder le cap (si le changement est bon), soit préparer une réponse.

Analyse cible

Un résumé doit fournir une ventilation des performances des mots clés ou du contenu en termes de génération de trafic, de durée de séjour sur le site, de visites répétées et de toute autre mesure pertinente indiquant ce que font le contenu ou les mots clés. Il doit rapporter des données en termes de ce qui attire les utilisateurs, les maintient sur la page et les incite à revenir.

Cela ne doit être suffisamment détaillé que pour donner les informations souhaitées par le client. Vous n'avez pas besoin de décomposer chaque mot-clé de longue traîne et de les comparer les uns aux autres ou d'expliquer comment les tweets de 2 AM n'attirent pas beaucoup de trafic, donnez-leur simplement le synopsis.

Problèmes de référencement

Il ne s'agit pas seulement de problèmes que vous devez résoudre, il peut s'agir de tout ce qui est lié au référencement et que vous pensez que le client pourrait trouver utile, comme des opportunités manquées, de nouvelles tendances, des pages peu performantes qui n'étaient pas son objectif principal, ou tout autre potentiel Cibles SEO.

Dans les cas où vous découvrez des opportunités manquées ou des domaines peu performants, cela peut changer la portée de votre travail, il est donc préférable d'en parler afin que le client puisse décider comment le gérer.

Si vous faites affaire avec une équipe de marketing de contenu, ils voudront probablement le récapitulatif afin de pouvoir apporter les modifications nécessaires avant de le montrer aux supérieurs. En tant qu'agence de référencement, vous êtes responsable de vous assurer que tout est « bon pour la recherche », mais cela ne signifie pas que vous devez ignorer les informations potentiellement utiles ou omettre des détails simplement parce que les performances ne sont pas à la hauteur.

Afficher la retenue avec des choix de conception

Cela peut sembler une bonne idée d'inclure des choix de conception de pointe et de nombreux graphiques dans votre rapport, mais cela peut être une mauvaise idée si cela nuit à la capacité du client à comprendre votre rapport. Choisir des schémas de couleurs flashy et des imprimés difficiles à lire ne fait que vous donner une apparence non professionnelle et pire encore, cela gaspille tout votre travail acharné. Vaut-il mieux le faire paraître joli et que le client ne le lise pas, ou le faire paraître simple et le client comprendre chaque mot ? Nous allons vous donner un indice, c'est le deuxième choix.

Nous avons dit plus tôt que les graphiques sont un excellent moyen d'expliquer les points clés et les mesures, mais seulement s'ils sont clairs, concis et faciles à comprendre. On se souvient probablement tous de ce problème en cours de maths avec le train qui roulait à une certaine vitesse et il faut faire de la trigonométrie pour savoir où le train s'arrêtera pour les frites en chemin, non ? Eh bien, ne faites pas en sorte que vos graphiques se sentent comme ça. Affichez vos données dans un tableau, un graphique ou un affichage simple et facile à lire et permettez aux clients de les numériser rapidement pour comprendre l'essentiel de ce que vous voulez dire.

Utiliser les outils et l'automatisation

Il existe de nombreux programmes, outils d'analyse et robots automatisés qui peuvent vous aider à générer vos rapports. Les utiliser pour compiler des tonnes de données métriques, puis les écrémer pour ce que vous devez donner à vos clients dans un rapport est un excellent moyen de gagner du temps.

Tout comme il existe de nombreux outils d'automatisation du marketing pour créer des listes, des graphiques et une assistance générale, il existe de nombreux outils comme celui-ci pour aider une agence de référencement à accélérer le processus de création d'un rapport client.

Même si vous utilisez simplement quelque chose comme Workflow pour gérer vos applications ou Grammarly pour vous assurer de détecter ces fautes de frappe, ces outils peuvent simplifier certaines parties du processus et vous permettre de vous concentrer sur la création de rapports clients contenant tout ce dont vous avez besoin. et rien que vous n'ayez pas, au lieu de passer des jours à essayer de créer quelque chose qui plaira à vos clients.

Construire votre relation agence-client

Au-delà de vous assurer de produire un bon rapport le moment venu, il y a beaucoup plus à avoir une bonne relation avec vos clients. Une meilleure relation avec vos clients signifie qu'ils vous feront davantage confiance dans le travail que vous faites, qu'ils peuvent commander plus de services et qu'ils sont plus susceptibles de recommander votre agence à d'autres entreprises.

Favoriser des relations positives avec les clients est une stratégie gagnante à tous les niveaux. L'un des premiers avantages que vous constaterez en améliorant votre relation avec vos clients est qu'ils commenceront à comprendre et à apprécier ce que vous faites pour eux. La plupart des entreprises n'ont qu'une compréhension de base du référencement, si c'est le cas. En établissant une relation avec vos clients, vous les laissez lentement jeter un coup d'œil à votre monde et à ce que vous faites. Vous avez également la possibilité de démontrer ce que vous faites pour eux en plus de leur montrer des chiffres et des statistiques sur une page.

Vous ne pouvez normalement parler aux clients qu'à la fin du trimestre pour une mise à jour sur la stratégie de référencement actuelle et ses performances. Si vous restez en contact plus étroit, vous pouvez établir une meilleure relation et vous verrez probablement des clients plus heureux et de meilleurs résultats. Il suffit d'un e-mail rapide ou d'un appel téléphonique une fois par semaine pour informer le client des nouveautés. Cela ne doit pas être quelque chose de majeur, cela montre simplement que vous faites un effort pour rester en contact. C'est également bon lorsque vous avez affaire à un client au rythme rapide qui change fréquemment les choses, cela montre que vous pouvez suivre le rythme.

Des évaluations et des rapports mensuels aident à maintenir le bon fonctionnement entre les réunions d'examen trimestrielles régulières. Planifier une session de stratégie tous les deux mois environ est également un bon moyen de garder les choses en ligne ou de faire des ajustements si nécessaire.

Ces conversations et rapports ne sont pas des conversations informelles, mais axés sur les affaires. Vous n'avez pas besoin de faire une analyse approfondie chaque semaine au téléphone ou de réexaminer la stratégie chaque mois pendant le rapport. Garder l'intérêt du client à l'esprit, vérifier et fournir des mises à jour régulières vous aidera à les garder investis et à rester sur la bonne voie. Cela facilitera également les modifications si vous remarquez des problèmes ou des tendances qui ont un impact sur les performances.

Le référencement est également une entité évolutive, donc rester adaptable vous aidera à mieux aider vos clients. Ce sera mieux pour vos deux entreprises. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous fournissons des services améliorés de gants blancs via notre programme partenaire d'agence de référencement en marque blanche.

Dernières pensées

Eh bien, c'est tout, notre guide sur ce qu'il ne faut pas inclure dans les rapports des clients, ainsi que sur la façon de les construire de la bonne manière. Le meilleur conseil que nous puissions vous donner est de garder vos points courts et lisibles ainsi que vos données et graphiques. Incluez uniquement ce que votre client a réellement besoin de voir et rien de plus.

Enfin, pendant que vous créez ces rapports sur les clients de l'agence, assurez-vous de maintenir le contact. Ne leur faites pas juste une autre date limite sur le calendrier que vous poussez une présentation à la fois tous les 3 mois. Vous fidéliserez vos clients, augmenterez votre chiffre d'affaires et cela vous facilitera la tâche si vous améliorez vos relations avec vos clients.

Tout comme le référencement est en constante évolution, vos clients aussi, vous devez continuer à bouger pour rester en vie.