Informes de SEO: qué (no) incluir en los informes de clientes de agencias de SEO

En un campo como el SEO, es fácil concentrarse en todos los informes, detalles, métricas y otros datos que surgen del trabajo que realiza. Especialmente si este es su negocio principal, desea mostrar todo el trabajo duro que usted y su agencia han estado haciendo en nombre del cliente.

Entonces, usted trabaja y trabaja y mete todo en sus informes de agencia-cliente que encaja. El informe incluye todo menos el fregadero de la cocina, incluso la receta de galletas de tu abuela. Excepto que olvidó una pequeña cosa importante.

¡Tus clientes no son expertos en SEO, por eso te contrataron! Entonces, ahora tiene toda esta información en un informe y los clientes no solo no se impresionan, sino que probablemente se confunden. Averiguar qué incluir en los informes agencia-cliente requiere no solo un enfoque diferente, sino un tipo diferente de comprensión.

En esta guía, explicaremos cómo averiguar qué debe incluirse en un informe de cliente y qué debe omitirse. Repasaremos cómo elaborar un informe y cómo averiguar qué es lo que su cliente realmente quiere saber.

Incluso los clientes con más experiencia en SEO y con mayor nivel educativo no necesitan todos los datos que usted tiene sobre su negocio. Es probable que tengan objetivos clave, marcadores clave de éxito, factores clave que desean monitorear y resultados clave que esperan ver. Antes de comenzar a rellenar el informe de su cliente como una piñata, es importante evaluar e identificar cada uno de estos factores para que pueda personalizar los informes de sus clientes para cada cliente individual.

No estamos hablando de ideas innovadoras o nuevas formas de datos, ya tiene todo lo que necesita al alcance de su mano. Ahora solo estás tratando de armar el rompecabezas.

Esta próxima sección habla sobre cómo obtener la información adecuada para armar el informe y presentarlo bien al cliente.

Cómo presentas las cosas

Puede pensar que desea toda la información posible en el informe y que puede simplemente explicárselo al cliente cuando lo solicite, pero tenga en cuenta el hecho de que los clientes están buscando el mayor valor posible por su tiempo. Esto significa que no quieren sentir que están en SEO 101 en cada reunión de actualización.

Quieren sentir de inmediato que la agencia de SEO que han contratado es confiable y ofrece valor. Es probable que vean cómo trabaja, incluso si no lo entienden. Entonces, si desea parecer lo más confiable posible, debe presentar los datos y métricas que su cliente valora y explicar cómo los adquirió, sin hacer que el proceso sea más difícil de lo necesario.

Puede comenzar identificando cuáles son las métricas más importantes que deben informar las agencias de SEO. Esto no es todo lo que necesitará incluir en su informe, ni todos los clientes querrán conocer todas estas métricas, pero esto le brinda una línea de base de lo que es realmente importante y lo que es más parecido al relleno.

Antes de comenzar a hacer las preguntas difíciles y hacer un balance de lo que su cliente realmente quiere, puede simplificar su trabajo eliminando lo que sabe que es innecesario. Como dijimos al principio, los clientes no son expertos en SEO, pero lo que es más importante, se espera que comuniquen su informe a otras personas dentro de su negocio. Si no pueden identificar fácilmente la información que necesitan, ¿cómo van a difundirla correctamente?

A continuación, analizaremos el éxito del cliente y las métricas que pueden esperar ver y cómo informarlas.

¿Cómo mide su cliente el éxito?

En lugar de incluir todas las métricas positivas que pueda, o simplemente asumir lo que el cliente querrá saber sobre sus valores de rendimiento, es mejor adoptar el enfoque directo y averiguarlo directamente del cliente. A medida que los incorpore a la empresa, averigüe qué esperan ver en un informe en términos de crecimiento positivo. Es probable que los clientes tengan preguntas similares sobre su agencia de SEO. Es importante hacer su propio trabajo preliminar mientras se incorpora y averiguar qué es lo que más quieren saber sobre las mejoras y los éxitos.

Parte de comprender los marcadores de éxito significa saber en qué tipo de negocio se encuentran. Los negocios basados ​​en ventas tendrán objetivos diferentes a los de un negocio que se enfoca en el reconocimiento de marca y en brindar información y servicios.

Hay varios indicadores clave de rendimiento (KPI) que son fundamentales para el éxito del marketing de SEO. Sin embargo, no desea utilizarlos todos en su informe. El truco consiste en concentrarse en solo dos o tres que sean más relevantes para su cliente. ¿Cómo averiguas cuáles? Usted pregunta. No hay lugar para la arrogancia cuando se trata de clientes. No asuma que sabe lo que no sabe.

Además, las cosas cambian con el tiempo. Por lo tanto, a medida que construye su relación agencia-cliente en los primeros meses, es importante seguir registrándose, haciendo preguntas y asegurándose de estar al tanto de lo que pueda cambiar. Al igual que las palabras clave cambian según el tipo de entrada de búsqueda y el grupo demográfico, las necesidades de una empresa pueden cambiar en poco tiempo y es posible que deba ajustar su estrategia de SEO y, a su vez, lo que informa a su cliente.

Cualquier agencia de SEO que se precie sabe que el SEO es algo que respira y también lo son las relaciones con sus clientes. Aprender a desarrollar y mantener relaciones positivas con los clientes es clave para el éxito de cualquier negocio, ya sea una agencia de SEO, una agencia de marketing o un proveedor de hot dogs.

Mientras se comunica con su cliente sobre lo que quiere ver en términos de métricas de éxito, debe informarle de lo que está haciendo y lo que vendrá después. De esa manera, evitará esos momentos embarazosos durante la próxima reunión de actualización cuando el cliente pregunta "¿cuándo empezamos a hacer eso?" Esto también le da al cliente una amplia oportunidad de comunicar qué cambios quiere ver, o cosas que le gustan y no le gustan de lo que está haciendo.

Ahora hablaremos sobre legibilidad y cómo debe redactarse su informe para que el cliente lo entienda.

Hágalo comprensible

Una vez que sepa qué presentar a sus clientes, puede comenzar a trabajar en el diseño, la redacción y la presentación. Su objetivo es hacerlo fácilmente comprensible y accesible, independientemente del conocimiento real de SEO del cliente.

Una de las formas de mostrar información sin enterrar los resultados en jerga técnica es en realidad similar a una de las tácticas utilizadas en SEO, la infografía. Brindar a los clientes información escaneable que defina el punto sin exagerar es clave para comprender y superar la reunión sin que nadie se rasque la cabeza y diga "No lo entiendo".

Como hablamos, no les diga lo que no quieren saber. Si están más interesados ​​en las cifras de tráfico, dígales los números, muestre dónde se han logrado avances y dónde todavía tienen dificultades. Responda las preguntas de la manera más clara y concisa posible y, si algo aún necesita mejora, dígalo. No puede tener miedo de mostrar resultados lentos o negativos siempre que esté progresando para solucionarlo.

Del mismo modo, si están buscando el éxito de la campaña publicitaria, mostrar números relevantes sobre cosas como la tasa de conversión, la optimización de la página de destino, la tasa de clics y otras métricas puede ser difícil de entender a primera vista, pero si desglosa el núcleo información en un gráfico o una breve explicación, el cliente puede ver dónde estaban las cosas, dónde están y hacia dónde se dirigen.

La siguiente sección explicará cómo armar un resumen ejecutivo que brinde a los clientes la información sin muchos detalles superfluos.

Resuma los puntos clave

También llamado resumen ejecutivo, el objetivo es exponer todo lo importante de una manera que resalte los puntos clave y omita los detalles para que una persona no afiliada al marketing pueda entender si se están cumpliendo los objetivos.

Esto es lo que debe incluir en un resumen

Estado y rendimiento de KPI

Básicamente, desea darles un resumen de su desempeño y qué objetivos se han alcanzado y cuáles aún están en progreso. No tiene que ser demasiado detallado, como dijimos, resumir. Además, no se ande con rodeos sobre los que todavía están en curso. En su lugar, explique el crecimiento y por qué puede llevar un poco más de tiempo dar en el blanco y, como resultado, qué está haciendo de manera diferente. Los clientes prefieren un enfoque proactivo para lograr resultados.

Indicaciones de patrones o cambios

Lo siguiente que debe cubrir mientras prepara el resumen es cualquier patrón que observe y cómo impactan en el rendimiento. ¿El tráfico de un determinado rango de edad tiene una tendencia a la baja? Esto puede indicar un cambio demográfico que puede afectar las ventas, el tráfico de la página, las vistas de anuncios, el CTR y otros datos. Tiene varias variables para verificar y, después de un rato, puede saber si los datos se están moviendo en una dirección determinada. Como agente responsable de su cliente, debe informarle de estos cambios y lo que sugiere hacer al respecto.

Si bien algunos clientes pueden esperar que lo arregle, es mejor ser sincero sobre si el cambio es bueno o malo. A continuación, puede seguir adelante y mantener el rumbo (si el cambio es bueno) o preparar una respuesta.

Análisis de destino

Un resumen debe proporcionar un desglose del rendimiento de las palabras clave o del contenido en términos de generación de tráfico, duración de la estancia en el sitio, visitas repetidas y cualquier otra métrica relevante que muestre lo que hacen el contenido o las palabras clave. Debe informar los datos en términos de lo que atrae a los usuarios, los mantiene en la página y los hace regresar.

Esto solo debe ser lo suficientemente detallado para brindar la información que el cliente desea. No tiene que desglosar todas las palabras clave de cola larga y compararlas entre sí o explicar cómo los tweets de las 2 a.m. no atraen mucho tráfico, solo proporcione la sinopsis.

Problemas de SEO

No se trata solo de problemas que necesita solucionar, puede ser cualquier cosa relacionada con el SEO que crea que el cliente podría encontrar útil, como oportunidades perdidas, nuevas tendencias, páginas de bajo rendimiento que no eran un enfoque principal o cualquier otro potencial. Objetivos de SEO.

En los casos en que descubra oportunidades perdidas o áreas de bajo rendimiento, esto puede cambiar el alcance de su trabajo, por lo que es mejor mencionarlo para que el cliente pueda decidir cómo manejarlo.

Si está tratando con un equipo de marketing de contenido, es probable que quieran el resumen para poder hacer los ajustes necesarios antes de mostrárselo a los superiores. Como agencia de SEO, usted es responsable de asegurarse de que todo sea "bueno para la búsqueda", pero eso no significa que deba ignorar información potencialmente beneficiosa u omitir detalles solo porque el rendimiento no está a la altura.

Muestre moderación con opciones de diseño

Puede parecer una buena idea incluir opciones de diseño de vanguardia y muchos gráficos en su informe, pero esto puede ser una mala idea si le resta al cliente la capacidad de entender su informe. Elegir esquemas de colores llamativos e impresiones difíciles de leer solo lo hace parecer poco profesional y, lo peor de todo, desperdicia todo su arduo trabajo. ¿Es mejor hacer que se vea bonito y que el cliente no lo lea, o que se vea sencillo y el cliente entienda cada palabra? Te damos una pista, es la segunda opción.

Dijimos anteriormente que los gráficos son una excelente manera de explicar los puntos clave y las métricas, pero solo si son claros, concisos y fáciles de entender. Probablemente todos recordamos ese problema en la clase de matemáticas con el tren moviéndose a cierta velocidad y tienes que hacer trigonometría para averiguar dónde se detendrá el tren para las papas fritas en el camino, ¿no? Bueno, entonces no hagas que tus gráficos se sientan así. Muestre sus datos en un cuadro, gráfico o pantalla simple y fácil de leer y permita que los clientes puedan escanearlos rápidamente para obtener la esencia de lo que quiere decir.

Utilice herramientas y automatización

Hay muchos programas, herramientas de análisis y bots automatizados que pueden ayudarlo a generar sus informes. Usarlos para compilar una gran cantidad de datos métricos y luego escanearlos para lo que necesita para darles a sus clientes en un informe es una excelente manera de ahorrar algo de tiempo.

Al igual que existen muchas herramientas de automatización de marketing para hacer listas, gráficos y soporte general, existen muchas herramientas como esta para ayudar a una agencia de SEO a acelerar el proceso de elaboración de un informe de cliente.

Incluso si solo está usando algo como Workflow para administrar sus aplicaciones o Grammarly para asegurarse de detectar esos errores tipográficos, estas herramientas pueden simplificar partes del proceso y permitirle concentrarse en crear informes de clientes que tengan todo lo que desea y necesita en ellos. y nada que no le guste, en lugar de pasar días tratando de armar algo que les guste a sus clientes.

Construyendo su relación agencia-cliente

Más allá de asegurarse de producir un buen informe cuando llegue el momento, hay mucho más para tener una buena relación con sus clientes. Una mejor relación con sus clientes significa que ellos confiarán más en usted con el trabajo que realiza, pueden solicitar más servicios y es más probable que recomienden su agencia a otras empresas.

Fomentar relaciones positivas con los clientes es una estrategia ganadora en todos los sentidos. Uno de los primeros beneficios que verá al mejorar su relación con sus clientes es que comenzarán a comprender y apreciar lo que hace por ellos. La mayoría de las empresas solo tienen un conocimiento básico de SEO, si es así. Al construir una relación con sus clientes, les permite lentamente echar un vistazo a su mundo y a lo que hace. También tienes la oportunidad de demostrar lo que estás haciendo por ellos además de mostrarles números y estadísticas en una página.

Normalmente, solo puede hablar con los clientes al final del trimestre para obtener una actualización sobre la estrategia de SEO actual y su rendimiento. Sin embargo, si mantiene un contacto más cercano, puede construir una mejor relación y probablemente verá clientes más felices y mejores resultados. Todo lo que se necesita es un correo electrónico rápido o una llamada telefónica una vez a la semana para actualizar al cliente sobre las novedades. No tiene que ser nada importante, solo muestra que estás haciendo un esfuerzo para mantenerte en contacto. Esto también es bueno cuando se trata de un cliente de ritmo rápido que cambia las cosas con frecuencia, muestra que puede mantenerse al día.

Las evaluaciones y los informes mensuales ayudan a que todo funcione sin problemas entre las reuniones de revisión trimestrales periódicas. Planificar una sesión de estrategia cada dos meses más o menos también es una buena manera de mantener las cosas en línea o hacer ajustes si es necesario.

Estas conversaciones e informes no son chats casuales, sino que se centran en los negocios. No tiene que hacer un análisis profundo cada semana por teléfono o reexaminar la estrategia todos los meses durante el informe. Tener en cuenta el interés del cliente y registrarse y proporcionar actualizaciones periódicas lo ayudará a mantenerlos invertidos y mantenerlo encaminado. También facilitará la realización de cambios si observa problemas o tendencias que afectan el rendimiento.

El SEO también es una entidad en evolución, por lo que mantenerse adaptable lo ayudará a ayudar mejor a sus clientes. Esto será mejor para ambos negocios. Esa es una de las razones por las que brindamos servicios mejorados de primera mano a través de nuestro programa de socios de agencias de SEO de marca blanca.

Pensamientos finales

Bueno, eso es todo, nuestra guía sobre lo que no se debe incluir en los informes de los clientes y cómo crearlos de la manera correcta. El mejor consejo que podemos dar es que mantenga sus puntos breves y legibles, así como sus datos y gráficos. Incluya solo lo que su cliente realmente necesita ver y nada más.

Por último, mientras crea estos informes de clientes de agencias, asegúrese de mantener el contacto. No los convierta en otra fecha límite en el calendario en la que empuja una presentación a la vez cada 3 meses. Retendrá clientes, obtendrá más negocios y facilitará su trabajo si mejora las relaciones con sus clientes.

Al igual que el SEO siempre está evolucionando, también lo están tus clientes, tienes que seguir moviéndote para mantenerte vivo.